İş için bir RFP taslağı hazırlamayı içeren bir görevle ilk karşılaştığınızda kafanız ne kadar karıştı? Neyle ilgili olduğu hakkında bir fikrin var mıydı yoksa tamamen habersiz miydin? Ya da belki bir süredir yazmamıştınız?
Durum ne olursa olsun, bu kılavuzla bunu düzeltmek için buradayım. Birlikte, bir RFP'nin gerçekte ne olduğu, neden bir RFP'ye ihtiyacınız olabileceği ve ilk teklifinizi bugün nasıl oluşturacağınızla ilgili ayrıntılara dalacağız.
Ama önce muhtemelen RFP'nin iş dünyasında ne anlama geldiğini bilmelisiniz.
Anahtar Noktalar
- Teklif talebi (RFP), bir kuruluşun veya devlet kurumunun ihtiyaç duyduğu potansiyel iş veya BT çözümleri için teklif alınmasında kullanılan süreç ve belgelerdir.
- RFP belgesi tipik olarak, gerekli çözümleri sunmak için teklif vermek isteyen olası katılımcılar tarafından karşılanacak bir gereksinimler bildiriminin (SOR) ana hatlarını çizer.
- Belirtilen gereklilikleri karşılayacak ürün ve/veya hizmetleri kapsayabilir.
- RFP'ler çoğu devlet kurumu ve birçok özel şirket ve kuruluş tarafından kullanılmaktadır.
Bir RFP iş hayatında neleri gerektirir?
Teklif talebi (RFP), bir projeyi duyuran, onu açıklayan ve projeyi tamamlamak için nitelikli yüklenicilerden teklif isteyen bir iş belgesidir. Çoğu kuruluş projelerini RFP'leri kullanarak başlatmayı tercih eder ve birçok hükümet her zaman bunları kullanır.
GÖRMEK: Ürün Geliştirme Nedir? Ürün Geliştiricileri ve Yöneticileri İçin Uzman Kılavuzu
RFP kullanıldığında, teklifleri talep eden kuruluş, sunulan tekliflerin fizibilitesini, teklif veren şirketlerin mali durumunu ve her teklif sahibinin projeyi üstlenme yeteneğini değerlendirmekten sorumludur.
RFP'ler genellikle birden fazla alt yüklenici gerektiren karmaşık projeler için kullanılır. RFP'yi yayınlayan kuruluşu, üstlenilen projenin kapsamını ve girişlerin değerlendirilmesine ilişkin kriterleri açıklarlar. Ayrıca ihale sürecini ve sözleşme şartlarını da özetlerler.
Talepler, kazanan teklif sahibinin yerine getireceği görevleri açıklayan bir çalışma beyanını ve işin bitirilmesine ilişkin zaman çizelgesini içerir.
RFP'ler ayrıca, tekliflerin nasıl biçimlendirilmesi ve sunulması gerektiği konusunda özel rehberlikle birlikte, teklif sahiplerine tekliflerin nasıl hazırlanacağı konusunda tavsiyelerde bulunur. Genellikle teklif sahibinin hangi bilgileri içermesi gerektiği ve istenen format hakkında talimatlar içerirler.
Bir RFP neleri içerir?
Bir RFP genellikle, düzenleyen kuruluş ve onun iş kolları (LOB'ler) hakkında arka planı, aranan çözümü tanımlayan bir dizi spesifikasyonu ve tekliflerin nasıl derecelendirileceğini açıklayan değerlendirme kriterlerini içerir.
RFP genellikle, işin kapsamını veya sağlanacak hizmetin/hizmetlerin kapsamını tanımlayan, bazen iş bildirimi (SOW) olarak adlandırılan bir bölüm içerir. Bu bölümde, kazanan teklif sahibinin yerine getireceği görevler ve teslimatların sağlanmasına yönelik bir zaman çizelgesi anlatılmaktadır.
Teklif talebinde teklif sahiplerine teklifin nasıl hazırlanacağı konusunda rehberlik de yer alıyor. Bu bölümde teklif formatına ilişkin ayrıntıların yanı sıra RFP yanıtının nasıl oluşturulacağı ve organize edileceğine ilişkin talimatlar sunulacaktır.
OKUYUN: Nijerya'da Bir İş Teklifi Nasıl Yazılır
Çoğu RFP, devlet kurumları ve kamu sektöründeki diğer kuruluşlar tarafından düzenlenir. Genellikle özel şirketler arasında rekabeti açmaları ve süreçteki önyargıları ortadan kaldırmaları gerekir. Ajanslar en düşük ve en rekabetçi teklifi aldıklarından emin olmak isterler.
Bununla birlikte, herhangi bir özel veya kamu kuruluşu, birden fazla teklif almak ve projeye ilişkin çeşitli bakış açıları almak için bir RFP sunabilir.
Örneğin, raporlama sürecini kağıt tabanlı bir sistemden bilgisayar tabanlı bir sisteme değiştirmek isteyen bir işletme, yeni sistemi kurmak ve işletmeye entegre etmek için donanım, yazılım ve kullanıcı eğitim programı için bir RFP sunabilir. Rekabetçi bir ihale süreci, onlara mevcut alternatifler hakkında daha fazla fikir verebilir.
Bir RFP ve SOW yazarken, etkinliği en üst düzeye çıkarmak için organizasyonel süreçlere ve en iyi uygulamalara dikkat etmek önemlidir.
RFP sürecini açıklama
Bir RFP ile ilk karşılaşmam, bir iş teklifi için teklif sunmam gerektiği zamandı; Sizi ayrıntılarla sıkmayacağım. Ancak öğrendiğim ilk şey, işi talep eden şirket tarafından bir RFP taslağı hazırlanması gerektiğiydi. Bu, potansiyel yüklenicilere şirketinizin ne aradığına dair daha iyi bir fikir verir.
RFP gönderildikten sonra yükleniciler veya satıcılar bunu inceleyebilir ve iş için rekabet etmek için en iyi tekliflerini sunabilirler.
Teklifime şunları ekledim:
- Sorunu nasıl çözeceğime dair bir eylem planı
- Şirketin ne beklemesi gerektiğine dair bir zaman çizelgesi
- Gerekli herhangi bir arka plan bilgisi
- Tüm projenin maliyetinin ne kadar olacağını tahmin ediyorum
Ayrıca geri dönüp RFP'nin sektördeki deneyimlerime dayanarak ayarlanması gereken belirli bileşenlerini belirtmem gereken bazı durumlar da vardı.
Bu noktada, geri bildirimlerini inceleyerek değişikliklere uyum sağlamak için yeni bir RFP oluşturabilir veya orijinali olduğu gibi bırakıp gönderilen diğer teklifleri değerlendirirken aklınızda tutabilirsiniz.
GÖRMEK: TEKLİF TEKLİFİ: Nedir ve Nasıl Yazılır?
İşletmede bir RFP taslağı hazırlamak için gerekenler
Bir RFP, uygulanabilir yanıtları çekmek için projeyi yeterince ayrıntılı bir şekilde tanımlamalı ve tanımlamalıdır.
Potansiyel bir teklif sahibi olarak işin doğasını ve projeyle ulaşmak istediği hedefleri anlayabilmelisiniz. Projenin kapsamını ve onu gerçekleştirmek için sağlanması gereken tüm ürün ve hizmetleri açıkça anlayabilmeniz için proje yeterince ayrıntılı olarak tanımlanmalıdır.
Beklenen tekliflerin formatı da ayrıntılı olmalıdır. Teklifleri karşılaştırmak ve karşılaştırmak için tek tip yanıtlara ihtiyaç vardır.
Aşağıda mükemmel RFP'yi oluşturma sürecini detaylandıran bir kontrol listesi bulunmaktadır:
RFP Nasıl Yazılır
RFP'ler oldukça katı bir format izler, ancak bu format onları hazırlayan ajanslar ve şirketler arasında farklılık gösterebilir. Bu örnek Kuzey Carolina'daki RTI International'ın sunduğu bu belge, giriş ve arka plan, teslimatların açıklaması ve seçim kriterleri hakkında bilgi içeren tipik bir RFP'deki unsurları göstermektedir.
En iyi RFP tekliflerini alma aşamaları
1. Neye ihtiyacınız olduğunu değerlendirin
Bir RFP taslağı hazırlamadan önce neye ihtiyacınız olduğunu ve neyi başarmak istediğinizi anlamak için biraz hazırlık yapmanız gerekecektir. Bu süreç, hedeflerinizi ve proje kapsamınızı tanımlamanıza ve engelleri keşfetmenize yardımcı olacaktır.
Nerede durduğunuzu değerlendirmek için rakip ve endüstri araştırması yapmak için bu zamanı kullanın. Mevcut endüstri standartlarını ve yönergelerini takip ediyor musunuz? Ürününüz rekabetin sunduklarıyla aynı seviyede mi, yoksa değer katacak sizde eksik olan özellikler mi var?
OKUYUN: Fark Yaratan Değer Önerisi Örnekleri (Başarı Planı)
2. Tüm teknik özellikleri listeleyin
Teknik özellikleri RFP'nize dahil etmek, satıcıların ihtiyacınız olanı sağlayıp sağlayamayacaklarını belirlemelerine olanak tanır. Bu aynı zamanda işletmenizi de korur çünkü bir tedarikçinin başlangıçta sizin spesifikasyonlarınızı karşılayabileceğini kabul etmesi, ancak projeyi üstlendikten sonra teslim edememesi durumunda, onu RFP'de listelenen spesifikasyonlardan sorumlu tutabilirsiniz.
3. RFP'yi dağıtın
RFP yazıldıktan sonra gönderme zamanı gelir. Bunu web sitenizde yayınlayabilir ve hatta bunun için özel bir açılış sayfası bile oluşturabilirsiniz. Üyesi olduğunuz sektörle ilgili profesyonel gruplardan yararlanın ve orada reklamını yapın. Yerel bir satıcıyla çalışmayı tercih ediyorsanız, yerel ticaret odanızı kullanmak RFP'nizin reklamını yapmak için de mükemmel bir yerdir.
4. Tekliflerinizi değerlendirin
Tüm teklifleri aldıktan sonra, her birini karşılaştırmak ve hangi satıcının şirketinize en uygun olduğunu belirlemek neredeyse zahmetsiz olacaktır.
Teklif veren yığınından, kaç tanesini aldığınıza veya ilgilendiğinize bağlı olarak, göz önünde bulundurmanız gereken ilk üç, beş veya 10 favorinizden birkaçına kadar daraltmak isteyeceksiniz. Kimin gerçekten iş için ideal olduğunu belirlemek için potansiyel satıcıları daha fazla incelemek için zaman harcayın.
5. İş için en iyi satıcıyı seçin
Bazı şirketler, bu müzakere sürecini başlattıktan sonra en iyi tedarikçilerinden bir kez daha en iyi ve nihai teklifi talep edebilir. Bu, iş için yalnızca doğru kişiyi veya şirketi değil, aynı zamanda doğru fiyata almalarını da sağlamak içindir.
GÖRMEK: TEKLİF TEKLİFİ: Nedir ve Nasıl Yazılır?
Bu fazladan bir adım gibi görünse de, paradan, zamandan ve ileride baş ağrılarından tasarruf etmenizi sağlayabilir.
Ne Değil İş hayatında bir RFP ile Yapılacaklar
Doğru satıcıyı bulmak istiyorsanız RFP'nizin spesifik olmasına ihtiyacınız vardır. Yalnızca “evet” veya “hayır” soruları sormak sizi bir yere götürmez. Bu nedenle, düşünceli cevaplar gerektiren spesifik sorular oluşturmalısınız. Bir problemi çözerken düşünce süreçlerini açıklamalarını gerektiren açık uçlu sorular sorun.
Şuna benzer cümleler kullanmayı deneyin:
- Bu sorunu veya başka bir şirket için benzer bir sorunu nasıl çözdüğünüze dair bir örnek paylaşabilir misiniz? Öngörülemeyen barikatlarla karşılaştınız mı? Bu sefer aynı ya da farklı ne yapardınız?
- Önerilen yeniden tasarımınızla, teknoloji konusunda bilgili olmayan bir kişinin yeni kayıt formunu doldurması ne kadar sürer? Bunun ne kadar zaman kazandıracağını tahmin ediyorsunuz?
RFP'ye Örnek Yanıt
Bir RFP yayınladıysanız ve yanıt topluyorsanız, etkili RFP yanıtlarında nelere dikkat etmeniz gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Aşağıda etkileyici bir RFP yanıtının şablon örneği verilmiştir:
RFP'ye Örnek Yanıt
Ancak bu aynı zamanda bizi büyük bir soruya da götürüyor: RFP iş hayatında gerçekten gerekli mi? Kendi başınıza iki veya üç satıcıyı inceleyerek zaman geçiremez misiniz?
Birazdan göreceğiniz gibi, bu rota kesinlikle sizin çıkarlarınıza uygun değil.
İşletmenizde neden RFP kullanmalısınız?
Bir dizi nedenden dolayı bir RFP düzenlenebilir.
Bazı durumlarda, bir BT projesinin karmaşıklığı resmi bir RFP'yi gerektirir. Teknolojilerin, satıcıların ve potansiyel konfigürasyonların bir karışımını gerektiren entegre bir çözüm ararken birden fazla teklif verenden ve perspektiften yararlanabilirsiniz. Örneğin işletmenizin kağıt tabanlı bir sistemden bilgisayar tabanlı bir sisteme geçtiğini varsayalım. Bu durumda yeni sistemin kurulması ve kuruma entegrasyonu için gerekli olan tüm donanım, yazılım ve kullanıcı eğitimleri için teklif isteyebilirsiniz.
OKUYUN: ERP ve CRM: İşletmeniz için Doğru Sistemi Seçmek
Bunun aksine, basit bir donanım yükseltmesi yalnızca tek bir satıcıya teklif talebi (RFQ) gönderilmesini içerebilir.
Devlet kurumları gibi bazı kuruluşların tam ve açık rekabeti sağlamak için RFP'ler düzenlemesi gerekebilir.
Ayrıca bir çözümün maliyetini düşürmek amacıyla rekabeti artırmak için bir RFP yayınlayabilirsiniz. Bununla birlikte, bir RFP'nin spesifikasyonlarına en duyarlı teklif olma temelinde kabul edilen bir teklif her zaman en düşük fiyatlı teklif olmayabilir. Pek çok şirket sizinle iş yapmak için rekabet edeceğinden, satıcıların kazanan RFP yanıtları hazırlaması önemlidir.
Müşterinin RFP oluşturma becerisi, teklif verenin yanıtının kalitesini ve dolayısıyla ortaya çıkan BT çözümünün başarısını veya başarısızlığını belirleyebilir. Belirlenen gerekliliklerin çok belirsiz olması halinde, teklif veren, çözümü tasarlarken ve uygularken hedefi kaçırabilir. Ancak aşırı ayrıntılı ve kısıtlayıcı gereksinimler, teklif verenin yaratıcılığını sınırlandırır ve yenilikçiliği bastırır.
Kaliteli bir yanıt alabilmek için şirketlerin satıcılardan net beklentiler belirlemesi gerekir.
Bir RFP'yi aşağıdaki amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Proje ayrıntılarını ve beklentileri ana hatlarıyla belirtin: Paydaşlar projenin gereksinimlerini ana hatlarıyla belirtir ve potansiyel teklif sahiplerinin ve yüklenicilerin projenin kapsamını ve şirketin tedarikçi seçme kriterlerini anlamalarına yardımcı olacak ayrıntıları içerir.
- Teklif iste: Bir RFP, talep veya teklif sürecini başlatır. Şirketler bir RFP yayınlayarak yüklenicilerden başvuru talep ederler. RFP belgeleri kamu sektöründe yaygındır; birçok devlet kurumu, nitelikli hizmet sağlayıcıları bulmanın birincil yolu olarak RFP seçim sürecini kullanır.
- Birden fazla satıcıyı değerlendirin: Şirketler ve serbest çalışanlar tekliflerini sunduklarında, işletme bunları inceler ve ihtiyaçlarına en uygun satıcıyı seçer. Şirket, kazanan teklif sahibini seçmeden, nihai teklifi uzatmadan ve projeleri için bir sözleşme imzalamadan önce birçok farklı satıcı veya teklif sahibiyle görüşmelere başlamak için bir RFP kullanıyor.
Pazarlamada RFP nedir?
Pazarlamada, bir RFP genellikle markanızın erişimini artırmasına yardımcı olabilecek herhangi bir pazarlama faaliyetini dış kaynak olarak kullanmak için kullanılır. Bu faaliyetler, dahili olarak yapamayacağınız pazarlama ile ilgili her şeyi içerir.
Örneğin, küçük bir başlangıçta çalışıyorsanız, işletmeniz için entegre bir pazarlama planı oluşturmak üzere tam hizmet iletişim ve pazarlama firması bulmak için bir RFP oluşturabilirsiniz. Durum buysa, RFP'nizde "SEO varlığınızı artırmanıza" veya "sosyal medya takipçilerini çekmenize" vb. yardımcı olacak bir firma aradığınızı belirtirsiniz.
Öte yandan, eğer bir pazarlama ajansında çalışıyorsanız, sunduğunuz hizmetlerle ilgili olarak bölgenizdeki RFP'lere dikkat etmek isteyeceksiniz. Örneğin, bir web tasarım şirketi için çalışıyorsanız, web tasarım hizmetleri için RFP'ler oluşturan işletmeleri aramak isteyeceksiniz.
GÖRMEK: Modern İşletmelerin Başarısında Web Tasarımının Rolü
Satışta RFP nedir?
Satışlarda, bir işletme ihtiyaçlarına uygun bir ürün veya hizmet satın almak istediğinde genellikle bir RFP oluşturulur. Örneğin, bir kurumsal şirket yeni bir CRM yazılımı arıyorsa, işletme ne aradığını ve yeni CRM yazılımıyla neyi başarmayı umduğunu özetleyen bir RFP yayınlayabilir.
Bu nedenle RFP'ler kurumsal satış döngüsünde kritik bir rol oynayabilir. RFP düzenleyen kurumsal şirketler genellikle kendilerine BT desteği, güvenlik, katılım ve eğitim ile diğer ek hizmetleri sağlayabilecek işletmeler arıyor. Bu büyük hesapları kapatmak için satış ekibinizin bir RFP yanıt sürecine hazırlıklı olması ve bu büyük şirketlere ayrılan süre içinde etkin bir şekilde yanıt verebilmesi hayati önem taşımaktadır.
OKUYUN: Satış Yaklaşımınızı Güçlendirmek İçin Ek Satış ve Çapraz Satış Stratejilerini Seçmek
RFI ve RFP
RFI (bilgi talebi), RFP teklif verme süreci sırasında takip eden bir ilgi ifadesidir. Şirket, yüklenicinin yetenekleri, teslimatları, profesyonel hizmetleri, işlevselliği, zaman çizelgesi veya diğer satıcı bilgileri hakkında daha fazla ayrıntı ister. RFP'den farklıdır çünkü belirli bir satıcıya yöneliktir (ilgili satıcılara yapılan genel bir çağrı yerine).
Bir RFI, genel bilgiler yerine belirli ayrıntıları talep eder.
RFQ ve RFP karşılaştırması
RFQ (fiyat teklifi talebi veya fiyat teklifi talebi), RFP sürecindeki bir takip belgesidir; RFP'yi yayınlayan şirket, yüklenicinin teklifiyle ilgilendiğini ifade eder ve bir maliyet tahmini ve hizmetlerinin dökümünü ister. Bir RFP yanıtı olarak, bir RFQ, kısa listedeki belirli bir satıcıya uygulanır (ilgili satıcılara yapılan genel bir çağrı yerine).
Diğer proje detaylarından ziyade sadece fiyata odaklanır.
Ücretsiz RFP Şablonu: İhtiyacınız Olan Tek RFP Şablonu
RFP (Teklif Talebi) Nedir: Bilmeniz Gereken Her Şey
TEKLİF TEKLİFİ: Nedir ve Nasıl Yazılır?
Referanslar
