يمكن أن تأتي أفكار المشاريع من أي مكان وفي أي وقت ، ومن الشائع أن يكون لدى الشركة قائمة طويلة من المشاريع المحتملة لإكمالها. ومع ذلك ، لا يوجد عادة ما يكفي من الوقت أو المال أو الموارد للقيام بكل ذلك على الفور. تعد عملية إدارة محفظة المشروع ضرورية لفهم المشاريع التي سيكون لها تأثير مفيد على الشركة وتحديد أولوياتها وفقًا لذلك. يساعد برنامج إدارة قوائم المشاريع في التخطيط الموحد وتتبع وإدارة العمليات والمشاريع والتقنيات لمساعدة مديري المشاريع على قيادة وتقييم المشاريع الحالية والمقترحة بناءً على تفاصيل محددة. استمر في التمرير للتعرف على الفوائد والفرق بين إدارة قوائم المشاريع مقابل إدارة المشروع.
ما هي إدارة محفظة المشروع بكلمات بسيطة؟
إدارة قوائم المشاريع هي الإدارة المركزية للعمليات والأساليب والتقنيات المستخدمة من قبل مديري المشاريع والمكاتب لتحليل وإدارة المشاريع الحالية أو المقترحة بشكل جماعي بناءً على العديد من الخصائص الرئيسية. من خلال إدارة قوائم المشاريع ، يمكنك الحصول على رؤية عبر المشاريع والمبادرات لربط المهام اليومية لفريقك بالاستراتيجية التنظيمية لشركتك.
تهدف إدارة محفظة المشروع إلى تقليل أوجه القصور التي تحدث عند تنفيذ مشروع والقضاء على المخاطر المحتملة ، والتي يمكن أن تحدث بسبب نقص المعلومات أو الأنظمة المتاحة. يساعد المنظمة على مواءمة أعمال المشروع الخاصة بها لتلبية المشاريع مع استخدام مواردها إلى أقصى حد. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج جميع مديري المشاريع في المنظمة إلى أن يكون لديهم وعي بإدارة محفظة المشاريع التنظيمية من أجل المساهمة في الأهداف التنظيمية عند تنفيذ المشاريع المعنية.
ما هي الأنواع الأربعة لإدارة المحافظ؟
لتقليل المخاطر ، يفضل المدير النشط تنويع الاستثمارات بين مختلف القطاعات. تكمن مشكلة إدارة المحافظ النشطة في أن الأمر كله يتعلق بمهارة المدير. ولكن إذا وجدت شخصًا يتمتع بالمعرفة اللازمة ، فمن المحتمل أن تحقق طريقة استثمار القيمة مكاسب جيدة.
# 1. إدارة المحافظ النشطة
الهدف من مدير المحفظة النشط هو تحقيق عوائد أفضل مما تمليه السوق. أولئك الذين يتبعون طريقة الاستثمار هذه عادة ما يكونون متناقضين في نهجهم. يشتري المديرون النشطون الأسهم عندما تكون مقومة بأقل من قيمتها ويبدأون في البيع عندما ترتفع فوق المعدل الطبيعي. أيضًا ، تتضمن إدارة المحافظ النشطة التحليل الكمي للشركات لتحديد تكلفة الأسهم فيما يتعلق بإمكانياتها. للقيام بذلك ، يتجاهل المدير النشط فرضية السوق الفعالة ويعتمد بدلاً من ذلك على النسب لدعم ادعائه.
# 2. إدارة المحافظ السلبية
يقع نهج الإدارة السلبية على الطرف الآخر من الطيف من الإدارة النشطة. يتبنى هؤلاء المديرون "نظرية السوق الفعالة". هذا يعني أنهم يفترضون أن أسعار الأسهم توفر انعكاسًا دقيقًا للمعلومات المعروفة عن الشركة.
يبحث هؤلاء المديرون عن خيارات منخفضة المخاطر ، مثل صناديق المؤشرات ، التي توفر قيمة ثابتة بمرور الوقت. نظرًا لأن هذا النهج يتطلب عددًا أقل من الصفقات ، فهو يساعد في تقليل رسوم الإدارة الإجمالية التي ستدفعها.
# 3. إدارة المحافظ التقديرية
يُمنح المدير التقديري الحرية الكاملة في اتخاذ القرارات لصالح المستثمر. بينما يتم أخذ الأهداف الفردية والإطار الزمني في الاعتبار ، يتبنى المدير أي استراتيجية يعتقد أنها الأفضل. بمجرد تسليم الأموال إلى المحترف ، يجلس المستثمر مرة أخرى ويثق في أن الأرباح ستتحقق.
# 4. إدارة المحافظ غير التقديرية
المدير غير التقديري هو ببساطة مستشار مالي. ينصح المستثمر بالطرق الأفضل أن يسلكها. بينما يتم تحديد الإيجابيات والسلبيات بوضوح ، فإن الأمر متروك للمستثمر لاختيار طريقه الخاص. بمجرد إعطاء الضوء الأخضر للمدير ، يقوم بالخطوة نيابة عن المستثمر.
بالإضافة إلى ذلك ، سواء قررت استخدام مدير محفظة أو اخترت تولي الدور بنفسك ، فمن المهم اختيار استراتيجية قابلة للتطبيق والتأكد من طرحها بطريقة منطقية. ميزة الحفاظ على محفظة معقولة هو أنه يقلل من الارتباك مع توفير الاستثمارات التي تناسب أهداف الفرد.
برنامج إدارة حافظة المشاريع
يعد تتبع العديد من المشاريع النشطة مع البقاء على اطلاع على الأداء العام للمحفظة أمرًا صعبًا. يوفر برنامج إدارة قوائم المشاريع للمؤسسات رؤية عالمية رفيعة المستوى فيما يتعلق بتقدم واستدامة مشاريع متعددة.
برنامج حافظة المشاريع هو أداة مصممة للتركيز على إدارة وصيانة محفظة إدارة المشروع. مع تزايد كمية البيانات المرتبطة الآن بمشروع واحد ، ناهيك عن الحافظة ، أصبح استخدام برامج إدارة المحفظة ضرورة لمديري المشاريع.
مع انتقال البرامج من سطح المكتب إلى السحابة ، أصبحت إدارة قوائم المشاريع أكثر كفاءة وفعالية. تم اعتماد برمجيات إدارة قوائم المشاريع بسرعة من قبل مؤسسات تطوير البرمجيات وتكنولوجيا المعلومات ، ولكن لها فوائد متعددة لأي نوع من الشركات أو المؤسسات ، بما في ذلك:
- وكالات استشارية
- شركات البناء
- أقسام الموارد البشرية
- المؤسسات المالية
- وكالات التسويق والإعلان
- أقسام تكنولوجيا المعلومات
- ومنظمات أخرى
أمثلة على برامج إدارة حافظات المشاريع
نظرًا لأن برنامج Project Portfolio Management يسهل على قادة المشاريع والمؤسسات تحليل الأهداف عبر المشاريع وإدارة الموارد على مستوى المؤسسة والتواصل بين فرق المشروع. لهذا السبب تحتاج الشركات إلى اختيار أفضل البرامج وأكثرها موثوقية والتي تناسب احتياجاتها المختلفة
# 1. وريك
Wrike هو برنامج لإدارة قوائم المشاريع حائز على جوائز موثوق به من قبل أكثر من 20,000 شركة حول العالم. قم بتبسيط إدارة قوائم المشاريع الخاصة بك واطلع على المشاريع التي تستحق الاستثمار فيها. قم بالتخطيط والتنفيذ والإبلاغ عن مشاريعك باستخدام القوالب ولوحات Kanban ومخططات Gantt وتتبع الوقت ونماذج الطلبات المخصصة والتقارير والموافقات الآلية والذكاء الاصطناعي المتقدم.
# 2. الاثنين. com
monday.com عبارة عن منصة مفتوحة حيث يمكنك إنشاء حلول مخصصة لإدارة قوائم المشاريع الخاصة بفريقك. شاهد الصورة الكبيرة باستخدام لوحات المعلومات واحصل على نظرة عامة عالية المستوى لميزانيات المشروع والجداول الزمنية والموارد في مكان واحد. تصور الأداء بسهولة باستخدام التحليلات المضمنة حتى يتمكن فريقك من زيادة عائد الاستثمار إلى أقصى حد وضمان نجاح عملك.
# 3. العمل بروح الفريق الواحد
تحتاج الفرق المتنامية إلى أن تكون قادرة بسهولة على رؤية المهام القادمة والتواصل بشأنها ، وهذا هو السبب في أن العمل الجماعي يكسب المكان الأفضل للفرق النامية. فهو لا يجعل من السهل على الفرق التواصل فحسب ، بل إنه يفتح أيضًا شفافية المشاريع لعدد غير محدود من مستخدمي العملاء المجانيين. يعمل محرر المستندات التعاوني على جذب الجميع إلى نفس الصفحة ، والعمل نحو نفس الهدف.
# 4. ورقة ذكية
تركز Smartsheet على تصميمها وسير عملها باستخدام لوحة معلومات على غرار جدول البيانات قد تكون مألوفة بالفعل لمديري المشاريع. مثل أي حل PPM جيد ، فإنه يوفر طرق عرض الشبكة ، و Gantt ، والبطاقة ، والتقويم. كما هو الحال مع جداول البيانات القياسية ، يمكنك إنشاء الصيغ في الخلايا والأعمدة للمساعدة في التتبع وإعداد التقارير.
يمكن للفرق العمل معًا لمشاركة العمل عبر العروض التقديمية والصور وملفات PDF مع التحديث والتعاون في الوقت الفعلي.
#5. أسانا
يساعد برنامج Asana مديري المشاريع على مراقبة مبادرات فريقهم ، مثل حالة المشروع والتقدم وتخصيص الموارد ، في لوحة معلومات موحدة. أنها توفر نظرة شاملة لحافظة مشاريع المؤسسة ، وتمكين المديرين من تحديد أولويات المشاريع ، وتخصيص الموارد وإدارة الميزانيات بشكل أكثر فعالية.
عملية إدارة محفظة المشروع
تهدف عملية إدارة قوائم المشاريع إلى إنشاء مراحل محددة يتم فيها إخطار أعضاء الفريق بمختلف معالم المشروع ، مثل عندما تفي بحدود الموارد أو تنشأ تعارضات في المشروع أو تتجاوز الميزانيات مبالغها. ومن ثم ، تستخدم الفرق PPM في إدارة المشاريع لإنشاء وصيانة العمليات التي تنظر باستمرار في جميع المشاريع مقابل أهداف العمل العامة والأهداف الاستراتيجية ، مما يساعد على تحديد أولويات المشاريع والتحقق من صحتها عند ظهورها.
السبب في ذلك ، لأن عملية إدارة قوائم المشاريع الصحيحة تحافظ على توافق المشاريع مع أهداف المؤسسة الاستراتيجية بطريقة جيدة التنظيم وفعالة من خلال صياغة كيفية إدارة المؤسسة لتصنيف المشروع وتوزيع الموارد والتخطيط والتطوير والعناصر المهمة الأخرى. فيما يلي العمليات الأساسية ،
# 1. تحديد أهداف العمل
قبل أن تبدأ في التفكير في عملية إدارة محفظة المشروع ، ستحتاج إلى فهم أهداف أعمال مؤسستك وأهدافها الإستراتيجية. الفكرة هي أن محفظة مشروعك تحتاج إلى التوافق مع التخطيط الاستراتيجي لمؤسستك ، لذلك ستحتاج إلى التحقق مما إذا كانت أهدافها المالية وقيمة العميل جيدة بما يكفي لمؤسستك.
بصفتك مدير محفظة المشروع ، ستحتاج إلى التوصل إلى اتفاق حول الأهداف الإستراتيجية لمحفظة المشروع مع أصحاب المصلحة ، ثم الشروع في وضع معايير التقييم لاختيار المشروع.
# 2. اجمع أفكار المشاريع لمحفظة أعمالك
بمجرد تحديد الأهداف الإستراتيجية لمحفظتك ، حان الوقت للبدء في بنائها. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى البدء في جمع المشاريع. قد تكون هذه مشاريع قيد التنفيذ أو أفكار مشاريع متشابهة بما يكفي لتتم إدارتها في وقت واحد. جمع بيانات إدارة المشروع وإعداد معايير التقييم لاختيار الأفضل.
# 3. حدد أفضل المشاريع لمحفظة أعمالك
لتحديد أفضل المشاريع لمحفظتك ، ستحتاج إلى إجراء تحليل التكلفة والعائد واستخدام معايير التقييم الخاصة بك. ستقيس معايير التقييم هذه مقدار القيمة التي يضيفها كل مشروع إلى المحفظة. هناك مجموعة متنوعة من الجوانب التي يمكن أن تدخل في معايير تسجيل اختيار المشروع ، مثل فترة الاسترداد أو صافي القيمة الحالية أو مستوى المخاطرة.
# 4. تطوير استراتيجية إدارة المخاطر
تحتاج الشركات إلى تقييم المخاطر الكامنة والمحتملة لكل مشروع على الحافظة الإجمالية ، بدلاً من مجرد مقارنة مبادرات المشروع جنبًا إلى جنب. من المهم إجراء تقييمات للمخاطر عدة مرات على مدار دورة حياة المشروع لأن ذلك يمكّن مديري المشاريع من إبقاء مكتب إدارة المشاريع وأصحاب المصلحة على اطلاع دائم بأي تغييرات. يمكن لأصحاب المصلحة ، بدورهم ، أن يوازنوا بين المبادرات الجديدة والحافظة الإجمالية بشكل أكثر دقة.
# 5. التحقق من جدوى محفظة المشروع
الآن بعد أن اخترت المشاريع الأكثر ملاءمة لمحفظتك ، حان الوقت لإجراء دراسة جدوى تأخذ في الاعتبار جميع المخاطر المالية وتخطيط السعة وقيود إدارة الموارد.
# 6. تنفيذ وإدارة محفظة المشاريع الخاصة بك
الآن ستحتاج إلى تنسيق تنفيذ المشاريع والبرامج في محفظتك في وقت واحد من خلال العمل مع مديري المشاريع والبرامج. لتقييم الأداء وتحديد المشاكل وإجراء التعديلات حسب الضرورة لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح.
فوائد إدارة محفظة المشروع
إدارة محفظة المشاريع لها فوائد مختلفة ، من تقييم المشاريع المحتملة وتوقع المخاطر إلى التوافق الاستراتيجي للشركات. دعنا نلقي نظرة على بعض الفوائد الملحوظة لإدارة قوائم المشاريع ،
# 1. يوفق بين أهداف المشروع واستراتيجية العمل
تتمثل المهمة النهائية لأي شركة في تحقيق الأهداف قصيرة وطويلة الأجل ، وكل مشروع يتم البدء فيه يجعل هذه الشركة أقرب إلى أهدافها. يجب على مديري المشاريع التأكد من أن جميع المشاريع تتوافق مع استراتيجية الشركة وهدفها. أيضًا ، هناك فائدة أخرى لإدارة قوائم المشاريع وهي أنها تساعد في تقييم واختيار وترتيب أولويات المشاريع التي تتوافق مع الأهداف العامة للشركة.
# 2. تحسين عملية اختيار المشروع
تؤكد عملية إدارة محفظة المشروع على اختيار المجموعة المناسبة من المشاريع وفقًا لأهداف العمل والمخاطر وتوافر الموارد ومعايير أخرى. الغرض من العمليات هو تقييم واختيار المشروع الذي سيحقق أقصى قيمة للمؤسسة. باستخدام مجموعة من الإجراءات النوعية والكمية ، مثل طرق الترتيب ونماذج التسجيل وطرق الكشف عن مجريات الأمور الأخرى ،
# 3. رؤية أوضح للأهداف طويلة المدى
يمكن أن تكون بعض المشاريع قصيرة المدى غير منظمة في مرحلة التنفيذ ، ومن السهل أن تفقد التركيز على الأهداف طويلة المدى عند محاولة حل المشكلات الخاصة بالمشاريع قصيرة المدى. تعتبر إدارة محفظة المشاريع لا تقدر بثمن في هذا الصدد لأنها تضع كل شيء في منظورها الصحيح وتساعد في عمليات صنع القرار الصعبة التي تستند إلى الأهداف طويلة الأجل للشركة.
# 4. زيادة الإنتاجية من خلال تعاون الفريق المُحسَّن
توفر إدارة محفظة المشروع عرضًا في الوقت الفعلي لتقدم المشاريع لجميع أصحاب المصلحة. مديري المشاريع لديهم سهولة الوصول إلى أعضاء الفريق. كل شخص لديه لوحة معلومات شخصية ومخطط جانت المحدث الذي يوفر عرضًا مرئيًا لتقدم العمل والمراحل المختلفة وترابطها.
# 5. زيادة عائد الاستثمار
العائد على الاستثمار هو العائد / الربح الناتج بعد نشر المشروع. أي منظمة لديها هدف لتحقيق عوائد متزايدة. من خلال الاستثمار في أدوات إدارة المحافظ وتدريب موظفيك ، يصبح من الممكن تحسين معدل نجاح المشروع واتخاذ قرارات لتوفير التكاليف. يساعد في توضيح أهداف الشركة الأوسع ، وتحسين إدارة الموارد ، وزيادة الإنتاجية وخفة الحركة.
إدارة محفظة المشروع مقابل إدارة المشاريع
على الرغم من أن كلا الطرفين يهتمان بشدة بالتنفيذ الناجح للمشاريع ، فمن المفهوم لماذا قد تكون هذه المصطلحات مربكة لأنها متشابهة تقريبًا! ولكن هناك فرق كبير بين إدارة المشاريع وإدارة قوائم المشاريع. إليك كيف تختلف هاتان العمليتان ،
الاختلافات بين إدارة محافظ المشاريع وإدارة المشاريع
فيما يلي العديد من الاختلافات الرئيسية بين إدارة المشاريع مقابل إدارة المحافظ ،
أولا: إدارة المشروع هي مهمة واحدة: سلسلة من المهام التي تهدف إلى إنتاج منتج معين أو خدمة أو فائدة ضمن جدول زمني محدد. أيضًا ، يمكننا القول أن استخدام المهارات والعمليات لإكمال العمل المؤقت (مشروع) بنجاح هو الذي يضيف قيمة إلى مؤسستك. بينما
الحافظة عبارة عن عرض عالي المستوى لجميع المشاريع التي تديرها المنظمة من أجل تلبية الأهداف الإستراتيجية الرئيسية للشركة. يمكن أن يكون كل مشروع عبر الشركة بأكملها أو قسم أو قسم.
ثانيا: إدارة المشروع مؤقتة وفريدة من نوعها ، في حين أن إدارة محفظة المشاريع هي مبادرات جارية تتضمن أهدافًا استراتيجية ومتماسكة. بمجرد أن يأتي الموعد النهائي للمشروع ويذهب ، فلن يكون هناك المزيد. المحافظ ، من ناحية أخرى ، تمتد عبر سنوات من التواجد.
ثالثا: إدارة محفظة المشاريع هي عملية متخصصة تُمارَس عندما تجمع منظمة ما مشاريع ذات هدف مشترك ، بهدف تعظيم هامش ربحها وزيادة العائد الإجمالي على الاستثمار. بينما إدارة المشروع هي عملية تنظيم الموارد وتنسيق الفرق وتحديد المواعيد النهائية ومراقبة تقدم المشاريع الفردية.
بالإضافة إلى ذلك ، يركز كل من إدارة المشاريع والمحافظ على تحقيق الأهداف في الوقت المناسب وبطريقة حيلة. لكن هناك اختلافات أساسية بين كل دور. بينما يتعين على مديري المشاريع النظر في نطاق مسعى فردي ، ينظر مديرو المحافظ إلى العديد من المشاريع ويقطعون الصلة بينهم.
أخيرا: قد يقدم مديرو المشروع تحديثات حول كيفية أداء المشاريع الحالية أو مدى نجاح المشاريع النهائية لمديري البرامج. بينما قد يجتمع مديرو المحفظة مع مديري البرامج والمشاريع لمواءمة المشاريع مع الأهداف واسعة النطاق وتوفير مقاييس الأداء الرئيسية.
مراجع حسابات
- فوربس.
- مرأى.
- يوم الاثنين.
- المخطط الرئيسي.
- برنامج إدارة المحفظة: أفضل برامج الاستثمار في عام 2023
- إدارة المحفظة: التعريف وكل ما تحتاج إلى معرفته
- كيفية إنشاء محفظة: خطوات سريعة وسهلة لإنشاء محفظة في 30 دقيقة أو أقل
- إدارة المشروع: التعريف ، البرامج ، المهارات ، الخطوات والنتائجy
- نظم إدارة المحافظ: التعريف ، ودليل للعمليات
- إدارة حافظة المشروع: المعنى ، أفضل البرامج ، العمليات والفوائد
- تحويل الأعمال: التعريف والعملية والاستراتيجيات والوكالات والنموذج
