تتمثل المسؤولية الأساسية لمدير المشروع في الإشراف على جميع مراحل مشاريع الشركة والتأكد من اختتامها الفعال. يقومون بإنشاء وثائق لإبلاغ أصحاب المصلحة وتوجيه أعضاء الفريق وتحديد مدة المشروع. يمكنهم أيضًا تطوير خطط إدارة التغيير لاستيعاب التغييرات في عمليات المشروع والجداول الزمنية.
تحدد هذه المقالة عملية التحكم في التغيير ، وتفحص سبب أهميتها في إدارة المشروع ، وتشرح كيفية تنفيذها ، وتقدم المشورة الإدارية.
ما هو التحكم في التغيير في إدارة المشروع؟
التحكم في التغيير هو عملية تكشف عن أي تغييرات أساسية تحدث في المشروع وتسجيلها والموافقة عليها من أجل تجنب التعطيل غير الضروري.
تتطلب جهود التغيير على نطاق واسع ، مثل التحول الرقمي ، التعاون الكامل من قبل العديد من المنظمات والفرق ، مما يشكل عقبات إضافية لمديري المشاريع. تتطلب هذه الأنواع من الجهود أساليب رقابة صارمة ومنهجية.
تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية لإدارة التغيير في تقليل التغييرات غير المعتمدة ، مما يساعد على تقليل الأخطاء. علاوة على ذلك ، يمكن لمديري المشاريع الاستفادة بشكل أفضل من الموارد المتاحة من خلال اعتماد عملية التحكم في التغيير المخططة والمتكاملة.
فوائد عملية التحكم في التغيير
يمكن أن تكون عملية التحكم في التغيير الفعال في إدارة المشروع ذات قيمة كبيرة لشركتك. يمكن للشركات زيادة إنتاجية الموظفين من خلال استخدام عملية إدارة التغيير المتطورة وتعزيز العمل الجماعي التعاوني وتغيير الاتصالات. فيما يلي قائمة بمزايا عملية إدارة التغيير.
- سيتعلم مديرو المشاريع عن الحاجة إلى التغيير أثناء مرحلة التخطيط للتغيير وسيكون لديهم الوقت للنظر في أفضل مسار للعمل.
- تقليل المخاطر المرتبطة بكل تعديل ؛
- قدرات فائقة لخفض التكاليف وتخفيف المخاطر ؛
- يستغرق إجراء التعديلات وقتًا أقل ؛
- يمكن إجراء التغييرات بتأثير أقل على الجدول الزمني للمشروع لأنه سيتم النظر في الطلبات وإدارتها وفقًا للجدول الزمني للمشروع.
ما هي الأنواع المختلفة للتحكم في التغيير؟
تنقسم إدارة التغيير إلى فئتين:
- تغييرات غير متوقعة
- تغييرات العمل
تتطلب التغييرات غير المتوقعة اتخاذ إجراءات سريعة. على سبيل المثال ، التغيير غير المتوقع هو عندما يتم سحب المنتج من السوق بسبب صعوبة لا مفر منها.
من ناحية أخرى ، يتم إجراء التعديلات المخطط لها من خلال إعداد شامل وتحليل للمخاطر والالتزام بإطار زمني صارم. التغيير المخطط له هدف محدد يتمثل في إعداد المنظمة أو فريق معين داخل المنظمة لأهداف أو أهداف جديدة. تعتبر التغييرات في ثقافة الشركة أو الهيكل الداخلي أو العمليات أو أي ميزة أخرى أمثلة على ذلك.
عناصر عملية التحكم في التغيير الرئيسي
# 1. تغيير الطلبات
إذا كنت ترغب في تحديث شيء ما حول مشروعك ، فيجب عليك تقديم طلب التغيير. تلخص هذه الوثيقة التعديلات المقترحة وكذلك الأساس المنطقي لها. يمكن لأي شخص مشارك في المشروع تقديم طلبات التغيير ، سواء داخليًا أو خارجيًا.
# 2. مجلس مراقبة التغيير
تهدف لوحة التحكم في التغيير إلى مراجعة التغييرات المقترحة على المشروع واتخاذ قرار بشأنها على فترات منتظمة. إذا تمت الموافقة على طلب التغيير ، يمكن إنشاء أمر التغيير.
# 3. تغيير النظام
إذا وافق مجلس التحكم في التغيير على التعديل المطلوب ، فيجب على مجلس الإدارة والعملاء أو أصحاب المصلحة المتأثرين التوقيع على أمر التغيير. سيتم تعديل الشروط المذكورة أصلاً في العقد ، ويوافق الطرفان على هذه المراجعات.
# 4. تغيير السجل
سجل التغيير هو أداة مستخدمة في إدارة التغيير لتتبع أي تغييرات تم إجراؤها على الخطة أو الاتفاقية الخاصة بالمشروع. يجب أن يكون سجل التغيير المحدد جيدًا في متناول جميع مديري المشاريع.
خطوات عملية التحكم في التغيير
يتكون تدفق عملية إدارة التغيير النموذجي من خمس خطوات. تحقق من مراحل عملية إدارة التغيير أدناه لبناء وتنفيذ خطة العمل المناسبة بشكل فعال.
الخطوة رقم 1: تحديد الحاجة إلى التغيير
يمكن لأي صاحب مصلحة إجراء تغيير من خلال تحديد الحاجة إلى التغيير وشرح ذلك في نموذج طلب تغيير المشروع. يجب أن يتضمن نموذج طلب التغيير الذي بدأه أي عضو في الفريق المعلومات التالية:
- عنوان المشروع
- التاريخ
- وصف الطلب
- بتوصية من
- تغيير المالك
- آثار التغيير
- الموعد النهائي للطلبات
- درجة الأهمية
- التعليقات
الخطوة 2. تقييم طلب التغيير
بصفتك مدير مشروع ، يجب عليك رفض أو إلغاء أي طلبات تعديل غير شرعية.
ثم يجب عليك تحديد الموارد المطلوبة لإجراء تحليل طلب التغيير.
بعد ذلك ، قم على الفور بتقييم النتائج المحتملة وتعديل نموذج الطلب حسب الضرورة.
يجب تأجيل طلبات المراجعة المرفوضة في الوقت الحالي.
الخطوه 3. تحليل طلب التغيير
قم بتعيين طلب التعديل إلى موظف مؤهل للتقييم.
يجب تكرار هذا التحليل مع مراعاة التغيير المؤجل.
الخطوة رقم 4. قم بتنفيذ طلب التغيير
- تحديد مخاطر وتعقيد التغيير قبل الموافقة عليه.
- قبل الموافقة النهائية ، قم بتقييم تأثير التغيير.
- تحليل آثار التغيير وتقديم طلب للمراجعة إلى السلطات المختصة.
الخطوة رقم 5: أغلق طلب التغيير
- يجب مراجعة ممارسات وإجراءات إدارة المشروع.
- من الأهمية بمكان إطلاع الجميع على آخر المستجدات.
- تحقق من طلب التغيير على أساس منتظم.
- احتفظ بسجل لنتائج طلب التغيير.
- وقف طلب التغيير.
عوامل عملية التحكم في التغيير المختلفة
هناك ستة أجزاء رئيسية للجوانب المختلفة لعملية التحكم في تغيير المشروع. تعد محاذاة القيادة ، والتواصل ، وإشراك أصحاب المصلحة ، وتأثير التغيير ، والجاهزية ، والتدريب ، وتصميم المنظمة أمثلة على ذلك.
# 1. تنسيق القيادة
لا ينبغي أن تكون محاذاة القيادة صعبة. عادة ما يقدم راعي المشروع الملخص الأصلي ويناقش الفوائد ، لذلك يجب أن يكونوا على متن الطائرة بالفعل. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب إبقاء الموظفين متحمسين ومشاركين للمشروع إذا كانوا يتعرضون لضغط كبير وتتغير أولوياتهم باستمرار.
يفترض مديرو المشروع في كثير من الأحيان أن كبار المديرين التنفيذيين الآخرين المشاركين في المشروع لديهم نفس وجهات النظر مثل راعي المشروع أو يتفقون مع أهداف المشروع. إذا لم يكونوا كذلك ، فمن الأهمية بمكان طلب مساعدتهم لأن أعضاء فريقك الكبار سيكون لهم تأثير على أصحاب المصلحة الآخرين.
# 2. تحليل أصحاب المصلحة
من الأهمية بمكان إجراء تحليل أصحاب المصلحة في بداية المشروع. يسمح لك بتحديد مكان أصحاب المصلحة في المشروع والتعرف عليهم ، وتجميعهم ، وإنشاء خطط مشاركة لكل مجموعة.
تعد مشاركة أصحاب المصلحة عنصرًا حاسمًا في التغيير ، ويجب الحفاظ عليها طوال المشروع وحتى بعد ذلك لجعل التغيير ثابتًا. يجب مراجعة وتحديث مجموعات أصحاب المصلحة والخطط المتعلقة بإشراكهم في مراحل مختلفة من المشروع.
# 3. الاتصالات
أهم جانب هو التواصل. يجب على مدير المشروع تحديد قنوات الاتصال التي يمكن الوصول إليها ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة لاستخدامها. تريد إثارة اهتمام الناس بمشروعك. سيصنع الناس حقائقهم الخاصة إذا لم يتمكنوا من التواصل مع بعضهم البعض. لذا ، إذا كنت تريد أن تقول شيئًا ، فقله. أعلن ما إذا كان لديك أي معرفة جديدة أم لا.
# 4. أثر التغيير والجاهزية
يعد تأثير التغيير والاستعداد له جانبًا مهمًا في عملية إدارة التغيير. يتم تحديده من خلال مدى تأثير التغيير على أصحاب المصلحة ومدى استعدادهم لإجراء التعديل. توفر أنشطة الجاهزية ، مثل قائمة مراجعة الجاهزية ونظام تتبع حالة الجاهزية ، رؤى حول قدرة المجموعة على تنفيذ التغيير وتقليل مخاطر التسليم.
بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تضمن أن المنظمات المسؤولة عن تنفيذ التعديلات يمكنها الإجابة على أسئلة الاستعداد الخاصة بك بدقة. إذا قالوا إنهم مستعدون ولكنهم ليسوا كذلك ، فستواجه مشكلة في التسليم لاحقًا. عندما لا يتم استيفاء مستويات الاستعداد المتوقعة ، يجب استخدام خطط التغيير للحد من أضرار المشروع.
# 5. التدريب والالتزام بالهيكل التنظيمي
التدريب مطلوب للمساعدة في التبني والتكامل حيث تم تحديد فجوات المعرفة. يمكن أن يكون هذا من الناحية التكنولوجية والسلوكية في نفس الوقت. الطريقة المثلى للتدريب ستكون فردية ، في مجموعات ، من خلال برامج "تدريب المدرب" ، أو أدلة التدريب ، أو في مكان بعيد أو يتم التحكم فيه ، اعتمادًا على نوع التغيير وعدد الأفراد المشاركين.
قد تحتاج الشركات أو الفرق المتأثرة بالتغيير إلى بناء هياكل تنظيمية جديدة أو إجراء تغييرات على الهياكل القائمة من أجل استيعاب الانتقال. يجب إكمال تحليلات "كما هي" و "يجب أن تكون" ، بالإضافة إلى الإجراءات المرتبطة بها وتوصيفات الوظائف.
قد لا يكون التصميم التنظيمي جزءًا من المشروع ، ولكنه مطلوب حتى يعمل. هذا يعني أن أعمال التصميم يجب أن تحدث بالتزامن مع نشاط المشروع الأساسي ، ويجب إجراء أي تعديلات قبل أو حتى أثناء تاريخ تسليم المشروع.
كيفية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير في إدارة المشروع
# 1. إنشاء نظام إدارة التغيير:
تحديد ما يشكل وما لا يشكل طلب تغيير. على سبيل المثال ، فإن إضافة خطوة إضافية إلى مرحلة مشروع لن تستغرق الكثير من الوقت ولن تتداخل مع جدولك الزمني لن تتطلب طلب تعديل ، ولكن إضافة خطوة إضافية تتعارض مع الموعد النهائي سوف تفعل ذلك. تحديد عملية تقديم الطلبات والموافقة عليها وتحديثها.
# 2. إنشاء إجراءات إدارة التغيير:
قم بتعيين قائد لهذه العملية الذي سيتواصل مع أصحاب المصلحة ، ويشرف على التقدم ، ويبقي الجميع على اطلاع. سيستجيبون أيضًا لطلبات التعديل باستجابات محددة مسبقًا للحفاظ على استمرار العملية. قم بتضمين تفصيل لكيفية تأثير التغيير المقترح على الميزانية والتوقيت والمخاطر وأصحاب المصلحة والمستهلكين وأعضاء الفريق.
# 3. اكتب تأثير التغييرات المحتملة:
استخدم مخططًا لتخطيط المنطقة المتأثرة بطلب التغيير. بما في ذلك المال والجدول الزمني والموارد والجودة. بعد ذلك ، حدد التعديل بالإضافة إلى أي استفسارات أولية قد تكون لديك أو لدى أعضاء الفريق حوله. بعد ذلك ، احسب التأثير باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لكل منطقة. على سبيل المثال ، إذا تأثرت الميزانية ، فاحسب النتيجة المحتملة باستخدام الأموال التي قد تُفقد أو تُكتسب إذا تم قبول التغيير.
إذا لم تكن قد قمت بذلك من قبل ، فقم بعمل قائمة بجميع المهام المتعلقة بالمشروع. تحقق من طلب التعديل مقابل قائمة المهام لمعرفة ما إذا كان هناك أي تعارضات. قد تكتشف حتى تداخلًا كبيرًا ، مما يسمح لك بدمج بعض أعبائك الحالية أو ربما التخلص منها إذا تم تنفيذ التغيير.
# 4. قوالب المسودة:
من خلال أتمتة عملية إدارة التغيير الخاصة بك ، ستوفر الوقت في التواصل مع كل مرحلة جديدة. إذا أشرف أكثر من شخص على العملية ، فسيساعد ذلك أيضًا أعضاء الفريق الآخرين على اتباع بروتوكول ثابت. قم بإنشاء نموذج الإدخال والمعالجة والموافقة والإجراءات التالية.
أدوات لعملية التحكم في التغيير
يحتاج مديرو المشاريع إلى الوصول إلى أدوات التحكم في التغيير من أجل وضع خطة فعالة لإدارة التغيير. يجب عليك البحث عن الأدوات التالية في برنامج التحكم في التغيير الخاص بك اعتمادًا على طبيعة سير عمل مشروعك.
# 1. خرائط العملية / خرائط التدفق
تعد المخططات الانسيابية وخرائط العمليات أدوات ممتازة لرسم خرائط إدارة التغيير. إنها تمكن جميع أصحاب المصلحة ، سواء كانوا داخليين أو خارجيين للمشروع ، من اكتساب فهم شامل للعملية.
المخطط الانسيابي سهل الإنشاء والصيانة. يسمح المخطط الانسيابي لمديري المشاريع بتحديد الحالة الحالية للعملية التنظيمية ، وتحديث دورة إدارة التغيير ، وإضافة طلبات التغيير أو إزالتها بناءً على موافقة مجلس التحكم في التغيير.
# 2. تقييم أدكار
يرمز اختصار ADAKAR إلى الوعي ، والرغبة ، والمعرفة ، والقدرة ، والتعزيز. في إدارة التغيير ، يتم استخدام تحليل ADKAR كأسلوب تدريب لضمان أن جميع المشاركين في المشروع يؤمنون بالتغيير ويدعمونه. يشير إلى مجموعة من الأهداف لقادة الفريق. تهدف الخطط إلى تنفيذ التحسينات المتفق عليها مسبقًا. يمكن لمديري المنتج تحقيق هذه الأهداف عن طريق
- رفع الوعي،
- إحياء رغبة الموظفين في المشاركة ،
- توفير المعرفة اللازمة ،
- زيادة القدرة ،
- جعل التعديلات ثابتة.
# 3. تحليل مجالات القوة
بصفتك مدير مشروع ، يمكن أن يساعدك استخدام تحليل الحاجز والمساعدات أو تحليل مجال القوة في اتخاذ قرارات أفضل. إنها تقنية قيّمة لفهم سبب دعم أصحاب المصلحة لفكرة التغيير أو معارضتها.
# 4. خريطة الثقافة
غالبًا ما تُستخدم أداة خريطة الثقافة لتصوير كيفية تأثير قواعد الشركة والقيم وسلوك الموظف على ثقافة الشركة. إنها تمكن مديري المنتجات من تحديد المعلومات الهامة لتغيير المبادرات. يمكن لخريطة الثقافة أن تساعدك كمدير للمشروع في تحديد عوامل التمكين الإيجابية في فريقك. نتيجة لذلك ، من الأسهل إسناد المسؤولية إلى الشخص المناسب ، مما يضمن أن المشروع يواجه أقل قدر من المخاطر.
بصرف النظر عن ذلك ، يمكن لمديري المشاريع استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات الأخرى لتحسين إدارة التغيير.
2023 قوالب عملية التحكم في التغيير
عندما يتعلق الأمر بتنفيذ التغييرات بشكل صحيح ، فإن تغيير قوالب عملية التحكم مهم للغاية. اعتمادًا على طبيعة التغييرات ، قد تستخدم فرق إدارة المشروع مجموعة متنوعة من قوالب التحكم في التغيير. دعنا نلقي نظرة على بعض قوالب التحكم في التغيير الشائعة.
# 1. تغيير نموذج الاقتراح
حتى إذا تم قبول التغيير بالفعل ، سيساعدك نموذج اقتراح التغيير في تحديد "سبب" التغيير. بمجرد الانتهاء من هذا النموذج ، ستتمكن من شرح سبب أهمية التغيير ومساعدة الآخرين في فعل الشيء نفسه.
مكونات مهمة:
- التغييرات التي تم اقتراحها
- السبب وراء التغيير
- النتائج المتوقعة
- تقدير الوقت
- تقديرات التكلفة
- أية اعتبارات أخرى
# 2. تغيير نموذج خطة الاتصال
استراتيجية الاتصالات هي عنصر أساسي في أي خطة. الأشخاص المتأثرون بالتغيير هم المسؤولون في نهاية المطاف عن نجاحه ، وبالتالي فإن وضع خطة لإيصال التغيير أمر بالغ الأهمية. سيساعد قالب خطة الاتصال المتغير في تنفيذ الإستراتيجية.
عناصر يجب مراعاتها:
- تغيير نموذج الإدارة
- تغيير القائد
- الأحداث المتعلقة بالاتصالات
- تاريخ الاتصال
- الجمهور
- طريقة الاتصال
# 3. تغيير نموذج التحليل
تتكون كل مرحلة في عملية إدارة التغيير من عدة خطوات أصغر. يجب على مديري المشاريع فحص كل من هذه العمليات بدقة. يساعد نموذج تحليل التغيير في المراقبة الفعالة وتنفيذ التغييرات.
عناصر يجب مراعاتها:
- تغيير نموذج الإدارة
- تاريخ التحليل
- المشاكل المصادفة
- النجاحات
- الخطوات المطلوبة
أفضل الممارسات لعملية التحكم في التغيير
# 1. استخدم برنامج إدارة المشاريع.
يعد استخدام برنامج إدارة المشروع والتحكم في التغيير لضمان تشغيل إجراءات التحكم في التغيير بسلاسة طريقة رائعة لضمان عمل عمليات التحكم في التغيير بنجاح.
يمكن أن يوفر البرنامج الذي تم إنشاؤه بشكل صريح لإدارة المشروع العديد من الفوائد ، مثل تحسين الاتصال والجدولة في الوقت المحدد واستخدام أكبر للموارد المتاحة. من خلال استخدام أدوات البرامج التعاونية ، يمكن لأعضاء الفريق فهم أدوارهم والأهداف العامة للفريق بشكل أفضل. فيما يلي بعض الأمثلة على البرامج التي تساعد في العمل التعاوني:
- Trello
- مشروع مايكروسوفت
- فريدكامب
- خلية النحل
- أسانا
# 2. التعرف على المخاطر المحتملة
يمكن تعريف مخاطر إدارة المشروع على أنها أي شيء يمكن أن يمنع المشروع من تحقيق أهدافه. يقوم مديرو المشاريع بشكل روتيني بفحص المخاطر المحتملة للمشروع أثناء عملية إدارة التغيير. عندها فقط سيكونون قادرين على تطوير استراتيجيات فعالة لإدارة التغيير سيكون لها أقل قدر من التأثير السلبي على العمل.
تحديد المخاطر وتقييمها والتخفيف من حدتها هي مكونات حاسمة لإدارة التغيير الفعال. يتيح إنشاء نظام فعال لإدارة التغيير للشركات توقع العقبات المحتملة والتغلب عليها بسهولة.
# 3. ضع خطة التحكم في التغيير.
عند إضافة تغييرات إلى مشروع ، يمكن لخطة التحكم في التغيير المدروسة جيدًا زيادة الإنتاج مع تقليل الوقت الضائع. هذا يرجع إلى حقيقة أن وجود نهج إداري سليم يمكن أن يساعد مدير المشروع في توقع المشاكل ، وخلق البدائل ، والاستعداد لأي احتمالات. باستخدام هذه الخطط ، يمكن أن يساعد إنشاء تحول كبير في المؤسسة في خفض التكاليف والجدولة مع ضمان عدم وجود تأثير سلبي على العناصر التشغيلية الأخرى.
# 4. استفد من نموذج طلب التغيير وكذلك سجل التغيير.
يعمل نموذج الطلب الموحد على تبسيط عملية تتبع طلبات التغيير وتحليلها وتنفيذها. من خلال تزويد أعضاء الفريق بإطار عمل متسق لاتباعه عند طلب التغيير ، قد تضمن نماذج التحكم في التغيير عملية فعالة للتحكم في التغيير. كما أنه يساعد مديري المشاريع في تتبع طلبات التغيير والتغييرات السابقة.
ما هو الفرق بين إدارة التغيير وضبط التغيير؟
بعد الانتقال التنظيمي ، فإن إدارة التغيير هي عملية تحليل وتعديل والتكيف مع المعايير الجديدة. التحكم في التغيير ، من ناحية أخرى ، هو مجموعة فرعية من إدارة التغيير التي تصدر وتحلل وتدير وتنتج خارطة طريق أو تغير خطة التنفيذ.
كيف تتعامل مع إدارة التغيير في المشروع؟
لإدارة التحكم في التغيير بشكل فعال في مشروع ما ، قد يستخدم مديرو المشروع قالب تحكم في التغيير ويراقبون سجل التغيير بعناية.
ما هي الأهداف الأساسية الثلاثة لإدارة التغيير؟
تتضمن عملية إدارة التغيير ثلاثة أهداف أساسية:
- تحليل العملية وتنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية لمنع تكرار المشاكل في المشروع.
- تأكد من أن جميع طلبات التغيير تتوافق مع خطة إدارة المشروع.
- معالجة طلبات التغيير وفقًا للتوجيهات المقدمة من الجهات المخولة.
كيف يجب كتابة وثيقة ضبط التغيير؟
يجب على مديري المشروع صياغة وثيقة عملية مراقبة التغيير الفعال.
- اشرح سبب إجراء التعديل.
- قم بإنشاء فريق إدارة التغيير من خلال تحديد مختلف أصحاب المصلحة. وضح المزايا المحددة للتعديل.
- ضع أهدافًا محددة لفريق إدارة المشروع لتحقيقها من أجل إكمال المشروع.
وفي الختام
تعزز إدارة التغيير العمل الجماعي ، وتزيد من إنتاجية الموظف ، وتسمح للفرق بمعالجة التحديات بسرعة أكبر. أثناء قراءة النص ، ستحصل على بعض المعرفة المهمة حول العديد من جوانب عملية إدارة التغيير.
مقالات ذات صلة
- تغيير أدوات الإدارة: التقنيات وكل ما تحتاج إلى معرفته
- أفضل 20 برنامجًا لإدارة التغيير في عام 2023: المراجعات التفصيلية
- إدارة التغيير التنظيمي: كل ما تحتاج إلى معرفته
- إدارة المشروع: التعريف والبرمجيات والمهارات والخطوات والراتب
- إدارة التغيير: خطوات عمليات إدارة التغيير
مراجع حسابات
