Ngoài các chức năng cơ bản, các doanh nghiệp phải liên tục đánh giá và tinh chỉnh hệ sinh thái Salesforce của mình để duy trì tính cạnh tranh. Vì mục đích đó, việc sớm nhận ra các dấu hiệu của hiệu suất dưới mức tối ưu là điều quan trọng vì nó cho phép can thiệp chủ động.
Trên hết, khi các nhóm quyết định tối ưu hóa các biện pháp của mình, họ cần phải thực hiện đúng – chỉ khi được trang bị kiến thức về các phương pháp hay nhất thì họ mới có thể tiến bộ trong việc quản lý Salesforce của mình.
Đó là lý do tại sao, trong bài viết này, nhóm của chúng tôi sẽ rút kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn Salesforce để cung cấp cho bạn những dấu hiệu nhận biết về nhu cầu tối ưu hóa và một bộ chiến lược toàn diện nhất.
Giới thiệu về Tối ưu hóa triển khai Salesforce
Việc triển khai Salesforce mạnh mẽ không chỉ đơn thuần là thiết lập nền tảng – sau đó, nó đòi hỏi phải tối ưu hóa liên tục để đảm bảo hiệu quả tối đa. Nhưng làm thế nào doanh nghiệp có thể biết liệu hệ thống của họ có được tối ưu hóa tốt hay không? Có khá nhiều dấu hiệu.
Và bằng cách sớm nhận ra những dấu hiệu này, các nhóm có thể chủ động giải quyết các thách thức khác nhau và đảm bảo rằng họ đang sử dụng Salesforce của mình một cách tối đa tiềm năng. Trong phần này, chúng tôi đi sâu vào các dấu hiệu này – từ vấn đề về chất lượng dữ liệu và quy trình không hiệu quả cho đến khả năng tiếp nhận của người dùng kém, v.v.
Dấu hiệu bạn cần để tối ưu hóa việc triển khai lực lượng bán hàng của mình
Từ những năm của chúng tôi Tư vấn lực lượng bán hàng Theo kinh nghiệm, chúng tôi có thể nêu bật tám dấu hiệu quan trọng cho thấy cách xử lý Salesforce của bạn có thể chưa tối ưu:
- Giảm sự chấp nhận của người dùng: Một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy việc triển khai Salesforce của bạn có thể cần tối ưu hóa là mức độ chấp nhận của người dùng đang giảm sút. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn không tích cực sử dụng Salesforce hoặc sử dụng nó không nhất quán, điều đó có thể cho thấy rằng hệ thống không đáp ứng nhu cầu của họ hoặc quá phức tạp để điều hướng hiệu quả.
- Chất lượng dữ liệu kém: Salesforce chủ yếu dựa vào dữ liệu chính xác và cập nhật để cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa. Nếu bạn nhận thấy thông tin không nhất quán, trùng lặp hoặc lỗi thời trong cơ sở dữ liệu Salesforce của mình thì đó là dấu hiệu rõ ràng rằng quy trình quản lý dữ liệu cần được cải thiện.
- Thiếu tích hợp: Nếu phiên bản Salesforce của bạn hoạt động độc lập và không tích hợp với các công cụ kinh doanh quan trọng khác thì bạn đang bỏ lỡ những cơ hội quý giá để tự động hóa và tăng hiệu quả.
- Hiệu suất chậm: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và khối lượng dữ liệu tăng lên, hiệu suất chậm chạp trong Salesforce có thể trở thành một vấn đề quan trọng. Thời gian tải lâu, tạo báo cáo chậm trễ hoặc sự cố hệ thống có thể cản trở năng suất và khiến người dùng thất vọng.
- Quy trình không hiệu quả: Salesforce nên hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn, không làm phức tạp chúng. Nếu bạn thấy rằng quy trình làm việc của mình phức tạp, dư thừa hoặc quá thủ công trong Salesforce thì đó là dấu hiệu cho thấy cần phải tối ưu hóa quy trình.
- Khả năng báo cáo hạn chế: Báo cáo và phân tích hiệu quả là điều cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt – nếu bạn thấy rằng khả năng báo cáo của mình bị hạn chế thì đó là dấu hiệu cho thấy cần phải điều chỉnh cấu hình và tùy chỉnh.
- Chi phí bảo trì cao: Theo thời gian, chi phí duy trì việc triển khai Salesforce của bạn có thể bắt đầu lớn hơn lợi ích của nó. Nếu bạn nhận thấy mình đang chi một phần đáng kể ngân sách cho việc bảo trì, hỗ trợ hoặc phát triển tùy chỉnh liên tục thì có lẽ đã đến lúc đánh giá lại chiến lược triển khai của bạn và tìm cách tối ưu hóa chi phí.
- Tính năng lỗi thời: Salesforce thường xuyên phát hành các bản cập nhật và tính năng mới để cải thiện chức năng – nếu bạn vẫn đang sử dụng các tính năng lỗi thời hoặc dựa vào các tùy chỉnh không còn phục vụ mục đích dự định của chúng nữa thì đó là dấu hiệu cho thấy việc triển khai của bạn đã quá hạn để tối ưu hóa.
Các phương pháp hay nhất để tối ưu hóa việc triển khai lực lượng bán hàng
Bây giờ, hãy đi sâu vào một số phương pháp hay nhất mà chúng tôi đã lựa chọn cẩn thận để giúp bạn thu được giá trị tối đa từ khoản đầu tư vào Salesforce của mình – từ việc đặt mục tiêu tối ưu hóa rõ ràng đến triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.
Thiết lập mục tiêu tối ưu hóa rõ ràng
Việc phác thảo rõ ràng các mục tiêu tối ưu hóa là rất quan trọng – sử dụng các số liệu cụ thể như tăng tốc độ đường ống bán hàng lên X% hoặc giảm thời gian phản hồi dịch vụ khách hàng xuống Y%. Những mục tiêu cụ thể này đóng vai trò như la bàn để định hướng các chiến lược tối ưu hóa của bạn, đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Thường xuyên xem xét lại và tinh chỉnh các mục tiêu này để luôn đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang thay đổi.
Ngoài ra, hãy truyền đạt các mục tiêu này một cách minh bạch giữa các nhóm để có sự liên kết và trách nhiệm giải trình tốt hơn, vì điều này sẽ tạo ra sự hiểu biết chung về kết quả mong muốn.
Dọn dẹp và cập nhật dữ liệu của bạn một cách kỹ lưỡng
Việc bắt đầu quy trình làm sạch dữ liệu toàn diện không chỉ bao gồm việc xác định và loại bỏ các dữ liệu trùng lặp. Đảm bảo giải quyết tận gốc các vấn đề về chất lượng dữ liệu – sử dụng các công cụ lập hồ sơ dữ liệu để xác định những điểm bất thường và không nhất quán, sau đó triển khai các quy tắc xác thực dữ liệu mạnh mẽ để ngăn chặn chúng tái diễn.
Hơn nữa, hãy thiết lập các biện pháp quản trị dữ liệu để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu liên tục, chẳng hạn như kiểm tra dữ liệu thường xuyên và quy trình nhập dữ liệu được tiêu chuẩn hóa. Điều này sẽ nâng cao tính chính xác của dữ liệu của bạn và tạo niềm tin vào độ tin cậy của nó.
Hợp lý hóa quy trình của bạn với tự động hóa
Tự động hóa mang đến cơ hội loại bỏ sự thiếu hiệu quả thủ công trong các lĩnh vực quan trọng như định tuyến khách hàng tiềm năng, quản lý cơ hội và phê duyệt hợp đồng – vì vậy hãy đảm bảo bạn không bỏ lỡ các cơ hội tiết kiệm thời gian trong mọi khía cạnh kinh doanh của mình. Trên hết, nó sẽ cho phép nhóm của bạn tập trung hơn vào các hoạt động có giá trị gia tăng và nâng cao năng suất của họ.
Ngoài ra, hãy cân nhắc việc tích hợp Salesforce với các hệ thống kinh doanh khác để tự động đồng bộ hóa dữ liệu và hợp lý hóa các quy trình đa chức năng.
Tùy chỉnh Salesforce theo nhu cầu kinh doanh của bạn
Tính linh hoạt của Salesforce cho phép tùy chỉnh rộng rãi để điều chỉnh nền tảng phù hợp với các yêu cầu đặc biệt của bạn; vì vậy đừng ngần ngại nhận phản hồi từ tất cả các bên liên quan và kết hợp ý kiến đóng góp của họ vào quy trình tùy chỉnh. Sử dụng các công cụ khai báo của Salesforce như Trình tạo quy trình và Trình tạo quy trình để triển khai quy trình làm việc tùy chỉnh và tự động hóa mà không cần mã phức tạp.
Trên hết, hãy khám phá hệ sinh thái rộng lớn gồm các ứng dụng của bên thứ ba trên AppExchange để mở rộng chức năng của Salesforce và giải quyết các nhu cầu kinh doanh thích hợp.
Sử dụng phân tích dữ liệu và báo cáo để có lợi cho bạn
Phát triển chiến lược báo cáo toàn diện bao gồm các KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn mà chúng tôi đã đề cập trước đó. Dựa trên chiến lược đó, hãy sử dụng nhiều công cụ báo cáo của Salesforce để tạo báo cáo và trang tổng quan tùy chỉnh nhằm cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhóm bạn.
Đồng thời tận dụng các tính năng phân tích nâng cao như phân tích dự đoán và thông tin chi tiết do AI điều khiển để khám phá các mô hình và xu hướng ẩn trong dữ liệu của bạn – bằng cách này, bạn có thể hiểu sâu hơn về hiệu suất kinh doanh của mình để thúc đẩy đổi mới.
Thực hiện các quy trình hỗ trợ liên tục
Việc cung cấp hỗ trợ liên tục sẽ đảm bảo rằng các nhóm có nguồn lực và sự trợ giúp cần thiết để hoạt động tốt – triển khai hệ thống hỗ trợ tập trung, chẳng hạn như bộ phận trợ giúp chuyên dụng hoặc cơ sở kiến thức, nơi họ có thể truy cập các tài nguyên tự phục vụ và gửi yêu cầu hỗ trợ.
Chỉ định quản trị viên Salesforce đã qua đào tạo hoặc người dùng thành thạo đóng vai trò là nhân viên hỗ trợ tuyến đầu, được trang bị để khắc phục các sự cố thường gặp và cung cấp hướng dẫn hàng đầu về các phương pháp hay nhất. Và đảm bảo tiến hành các buổi đào tạo và hội thảo thường xuyên để thông báo cho người dùng về các tính năng mới và các phương pháp hay nhất.
Thực hiện các biện pháp an ninh
An toàn là trên hết – chủ động tiếp cận vấn đề bảo mật bằng cách triển khai các biện pháp mạnh mẽ, bao gồm kiểm soát truy cập, mã hóa và theo dõi kiểm tra dựa trên vai trò. Thường xuyên xem xét quyền và cấp độ truy cập của người dùng để đảm bảo rằng chúng phù hợp với yêu cầu kinh doanh và mức độ nhạy cảm của dữ liệu. Đồng thời tiến hành đánh giá bảo mật và thử nghiệm thâm nhập để xác định và giải quyết các lỗ hổng tiềm ẩn.
Cập nhật dữ liệu của bạn một cách thường xuyên
Bằng cách ưu tiên chất lượng dữ liệu, bạn đảm bảo rằng Salesforce vẫn là nguồn thông tin đáng tin cậy – thiết lập các quy trình quản trị dữ liệu để kiểm soát việc tạo, nhập và bảo trì dữ liệu. Thường xuyên kiểm tra dữ liệu của bạn để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và nhất quán, đồng thời triển khai các quy tắc xác thực dữ liệu tự động để thực thi các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về chất lượng dữ liệu.
Và đừng ngần ngại tận dụng tất cả các dịch vụ tích hợp và làm giàu dữ liệu để tăng cường dữ liệu Salesforce của bạn với những thông tin chi tiết bổ sung.
Ghi lại mọi việc bạn làm
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc ghi lại các thay đổi và phương pháp hay nhất là rất quan trọng để đảm bảo tính liên tục, chia sẻ kiến thức và tuân thủ trong môi trường Salesforce của bạn. Duy trì tài liệu toàn diện về tất cả các thay đổi cấu hình, tùy chỉnh và quy trình làm việc – bao gồm mô tả chi tiết, lý do và đánh giá tác động để cung cấp bối cảnh để tham khảo trong tương lai.
Hơn nữa, thiết lập các cơ chế kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi theo thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục khôi phục nếu cần thiết.
Kết luận
Tối ưu hóa việc triển khai Salesforce của bạn không phải là nhiệm vụ một lần; đó là một hành trình liên tục đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết và các biện pháp chủ động. Bạn sẽ có thể sớm nhận ra các dấu hiệu của hiệu suất dưới mức tối ưu, chẳng hạn như khả năng tiếp nhận của người dùng giảm và các tính năng lỗi thời - tức là để nhanh chóng xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Sau khi thực hiện điều đó, hãy đặt mục tiêu tối ưu hóa rõ ràng, dọn dẹp và cập nhật dữ liệu của bạn một cách kỹ lưỡng, tùy chỉnh Salesforce theo nhu cầu kinh doanh của bạn, tận dụng phân tích dữ liệu và ghi lại mọi việc bạn làm, cùng những việc khác.
Và nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi làm điều đó, bạn luôn có thể tin tưởng vào OMI kinh nghiệm về việc tối ưu hóa Salesforce thành công – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ hoàn thành công việc.
