إذا كنت تنوي تقديم مراجعات أداء الموظف لأول مرة ، أو ترغب في تجديد نهج شركتك ، أو ببساطة تحتاج إلى دليل مرجعي ، فإليك كل ما تحتاج إلى معرفته. لقد قمنا أيضًا بتضمين بعض نماذج أسئلة مراجعة أداء الموظف التي قد تستخدمها على الفور.
ما هي مراجعات الموظفين؟
مراجعات الموظفين هي تقييمات لأداء الموظف يتم إجراؤها غالبًا بواسطة رئيس الموظف. تعد مراجعات الموظفين جانبًا ضروريًا ولكنه غير مريح في عمليات التوظيف والاحتفاظ بالموظفين في الشركة. كثير من الناس يعتبرون هذه التجمعات تعسفية وضرورة مشتركة ليس لها هدف أو أهمية حقيقية. يمكن أن تساعد مراجعات الموظفين ، عند استخدامها بشكل صحيح ومعالجتها بنجاح ، في تحويل الموظفين على المدى الطويل إلى أعضاء فريق.
ما هي أهمية مراجعات أداء الموظف؟
توفر مراجعات أداء الموظفين ، بالإضافة إلى التأثيرات الجيدة طويلة الأجل ، دفعة فورية - ليس فقط للشركات ولكن أيضًا للأفراد الذين يرغبون في تقييم نقاط قوتهم وضعفهم وتطورهم في حياتهم المهنية. فيما يلي بعض المزايا التي يمكن أن توفرها مراجعات الأداء:
# 1. مواءمة الأدوار الشخصية مع أهداف العمل
مراجعة الأداء الوظيفي هي فرصة للتأكد من أن كل شخص يعرف رؤية المنظمة وأهدافها ، وكذلك كيف يتناسب عملهم مع الصورة العامة. الأداء الفردي هو القوة الدافعة وراء الأداء التنظيمي.
# 2. وعي شامل بمسؤوليات الوظيفة
يتم تمكين الأفراد من قبل إدارة الأداء للنظر في دورهم داخل المنظمة وتوضيح أي مجالات لديهم أسئلة فيها. يتم تجنب أي غموض في مكان العمل عندما يدرك الموظفون والمشرفون تمامًا وامتلاكهم لالتزاماتهم الوظيفية الفريدة. كل شخص مسؤول عن وظيفته والتزاماته.
# 3. يتم إجراء تقييمات الأداء على أساس منتظم.
تساعد التعليقات المنتظمة على تحسين التواصل العام في مكان العمل. تساعد مراجعات الأداء في تحديد نقاط القوة والقيود لدى الفرد ، فضلاً عن تزويد الموظفين بفهم أفضل للتوقعات التي يتم وضعها عليهم.
قد تكون إدارة الأداء أداة تحفيزية تدفع الموظفين ليس فقط ليكونوا أكثر رضا في عملهم ولكن أيضًا لتجاوز نداء الواجب.
# 4. النهوض بمسيرته المهنية
توفر مراجعة الأداء فرصة للتخطيط وتحديد الأهداف لتعزيز مهنة الموظف. ستساعدهم إدارة الأداء أيضًا في الحصول على أي تدريب أو توجيه إضافي سيكون بمثابة أساس لإنشاء الموارد البشرية لتخطيط التعاقب في المستقبل.
# 5. يكافأ الأداء الجيد.
توفر إدارة الأداء مكافآت غير الأجور التي تُظهر الامتنان لعمل جيد ، مثل الإجازة والمكافآت. إن الوعد بإجراء مراجعة أداء أفضل من "تجاوز التوقعات" - وهو إجراء يُدرك فيه أنك تجاوزت حدوده - هو دافع للأداء الجيد وقد يفتح الباب أمام التقدم الوظيفي في المستقبل.
هل تقييمات الموظفين تحفزهم على التحسين؟
اكتشفت Gallup ، وهي شركة استشارات وتحليلات أمريكية ، أن 14٪ فقط من الموظفين يشعرون بقوة أن تقييمات أدائهم تحفزهم على التطور.
في حين أن مراجعة الأداء قد تهدف إلى التعرف على العمل الجيد والثناء عليه ، فإن الحقيقة هي أنه يُنظر إليها في كثير من الأحيان على أنها إما تمرين مربع أو مناسبة للنقد.
كيف يمكننا تحسين تحفيز الناس على التحسين؟
يعتقد 69٪ من الموظفين أنهم سيعملون بجهد أكبر إذا تم الاعتراف بمساهماتهم أكثر.
في حين أن الملاحظات الإيجابية والسلبية ضرورية للتطوير المستقبلي ، فإن مدح شخص ما على عمله الجيد يوفر إحساسًا بالرضا والتقدير ، مما يمكن أن يلهم موقفًا جيدًا تجاه العمل في المستقبل.
بدلاً من تخصيص ساعة أو ساعتين مرة في السنة لمناقشة إنجازات الموظف مع الشركة ، فإن إحدى أكثر الطرق فعالية لتحفيز الناس على العمل بجدية أكبر هي تقديم ملاحظات مستمرة وصادقة.
إن تقديم الثناء والنقد في الوقت الحالي لا يساعد الموظف على التعلم فحسب ، بل يسمح له أيضًا بتعديل أو تحسين أساليب عمله والاعتراف بجهودهم عمليًا على الفور. هذه طريقة أكثر فاعلية لتشجيع التغيير المستمر في فريقك. إنه يوضح أنك تهتم بأعضاء فريقك وتتحدث لأنك تعتقد أنه مهم ، ليس لمجرد أنه موجود في التقويم الخاص بك.
من المسؤول عن مراجعة أداء الموظف؟
عادة ما يكون هو المدير المباشر للشخص ، لأنهم الأكثر دراية بوظيفة الموظف والعمل الحالي. في بعض الظروف ، قد تتم المراجعة بواسطة مجموعة قيادية أو قائد فريق أو قائد أعلى رتبة أو شخص من الموارد البشرية.
مراجعة الموظف: كيفية إجرائها
ضع في اعتبارك الخطوات التالية لإجراء مراجعة شاملة ومثمرة لموظفك.
# 1. ابدأ من البداية.
يساعد البدء بتاريخ بدء الموظف والتقدم خلال توظيفه في بناء مسار واضح للمراجعة. يسمح هذا الإجراء لك وللموظف بالتفكير في أدائهم ويوفر إطارًا لمعالجة التوقعات وفرص التطوير. ناقش أي تطورات إيجابية لاحظتها أو كيف تطور الموظف كمحترف.
# 2. يجب تسليط الضوء على الأهداف.
تعد مراجعة الأهداف السابقة المحددة لموظفك تقنية فعالة لتقييم العمل الذي أنجزوه خلال إطار زمني محدد. قد تساعد أهداف SMART (أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا) كلاكما على البقاء على المسار الصحيح مع أهدافك. يجب أن يظل هذا هو التركيز الأساسي لمراجعة أداء الموظف. أضف قدر ما تحتاج من المعلومات لإزالة أي ارتباك وإعادة تأكيد التوقعات.
لكي تبدو مفيدًا وليس حكميًا ، اذكر "ماذا" و "كيف" لكل هدف لأهداف أو أشياء غير محققة يمكن أن تستخدم بعض الأعمال. تذكر أن تضع في اعتبارك منظور الموظف وتستخدمه لمساعدته.
# 3. تحدث عن المستقبل.
يفيد التخطيط المسبق أنت وموظفيك على حد سواء من حيث تحسين الأداء والحفاظ عليه. افحص المجالات التي يمكن لموظفك أن يحسن فيها ويطور أهدافًا قصيرة وطويلة المدى من شأنها أن تؤدي إلى التحسين. يمكن أن يساعد التركيز على المستقبل لجزء من المراجعة كلاً من المدير والموظف على معرفة كيفية ارتباط هذه الأهداف برؤية الشركة ومساعدتك على معرفة كيفية تحقيقها في الإطار الزمني الذي حددته.
# 4. ضع أهدافًا قابلة للتحقيق ومعقولة ومنصفة.
لا يوجد شيء اسمه هدف صغير ، وإلهام موظفيك بتوقعات مستقبلية يساعد في تعزيز قدراتهم. هذا أيضًا نهج ممتاز لتوجيه المراجعة حتى نهايتها.
# 5. استخدم كلمات التشجيع
أثناء تشجيعك لموظفيك على أن يكونوا محددين بشأن أهدافهم ، كن محددًا بشأن ملاحظاتك الإيجابية في المقابل. يمكن أن تضمن الملاحظة الإيجابية استجابة الموظف الجيدة للتعليقات ، لذا استفد من هذه الفرصة لتسليط الضوء على نقاط قوتهم وعادات العمل الإيجابية وأي شيء آخر يستحق الثناء بشأن أدائهم.
# 6. التعليق وطرح الأسئلة في النهاية.
يُعد السماح بالأسئلة أثناء المراجعة طريقة جيدة لجعل الموظفين يشعرون بالتقدير والتمكين والتأكد من متطلبات الوظيفة. استفسر عما إذا كان لديهم أي أسئلة حول دورهم أو دورك أو أي شيء آخر يتعلق بهم. لا توفر الأسئلة والأجوبة الأمان لموظفك فحسب ، بل توفر أيضًا الأمان لك. يتيح لك هذا النوع من التعليقات تحديد الطرق التي يمكنك أنت وقسمك من خلالها دعم موظفيك بشكل أفضل.
إن السماح لموظفك بطرح الأسئلة أو مناقشة أساس مراجعتك يعزز الشفافية والثقة. كمثال:
- هل لديك أي تعليقات أو أسئلة حول رأيك؟
- هل هناك أي شيء آخر تود التحدث عنه؟
- ما الذي يمكننا فعله أيضًا لمساعدتك في تطويرك؟
بطبيعة الحال ، قد يكون لدى الموظف أسئلة أو مخاوف ، ويجب أن تكون مستعدًا لمعالجتها بأفضل ما لديك. قد يستفسرون عما يلي:
- لماذا منحت هذه الدرجة؟
- كيف يمكنني زيادة أدائي؟
- ما هي بعض العوائق المحتملة أمام هذه العملية؟
إنها لفكرة جيدة أن توفر مساحة أسفل المراجعة المكتوبة الخاصة بك لهذه الأسئلة والمخاوف. تعرف على كل مشكلة وعالجها أثناء الدردشة عندما يستجيب موظفك ، وقم بتدوين الملاحظات في هذا القسم. يوضح هذا أنك ملتزم بالاستماع إلى وتذكر ما يقوله موظفك. بعد الاجتماع ، قم بتزويد الموظف بنسخة محدثة من المراجعة تتضمن الملاحظات التي قمت بتدوينها. يحب الموظفون المتابعات الصغيرة مثل هذه ، والتي تبقي كلا الجانبين على اطلاع.
اقرأ أيضا: تقييم الوظيفة: التعريف والأهمية والطرق المختلفة
قوالب لمراجعة أداء الموظف
لا أحد يستطيع أو يجب أن يقوم بمراجعة الأداء في اللحظة الراهنة. من الأهمية بمكان استخدام قوالب قابلة للتخصيص تغطي جميع فئات التعليقات المطلوبة ومؤشرات الأداء الرئيسية مع توفير مراجعة إيجابية تنشط وتحفز وتشرك الموظفين الفرديين.
أمثلة على التعليقات والأسئلة الخاصة بمراجعات أداء الموظف
بغض النظر عن منهجية مراجعة الأداء التي تختارها ، فإن تقديم التعليقات بلغة واضحة وإيجابية أمر بالغ الأهمية لإبقاء المراجعة مركزة على الهدف ومثمرة. يجب أن يكون المديرون وغيرهم من المراجعين محددين في ملاحظاتهم وأن يظلوا داعمين ويقترحون حلولًا لمساعدة الموظف على التقدم أثناء كتابة مراجعات الأداء.
ستختلف المعايير حسب حجم مؤسستك واتساعها وثقافتها. ومع ذلك ، هناك بعض الميزات التي تشترك فيها جميع الشركات تقريبًا. فيما يلي بعض الأمثلة على المشكلات التي يجب مراعاتها عند تطوير معايير تقييم الموظف:
- تحقيق الأهداف
- يضع أهدافًا صعبة لنفسه
- يساعد الآخرين في تحقيق أهدافهم
- يعطي الأولوية لعمله وفقًا لاحتياجات الشركة وعملائها
- حتى عند مواجهة العقبات والمشاكل ، فإنه يحقق أهدافه.
- خصائص القيادة
- عند إصدار الأحكام ، ضع في اعتبارك أفكار وآراء أعضاء الفريق.
- يساعد أعضاء الفريق في حل المشكلات المتعلقة بالعمل
- يحمل أعضاء الفريق المسؤولية عن تحقيق أهدافهم.
- Communication
- يستمع بنشاط للآخرين
- يكيّف اتصاله مع متطلبات الجمهور
- تواصل واضح وبسيط
- فريق العمل
- يتعاون بشكل فعال مع أعضاء الفريق الآخرين
- يقدم ملاحظات إيجابية ومفيدة للآخرين
- يعامل الآخرين بكرامة
- يتم تقدير الاختلافات بين أعضاء الفريق واحترامها.
- يستمع ويشارك بنشاط في مناقشة متعلقة بالعمل
- الثقافة / القيم
- كل يوم يوضح مبادئ الشركة.
- بمثابة نموذج يحتذى به
- يصنع بيئة عمل جيدة
سيختلف محتوى مراجعة الأداء بناءً على وظيفة الوظيفة والشركة ، ومع ذلك ، قد يكون من المفيد تصميم بعض الأسئلة العامة للمديرين لطرحها ، مثل:
- ما هي أعظم نقاط قوة [اسم الموضوع] ، وما الذي يمكنه / يمكنها فعله لمواصلة النمو؟
- ما هي أكبر فرصة لـ [Subject's Name] ، وما الذي يمكنه فعله لتحسينه؟
اقرأ أيضًا: نموذج خصائص الوظيفة: دليل مفصل
التعليقات التي يجب تجنبها في مراجعات أداء الموظف
على الرغم من أن كل من قوالب مراجعة الأداء ومراجعات الأداء قابلة للتخصيص ، فمن الأهمية بمكان أن تكون مدركًا للرسائل التي ترسلها. تعزز محادثات المراجعة الرائعة أداء الموظف وتطوره وعلاقة المدير بالموظف ، في حين أن المحادثات غير الفعالة يمكن أن تضر بمشاركة الموظف وحتى نجاح الشركة مع مغادرة الموظفين الرئيسيين.
في ما يلي بعض الأخطاء الفادحة - في حين أن بعضها قد يبدو مبالغًا فيه ، إلا أنها تبرز بوضوح ما لا يجب قوله ولماذا لا:
- "أنت تقوم بعمل رائع لدرجة أنه ليس لدي أي شيء بنّاء أقوله لك." حتى موظفيك الأكثر موهبة سيكون لديهم مجالات يمكنهم من خلالها تنمية مواهبهم أو تطويرها. تنقل التعليقات مثل هذه المظهر الذي لم تكلف نفسه عناء النظر في عملهم عن كثب.
- "إذا ضاعفت أهدافك هذا العام ، فقد نفكر في ترقيتك إلى C-suite العام المقبل." تجنب استخدام عبارات "if / then" لأنها تبدو وكأنها وعود جوفاء تستند إلى تطلعات غير واقعية.
- "لن تكون أبدًا في الوقت المحدد على مكتبك. وغالبًا ما تتأخر عن الاجتماعات ". تجنب استخدام عبارات مطلقة مثل "دائمًا" و "أبدًا" لأنه لا يوجد أحد في الوقت المحدد بنسبة 100٪ من الوقت.
- "أنت موظف ممتاز. "ثابر على العمل الجيد." هذا لا يقدم شيئًا عما يقوم به الموظف جيدًا ، أو كيف يمكنه تحسينه ، أو ما يمكنه فعله لـ "مواكبة ذلك". يجب أن تصف بالتفصيل ما كان أداء الموظف جيدًا وأهدافه التنموية حتى يتمكنوا من الاستمرار في العمل الجيد.
اقرأ أيضا: تقييم الموظف: كيفية كتابة نموذج تقييم الموظف
- "سمعت أنك تعاملت مع حساب الخدمات المالية هذا بشكل سيئ ، وهو أقل ما يقال أنه مخيب للآمال." يعتمد المراجع على الإشاعات بدلاً من الملاحظة المباشرة هنا ، ولا يُمنح الموظف الفرصة لعرض وجهة نظره قبل إدانته. صحيح ، إنها مراقبة الأقران ، لكن استخدام 360 ردود فعل بدلاً من مطحنة القيل والقال في المكتب هو أكثر إنتاجية بكثير.
- "لقد أوقعت المصممين الآخرين عن أقدامهم. كانت نماذجهم الأولية قمامة مقارنة بنماذجك ". تعتبر المقارنة بين زملاء العمل والزملاء في مراجعة الأداء أمرًا محظورًا. أنت تقوم بمراجعة إنجازات شخص واحد فقط ؛ ترك إخفاقات (ونجاحات) الآخرين لمحادثات الأداء المستقلة الخاصة بهم.
- "لا أستطيع تصديق ذلك! كنت أتوقع منك القيام بعمل جيد في هذا الأمر ، لكنك لم تفعل ذلك ". يقوم المراجع بحقن العاطفة في التقييم ، الأمر الذي لن يؤدي إلا إلى إثارة أو إثارة الموظف الذي يتلقى المراجعة. لا توجد ملاحظات بناءة ، ومن المرجح أن يؤدي هذا المستوى من العداء للموظف إلى البحث عن عمل في مكان آخر.
- "أنت محظوظ للغاية لأنك تلقيت هذه الترقية. "لا تضيعوا الفرصة." الكثير من التعالي والاستياء؟ لا ينبغي أبدًا التقليل من شأن موظفيك بل يجب عليك تقدير إنجازاتهم وتعزيزها. لا يعني إجبار الموظفين على قبول ترقية أنها أفضل خيار لهم ؛ لديهم الحق في الاختيار.
تجنب المزالق في مراجعات أداء الموظف
من خلال إدراك نقاط الفشل المحتملة هذه عند التحضير لعملية مراجعة الأداء أو مراجعتها ، يمكنك توفير الوقت والمال.
# 1. فقدان الاتصال بين الإجراء والهدف
تأكد من أن هدف نظام إدارة الأداء يقود العملية ، وكن مستعدًا لإجراء تعديلات إذا لزم الأمر. إن فهم مدى توافق أهداف مؤسستك مع العمل اليومي للأفراد والفرق أمر بالغ الأهمية في هذا الموقف.
# 2. عدم إعطاء الأولوية لثقافة التغذية الراجعة
إذا لم يكن لدى مؤسستك ثقافة التغذية الراجعة بالفعل ، فاستثمر الوقت والموارد مقدمًا لتوضيح الغرض الأساسي من مراجعات الأداء وبناء الثقة في العملية.
# 3. عدم إشراك أصحاب المصلحة
سيؤدي جلب صانعي القرار والمديرين التنفيذيين للشركات إلى العمل منذ البداية إلى زيادة معدلات الاشتراك والمشاركة ، وإعداد برنامجك للنجاح.
# 4. عدم إنشاء شبكة دعم
يجب تضمين المتابعة والتغذية الراجعة في المشروع من البداية. ضع توقعات مبكرة للموظفين والمديرين حتى يعرفوا من يلجأون للمساعدة والدعم.
# 5. انقطاع الإتصال
أهم جانب في إنشاء نظام إدارة أداء جديد أو محسّن هو الاتصال. عندما يكون الاتصال حول العملية موثوقًا وشفافًا ، تنجح أنظمة إدارة الأداء.
# 6. المديرين ليس لديهم ما يكفي من التدريب والدعم.
لن يكون هناك نجاح لنظام إدارة الأداء ما لم يستثمر الأشخاص المشاركون في العملية. سيعكس الموظفون موقف رؤسائهم تجاه نظام إدارة الأداء إذا أدركوا ذلك. يجب على المديرين تولي زمام القيادة والقيادة بالقدوة ، ويجب دعمهم وتدريبهم بشكل كافٍ للقيام بذلك.
اقرأ أيضا: تحليل الوظيفة: التعريف والطرق والدليل التفصيلي
طرق بديلة لجمع الملاحظات
تعد مراجعات أداء الموظفين هي الأداة الأكثر فعالية للعديد من الشركات لنقل آراء الموظفين وجمعها. ومع ذلك ، تظهر تقنيات جديدة نتيجة للزيادة في الأعمال التي تقودها الخبرة والتقدير الجديد لأهمية تجربة الموظف.
# 1. 360 درجة ردود الفعل
يمكن للموظفين تلقي الملاحظات من الزملاء والموظفين المبتدئين وكذلك المديرين في عملية 360 ردود الفعل. يمكنهم أيضًا مراجعة أنفسهم ، مما يؤدي إلى تقييم شامل - أو 360 درجة - لنقاط قوتهم وآفاقهم. ومع ذلك ، يجب استخدام هذا النوع من التطبيقات للتطوير فقط وليس لتقييم الأداء.
# 2. ردود فعل ثابتة
تقرر بعض الشركات التخلي عن الشكل الرسمي لمراجعة الأداء وبدلاً من ذلك تقدم التعليقات على أساس الحاجة. قد يكون هذا حلاً قابلاً للتطبيق للمؤسسات الصغيرة والمشاريع الجديدة. ومع ذلك ، بدون وجود معلم رسمي ، هناك خطر يتمثل في افتقار الموظفين إلى الوضوح بشأن كيفية تقدمهم وما يحتاجون إلى التركيز عليه.
# 3. نبض الاستعراضات من الموظفين
تعد مراجعة نبض الموظف وسيطًا سعيدًا بين التعليقات المستمرة ومراجعة الأداء الكبيرة مرة واحدة سنويًا. إنها مراجعة للموظفين على نطاق أصغر يتم إجراؤها على أساس أكثر انتظامًا ، مثل شهريًا أو ربع سنويًا. غالبًا ما ترتبط ردود الفعل النبضية باستطلاعات مشاركة الموظف ، ولكنها تعمل أيضًا بشكل جيد لمشاركة المدخلات بالطريقة المعاكسة لأنها توفر مقاييس واضحة وسريعة وسهلة الإكمال.
هل يجب حذف مراجعات الموظفين؟
تعتمد فعالية مراجعات الموظفين بشكل كبير على ما تنوي الحصول عليه منهم وكيفية استخدامك للمعلومات التي يتم الكشف عنها. من المحتمل أنك ستحتاج إلى مراجعة استراتيجية المراجعة الحالية الخاصة بك ، أو استبدالها بنوع آخر من المدخلات المنتظمة ، أو التخلي عن فكرة المراجعة الرسمية بالكامل.
ستكون مراجعات الموظفين غير فعالة عندما يعتقد المديرون أنهم يقفزون ببساطة من خلال الأطواق لإرضاء قسم الموارد البشرية لديهم. وبالمثل ، إذا لم يتم احتجازهم بشكل متكرر بما يكفي لتقديم ملاحظات مستمرة ذات مغزى ، أو إذا تم تجاهل مناشدات الموظفين للمساعدة في تحسين أدائهم ، فلن يتم الحصول على أي شيء ذي قيمة من الحديث.
افحص إجراءاتك الحالية واستشر الموظفين والمديرين والمفتاح
- كيف تطلب مراجعة في عام 2023؟
- مراجعات الأداء: المعنى ، الأمثلة والقالب
- أدوات إدارة المراجعة: المعنى والاستخدامات وأفضل الأدوات
- تخطيط الأداء: التعريف والمكونات والأهمية
- ملاحظات الموظف: التعريف والأمثلة ومتى يتم استخدامها
مراجع حسابات
