Tôi đã từng cộng tác rộng rãi với lãnh đạo cấp cao để phát triển một email giải quyết vấn đề gửi muộn. Khi mới bắt đầu, chúng tôi đã có rất nhiều ý tưởng về cách tiếp cận dự án và giọng điệu nào sẽ phù hợp nhất với tổ chức của chúng tôi. Tôi bắt đầu đọc và nghiên cứu để tìm ra chiến lược hiệu quả để giao tiếp với đối tượng mục tiêu của chúng tôi. Tôi đã liên hệ với các chuyên gia truyền thông và chúng tôi đã có thể xây dựng một kế hoạch chiến lược truyền thông mà chúng tôi sử dụng lại cho tất cả các sáng kiến tiếp thị và truyền thông của mình. Vì vậy, trong bài viết này, tôi đã tổng hợp những gợi ý sẽ giúp bạn tạo ra một kế hoạch truyền thông hoàn hảo cho sự thành công của doanh nghiệp bạn.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông, thường được gọi là chiến lược truyền thông, là một công cụ giúp các nhóm tiếp thị hoặc quan hệ công chúng đồng bộ hóa thông tin liên lạc của họ và tạo ra thông điệp nhất quán. Chiến lược thường chỉ định kế hoạch truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu, cũng như xác định mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả thương mại mong đợi của thông điệp.
Kế hoạch truyền thông có thể bao gồm truyền thông nội bộ hoặc bên ngoài, cũng như chiến lược truyền thông cho một dự án cụ thể. Thông thường, chúng đóng vai trò là cốt lõi của chiến lược tiếp thị tổng thể của một tổ chức. Việc thực hiện một kế hoạch truyền thông có thể có một số lợi ích, bao gồm:
- Trong trẻo: Việc có một kế hoạch truyền thông có thể giúp tổ chức hiểu rõ hơn về cách tương tác với nhau hoặc với khách hàng. Sự rõ ràng ngày càng tăng có thể cho phép nhân viên giao tiếp với khách hàng và người tiêu dùng hiệu quả hơn vì họ hiểu rõ hơn về các mục tiêu truyền thông và thông điệp thiết yếu.
- Truyền thông có hướng dẫn: Bạn có thể sử dụng chiến lược này để hướng dẫn truyền thông tiếp thị, chẳng hạn như khi giới thiệu một sản phẩm mới. Chiến lược có thể xác định đối tượng mục tiêu, chủ đề chính và các yếu tố khác quan trọng cho một chiến dịch tiếp thị thành công.
- Tính nhất quán: Kỹ thuật truyền thông có thể hỗ trợ tổ chức duy trì tính nhất quán trong truyền thông nội bộ và bên ngoài. Nó đảm bảo rằng cả hai phương thức giao tiếp đều truyền tải các chủ đề nhất quán và thống nhất.
Chìa khóa chính
- Kế hoạch truyền thông giúp tổ chức làm rõ cách tương tác hiệu quả với các bên liên quan bên trong và bên ngoài, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu biết toàn diện về các thông điệp chính và mục tiêu truyền thông.
- Kế hoạch đóng vai trò như một hướng dẫn chiến lược, đặc biệt hữu ích trong các sáng kiến như ra mắt sản phẩm hoặc chiến dịch tiếp thị, xác định đối tượng mục tiêu, thông điệp chính và các yếu tố quan trọng khác để thành công.
- Bằng cách cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để phổ biến thông tin, kế hoạch truyền thông đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các hình thức truyền thông, điều chỉnh thông điệp phù hợp với mục tiêu và nhận diện thương hiệu của tổ chức.
- Các tổ chức có chiến lược truyền thông có cấu trúc gặp ít hiểu lầm hơn đáng kể, với các báo cáo cho thấy tỷ lệ truyền thông sai lệch giảm 70%, điều này đặc biệt có lợi trong các chiến dịch tiếp thị phức tạp.
- Kế hoạch truyền thông hiệu quả phải bao gồm chi tiết về các loại hình truyền thông sẽ được sử dụng, xác định đối tượng mục tiêu, tần suất truyền thông, các kênh phổ biến và các thủ tục ghi chép và lưu trữ.
Tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông
Theo Business News Daily, các tổ chức có chiến lược giao tiếp xác định sẽ giảm 70% thông tin sai lệch. Đây là một lợi ích lớn, đặc biệt khi thực hiện các chiến dịch tiếp thị phức tạp với nhiều phần chuyển động.
Các doanh nghiệp yêu cầu chiến lược truyền thông vì nhiều lý do:
- Họ giúp giữ mọi người trên cùng một trang.
- Chúng có thể ngăn chặn hoặc giảm bớt ảnh hưởng của những thảm họa tiềm tàng.
- Chúng có thể giúp tăng năng suất và cải thiện quy trình làm việc.
- Kế hoạch truyền thông rất quan trọng vì chúng giúp các công ty hoạt động dễ dàng và thành công hơn.
- A giao tiếp khủng hoảng kế hoạch có thể giúp ngăn chặn hoặc giảm bớt tác động của nó.
Các thành phần của một kế hoạch truyền thông
- Kế hoạch truyền thông chỉ rõ ai sẽ nhận được thông tin cụ thể khi thông tin đó cần được cung cấp và các kênh được sử dụng để truyền tải thông tin đó.
- Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ dự đoán trước những thông tin nào sẽ được truyền tải đến các phân khúc đối tượng nhất định.
- Kế hoạch cũng cần chỉ rõ ai có quyền truyền đạt thông tin bí mật hoặc nhạy cảm, cũng như cách phổ biến thông tin—qua email, trang web, báo cáo in và/hoặc thuyết trình tại các cuộc họp ảo hoặc trực tiếp.
- Kế hoạch cũng cần chỉ rõ các phương pháp liên lạc mà các bên liên quan sẽ sử dụng để thu hút phản hồi, cũng như cách thức ghi chép và lưu trữ các thông tin liên lạc.
- Một kế hoạch truyền thông thường bao gồm các yếu tố sau: các loại thông tin liên lạc (ví dụ: thông báo hệ thống phân trang, tin nhắn văn bản tự động, thông báo qua email, cuộc gọi điện thoại được ghi âm trước, cuộc họp, phương tiện truyền thông xã hội), ai truyền đạt thông tin gì cho ai, tần suất liên lạc và tài liệu/ thủ tục lưu trữ.
- Cuối cùng, kế hoạch truyền thông cần được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và những người liên quan, cũng như được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của nó.
Ví dụ về chiến lược truyền thông
Xem lại ví dụ về kế hoạch truyền thông này để hỗ trợ bạn phát triển và thực hiện chiến lược của mình.
Hệ thống âm thanh trọn đời
Tháng Mười 1, 2023
Chiến lược truyền thông cho truyền thông nội bộ
- Mục tiêu:
- Chia sẻ thông điệp thương hiệu giữa 125 nhân viên của tổ chức. Cung cấp tài liệu nội bộ mà người lao động có thể sử dụng để quản lý các cuộc thảo luận của họ với người tiêu dùng.
- Khuyến khích nhân viên mạnh dạn lên tiếng về thông điệp thương hiệu để nâng cao danh tiếng của công ty.
- Khán giả mục tiêu:
- Đối tượng mục tiêu bao gồm tất cả 125 nhân viên của Lifetime Audio Systems, tập trung vào lĩnh vực bán hàng và dịch vụ khách hàng. Những cá nhân này có nhận thức sâu sắc về sản phẩm và khách hàng của công ty.
- Thông điệp chính:
- Lifetime Audio Systems phấn đấu mang lại sự hài lòng cho khách hàng 100% bằng cách cung cấp hàng hóa chất lượng cao.
- Tổ chức cam kết trả lời các thắc mắc, yêu cầu và vấn đề của khách hàng trong vòng 24 giờ.
- Tổ chức cung cấp nhiều lựa chọn gói thanh toán khác nhau để giúp khách hàng tìm ra những cách mua hàng không tốn kém.
- Chiến thuật:
- Bộ phận tiếp thị muốn xuất bản một bản tin nội bộ cho nhân viên mỗi tháng. Email có thể chứa thông tin về doanh số sắp tới hoặc sản phẩm mới mà nhân viên có thể chia sẻ với khách hàng.
- Kênh thông tin liên lạc:
- Vào ngày đầu tiên hàng tháng, bộ phận tiếp thị sẽ gửi bản tin qua email.
- Nhóm cũng có kế hoạch sản xuất tờ rơi một trang nhấn mạnh thông tin cần thiết từ bản tin dành cho khu vực nghỉ giải lao tại nơi làm việc.
Cách viết một kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông là một công cụ có giá trị nhưng việc xây dựng nó cũng khá đơn giản. Bạn có thể lập kế hoạch truyền thông theo bốn bước.
#1. Xác định chiến lược truyền thông của bạn
Bước đầu tiên trong việc phát triển một kế hoạch giao tiếp là quyết định nhóm của bạn sẽ giao tiếp ở đâu—và cái gì. Điều này bao gồm khi nào nên sử dụng công cụ nào và khi nào nên giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ. Giao tiếp trực tiếp, đồng bộ đề cập đến giao tiếp xảy ra trong thời gian thực. Giao tiếp không đồng bộ là khi bạn truyền tin nhắn mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức. Tất cả chúng ta đều sử dụng giao tiếp không đồng bộ hàng ngày mà không nhận ra nó, đặc biệt nhất là khi chúng ta gửi email.
Xác định mục đích sử dụng từng công cụ khi bạn thiết kế kế hoạch truyền thông của mình. Ví dụ,
- Bạn có thể sử dụng email để liên lạc với các bên liên quan bên ngoài.
- Slack cho phép liên lạc đồng thời liên quan đến cập nhật hàng ngày và các câu hỏi nhanh.
- Asana cho phép bạn giao tiếp không đồng bộ về công việc, chẳng hạn như chi tiết nhiệm vụ, cập nhật trạng thái dự án và các tài liệu dự án thiết yếu.
- Sử dụng Zoom hoặc Google Meet cho bất kỳ cuộc họp nhóm nào, chẳng hạn như động não dự án hoặc khám nghiệm tử thi.
#2. Phù hợp với nhịp độ giao tiếp
Bây giờ bạn đã biết mình sẽ giao tiếp ở đâu, bạn cũng phải xác định tần suất bạn sẽ giao tiếp. Nhịp điệu giao tiếp của bạn là kế hoạch hành động của bạn để thông báo cho các bên liên quan khác nhau về chi tiết dự án.
Ví dụ: bạn có thể chọn lên lịch:
- Cập nhật tiến độ dự án hàng tuần được phân phối qua Asana cho tất cả các bên liên quan và nhà tài trợ của dự án.
- Các cuộc họp nhóm dự án hàng tháng để giải quyết công việc và lên kế hoạch cho các bước trong tương lai.
#3. Bao gồm kế hoạch quản lý các bên liên quan
Có được sự hỗ trợ và đồng tình của các bên liên quan thường rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Bạn sẽ hoàn thành điều này tại cuộc họp bắt đầu dự án, nhưng điều quan trọng là duy trì sự hỗ trợ của các bên liên quan trong suốt dự án.
Khi bạn phát triển kế hoạch truyền thông của mình, hãy dành thời gian để mô tả thời điểm và nội dung bạn sẽ trao đổi với từng bên liên quan của dự án. Một số người, chẳng hạn như các thành viên nhóm dự án quan trọng của bạn, sẽ trao đổi về dự án thường xuyên—thậm chí có thể hàng ngày. Các bên liên quan khác của dự án có thể chỉ cần được thông báo trong quá trình cập nhật tiến độ dự án hoặc ở lần đọc cuối cùng.
Bằng cách phác thảo cách bạn dự định quản lý liên lạc với các bên liên quan, bạn có thể đảm bảo rằng họ được liên hệ vào thời điểm thích hợp và về các chủ đề phù hợp. Thông tin liên lạc mà khách hàng nhận được sẽ giải quyết các câu hỏi cụ thể của họ đồng thời tập trung vào kết quả kinh doanh và các hiệu ứng cấp cao, rộng hơn.
Sau khi bạn đã phát triển kế hoạch truyền thông của mình, đã đến lúc thảo luận về kế hoạch đó với nhóm dự án của bạn. Đảm bảo kế hoạch truyền thông của bạn có thể truy cập dễ dàng trong kho thông tin trung tâm của dự án. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Asana để giám sát tất cả hoạt động và giao tiếp của dự án, cho phép bạn thảo luận về công việc trong khi đang làm việc.
Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong kế hoạch truyền thông dự án của bạn, hãy đảm bảo cập nhật kế hoạch đó và truyền đạt những thay đổi đó. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm luôn có thông tin cập nhật nhất.
Xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông của bạn: Các thành phần cơ bản
Có rất nhiều mẫu kế hoạch truyền thông có sẵn trực tuyến, nhưng một mẫu tốt phải bao gồm các yếu tố quan trọng sau:
- Mục tiêu và Mục tiêu Chiến dịch: Thiết lập rõ ràng các mục tiêu tiếp thị của bạn. Đó là về việc nâng cao nhận thức về thương hiệu, thu hút nhiều khách truy cập trang web hơn hay tạo ra khách hàng tiềm năng?
- Khán giả mục tiêu: Xác định tính cách người tiêu dùng lý tưởng của bạn, bao gồm nhân khẩu học, nhu cầu và phong cách giao tiếp.
- Tin nhắn và các điểm thảo luận chính: Tạo thông điệp nhất quán gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu của bạn.
- Kênh thông tin liên lạc: Phác thảo các kênh liên lạc bạn sẽ sử dụng để tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình (ví dụ: phương tiện truyền thông xã hội, tiếp thị qua email, cộng tác với người có ảnh hưởng).
- Lịch nội dung: Lập lịch tạo và phân phối nội dung trên nhiều phương tiện.
- Vai trò và trách nhiệm của nhóm: Phân công vai trò và nhiệm vụ rõ ràng để mọi người cùng thống nhất.
- Ngân sách và nguồn lực: Sử dụng các nguồn lực một cách khôn ngoan để hỗ trợ chiến lược truyền thông của bạn.
- Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi sự thành công của kế hoạch truyền thông của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Hãy nhớ rằng kế hoạch truyền thông là một tài liệu sống. Khi chiến dịch tiếp thị của bạn tiến hành, hãy kiểm tra và điều chỉnh nó để phản ánh dữ liệu mới và số liệu hiệu suất. Bạn có thể xem mẫu kế hoạch truyền thông miễn phí của chúng tôi dưới đây.
Mẫu này cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược truyền thông hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được cung cấp thông tin, tham gia và phù hợp với mục tiêu của dự án.
Ví dụ về kế hoạch truyền thông
- Kế hoạch truyền thông chiến lược.
- Kế hoạch truyền thông dự án
- Kế hoạch truyền thông tiếp thị
- Kế hoạch truyền thông doanh nghiệp
- Kế hoạch truyền thông khủng hoảng
Kế hoạch truyền thông có thể khó viết nhưng một kế hoạch hiệu quả sẽ đứng vững trước thử thách của thời gian. Các kế hoạch truyền thông bên dưới bao gồm phân tích về các bên liên quan mà bạn sẽ trả lời, cũng như các quy trình về nội dung cần đưa vào các thông tin liên lạc đó.
#1. Kế hoạch truyền thông chiến lược
Kế hoạch truyền thông của Bright Hub Project Management xác định cách thức, thời gian và lý do giao tiếp diễn ra trong doanh nghiệp.
Ví dụ này rất tuyệt vời vì nó mô tả cách các nhà quản lý truyền thông viết kế hoạch xử lý khủng hoảng đồng thời thừa nhận rằng nhà tiếp thị hoặc người quản lý dự án bận rộn đôi khi có thể đảm nhận vai trò này.
#2. Kế hoạch truyền thông dự án
Đây là ví dụ về dự án nâng cấp thanh toán của Simple. Kế hoạch truyền thông này phác thảo tất cả các cuộc họp và tài liệu quan trọng cần thiết cho dự án. Như bạn có thể thấy, nó bao gồm các phần cần thiết như đối tượng, mục tiêu, định dạng và DRI.
#3. Kế hoạch truyền thông tiếp thị
Kế hoạch truyền thông tiếp thị rất quan trọng để tương tác với thị trường mục tiêu của bạn, đặc biệt là khi giới thiệu sản phẩm hoặc dự án mới. Ví dụ Smartsheet này trình bày cách lập kế hoạch truyền thông tiếp thị cho khách hàng, khách hàng tiềm năng bán hàng, đối tác truyền thông, các bên liên quan nội bộ và sự kiện.
#4. Kế hoạch truyền thông doanh nghiệp
Kế hoạch truyền thông doanh nghiệp mô tả cách các công ty giao tiếp cả trong nội bộ và bên ngoài. Ví dụ về Smartsheet này hiển thị lộ trình gồm chín bước với các phần dành cho tuyên bố sứ mệnh, tóm tắt điều hành, phân tích tình huống, thông điệp chính, v.v.
Kết luận
Việc thực hiện một kế hoạch truyền thông được xác định rõ ràng có thể đảm bảo rằng các hoạt động tiếp thị của bạn nhất quán, tập trung và có thể đo lường được. Nó khuyến khích sự hợp tác nhóm đồng thời truyền tải thông điệp rõ ràng, nhất quán tới khán giả của bạn.
Vì vậy, lần tới khi bạn lên kế hoạch tiếp thị, đừng bỏ qua tầm quan trọng của giao tiếp. Một kế hoạch truyền thông được xây dựng tốt có thể là yếu tố tiềm ẩn giúp nâng nỗ lực tiếp thị của bạn từ tầm thường đến thành công! Bạn đã bao giờ có trải nghiệm trực tiếp về lợi ích của một kế hoạch truyền thông chưa? Chia sẻ câu chuyện của bạn trong phần bình luận bên dưới!
- Sự tham gia của các bên liên quan: Cách lập kế hoạch một chiến lược tương tác hiệu quả
- Quản lý các bên liên quan: Lập kế hoạch và Chiến lược
- AI LÀ BÊN LIÊN QUAN? Ý nghĩa, loại & tầm quan trọng
- Lập bản đồ các bên liên quan: Hướng dẫn về Công cụ lập bản đồ để quản lý các bên liên quan hiệu quả
- LÝ THUYẾT BÊN LIÊN QUAN: Định nghĩa, Lợi ích và Thách thức
dự án
