Veja bem, quase qualquer pessoa pode escrever um e-mail e ainda assim transmitir uma mensagem. Mas é preciso mais para escrever um memorando. Mais do que passar informações, um memorando deve ser muito claro e conciso, caso contrário você simplesmente vai entediar os leitores e eles acabarão perdendo o foco. Aqui, fornecerei etapas práticas sobre como escrever um memorando conciso, com modelos úteis. Mas, caso você esteja confundindo um memorando com um e-mail, vamos primeiro definir um memorando, também conhecido como memorando.
Principais lições
Um memorando é uma mensagem breve que transmite com eficiência informações importantes em uma organização. Está estruturado de forma a apresentar de forma eficiente e concisa uma riqueza de informações.
Para escrever um bom memorando:
- Comece com um cabeçalho
- Elabore uma declaração clara e objetiva
- Forneça um parágrafo abrangente
- Forneça informações básicas
- Incluir tarefas e diretrizes específicas
- Inclua uma breve conclusão
- Inclua suas informações de contato
- Inclua anexos quando necessário
O que é um memorando?
Um memorando é uma mensagem breve que transmite informações importantes com eficiência. Você tem a flexibilidade de escolher o meio de comunicação mais adequado em seu local de trabalho, como um e-mail, um anúncio do Slack ou um aviso físico em um quadro de avisos.
O memorando é estruturado de forma a apresentar de forma eficiente e concisa uma riqueza de informações. Desde o anúncio de mudanças na política da empresa até o fornecimento de atualizações vitais de projetos, esta comunicação garante que o tempo dos leitores não seja desperdiçado. Escrever um e-mail pode ser uma tarefa que qualquer pessoa pode realizar, mas dominar a arte de escrever memorandos requer tempo e prática.
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Quando você precisa escrever um memorando?
Gallup 2022 Relatório sobre o estado do local de trabalho global revela que um número significativo de 41% dos funcionários expressa o desejo de modificar o envolvimento ou a cultura da sua empresa. A comunicação é um excelente exemplo disso. Uma cultura forte é estimulada por reuniões, e-mails e memorandos eficazes, que apoiam as interações.
Compreender o momento apropriado para escrever um memorando permite selecionar a forma de comunicação mais adequada para as circunstâncias dadas e evitar a formação de bolsões isolados de informações. Aqui estão alguns cenários em que você precisará escrever um memorando:
#1. Notificar a equipe sobre as políticas ou mudanças da empresa
Um memorando é uma ótima ferramenta para manter sua equipe informada sobre quaisquer atualizações ou modificações nas políticas, procedimentos ou estratégias de sua organização. A compreensão uniforme é promovida e incentiva o questionamento imediato, economizando tempo e evitando a propagação de desinformação.
#2. Chamando a atenção para um problema
Um memorando é uma forma eficaz de informar a todos sobre um problema significativo que está afetando o funcionamento da sua organização. Um memorando bem elaborado desempenha um papel crucial na promoção do engajamento e na melhoria da experiência do funcionário. Ao manter os indivíduos informados sobre assuntos importantes e ao destacar a importância das suas contribuições, o memorando garante que todos permaneçam ligados e valorizados.
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#3. Fornecendo atualizações sobre um projeto
Os memorandos informam eficazmente as partes interessadas sobre o progresso de um projeto, quaisquer ajustes no cronograma ou quaisquer requisitos de recursos. Manter todos informados sobre os prazos do projeto e os desenvolvimentos em andamento é crucial para evitar obstáculos e garantir a boa execução do projeto.
#4. Fazendo um pedido
Um memorando é uma excelente forma de comunicar de forma clara e direta solicitações formais, como solicitações de recursos, aprovações ou feedback. Um memorando serve como uma ferramenta persuasiva para obter apoio ou aprovação, indicando claramente as razões e os benefícios potenciais do seu pedido. Além disso, pode antecipar e responder a quaisquer possíveis questões que possam surgir.
#5. Reconhecendo as conquistas dos funcionários
Os memorandos podem ser usados para reconhecer e destacar o desempenho e as conquistas excepcionais dos funcionários, como promoções. Expressar reconhecimento pelo trabalho árduo e ao mesmo tempo enfatizar os valores da empresa tem um efeito multifuncional. Aumenta o moral e promove um ambiente de trabalho positivo.
Por que memorandos claros e concisos são importantes
Digamos que você receba um memorando longo e cheio de linguagem confusa e instruções pouco claras. Você vai lê-lo completamente e agir? Mais provável que não. Memorandos claros e concisos são cruciais para garantir que sua mensagem seja compreendida e aplicada de forma eficaz.
Como escrever um memorando claro e conciso
A formatação desempenha um papel crucial na redação de um memorando conciso e completo. Cada informação no memorando tem um papel a desempenhar para torná-lo facilmente digerível e acionável, assim como em um e-mail profissional. Isso inclui tudo, desde a linha de assunto até a saudação.
Siga estas etapas para garantir que suas mensagens sejam claras e obtenham os resultados desejados:
#1. Comece com um cabeçalho.
Comece incluindo um cabeçalho detalhado para estabelecer o contexto. Inclua a data e o assunto geral no cabeçalho, bem como os destinatários e remetentes do memorando. Forneça elementos contextuais para ajudar os leitores a compreender a premissa básica e a tomar as ações necessárias.
#2. Elabore uma declaração clara e objetiva
Comece seu memorando declarando claramente seu propósito de forma concisa e direta. Use uma declaração de objetivo ou de problema para transmitir o ponto principal. O objetivo do memorando deve ser facilmente compreendido pelos destinatários, permitindo-lhes compreender rapidamente a sua intenção.
Considere um carta de apresentação. Normalmente, a linha de abertura de um memorando indica diretamente o propósito, garantindo que os leitores estejam imediatamente cientes da natureza e do objetivo do documento.
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#3. Forneça um parágrafo abrangente
Certifique-se de que o corpo do memorando seja completo, mesmo que tenha espaço limitado. Isso permitirá que você desenvolva efetivamente seus pontos principais. Comece com os detalhes mais importantes imediatamente e, em seguida, faça a transição gradual para informações menos cruciais, mas ainda relevantes.
Melhore a legibilidade organizando o corpo com marcadores ou listas numeradas. Certifique-se de que sua redação seja clara e evite jargões desnecessários que possam confundir seus leitores. Certifique-se de que seu memorando seja conciso e facilmente compreensível.
#4. Forneça informações básicas
Inclua uma breve seção de histórico se o seu memorando fizer referência a eventos, circunstâncias ou memorandos anteriores. Isso fornece contexto, orienta seus leitores e vincula sua comunicação atual a eventos ou ações passadas, oferecendo uma compreensão abrangente da situação em questão.
#5. Inclua tarefas e prazos específicos.
Inclua uma frase de chamariz clara nos memorandos, orientando os leitores sobre as próximas etapas a serem seguidas. Isso pode envolver a confirmação do recebimento ou a localização imediata de uma sala de reunião. É importante definir claramente os passos a seguir, identificando os responsáveis e especificando os prazos para essas tarefas
Incentivar a responsabilização e promover uma compreensão partilhada das expectativas cria um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.
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#6. Inclua uma breve conclusão
Considere incluir uma breve conclusão para resumir os pontos-chave se o seu memorando abordar um assunto complexo ou for muito longo. Reiterar os pontos principais por meio de um breve resumo ajuda a reforçar os elementos essenciais da sua mensagem, facilitando a compreensão de outras pessoas.
#7. Inclua suas informações de contato.
A comunicação muitas vezes pode não ser clara, não importa quanto esforço você dedique a ela. Você deve encontrar uma maneira de responder a quaisquer dúvidas que as pessoas possam ter sobre o que fazer a seguir. É por isso que você deve incluir suas informações de contato no final do seu memorando. Pode ser seu contato móvel, localização da mesa ou identificador do Slack. Seus colegas podem entrar em contato com você facilmente se tiverem alguma dúvida ou precisarem de mais esclarecimentos sobre algum ponto.
#8. Inclua anexos quando necessário
Anexe ou forneça links acessíveis para quaisquer documentos, gráficos ou materiais referenciados. Seus leitores terão todos os recursos necessários para compreender totalmente e agir de acordo com o memorando. Ao vincular, você evita sobrecarregar o memorando com informações excessivas.
Exemplos de memorandos
Aqui estão alguns exemplos de memorandos para diferentes situações para ajudá-lo a entender melhor como escrever um memorando bem elaborado e personalizado:
#1. Memorando de atualização de política
Este exemplo descreve efetivamente as mudanças na política da empresa e fornece uma explicação clara das razões por trás da mudança. O texto estimula a curiosidade, convidando a perguntas e fornecendo instruções claras sobre onde encontrar informações adicionais, garantindo transparência e oferecendo apoio:
Para: [nome da pessoa ou departamento]
De: [nome da pessoa ou departamento]
Data: [inserir data]
Assunto: [assunto] Mudança de política
Oi tudo,
Estou escrevendo para informá-lo sobre uma atualização importante em relação à [política]. A partir de [data], implementaremos alterações em [detalhes específicos das mudanças na política].
O objetivo desta mudança é [explicar a lógica por trás da mudança e seus benefícios]. Acreditamos que esses ajustes contribuirão para [meta].
Reserve um tempo para revisar o documento anexo que descreve detalhadamente a política atualizada. Caso você tenha alguma dúvida ou preocupação, sinta-se à vontade para entrar em contato com [pessoa de contato ou departamento].
Obrigado pela sua atenção a este mater.
Cumprimentos,
[nome]
[posição]
#2. Memorando de atualização do projeto
Um memorando de atualização do projeto mantém todos informados sobre o progresso do projeto, quaisquer alterações no plano original ou quaisquer desafios ao longo do caminho. Comunicar-se continuamente desta forma ajuda a prevenir problemas e garante que todos estejam se esforçando para atingir os mesmos objetivos:
Para: [nome da pessoa ou departamento]
De: [nome da pessoa ou departamento]
Data: [inserir data]
Assunto: [nome do projeto] Atualização
Querida equipe,
Aqui está uma atualização sobre o progresso de [nome do projeto]. Aqui estão os principais desenvolvimentos desde nossa última atualização:
[um resumo das tarefas e marcos]
[quaisquer desafios ou problemas e como foram resolvidos]
[quaisquer ajustes no cronograma ou escopo do projeto, se aplicável]
No geral, estamos fazendo progressos constantes e continuamos no caminho certo para atingir nossas metas. Fique atento e continue a se esforçar ao máximo para garantir a conclusão bem-sucedida deste projeto.
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato comigo. Vamos continuar com o excelente trabalho!
Cumprimentos,
[nome]
[posição]
#3. Emitir memorando de alerta
Este tipo de memorando aumenta a conscientização. Ele se concentra em um problema específico que afeta a empresa, um departamento ou um projeto específico. Além de destacar o problema, também pode sugerir possíveis medidas para resolvê-lo, incentivando a resolução proativa de problemas dentro da organização.
Para: [nome da pessoa ou departamento]
De: [nome da pessoa ou departamento]
Data: [inserir data]
Assunto: [assunto] Problema
Oi equipe,
Estou escrevendo para chamar sua atenção para um problema com [assunto]. Chegou ao nosso conhecimento que [descreva o problema e seu impacto na empresa ou nos funcionários].
Compreendemos os potenciais desafios que isto pode representar e estamos a trabalhar ativamente para resolver a situação. Enquanto isso, encorajamos todos a [fornecer quaisquer instruções ou precauções necessárias].
Tenha certeza de que estamos levando esse assunto a sério e manteremos você atualizado sobre qualquer progresso ou instruções adicionais. Se você tiver alguma ideia ou sugestão relacionada a este problema, compartilhe-a com [pessoa de contato ou departamento].
Obrigado por sua compreensão e cooperação.
Atenciosamente,
[nome]
[posição]
#4. Solicitar memorando
O memorando de solicitação serve como um documento formal que expressa a necessidade de recursos, feedback ou aprovação. Ao descrever claramente os motivos da solicitação, você comunica de forma eficaz a necessidade desses itens e o impacto que eles podem ter na equipe.
Para: [nome da pessoa ou departamento]
De: [nome da pessoa ou departamento]
Data: [inserir data]
Assunto: [solicitação específica]
Olá [nome da pessoa ou departamento],
Espero que esta mensagem o encontre bem. Estou escrevendo para solicitar formalmente [solicitação específica]. Isto porque [fornecer uma explicação concisa do pedido, incluindo a sua importância e potenciais benefícios para a empresa].
Anexei uma proposta detalhada descrevendo as especificidades da solicitação, incluindo [detalhes, dados de apoio e informações relevantes].
Caso você tenha alguma dúvida ou precise de mais informações, não hesite em entrar em contato comigo. Eu aprecio sua atenção.
Cumprimentos,
[nome]
[posição]
#5. Memorando de reconhecimento de funcionários
Enviar um memorando é um método rápido e eficaz para reconhecer e homenagear as realizações de um funcionário ou contribuições valiosas para a empresa. Expressar apreço pelo trabalho árduo não só aumenta o moral, mas também promove um ambiente saudável para todos.
Para: [nome da pessoa ou departamento]
De: [nome da pessoa ou departamento]
Data: [inserir data]
Assunto: Parabéns rápido
Oi tudo,
Vamos todos aproveitar um momento para apreciar o desempenho e a dedicação excepcionais de [nome do funcionário] de [departamento/equipe]. Eles demonstraram consistentemente [realizações, qualidades ou contribuições específicas].
O seu trabalho árduo e compromisso com a excelência têm sido verdadeiramente notáveis e merecedores de reconhecimento. Os esforços do [nome do funcionário] refletem positivamente em toda a equipe e contribuem para o nosso sucesso geral como empresa.
Junte-se a mim para parabenizar [nome do funcionário] por sua notável conquista. Agradecemos sua contínua dedicação e profissionalismo. Vamos comemorar esse marco e continuar a inspirar e apoiar uns aos outros em nossas respectivas funções.
Os mais calorosos parabéns mais uma vez!
Cumprimentos,
[nome]
[posição]
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Formato para um memorando comercial
O formato do memorando comercial foi projetado para comunicar sua mensagem de maneira eficaz, de maneira clara e concisa. Um memorando bem elaborado deve fornecer as informações essenciais de uma maneira que permita que um grande número de funcionários as compreenda e absorva facilmente.
Certifique-se de que a linha de assunto notifique com precisão os destinatários de que este memorando se refere especificamente a eles. Começar com um resumo executivo ajuda os destinatários a compreender a mensagem geral antes de se aprofundarem nos detalhes. Fornecer contexto por meio de informações básicas, abordando possíveis questões com uma visão geral e um cronograma.
Função:
Certifique-se de rotular seu conteúdo como “Memorando” no cabeçalho para fornecer informações claras e precisas aos seus leitores. Certifique-se de incluir “TO”, “FROM”, “DATE” e “SUBJECT” conforme mencionado anteriormente. Abordar o conteúdo relevante inclui considerar com quem você está falando e por que isso é importante.
O primeiro parágrafo:
Comece o primeiro parágrafo declarando o propósito do seu memorando de maneira clara e concisa. Começar sua frase com frases como “Estou entrando em contato para informá-lo…” ou “Estou entrando em contato para solicitar…” pode adicionar um toque pessoal à sua mensagem. Um memorando bem elaborado é conciso, transparente e vai direto ao ponto. Comece apresentando imediatamente as informações mais importantes e, em seguida, use os parágrafos a seguir para fornecer explicações mais aprofundadas.
O segundo parágrafo:
Certifique-se de incluir contexto ou evidências de apoio no segundo parágrafo. Por exemplo, imagine que você está escrevendo um memorando para informar a empresa sobre uma reorganização interna. Se for esse o caso, o parágrafo dois poderia ser revisado para declarar: “O crescimento da nossa empresa nos levou à decisão de separar a nossa equipe de produção de vídeo da nossa equipe de conteúdo. Este movimento estratégico permite que ambas as equipes se concentrem em seus objetivos específicos.”
O terceiro parágrafo:
Certifique-se de incluir uma solicitação específica para cada funcionário no terceiro parágrafo. Por exemplo, se estiver planejando um passeio em equipe, você pode dizer algo como: “Por favor, confirme presença com quaisquer restrições alimentares” ou “Sinta-se à vontade para me enviar um e-mail se tiver alguma dúvida”.
Pelo contrário, ao informar o pessoal sobre a próxima construção do edifício, é importante expressar o seu apreço pela sua cooperação durante este período. Você deve fornecer orientação sobre como espera que eles lidem com as notícias e se alguma ação específica é esperada em resposta ao memorando.
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Como você escreve um memorando escolar?
Para escrever um memorando escolar, comece com um cabeçalho claro, incluindo data, destinatários e remetente. Elabore uma declaração de objetivo concisa, seguida por um parágrafo abrangente, informações básicas (se necessário), tarefas e prazos específicos, breve conclusão e informações de contato.
Quanto tempo dura um memorando?
O comprimento de um memorando normalmente varia de uma a duas páginas, ou cerca de 200 a 400 palavras, dependendo da complexidade e urgência da mensagem.
Os memorandos têm subtítulos?
Os memorandos normalmente não têm subtítulos. São documentos concisos, de uma única página, destinados à comunicação rápida, portanto, a formatação clara e a linguagem direta são priorizadas em vez de estruturas complexas.
Um memorando tem assinatura?
Os memorandos normalmente incluem o nome, cargo e informações de contato do remetente no final, servindo como forma de assinatura.
Em conclusão,
Um memorando e um e-mail diferem principalmente no tamanho do público, e não no nível de complexidade. Certifique-se de que seu memorando comunique sua mensagem de maneira eficaz e seja relevante para o grupo de funcionários que o recebe, seja ele simples ou complexo. Certifique-se de que a mensagem seja clara e concisa, independentemente do formato de memorando escolhido.
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Referências
