قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ البحث عن معلومات حول موضوع يحتوي على العديد من الأجزاء المختلفة مثل إدارة التغيير. هذا صحيح جدًا عندما يتعلق الأمر بأدوات وتقنيات إدارة التغيير. من أين تبدأ البحث عن بعض هذه الأدوات المجانية لإدارة التغيير؟ حسنًا ، يمكن أن تساعدك هذه المقالة في ذلك. يخبرك بكل ما تحتاج لمعرفته حول أدوات وتقنيات إدارة التغيير التي يمكن أن تساعد مؤسستك في إجراء الانتقال. يتمتع!!
ما هي أدوات إدارة التغيير؟
أدوات إدارة التغيير هي تطبيقات تستخدمها الشركات لإجراء تغيير مؤسسي بأكبر قدر ممكن من السلاسة والسهولة للموظفين والمشرفين والعملاء. بالطبع ، مثلما يوجد العديد من نماذج إدارة التغيير والتغيير التنظيمي ، هناك العديد من أدوات إدارة التغيير المكلفة والمجانية.
ستعتمد أدوات إدارة التغيير المناسبة على نوع التغيير الذي تقوم به ومرحلة إدارة التغيير التي تعمل فيها. على سبيل المثال ، إذا قسمت مؤخرًا قسمًا ضخمًا إلى العديد من الأقسام الأصغر ، فقد ترغب في استخدام التعليقات أداة لاستطلاع آراء فرقك ومعرفة كيف يمكنك تحسين كفاءة كل قسم.
7R's of Change Management
هذه قائمة مرجعية من العوامل المهمة التي يجب مراعاتها قبل إرسال طلب التغيير. تساعد هذه القائمة المعدة من 7Rs في تقليل رفض التغيير في وقت تسجيل التغيير. تتكون القائمة المرجعية من سبعة أسئلة سهلة ، على النحو التالي:
# 1. من صنع التغيير؟
مع وجود العديد من نقاط الوصول والمصادر وأصحاب المصلحة الذين يطلبون التغيير ، أصبح الحصول على إجابة على هذا السؤال أمرًا صعبًا. أفضل طريقة لحل مشكلة إذن التغيير هي تطوير نظام يسجل جميع التعديلات. سيساعدك نظام حفظ السجلات هذا أثناء عمليات التدقيق.
# 2. الدافع وراء التغيير
الإجابة على هذا السؤال لديها القدرة على تجنب التغييرات ذات المخاطر العالية والمكاسب التجارية المنخفضة. بغض النظر عن سبب التغيير ، يجب أن تخضع جميع التعديلات الجوهرية لمعيار تحليل المحفظة المتفق عليه. سيضمن هذا إعطاء الأولوية للتحديثات.
# 3. العائد المتوقع من التغيير
قبل إجراء أي تغيير ، من المهم للغاية تقييم عائد الاستثمار لتحديد الأولوية.
# 4. المخاطر المرتبطة بالتغيير
كل التغييرات محفوفة بالمخاطر. يمكن تجنب بعض المخاطر ، بينما لا يمكن للبعض الآخر. ضع في اعتبارك خطر عدم إجراء تغيير عند الموافقة على طلب التغيير أو رفضه. لا يمكن لأحد أن يتنبأ بالقدر الدقيق للمخاطر التي ينطوي عليها التغيير ، ولكن قد يقدر درجة التفكير المطلوبة قبل إجراء التغييرات.
# 5. الموارد اللازمة لتنفيذ التغيير
يجب أن تفكر في مدى توفر أصول البنية التحتية وموارد الأفراد والحاجة إليها لتحقيق التحول. أيضًا ، ضع في اعتبارك آثار التغيير على المشاريع الأخرى كما تقبلها. يجب ألا تتأثر المشاريع الأخرى بالتغيير.
# 6. من المسؤول عن تطوير واختبار وتنفيذ هذه التغييرات؟
يجب أن يكون الأشخاص المسؤولون عن المشروع قادرين على الإجابة على هذا السؤال. يجب أن تكون مسؤولية التغيير وإدارة الإصدار قابلة للتتبع وقابلة للتنفيذ والتنفيذ.
# 7. العلاقة بين التغيير المقترح والتغييرات الأخرى
قد يكون من الصعب الاستجابة في بيئة تقنية معلومات معقدة حيث تحدث العديد من التغييرات في نفس الوقت. من الضروري تحديد العلاقة بين التغييرات عبر الحدود الوظيفية. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى تأخير الجدول الزمني للاجتماع.
الحصول على إجابات لهذه المخاوف قبل تنفيذ أي تغيير له الكثير من المزايا. تعد هذه الأسئلة ، بالإضافة إلى تحديد المخاطر المرتبطة بالتغيير ، طريقة رائعة لتحديد فعالية استراتيجية إدارة التغيير الخاصة بك.
أدوات وتقنيات إدارة التغيير
فيما يلي قائمة ببعض الأدوات والتقنيات المستخدمة لإدارة التغيير
# 1. ماذا فيكس
Whatfix هي واحدة من أدوات إدارة تغيير التبني الرقمي التفاعلي التي تقدم المساعدة في إعداد الموظفين. توفر الأداة أيضًا تدريبًا مستمرًا لحل فجوة كبيرة في إدارة التغيير الرقمي. تساعد الإرشادات التفصيلية التفاعلية (سير العمل) في Whatfix الشركات في الانتقال إلى التقنيات الجديدة.
من خلال برامج الإعداد والتدريب الفردية ، يوجه حل إدارة التغيير هذا الأشخاص خلال كل إجراء في التكنولوجيا الجديدة.
# 2. إدارة التغيير في علاج BMC 9
إدارة التغيير 9 من BMC Software's Remedy Change Management XNUMX هي عبارة عن منصة مبتكرة لإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM). يعد برنامج إدارة التغيير هذا مناسبًا لأقسام تكنولوجيا المعلومات التي تحتاج إلى توثيق وتنسيق طلبات عملية إدارة التغيير المختلفة.
يمكن لمديري التغيير استخدام هذه الأداة لتقييم الطلبات ووضع خطط التغيير وتتبع تقدم التنفيذ. يتضمن الحل أيضًا أدوات للمساعدة في إدارة الإصدارات الجديدة ، مثل تتبع النشر والإخطارات التلقائية لأصحاب المصلحة.
هذه الأداة هي إحدى أدوات إدارة التغيير التي يمكنها تقليل احتمالية فشل التغيير بنسبة 40٪. أيضًا ، يمكن إجراء طلبات التغيير والتتبع وإدارة الإصدار من جهاز كمبيوتر أو هاتف محمول ، مما يجعل من السهل مراقبة الإصدارات من أي مكان.
# 3. StarTeam بواسطة MicroFocus
تهدف أداة إدارة التغيير من StarTeam إلى مساعدة فرق التطوير في تحسين عملية تسليم البرامج الخاصة بهم. تربط الأداة فرقًا متباينة ومشتتة عالميًا من خلال تقديم مصدر واحد للحقيقة خلال عملية التحول.
لضمان التوزيع الخاضع للرقابة ، يمكن لمديري التطوير استخدام البيئة التعاونية لتتبع التغييرات في التعليمات البرمجية المصدر والأخطاء والميزات والأصول الأخرى. يتميز StarTeam أيضًا بمهام سير عمل مخصصة تمهد الطريق لمحرك سير عمل مرن ومتكامل يساعد في إنشاء العملية واللوائح الخاصة بإصدار البرنامج.
# 4. تغيير البوصلة
تغيير البوصلة ، كما يوحي الاسم ، هو تطبيق قائم على التصور والتخطيط للبيانات السحابية يمكن أن يكون بمثابة بوصلة في عملية التغيير الخاصة بك. يسمح لك بمشاهدة عملية التغيير في مكان واحد وعبر عدسة واحدة.
# 5. صاروخ ألدون
يدعي Rocket Aldon أنه البرنامج الوحيد متعدد المنصات والتكوين الشامل والتغيير في السوق. تم تصميمه لمساعدة فرق التطوير من خلال إجراءات التغيير.
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لهذا البرنامج في أنه يمكن الوصول إليه لعدة أشخاص في نفس الوقت. يتيح ذلك للمديرين عرض التغييرات بناءً على التطبيقات والمهام ، أو الهياكل الأخرى التي يمكن التعرف عليها ، في الوقت الفعلي ، بدلاً من الهيكل المخزن لملفات التطوير.
تقدم Rocket Aldon أيضًا حل إدارة دورة حياة التطبيقات (ALM) للمؤسسات الذي يساعد في أتمتة تسليم البرامج بالكامل وعملية إدارة التغيير.
# 6. مدير Giva eChange
يعد eChange Manager ، أحد مكونات Giva's Service Management Suite ، تطبيقًا سحابيًا بسيطًا متوافقًا مع ITIL. إنها من بين أدوات إدارة التغيير القادرة على تقديم نظام تقارير قوي يساعد في المراقبة المناسبة وقياس التحليلات ومؤشرات الأداء الرئيسية.
ميزة أخرى لهذه الأداة هي أن التخصيص والإعداد بالإشارة والنقر يلغي الحاجة إلى المبرمجين / الاستشاريين لإعداد التطبيق.
# 7. وريك
Wrike هو ما يسمونه برمجيات الخدمات الاحترافية. إنها ، على حد علمنا ، أداة لإدارة المشاريع. لديها مجموعة قوية من الميزات.
يساعد Wrike الشركات في مواءمة الأهداف وربطها عبر الفرق ، وإنشاء عمليات فعالة من خلال قوة الأتمتة ، وزيادة انفتاح العمل ورؤيته.
ما هي العناصر الخمسة الأساسية لإدارة التغيير؟
تتضمن بعض العناصر الأساسية التي يجب البحث عنها في نظام إدارة التغيير ما يلي:
# 1. عمليات الموافقة السهلة
تعتبر المشكلات المتعلقة بحالة الموافقة أمرًا حيويًا لإجراء عمليات تغيير سلسة. نظرًا لأنه يتم نقل طلبات التغيير عبر مراحل سير العمل ، يجب أن يكون لديك فحوصات الموافقة المناسبة في مكانها. سيشتمل حل إدارة التغيير اللائق على فحوصات حالة الموافقة الشاملة لضمان إرسال الطلبات بشكل منطقي ، ولكنه سيسمح لك أيضًا بإنشاء برنامج نصي مخصص للموافقة لأتمتة التفويضات.
# 2. أتمتة العمليات
تعد قدرة الشخص على نقل العمليات من مستخدم إلى آخر دون تأخير أو اضطراب أو ارتباك أمرًا مهمًا لتغيير النجاح. قد يكون هذا صعبًا إذا كنت تعتمد على تكنولوجيا المعلومات أو فريق الدعم لتوثيق ما تم إكماله وتمرير الإجراء إلى المستخدم التالي. يمكن أتمتة هذه العمليات للحفاظ على عمليات سلسة وزيادة الإنتاجية.
# 3. أدوات الحوكمة
سيتضمن حل إدارة التغيير القوي الضوابط والتوازنات المضمنة لمساعدة المستخدمين على فهم ليس فقط ما يجب عليهم فعله ، ولكن أيضًا كيف ومتى يجب عليهم القيام بذلك. يمكن للمديرين ، على سبيل المثال ، وضع تذكيرات بشأن المعايير التنظيمية عند تنفيذ عمليات تغيير معينة. يمكن أن تلعب أدوات إدارة تغيير البرامج البسيطة هذه دورًا مهمًا في الحفاظ على سير العمليات بسلاسة وخالية من الأخطاء.
# 4. توافر البيانات
عندما يتمكن المستخدمون الذين يجرون عمليات التغيير من الوصول إلى البيانات المناسبة ، فقد يعملون بكفاءة أكبر. تعتبر أدوات تصور البيانات الفعالة ضرورية لمساعدة المستخدمين في إدارة عمليات التغيير بحكمة وكفاءة.
# 5. قدرة الكابينة
الأدوات التي تساعد في تشكيل وتنفيذ مجلس استشاري التغيير تساعد في دمج الأعمال التجارية والأهداف التكنولوجية في عمليات التغيير. يجمع CAB بين مستخدمي تكنولوجيا المعلومات والأعمال معًا لبناء خطط تغيير طويلة الأجل ، والاستجابة بسرعة لطلبات التغيير غير المتوقعة ، وتحديد أولويات العمل لتحسين القيمة.
ما هي الأشياء الأربعة الرئيسية لتغيير الإدارة؟
أربعة عناصر أساسية للحصول على إدارة تغيير فعالة تشمل:
# 1 الاعتراف بالتغيير
لتوصيل فوائد التغيير بشكل فعال ، يجب أن تفهمها أولاً. لذا ، فكر في سبب حاجتك للتغيير. أيضًا ، ضع في اعتبارك هذه الأسئلة:
- ما هي أهدافك الأساسية فيما يتعلق بالتغيير؟
- ما هي مزايا التغيير بالنسبة للمنظمة؟
- ما هي الآثار المفيدة التي سيحدثها التغيير على الناس؟
- ما هو تأثير التغيير على كيفية عمل الناس؟
- ما الذي يجب على الأفراد فعله ليكون التغيير ناجحًا؟
قد يكون من المفيد أيضًا مراعاة العواقب السلبية لعدم التكيف. وفقًا لمعادلة التغيير لبيكارد وهاريس ، يجب أن يكون هناك عدم رضا كافٍ عن الطريقة القديمة لفعل الأشياء من أجل حدوث التغيير. يجب أن يعتقد الناس أيضًا أن الطريقة الجديدة ستكون متفوقة وأن هناك طريقًا واضحًا للوصول إليها.
# 2 تغيير الخطة
لا يحدث التغيير الفعال عن طريق الصدفة ، وأي خطة تضعها يجب أن تكون مناسبة لمؤسستك. تختلف كيفية إدارة مشاريع التغيير من منظمة إلى أخرى. لدى البعض إجراءات تغيير صارمة للغاية ، في حين أن البعض الآخر أكثر انفتاحًا ومرونة.
# 3 تنفيذ التغيير
كما رأينا ، هناك العديد من أدوات وتقنيات إدارة التغيير المتاحة لمساعدتك في تنفيذ التحول الخاص بك. على سبيل المثال ، يوضح نموذج التغيير المكون من 8 خطوات لـ Kotter كيفية ضخ الشعور بالإلحاح في أفعالك لتطوير الزخم وإلهام الجميع لدعم تغييراتك.
وفي الوقت نفسه ، يشجعك منحنى التغيير على مراعاة مشاعر الآخرين أثناء تنفيذ استراتيجيتك. إنه يصور المراحل التي نمر بها جميعًا خلال التغيير التنظيمي ، من الصدمة والإنكار إلى الالتزام الكامل بالاستراتيجية الجديدة.
# 4 تواصل التغيير
يمكن أن يغير التواصل قواعد اللعبة في إدارة التغيير. يجب أن يكون التغيير الذي تريد إجراؤه واضحًا ومناسبًا للآخرين لفهم ما تريد منهم القيام به ولماذا يحتاجون إلى القيام به. ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا ضبط النغمة المناسبة لاستنباط الاستجابة العاطفية المرغوبة.
ميزات إدارة التغيير
# 1. تقييمات الجاهزية
تقييمات الجاهزية هي أدوات تحلل المستوى المتوقع لمقاومة التغيير لشركتك. في هذه المرحلة ، يجب مراعاة العوامل المختلفة لمنظمتك. تشمل هذه العوامل:
- المنظمة بأكملها
- ثقافة المنظمة وتاريخها
- عمالك
- أنصارك
- نطاق التغيير.
- سيكون التأثير على كل مجموعة محددة حيث تقوم بتقييم كل من هذه الخصائص.
# 2. تخطيط الاتصالات
مطلوب تخطيط الاتصال الفعال للتغيير الفعال. هذا هو أحد الأركان الأساسية لخطة إدارة التغيير التي يجب الحفاظ عليها بشكل مستمر.
مجرد شرح التغيير لموظفيك مرة واحدة غير كافٍ. التكرار ضروري.
# 3. رعاية خرائط الطريق
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، فإن أهم عنصر نجاح في نجاح المشروع ومبادرة التغيير هو الرعاية.
# 4. تمرين
التدريب على إدارة التغيير هو الشكل الأول من التدريب الذي ستحتاجه. يجب أن يعرف المديرون ما يلزم لدفع التغيير داخل أقسامهم.
تدريب المستخدم النهائي هو شكل آخر من أشكال التدريب الذي ستحتاجه. يجب إرشاد الموظفين حول كيفية اتباع إجراءات العمل الجديدة و / أو استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الجديدة ، بمعنى آخر. يجب تصميم هذا التدريب وفقًا للاحتياجات المحددة لكل مجموعة متأثرة بالتغيير.
# 5. إدارة المقاومة
من غير العملي توقع أن يكون كل موظف مشاركًا تمامًا في كل تغيير. من شبه المؤكد أنه سيكون هناك بعض الاستياء أو الخلاف أو المعارضة الصريحة.
هذا هو السبب في أن استراتيجية إدارة المقاومة ضرورية. عندما يتم التعامل مع المقاومة بشكل استباقي ، فمن غير المرجح أن تعرقل مشروعك.
# 6. ردود الموظفين الجارية
بمجرد إجراء التغيير ، يجب عليك مراقبة تقدمه. قد تساعدك مدخلات الموظف في تحديد ما ينجح ، وما هو مربك ، وأين توجد نقاط الألم. بمجرد حصولك على هذه المعلومات ، يمكنك اتخاذ الإجراءات المطلوبة لتصحيح أي صعوبات.
يُظهر السماح بالمدخلات للموظفين أنك تهتم بتجربتهم وتلتزم بتزويدهم بالأدوات التي يحتاجونها للتعامل مع التغيير.
وفي الختام
يمثل التغيير تحديًا ، لكن اختيار أدوات وتقنيات إدارة التغيير المناسبة لا يجب أن يكون كذلك.
نأمل أن تجد أدوات وتقنيات إدارة تغيير البرامج المفضلة لديك في هذه المقالة. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر دائمًا أن التغيير الناجح يتعلق بالأشخاص وليس بالأدوات. أطيب التمنيات!
الأسئلة الشائعة حول أدوات إدارة التغيير
ما هي أكثر أدوات إدارة التغيير فعالية؟
دائمًا ما يتم تحديد اختيار أدوات إدارة التغيير من خلال عدد قليل من المعلمات ، مثل حجم التغيير ومدته. ونتيجة لذلك ، من الصعب تحديد "أفضل" حل لإدارة التغيير ؛ ومع ذلك ، فإن أنظمة مثل Wrike و JIRA و UserGuiding هي من بين الأفضل.
هل يمكن استخدام JIRA لإدارة التغيير؟
تعد إدارة خدمة JIRA أداة ممتازة لتخطيط وتوجيه عملية التغيير ، لا سيما تلك التي تنطوي على تكنولوجيا المعلومات.
ما هي استراتيجية إدارة التغيير؟
استراتيجية إدارة التغيير هي في الأساس خطة يتم إنشاؤها قبل تنفيذ التغيير في المنظمة. إنه أحد أهم جوانب إدارة التغيير في العديد من الظروف.
الرقم المرجعي
- Whatfix.com - أفضل 16 أداة لإدارة التغيير لإدارة التغيير (2022)
- userguiding.com - أدوات إدارة التغيير الستة الوحيدة التي تحتاجها لجعل التغيير أسهل
- medium.com - 7 روبية لإدارة التغيير
- Serviceaide.com - 5 عناصر رئيسية لإدارة التغيير
- mindtools.com - المبادئ الأربعة لإدارة التغيير
- بانوراما-consulting.com - المكونات الرئيسية لاستراتيجية إدارة التغيير
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة الأموال: ما هي ، وكيفية استخدامها ، وأدوات مجانية عبر الإنترنت
- تخطيط المشروع: دليل لتقنيات تخطيط المشروع
- وكلاء التغيير: كيفية تحديد وكلاء التغيير في أي منظمة
- أدوات إدارة الممتلكات: الاستخدامات ، الأدوات المجانية ؛ التسعير
- مخاطر العمل: كيفية إدارة المخاطر في الأعمال
- أدوات إدارة المخاطر: تقنيات وكل ما تحتاج إلى معرفته
- أدوات إدارة الشبكة: أفضل 20 أداة لإدارة الشبكة
- أدوات إدارة البريد الإلكتروني: كل ما تريد معرفته
