يسمح تحليل الوظيفة للشركات بفهم طبيعة الوظيفة تمامًا. يساعد في صياغة توصيف وظيفي محسن وبرامج تدريب وتطوير فعالة ، ويساهم في بيئة عمل أكثر أمانًا وتخطيطًا أكثر فعالية للقوى العاملة ، وهو أمر بالغ الأهمية في إدارة الأداء.
يتطرق تحليل الوظيفة إلى العديد من مسؤوليات الموارد البشرية الحاسمة ، وبالتالي يجب إجراؤه بشكل صحيح من أجل الحصول على بيانات دقيقة وموثوقة. في هذا المقال ، سنستعرض كل ما تحتاج لمعرفته حول تحليل الوظيفة. لنبدأ!
ما هو تحليل الوظيفة؟
تحليل الوظيفة هو عملية منهجية لتحديد وتعريف المسؤوليات والاحتياجات وطبيعة الوظيفة المحددة. يستلزم تقسيم المهمة إلى أجزاء أصغر ، وجمع البيانات عن كل وحدة ، ثم تحليل البيانات لتحديد المهارات والقدرات المطلوبة للمهمة.
من المبادئ الأساسية في تحليل الوظيفة أن تقوم بتحليل الوظيفة بدلاً من الشخص الذي يقوم بتنفيذ الوظيفة. على الرغم من أن بعض أساليب تحليل الوظائف للحصول على البيانات من العمال ، فإن النتيجة النهائية هي وصف العمل ، وليس الأشخاص.
لإخراج جميع المعلومات والتفاصيل المهمة للوظيفة ، يجب أن يركز تحليل الوظيفة على العوامل التالية.
- الواجبات والمهام: النوع والتكرار والتعقيد الذي يتم من خلاله تنفيذ الواجبات والمهام المحددة.
- بيئة: درجات الحرارة والروائح والأشخاص غير الودودين هي أمثلة على بيئات العمل.
- الادوات و المعدات: الأدوات والمعدات المستخدمة لإكمال المهمة بنجاح.
- العلاقات: العلاقات الشخصية والعلاقات الشخصية.
- المتطلبات: المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لإكمال المهمة بنجاح.
أنواع بيانات تحليل الوظيفة
هناك ثلاثة أنواع من بيانات تحليل الوظيفة:
- أنشطة العمل: معلومات حول الأنشطة المحددة التي تشكل الوظيفة.
- سمات العامل: معلومات عن الصفات التي يحتاجها الموظفون لتنفيذ وظائفهم.
- سياق العمل: معلومات حول البيئات الداخلية والخارجية للوظيفة.
لماذا يعد تحليل الوظيفة مهمًا؟
# 1. تخطيط الموارد البشرية
جزء نوعي من احتياجات الموظفين هو تحليل الوظيفة ، الذي يحلل متطلبات الوظيفة من حيث المهارات والسمات والخصائص البشرية الأخرى. هذا يجعل من السهل تقسيم العمل إلى مهن متميزة.
# 2. الاختيار والتوظيف والتنسيب
لتوظيف فرد جيد للوظيفة ، من الأهمية بمكان فهم معايير الوظيفة بالإضافة إلى سمات الشخص الذي سيقوم بالمهمة. تأتي هذه المعلومات من الوصف الوظيفي أو الوصف الوظيفي وتساعد الإدارة في تكييف متطلبات الوظيفة قدر الإمكان مع مواقف الموظفين ومواهبهم واهتماماتهم ، إلخ.
# 3. التطوير والتدريب:
يحدد تحليل الوظيفة معايير مقبولة للأداء الوظيفي. يساعد في إدارة برامج التعلم والتطوير.
# 4. تقييم الوظيفة
يعمل تحليل الوظيفة كأساس لتقييم الوظيفة. الهدف من تقييم الوظيفة هو تحديد القيمة النسبية للوظيفة ، والتي بدورها تساعد في تحديد تعويض الوظيفة.
# 5. تقييم الأداء
تحدد البيانات المأخوذة من تحليل الوظيفة معيارًا محددًا للأداء لكل وظيفة. يمكن قياس أداء الموظف بشكل موضوعي مقابل معيار الأداء الوظيفي.
# 6. تصميم الوظيفة
يمكن للمهندسين الصناعيين استخدام معلومات تحليل الوظيفة لتطوير الوظائف من خلال إجراء فحص شامل لعناصر الوظيفة.
# 7. الصحة و السلامة
يمكن للإدارة اتخاذ إجراءات تصحيحية لضمان سلامة العمال وتقليل مخاطر المخاطر المختلفة من أجل القضاء على الظروف الخطرة.
# 8. الترقيات
تعتمد غالبية تحليل الوظيفة على سياسات فعالة. يمكن وضع سياسات فعالة للترقيات والنقل.
# 9. نصيحة التوظيف
الوصف الوظيفي ، الذي يعتمد على تحليل الوظيفة ، يساعد الطامحين في تحديد الوظيفة التي لديهم القدرة والقدرات المطلوبة من أجلها.
# 10. العلاقات في مكان العمل
تحليل الوظيفة هو الأساس لحل النزاعات التي قد تتطور نتيجة لجودة الأداء المطلوب من العمال.
كيف تقوم بإجراء تحليل وظيفي؟
# 1. الحصول على معلومات حول الوظيفة.
يجب مراقبة الموظفين الحاليين وإجراء مقابلات معهم. شجع الموظفين على تنفيذ التزاماتهم وأن يكونوا صريحين قدر الإمكان عند وصفها. اقرأ دليل التعليمات أو المطبوعات التي تشرح وضعك الحالي. افحص الوصف الوظيفي الحالي الخاص بك مقابل ما يقوله موظفوك ويفعلونه. تتبع النتائج حسب القسم أو الموقف الفردي. أنشئ حسابًا منفصلاً لكل مهمة وخبرة مطلوبة للوظيفة.
# 2. تحديد أهمية كل مهمة وقدرة.
بمجرد تحديد المواهب المطلوبة لإكمال كل مهمة ، يمكنك تصنيف مدى صعوبة كل مهمة ومهارة. تحديد أهم قدرات كل منطقة. لاحظ المواهب التي هي على مستوى المبتدئين والتي تتطلب المزيد من الخبرة. قد يكون لديك أفكار مختلفة حول هذه الوظيفة لأنك تعتقد أنها عنصر مهم في الوظيفة.
# 3. التحقيق في معايير الصناعة.
في تحليل وظيفتك ، ابحث عن بيانات الحالة للتأكد من أنك متصل بموظفيك الحاليين. استخدم المعلومات من المنشورات الحكومية ومجموعات الشركات للتحقق من صحة نتائجك. اطلب مساعدة الخبراء حول هذا الموضوع الذين يمكنهم توضيح الواجبات التي يجب عليك إكمالها من أجل تنفيذ وظيفتك. قارن شبكتك وبياناتك بشبكات الشركات الأخرى.
# 4. يجب مراجعة الأوصاف والمعايير الوظيفية.
قم بعمل قائمة لكل وظيفة ومهارة بعد تحديد وكشف أهم المؤهلات المطلوبة لتنفيذ الوظيفة. استخدم هذا لتعديل وصف وظيفي موجود أو لإنشاء وصف وظيفي جديد بناءً على تحليلك. قم بإنشاء مجموعة من المعايير لكل منصب تتضمن التعليقات من موظفيك بالإضافة إلى ملاحظات العمل الخاصة بك. قم بتضمين التوقعات التي ربما تكون قد حققتها أو لم تحققها ، ولكنها تستند إلى إرشادات مهنية مستقاة من تحقيقك.
# 5. قم بإجراء تعديلات على أساس البيانات.
افحص المنظمة بأكملها. حدد ما إذا كانت المهمة الصحيحة قد تم تعيينها للمهمة الصحيحة بناءً على التحليل. إذا اكتشفت أن وظيفة في قسم ما هي الأنسب لفريق آخر ، فقم بنقل المهام إلى وظيفة أخرى. قد تكتشف أيضًا أن بعض الأقسام تتعامل مع حجم عمل أكبر من غيرها. يمكنك استخدام بيانات تحليل الوظيفة لتحديد استراتيجيات لنقل مسؤوليات الوظيفة بناءً على قدرات كل وظيفة.
ما هو الفرق بين تحليل الوظيفة والوصف الوظيفي؟
يمكن تعريف تحليل الوظيفة على أنه عملية الحصول على معلومات حول وظيفة معينة. تشمل هذه البيانات المعارف والمهارات والقدرات للعمل المنتج. يفيد في إعداد الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي.
الوصف الوظيفي هو مستند يحدد الوظائف والمسؤوليات والواجبات والسلطات والمسؤولين المرتبطين بالوظيفة.
بكلمات الشخص العادي ، يشير تحليل الوظيفة إلى تقييم متعمق وتقييم لوظيفة معينة. نتيجة لذلك ، فإن الوصف الوظيفي هو بيان يصف وظيفة معينة.
ما هي أجزاء من تحليل الوظيفة؟
# 1. وظيفه
يشار إلى منصب الوظيفة والموظف الذي يشغل هذا الدور في المنظمة باسم منصب الوظيفة. نظام المكافآت في المنظمة مبني على حالة الوظيفة. المهن ذات الأجر المرتفع وأصحاب الوظائف يكسبون عوائد أفضل من الوظائف منخفضة الأجر.
# 2. المسمى الوظيفي
يختلف كل ظرف عن الظروف الأخرى لأنه يتضمن مجموعة فريدة من المهام والالتزامات ، على سبيل المثال. الخبرة والكفاءة والمعرفة. يتم وصف هذه الأنشطة والالتزامات والوظائف والمسؤوليات بعمق في الوصف الوظيفي.
# 3. قيمة الوظيفة
قيمة العمل هي حساب قيمة العمل في المؤسسة. بمعنى آخر ، قيمة الوظيفة هي تقدير لمدى مساهمة الوظيفة في الهدف النهائي للمؤسسة.
ما هي الطرق المتاحة لإجراء تحليل الوظيفة؟
# 1. المقابلات
تتمثل إحدى طرق إنشاء وصف وظيفي مناسب في سؤال الموظف للحصول على تفاصيل حول وظيفته. سيستفسر أرباب العمل عن مسؤوليات محددة بالإضافة إلى تفاصيل الوظائف التي يؤديها الموظفون في منصب معين.
# 2. ملاحظات
قد يختار صاحب العمل أيضًا مراقبة الموظفين أثناء أدائهم لوظائفهم ، مع ملاحظة الأنشطة التي يكملونها بالإضافة إلى القدرات المطلوبة لتلك المهام. تؤدي الملاحظات أداءً جيدًا للعمليات التي تتضمن المهام المادية ونتائج المنتج.
# 3. الدراسات الاستقصائية
تُستخدم الاستطلاعات لتحديد عدد المرات التي يتم فيها إنجاز مهمة ما أو مدى تكرار استخدام مجموعة المهارات. يمكن أن تكون هذه الاستطلاعات عبارة عن نماذج منظمة للغاية يستخدم فيها الموظفون مقياسًا للإجابة على الأسئلة المتعلقة بالوظيفة. يمكن أيضًا استخدام الاستطلاعات بشكل عرضي لطرح أسئلة مفتوحة على الموظفين.
# 4. سجلات العمل
يمكن لأصحاب العمل البحث عن حساب مكتوب للعمل اليومي لفترة زمنية محددة. يتيح ذلك للموظف تقديم وصف تفصيلي لأنشطته الوظيفية المعتادة بالإضافة إلى الأوقات المطلوبة لكل مهمة.
متى يجب إجراء تحليل الوظيفة؟
كمرحلة أولى في عملية التوظيف ، يجب إجراء تحليل وظيفي. توضح كتابة تحليل احتياجاتك وتوقعاتك. كما أنه يجمع المعلومات المطلوبة لبناء وصف وظيفي.
ما هي عيوب تحليل الوظيفة؟
# 1. تأخذ وقت
أهم عيوب عملية مراجعة الوظيفة هو طولها. هذا هو عيب كبير ، لا سيما عندما يتغير العمل بانتظام. هذا يبرز التحيز الشخصي: إذا كان المشرف أو المحلل يعمل في نفس الشركة ، فقد تتضمن العملية تفضيلاتهم الشخصية وما يكرهون. هذا عائق كبير أمام جمع بيانات موثوقة ودقيقة.
# 2. جهد بشري مفرط
تتطلب العملية قدرًا كبيرًا من العمل البشري. نظرًا لأن كل وظيفة تتطلب معلومات فريدة ولا يوجد نمط ثابت ، يجب جمع البيانات المخصصة لكل وظيفة. لجمع البيانات المتعلقة بالطلب وتسجيلها ، يجب تنفيذ العملية بشكل مستقل.
# 3. مهارات غير كافية
يعد إهدارًا لموارد الشركة إذا كان المحلل غير مدرك للهدف من عملية تحليل الوظيفة ويفتقر إلى القدرات اللازمة لتنفيذه. لجمع بيانات موثوقة ، يجب أن يتم تدريبك.
# 4. القدرات العقلية غير الكافية
أخيرًا ، المواهب العقلية مثل الذكاء والسمات العاطفية والمعرفة والكفاءة والعقلية والقدرة على التحمل هي أشياء غير ملموسة لا يمكن رؤيتها أو تقييمها بشكل مباشر. يتصرف الناس بشكل مختلف في المواقف المختلفة. نتيجة لذلك ، لا يمكن وضع معايير عامة للمواهب العقلية.
من يقوم بتحليل الوظيفة؟
يجوز لإدارة الموارد البشرية لدى صاحب العمل أو محلل / مستشار وظيفي معتمد إجراء تحليل الوظيفة.
أمثلة على تحليل الوظيفة
دعونا نلقي نظرة على مثالين لكيفية ظهور تحليل وظيفي كامل في الممارسة.
# 1. مثال على تحليل وظيفة المبيعات
| المسمى الوظيفي | مندوب مبيعات |
| تصنيف | موظف بدوام كامل |
| القسم | المبيعات |
| الموقع الجغرافي | ميل كريك ، واشنطن |
| درجة الراتب | المستوى الأول |
| متطلبات العمل | |
| ملخص الوظيفة | يضمن للعملاء الحاليين المنتجات والخدمات التي يحتاجون إليها. يحدد ويتابع الأسواق الجديدة ويؤدي العملاء ويوجه العملاء المحتملين. يتبع عملية مبيعات تتضمن الاتصال بالآفاق والمتابعة وتقديم المنتجات والخدمات وإغلاق المبيعات. إنشاء تقارير مبيعات أسبوعية وشهرية وربع سنوية وإسقاطات. يلبي أهداف المبيعات السنوية. |
| واجبات العمل | - إنشاء عملاء متوقعين - إنشاء قوائم العملاء - الاتصال بالآفاق والتفاوض معهم - المتابعة مع العملاء المحتملين والعملاء الحاليين - إغلاق المبيعات - الاحتفاظ بسجلات العميل - إنشاء تقارير المبيعات وتقديمها |
| مهاراتي | - إتقان برامج المكتب المكتبي. - إتقان إدارة علاقات العملاء. - خدمة العملاء الجيدة ومهارات التعامل مع الآخرين - مهارات الاتصال الجيدة |
| هيكل التقارير | - يقدم تقاريره مباشرة إلى مدير المبيعات الوطني - لا أحد يقدم تقارير إلى هذا المنصب - يجب أن يحضر اجتماع المبيعات السنوي |
| متطلبات الموظف | |
| التعليم | - درجة البكالوريوس في الأعمال التجارية ، والتمويل ، والتسويق ، والاقتصاد ، أو أي مجال ذي صلة - ما لا يقل عن خمس سنوات من الخبرة في المبيعات |
| مهاراتي | - يتكيف مع احتياجات العملاء وتوقعاتهم المتغيرة - يتكيف مع تغيرات السوق - يمكنه بثقة إجراء مئات المكالمات الباردة أسبوعيًا - قادر على العمل بشكل مريح في بيئة سريعة الخطى |
| البيئة | - إعداد مكتب كبير الحجم - الجلوس على مكتب معظم اليوم - السفر للقاء العملاء |
| الشهادات والتراخيص | - رخصة القيادة لولاية واشنطن - مندوب المبيعات المحترف المعتمد من الرابطة الوطنية لمتخصصي المبيعات - محترف المبيعات الداخلي المعتمد من الرابطة الأمريكية لمتخصصي المبيعات الداخلية |
| عوامل النجاح | |
| زيادة المبيعات | - زيادة المبيعات القائمة على الإحالة بنسبة 10٪ سنويًا - زيادة اختراق قنوات السوق بنسبة 12٪ في العام الأول |
| ينمو قسم المبيعات | - تدريب مساعد مبيعات مبتدئ واحد على الأقل |
# 2. مثال على تحليل الوظيفة على مستوى المبتدئين
| المسمى الوظيفي | مساعد محرر |
| تصنيف | موظف بدوام كامل |
| القسم | إنتاج الكتاب |
| الموقع الجغرافي | ماليبو ، كاليفورنيا |
| درجة الراتب | المستوى الثالث |
| متطلبات العمل | |
| ملخص الوظيفة | يساعد رئيس التحرير والناشر في تطوير وتسليم المخطوطات. مراجعات وتصحيح المخطوطات. يصور القصص ويطرحها. يدعم رئيس التحرير وينسق مع الأقسام الأخرى ، مثل الإنتاج والمبيعات. يكتب البيانات الصحفية ويسوق الكتب الجديدة. يجد مؤلفين جدد. |
| واجبات العمل | - أداء واجبات التحرير لدعم رئيس التحرير - البحث عن المؤلفين الجدد والاتصال بهم - مراجعة المستندات وإجراء التغييرات عليها - حضور التوقيعات والقراءات وإطلاق الكتب |
| مهاراتي | - إتقان برامج النشر المكتبي - إدارة الوقت الجيد - القدرة على تعدد المهام - مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين - مهارات تواصل جيدة |
| هيكل التقارير | - يقدم تقارير إلى رئيس التحرير والناشر - لا أحد يقدم تقارير إلى مساعد المحرر |
| متطلبات الموظف | |
| التعليم | - درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو الأدب أو الصحافة أو أي مجال ذي صلة |
| مهاراتي | - القدرة على القراءة بسرعة وتحديد الأخطاء والتدفق - مهارات قوية في الكتابة والقراءة - القدرة على العمل في مشاريع متعددة في وقت واحد - الازدهار في المواعيد النهائية |
| البيئة | - إعداد مكتب سريع الخطى - الجلوس على المكتب في معظم الأوقات - السفر لحجز الأحداث بنسبة 50٪ من الوقت |
| الشهادات والتراخيص | - رخصة قيادة ولاية كاليفورنيا - عضو جمعية محرري النسخ الأمريكية |
| عوامل النجاح | |
| تحسين الكفأة | - تقليل الوقت اللازم لإنجاز المشاريع بنسبة 15٪ - تحديد البرامج المبتكرة لتحسين التحرير |
| تطوير الاعمال | - اعثر على ما لا يقل عن عشرة مؤلفين جيدين جدد كل عام - تدريب المتدربين |
لا يجب أن تكون نتيجة تحليل وظيفتك مطابقة لعينة تحليل الوظيفة أعلاه. قم بإجراء تغييرات لجعلها أكثر صلة بمؤسستك وموقعك.
وفي الختام
تحليل الوظيفة هو أسلوب ذكي ومُجرب وحقيقي وله دور مميز في إدارة الموارد البشرية. في الواقع ، سيكون للتحليل الوظيفي الجيد التنفيذ تأثير على نتائج الأعمال. من خلال التدريب المركز وإدارة الأداء الفعالة ، قد يستخدم متخصصو الموارد البشرية هذه البيانات لاتخاذ قرارات توظيف أفضل وضمان أداء أعلى أثناء العمل.
ومع ذلك ، لتحقيق النجاح ، يجب عليك اعتماد نهج منظم لتغطية جميع المكونات الرئيسية للوظيفة ، كما هو موضح في مراحل العملية التي تمت مناقشتها.
تحليل الوظيفة هو أيضًا أسلوب مستهلك للوقت. سيحتاج إجراء تحليل كامل للوظيفة إلى ملء استبيانات أو إجراء مقابلات مع عشرات الأشخاص ، وهو ما سيكون تمرينًا مكلفًا. يجب أن تفكر باستمرار فيما إذا كان التحليل الوظيفي الكامل مفيدًا أم لا. يجب عليك أيضًا مراعاة طبيعة العمل المتغيرة باستمرار - وإن كان هذا قد يكون سببًا لإجراء تحليل الوظيفة في المقام الأول.
مقالات ذات صلة
- إدارة المهام: ما هي البرامج والمهارات وأفضل التطبيقات
- أدوات إدارة المهام: 24 من أفضل أدوات إدارة المهام للفرق [2023]
- نظام إدارة المهام: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2023
- تحليل السوق: ما هو ودليل كامل حول كيفية إجرائه
- إدارة الوقت: مهارات ونصائح حول الإدارة الفعالة للوقت
مراجع حسابات
