您会看到，几乎任何人或每个人都可以编写电子邮件并仍然传递消息。但写备忘录需要更多时间。备忘录不仅仅是传递信息，还应该非常清晰和简洁，否则，你只会让读者感到厌烦，他们最终会错过整个要点。在这里，我将向您提供如何使用有用的模板编写简洁备忘录的可行步骤。但是，为了防止您将备忘录与电子邮件混淆，我们首先定义一个备忘录，也称为备忘录。
关键精华
备忘录是一条简短的消息，可以有效地传达组织中的重要信息。它的结构能够有效、简洁地呈现大量信息。
写一份好的备忘录：
- 从标题开始
- 制定清晰、客观的陈述
- 提供全面的正文段落
- 提供背景信息
- 包括具体任务和指导方针
- 包括一个简短的结论
- 包括您的联系信息
- 必要时包含附件
什么是备忘录？
备忘录是有效传达重要信息的简短消息。您可以灵活地选择最适合工作场所的沟通媒介，例如电子邮件、Slack 公告或公告牌上的实际通知。
该备忘录的结构能够有效、简洁地呈现大量信息。从宣布公司政策的变化到提供重要的项目更新，这种沟通确保读者的时间不会被浪费。写电子邮件可能是任何人都可以完成的任务，但掌握备忘录写作的艺术需要时间和练习。
另请参阅： 商业电子邮件系统：17 年 2023 多个最佳精选（详细评论）
什么时候需要写备忘录？
盖洛普 2022 年 全球工作场所状况报告 调查显示，有 41% 的员工表示希望改变公司的敬业度或文化。沟通就是一个典型的例子。支持互动的会议、电子邮件和有效的备忘录可以提升强大的文化。
了解撰写备忘录的适当时机使您能够针对特定情况选择最合适的沟通方式，并防止形成孤立的信息块。以下是一些您需要编写备忘录的场景：
#1.通知员工有关公司政策或变更的信息
备忘录是一个很好的工具，可以让您的员工了解组织政策、程序或策略的任何更新或修改。促进统一理解并鼓励立即提问，从而节省时间并防止错误信息的传播。
#2.提请注意一个问题
备忘录是向每个人通报影响组织运作的重大问题的有效方式。精心制作的备忘录在促进敬业度和增强员工体验方面发挥着至关重要的作用。通过让个人了解重大事项并强调他们贡献的重要性，该备忘录确保每个人都保持联系并受到重视。
另请参阅： 员工敬业度调查：最佳提供商、问题与解答
＃3。提供项目更新
备忘录有效地向利益相关者通报项目的进展、时间表的任何调整或任何资源需求。让每个人都了解项目的截止日期和正在进行的开发对于避免障碍和确保项目顺利执行至关重要。
＃4。发出请求
备忘录是清晰、直接地传达正式请求（例如资源、批准或反馈）的绝佳方式。备忘录可以作为一种有说服力的工具，通过清楚地说明您请求的原因和潜在好处来获得支持或批准。此外，它可以预测并解决可能出现的任何潜在问题。
＃5。认可员工的成就
备忘录可用于承认和强调员工的杰出表现和成就，例如晋升。在强调公司价值观的同时表达对辛勤工作的认可具有多用途效果。它可以提高士气并营造积极的工作环境。
为什么清晰简洁的备忘录很重要
假设您收到一份很长的备忘录，其中充满了令人困惑的语言和不明确的说明。您会仔细阅读并采取行动吗？很可能不会。清晰简洁的备忘录对于确保您的信息被理解并有效采取行动至关重要。
如何写一份清晰简洁的备忘录
格式对于撰写简洁而透彻的备忘录起着至关重要的作用。备忘录中的每一条信息都可以发挥作用，使其易于理解和可操作，就像专业电子邮件一样。这包括从主题行到称呼的所有内容。
请按照以下步骤操作，确保您的消息清晰并获得所需的结果：
#1.从标题开始。
首先包含详细的标题来建立上下文。在标题中包含日期和一般主题，以及备忘录的收件人和发件人。提供上下文元素，帮助读者掌握基本前提并采取必要的行动。
#2.制定清晰、客观的陈述
开始你的备忘录时，要简洁、直接地清楚地说明其目的。使用客观陈述或问题陈述来传达要点。备忘录的目标应该易于收件人理解，使他们能够快速掌握其意图。
考虑一下 求职信。通常，备忘录的开头行直接说明目的，确保读者立即了解文件的性质和目标。
另请参阅： 将使命宣言纳入品牌建设：企业综合指南
＃3。提供全面的正文段落
即使空间有限，也要确保备忘录正文完整。这将使您有效地发展您的要点。立即从最重要的细节开始，然后逐渐过渡到不太重要但仍然相关的信息。
通过用项目符号或编号列表组织正文来提高可读性。确保你的文字清晰，避免不必要的行话，以免让读者感到困惑。确保您的备忘录简洁且易于理解。
＃4。提供背景信息
如果您的备忘录引用了以前的事件、情况或备忘录，请包括简短的背景部分。这提供了背景，引导读者，并将当前的沟通与过去的事件或行动联系起来，提供对当前情况的全面了解。
＃5。包括具体任务和期限。
在备忘录中包含明确的号召性用语，指导读者下一步要采取的步骤。这可能涉及立即确认收据或找到会议室。明确定义要采取的步骤、确定责任方并指定这些任务的最后期限非常重要
鼓励问责制并促进对期望的共同理解创造了一个更有组织、更高效的工作环境。
另请参阅： 理想的工作环境：构成理想工作环境的事物
＃6。包括一个简短的结论
如果您的备忘录涉及复杂的问题或特别冗长，请考虑包含一个简短的结论来总结要点。通过简短的摘要重申要点有助于强化信息的基本要素，使其他人更容易理解。
#7.包括您的联系信息。
无论您付出多少努力，沟通通常都可能不清楚。您应该找到一种方法来解决人们可能对下一步该做什么的任何问题。这就是为什么您应该在备忘录末尾包含您的联系信息。它可以是您的移动联系人、办公桌位置或 Slack 句柄。如果您的同事有任何疑问或需要进一步澄清任何问题，他们可以轻松与您联系。
＃8。必要时包含附件
附加任何引用的文档、图表或材料或提供可访问的链接。您的读者将拥有所有必要的资源来充分理解备忘录并根据备忘录采取行动。通过链接出去，您可以避免备忘录中包含过多的信息。
备忘录示例
以下是一些针对不同情况的备忘录示例，可帮助您更好地了解如何编写精心设计且量身定制的备忘录：
#1.政策更新备忘录
该示例有效地概述了公司政策的变化，并清楚地解释了变化背后的原因。该文本通过提出问题并提供有关在哪里查找其他信息的明确指示、确保透明度并提供支持来培养好奇心：
致：[人员或部门名称]
发件人：[人名或部门名称]
日期：[插入日期]
主题：[主题] 政策变更
大家好，
我写这封信是为了通知您有关[政策]的重要更新。自[日期]起，我们将对[政策变更的具体细节]实施变更。
此更改的目的是[解释更改背后的基本原理及其好处]。我们相信这些调整将有助于实现[目标]。
请花些时间查看随附的文件，其中详细概述了更新后的政策。如果您有任何问题或疑虑，请随时联系[联系人或部门]。
感谢您对这款哑光的关注r.
诚挚的问候，
[名]
[位置]
#2.项目更新备忘录
项目更新备忘录可以让每个人了解项目的进展、原计划的任何变化或过程中的任何挑战。像这样持续沟通有助于预防问题并确保每个人都努力实现相同的目标：
致：[人员或部门名称]
发件人：[人名或部门名称]
日期：[插入日期]
主题：[项目名称]更新
亲爱的团队，
以下是[项目名称]的最新进展。以下是自上次更新以来的主要进展：
【任务和里程碑总结】
[任何挑战或问题以及如何解决]
[对项目时间表或范围的任何调整（如果适用）]
总体而言，我们正在稳步取得进展，并继续朝着实现目标的方向前进。请大家保持警惕，继续尽最大努力确保本项目顺利完成。
如果您有任何疑问或需要进一步说明，请随时与我联系。让我们继续出色的工作！
诚挚的问候，
[名]
[位置]
＃3。发出警报备忘录
这种类型的备忘录提高了人们的认识。它关注影响公司、部门或特定项目的特定问题。除了强调问题之外，它还可以建议解决问题的潜在步骤，鼓励组织内主动解决问题。
致：[人员或部门名称]
发件人：[人名或部门名称]
日期：[插入日期]
主题：[主题]问题
嗨团队，
我写这封信是为了提请您注意[主题]的一个问题。我们注意到[描述该问题及其对公司或员工的影响]。
我们了解这可能带来的潜在挑战，并正在积极努力解决这一问题。同时，我们鼓励每个人[提供任何必要的指示或预防措施]。
请放心，我们正在认真对待此事，我们将随时向您通报任何进展或进一步指示。如果您对此问题有任何见解或建议，请与[联系人或部门]分享。
感谢您的理解和合作。
真诚地
[名]
[位置]
＃4。索取备忘录
请求备忘录作为正式文件，表达对资源、反馈或批准的需求。当您清楚地概述请求背后的原因时，您可以有效地传达对这些项目的需求以及它们可能对团队产生的影响。
致：[人员或部门名称]
发件人：[人名或部门名称]
日期：[插入日期]
主题：[具体要求]
您好[人员或部门名称]，
我希望这封邮件对您有好处。我写信是为了正式请求[具体请求]。这是因为[对请求进行简明解释，包括其重要性以及对公司的潜在利益]。
我已附上一份详细的提案，概述了请求的具体内容，包括[详细信息、支持数据和相关信息]。
如果您有任何疑问或需要更多信息，请随时与我联系。感谢您的关注。
诚挚的问候，
[名]
[位置]
＃5。员工表彰备忘录
发送备忘录是承认和表彰员工的成就或对公司的宝贵贡献的一种快速有效的方法。对辛勤工作表示赞赏不仅可以鼓舞士气，还可以为每个人营造一个健康的环境。
致：[人员或部门名称]
发件人：[人名或部门名称]
日期：[插入日期]
主题：快速点赞
大家好，
让我们花点时间欣赏[部门/团队]的[员工姓名]的卓越表现和奉献精神。他们始终如一地表现出[具体成就、品质或贡献]。
他们的辛勤工作和对卓越的承诺确实令人瞩目，值得认可。 [员工姓名]的努力对整个团队产生了积极的影响，并为我们公司的整体成功做出了贡献。
请和我一起祝贺[员工姓名]取得的杰出成就。我们感谢他们持续的奉献精神和专业精神。让我们庆祝这一里程碑，并继续在各自的岗位上互相激励和支持。
再次表示最热烈的祝贺！
诚挚的问候，
[名]
[位置]
另请参阅： 员工感谢日：庆祝员工的最佳创意
商务备忘录的格式
业务备忘录的格式旨在以清晰简洁的方式有效地传达您的信息。一份精心设计的备忘录应该以一种让大量员工能够轻松理解和吸收的方式传达重要信息。
确保主题行准确地通知收件人此备忘录专门与他们相关。从执行摘要开始可以帮助收件人在深入研究细节之前掌握整体信息。通过背景信息提供背景信息，通过概述和时间表解决潜在问题。
称谓：
确保在标题中将您的内容标记为“备忘录”，以便为读者提供清晰准确的信息。确保包含前面提到的“收件人”、“发件人”、“日期”和“主题”。处理相关内容包括考虑您正在与谁交谈以及为什么它很重要。
第一段：
在第一段开始，以清晰简洁的方式说明备忘录的目的。用诸如“我正在联系您通知……”或“我正在联系您请求……”这样的短语开始您的句子，可以为您的信息添加个人风格。精心设计的备忘录简洁、透明、开门见山。首先立即呈现最重要的信息，然后使用以下段落提供更深入的解释。
第二段：
确保在第二段中包含上下文或支持证据。例如，假设您正在撰写一份备忘录，通知公司有关内部重组的信息。如果是这种情况，第二段可以修改为：“我们公司的发展导致我们决定将视频制作团队与内容团队分开。这一战略举措使两个团队能够专注于各自的具体目标。”
第三段：
确保在第三段中包含对每位员工的具体要求。例如，如果您计划团队外出，您可以这样说：“请回复任何饮食限制”或“如果您有任何疑问，请随时给我发电子邮件。”
相反，当向员工通报即将建设的大楼时，重要的是要对他们在此期间的合作表示感谢。您应该提供指导，说明您希望他们如何处理该消息，以及是否预计针对该备忘录采取任何具体行动。
另请参阅： 提高员工士气的 5 种方法
你如何写学校备忘录？
要编写学校备忘录，请从清晰的标题开始，包括日期、收件人和发件人。撰写简洁的目标陈述，然后是全面的正文段落、背景信息（如果需要）、具体任务和截止日期、简要结论和联系信息。
备忘录有多长？
备忘录的长度通常为一到两页，或大约 200 到 400 个单词，具体取决于消息的复杂性和紧急程度。
备忘录有副标题吗？
备忘录通常没有副标题。它们是简洁的单页文档，旨在快速沟通，因此清晰的格式和直接的语言优先于复杂的结构。
备忘录有签名吗？
备忘录通常在末尾包含发件人的姓名、职位和联系信息，作为签名的一种形式。
结论，
备忘录和电子邮件的主要区别在于受众的规模，而不是复杂程度。确保你的备忘录有效地传达了你的信息，并且与接收的员工群体相关，无论它是简单的还是复杂的。无论您选择何种备忘录格式，请确保消息清晰简洁。
参考资料
