أي عمل ينطوي على مستوى معين من المخاطر. وعندما يكون لديك حول الشركة تتوسع ، تتفاقم هذه المخاطر ولديها احتمال أكبر للضرر. بينما لا يمكنك حماية شركتك تمامًا من كل سيناريو أسوأ حالة ممكن ، يساعد تحليل تأثير الأعمال BIA على إعدادك للتعامل مع عواقب تلك المخاطر التي تحدث. وبالتالي يمكن أن يمنح شركتك أفضل فرصة للتعافي. سنستعرض بعض أمثلة تحليل تأثير الأعمال والعملية المتضمنة في إجراء التحليل.
ما هو تحليل تأثير الأعمال BIA؟
تحليل تأثير الأعمال BIA هو إجراء منظم تستخدمه مؤسستك لتحليل وتقييم العواقب المحتملة لاضطراب في أنشطة الأعمال الحيوية بسبب الكوارث أو الحوادث أو حالات الطوارئ. يعد تحليل تأثير الأعمال عنصرًا مهمًا في الشركة خطة استمرارية العمل.
A الأعمال سيوضح لك تحليل التأثير كيف ستتأثر شركتك إذا تعطلت عمليات عملك بسبب انقطاع العمل. يتيح لك إجراء دراسة تأثير الأعمال أيضًا تحليل كل عملية وقسم بشكل مستقل وفيما يتعلق ببعضهما البعض ، وتحديد الوظائف الأكثر أهمية لاستمرار تشغيل شركتك ، وتطوير استراتيجية استرداد.
في حين أن تحليل تأثير الأعمال ليس ضروريًا للامتثال لأي أطر عمل أمان بيانات رئيسية (على الرغم من أنه من أجل الامتثال لمعيار ISO 22301). إنها الخطوة الأولى في خلق سلعة خطة استمرارية العمل لشركتك. أخيرًا ، تتمثل الصحة المالية والسمعة لشركتك في قدرتها على التعافي من كارثة ، سواء كانت خرقًا للبيانات أو كارثة طبيعية أو نوعًا آخر من اضطراب الأعمال.
سيوفر لك تحليل تأثير الأعمال أيضًا الأدوات التي تحتاجها للحفاظ على الامتثال للالتزامات القانونية وأمن البيانات ، بالإضافة إلى التعافي من تعطل الأعمال أثناء العمل بشكل أخلاقي وقانوني. في حين أن الإدارات الفردية قد تفهم عواقب عملية أو وظيفة معطلة ، فلن تتمكن من إدراك هذه العواقب تمامًا لشركتك بأكملها ما لم تقم بإجراء تحليل تأثير الأعمال ويتم وضع كل هذه المعلومات في مكان واحد.
اقرأ أيضا: سعر مقاصة السوق: كيفية البحث عن سعر مقاصة السوق (+ دليل مفصل)
أمثلة على الخسائر الشائعة في تحليل تأثير الأعمال BIA
سيكون من المستحيل بالنسبة لنا أن نذكر كل سيناريو تعطل العمل هنا. أيضًا ، من غير المحتمل أن تتمكن شركتك من بناء وتنفيذ إستراتيجية لكل حالة خسارة محتملة.
بدلاً من ذلك ، ركز على الأمثلة الأكثر شيوعًا لخسارة تحليل تأثير الأعمال وكيف من المحتمل أن تضر بشركتك. النظر في أمثلة تحليل تأثير الأعمال هذه ؛ إذا كانت شركتك بها مكون تصنيع ، فيجب أن تخطط للحوادث التي تؤدي إلى الخسارة. تعتبر الحرائق والأنابيب المكسورة وأعطال الآلات كلها مخاطر حقيقية. بدلاً من ذلك ، إذا كانت شركتك تبيع برنامج CRM ، يتوقع العملاء أن تكون بيانات المبيعات / العملاء متاحة متى احتاجوا إليها.
نتيجة لذلك ، يجب أن يتأكد فريقك الهندسي من أن طلبك متاح بدرجة عالية. قد تحتاج إلى إضافة التكرار إلى أنظمتك لتحمل الأعطال ، بالإضافة إلى مراقبة تطبيقك والأنظمة التي يعمل عليها عن كثب. هذا للتأكد من أن عملائك يواجهون أقل قدر ممكن من الاضطراب.
يجب أن تكون كل شركة جاهزة للطوارئ التجارية. من المحتمل أن يكون لفشل خوادم الإنتاج ، وفشل الموردين في تسليم الإمدادات في الوقت المحدد أو على الإطلاق ، والنزاعات العمالية ، وانقطاع التيار الكهربائي ، وفقدان موظف رئيسي ، والهجمات الإلكترونية تأثير سلبي على مؤسستك.
تعد الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان أيضًا من المصادر الرئيسية لانقطاع الأعمال. اعتمادًا على مكان وجود مكاتب شركتك أو مرافق التخزين أو الخوادم أو غيرها من العمليات التجارية المهمة ، يجب أن تخطط للكوارث التي من المرجح أن تؤذيك. الزلازل ، والأعاصير ، وحرائق الغابات ، والهجمات الإرهابية ، أو انقطاع التيار الكهربائي الكبير سيكون لها تأثير على عملك بطرق مختلفة. ومن ثم ، يجب أن تخطط لهم.
خطوات العملية لتحليل تأثير الأعمال (BIA)
لا توجد طريقة واحدة لإجراء تحليل تأثير الأعمال. سيكون مختلفًا لكل شركة ، ويجب على كل شركة تكييف نهجها وفقًا للمتطلبات المحددة لمنظمتها. ومع ذلك ، يجب تضمين عدد قليل من عناصر تحليل تأثير الأعمال حتى يكون ناجحًا.
# 1. يستعد
قبل أن تبدأ في تحليل تأثير عملك ، يجب عليك أولاً تجميع ملف فريق المشروع التي ستنفذها. يمكن أن يكون هذا فريقًا من الموظفين الحاليين أو فريق الاستعانة بمصادر خارجية ملتزم بإجراء تقييمات تأثير الأعمال. للتحضير للعمل الحقيقي لتحليل تأثير الأعمال ، يجب على هذا الفريق تحديد وتوثيق أهداف ونطاق دراسة التأثير بالتعاون مع الإدارة العليا.
قبل أن تبدأ ، يجب أن تقرر الأقسام التي ستشركها ، وكيف سيتم جمع المعلومات والحفاظ عليها ، والجدول الزمني للمشروع.
# 2. الحصول على المعلومات
تتمثل المرحلة التالية في تحليل تأثير عملك في جمع البيانات الأولية حول عمليات عملك. تعد المقابلات مع الموظفين الذين يشرفون على كل عملية وينفذونها ، بالإضافة إلى استبيان تحليل تأثير الأعمال ، أكثر طريقتين شيوعًا لجمع هذه البيانات. الطريقة الأكثر فعالية لجمع المعلومات هي من خلال استبيان تحليل تأثير الأعمال. إذا استخدمت المقابلات بدلاً من الاستبيان ، فستجمع نفس المعلومات المذكورة أدناه. ومع ذلك ، سيكون أقل مستوى.
استبيان للحصول على المعلومات
فيما يلي مجموعة جيدة من الأسئلة لتضمينها في الاستبيان:
- اسم الإجراء
- وصف كامل للمكان الذي ستجري فيه الإجراء.
- جميع مدخلات ومخرجات العملية
- الموارد والأدوات المستخدمة في العملية
- مستخدمو الإجراء
- تسلسل الأحداث
- التبعات المالية والتشغيلية
- أي عواقب تنظيمية أو قانونية أو امتثال
- البيانات السابقة
بشكل أساسي ، يجب أن تتضمن قائمتك أسئلة يمكن للموظفين من مختلف الإدارات الإجابة عليها. من المرجح أن يفهم المديرون الآثار المالية والتشغيلية. ومع ذلك ، سيتمكن الموظفون ذوو المستوى الأدنى الذين يؤدون العمليات من تقديم وصف مفصل بالإضافة إلى جميع المدخلات والمخرجات. يمكن لموظفي الامتثال أو المستشار الداخلي أو إدارة القسم تقديم إجابات بشأن الآثار التنظيمية والقانونية. يمكنك أيضًا توزيع الاستطلاع على شركاء الأعمال الخارجيين الذين لديهم معرفة بالعملية أو أعضاء الإدارة العليا الذين يشاركون فيها أو لديهم مصلحة فيها.
بشكل قاطع ، يجب على أي شخص يؤدي أو يشرف على أي مكون من العملية إكمال مسح تحليل تأثير الأعمال. هذا لإنتاج أكثر إستراتيجية شمولية ممكنة.
مرة واحدة فقط المسوحات تم جمعها ، يجب عليك تجميع جميع البيانات في مستند واحد يسرد بوضوح المعلومات المذكورة أعلاه لكل مرحلة. تأكد من عدم وجود معلومات مفقودة وأن البيانات التي تم جمعها مختصرة وواضحة. هذا للتأكد من أن كل شخص يقرأها يفهم العملية وأهم المعلومات عنها. إذا كان ذلك مفيدًا ، يمكنك حتى إنشاء مخططات انسيابية لكل مرحلة.
# 3. مراجعة وتحليل المعلومات
يمكن أن تبدأ دراسة التأثير بمجرد جمع كل المعلومات الضرورية المتعلقة بكل عملية تجارية.
سيقوم فريق تحليل تأثير الأعمال بفحص كل عملية للتأكد من ثلاثة أشياء:
ما الوظائف والعمليات الحاسمة للتشغيل المستمر لعملك؟ سينتج عن هذا الحكم قائمة أولويات لجميع العمليات. إذا كانت هناك مأساة واسعة النطاق غدًا ، فإن هذه القائمة ستنصح شركتك بالإجراءات التي يجب استعادتها أولاً والتي يمكن أن تنتظر.
ما هي الموارد البشرية والتكنولوجية المطلوبة لكل عملية لتعمل بسلاسة؟ في حالة فشل العملية ، ستتمكن من تحديد أولويات الأشخاص والتكنولوجيا.
ما هو جدول التعافي لاستعادة العملية إلى طبيعتها (أو أقرب ما يمكن إلى وضعها الطبيعي)؟ عند اتخاذ هذا القرار ، قم بفحص الوقت الذي سيستغرقه من الناحية العملية والسرعة التي سيحتاجها فريقك لاستعادة العملية لتجنب أي خسائر مالية أو سمعة. اكتشف أيضًا أي فجوات كبيرة بين هذين.
إذا وجدت أن العملية يجب أن تكون جاهزة للعمل في غضون 12 ساعة لإبقاء شركتك مستمرة ، ولكن لا يمكن لمواردك الحالية تشغيلها إلا في غضون 24 ساعة ، فهذه مشكلة يجب معالجتها في جزء التوصيات من دراسة تأثير عملك.
أخيرًا ، يجب أن يكون لديك قائمة العمليات ذات الأولوية وتسلسل الاسترداد للوظائف المهمة. سيضمن ذلك قدرة شركتك على تحديد كيفية تحديد أولويات الاسترداد بسرعة في حالة تعطل العمل. ستكون القيادة قادرة على تحديد ما يجب التركيز عليه أولاً ، سواء كان الحادث يؤثر على كل قسم أو قسم واحد أو عدد قليل من الإدارات في جميع أنحاء الشركة.
# 4. تطوير تقارير تحليل تأثير الأعمال BIA
بعد مراجعة جميع هذه المعلومات وتأكيدها ، ستقوم بتطوير تقرير تحليل تأثير الأعمال لتقديمه إلى الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الآخرين في التعافي من الكوارث. هذا التقرير هو النتيجة الأكثر أهمية لدراسة تأثير عملك. سيتم استخدامه لإبلاغ نتائجك ومقترحاتك إلى الأشخاص في مؤسستك الذين لديهم سلطة تغيير عملية التعافي من الكوارث.
لا يمكن إنشاء إستراتيجية التعافي من الكوارث لشركتك بشكل كامل وفعّالة بدون دراسة تأثير الأعمال. هذا لأن عملية التعافي من الكوارث الخاصة بك ستستند إلى أساس هش. لا يمكن لقيادة شركتك إنشاء إجراء مستنير للتعافي من الكوارث إذا لم يفهموا العمليات الأكثر أهمية للإنطلاق والتشغيل وما هي الموارد المطلوبة للقيام بذلك. عند تطوير تقريرك وتقديمه ، تأكد من أن فريق تحليل تأثير الأعمال وفريق قيادة شركتك يفهمون ذلك.
يجب أن يتضمن تقرير دراسة تأثير الأعمال النهائي الخاص بك المعلومات التالية ، كحد أدنى:
- ملخص
- نطاق وأهداف تحليل تأثير الأعمال
- منهجيات جمع المعلومات
- ملخص النتائج
- نتائج متعمقة لكل قسم ، بما في ذلك:
- أهم الإجراءات أو الوظائف
- آثار الاضطرابات في أجزاء كثيرة من العمل
- مدة الاضطراب التي يمكن تحملها
- مستويات الخسارة المقبولة
- مقارنة المصاريف المالية المتوقعة والأسعار المتوقعة لإجراءات الاسترداد التي يمكن استخدامها
- المستندات الداعمة للنتائج
- توصيات للشفاء
هذا هو التقرير الذي ستقدمه إلى الإدارة وكذلك أصحاب المصلحة لتزويدهم برؤية ثاقبة للعملية. سيساعدهم ذلك على فهم النتائج الخاصة بك ثم معرفة أفضل الحلول لاستعادة كل عملية. خذ الوقت الكافي للتأكد من أنها شاملة ومكتوبة جيدًا وسهلة الفهم.
# 5. تنفيذ التوصية على أساس تحليل تأثير الأعمال
تتمثل المرحلة الأخيرة في هذه العملية في وضع التوصيات موضع التنفيذ. بمجرد أن ينتهي فريقك من دراسة تأثير الأعمال ونقل النتائج ، فإن الأمر متروك في النهاية للقيادة لاتخاذ الإجراءات اللازمة. ومع ذلك ، قد يساعد فريقك في تعزيز استنتاجات البحث وإقناع القيادة بمتابعة اقتراحاتك.
عندما تكتشف أن أيًا من توصياتك السابقة لا تعمل كما هو مخطط لها ، أو يتم تبني عمليات جديدة ، أو يتم تشكيل أقسام جديدة ، يجب أن تتضمن هذه المرحلة النهائية تحديثات ومراجعات للتوصيات. علاوة على ذلك ، فإن شركتك ليست كيانًا ثابتًا ؛ إنه يتغير ويتوسع باستمرار ، ويجب أن تعكس دراسة تأثير عملك ذلك أيضًا.
كيف يدعم BIA الامتثال للوائح والمعايير؟
من خلال الإشارة إلى المجالات المحتملة لعدم الامتثال وتقديم اقتراحات للتحسين ، يمكن أن يساعد تحليل تأثير الأعمال (BIA) في الامتثال للوائح والمعايير. قد تجد BIA عملية تجارية مهمة لا تحتوي على ضمانات كافية لحماية المعلومات الحساسة. من أجل التخفيف من المخاطر والحفاظ على التوافق مع اللوائح والمعايير المعمول بها ، يمكن استخدام هذه البيانات لصياغة تدابير تصحيحية.
كيف يمكن استخدام BIA لدعم التحسين المستمر؟
يمكن أن تساعد نتائج تحليل تأثير الأعمال (BIA) الشركة على التحسن بشكل مطرد من خلال إلقاء الضوء على الفرص والتهديدات الأكثر إلحاحًا. إن العمليات التجارية المهمة التي لا تحتوي على خطط احتياطية أو استرداد كافية ، أو العمليات التي لم يتم تحسينها لتحقيق الكفاءة ، ليست سوى مثالين على أنواع المشاكل التي يمكن أن يساعد BIA في توضيحها. يمكن استخدام هذه البيانات لإبلاغ الاستراتيجيات لتعزيز المقاومة التنظيمية والحفاظ على التقدم.
كيف يدعم BIA تطوير استراتيجيات التعافي؟
مع البيانات المستقاة من BIA ، يمكن للشركات الاستعداد بشكل أفضل والارتداد من أي نوع من الاضطراب. يمكن أن يخبرك BIA بأجزاء عملك الحاسمة ، ومقدار الضرر الذي يمكن أن يحدثه الاضطراب ، وأنواع الأصول والموارد التي ستحتاجها للعودة والتشغيل. يمكن استخدام هذه البيانات لابتكار خطط استرداد تضع علاوة على إعادة الخدمات الهامة عبر الإنترنت في أسرع وقت ممكن مع تقليل الاضطرابات إلى الحد الأدنى.
ما هو دور التكنولوجيا في BIA؟
يعتمد مجال تحليل تأثير الأعمال بشكل كبير على التطورات التكنولوجية (BIA). يمكن أن تؤدي الأحداث العديدة إلى تعطيل عمليات الشركة ، بما في ذلك استخدام تكنولوجيا المعلومات والخدمات التي تقدمها.
وفي الختام
سواء كنت تستخدم تحليل تأثير عملك لأغراض الامتثال ، مثل تدقيق ISO 22301 ، أو ببساطة للاحتفاظ به للرجوع إليه في المستقبل ، يجب حفظه في مكان حيث يمكن لفرق الامتثال وأمن تكنولوجيا المعلومات والقيادة الوصول إليه بسهولة.
يمكنك تعيين السياسات والتذكيرات بمواعيد الاستحقاق على مستنداتك داخل البرنامج ، بحيث يتم إعلامك أنت أو زملائك على الفور عندما يحين الوقت لمراجعة / إعادة زيارة مستند أو سياسة أو تحليل.
الأسئلة الشائعة حول تحليل تأثير الأعمال
ما الذي يتضمنه تحليل التأثير؟
تتضمن عملية تقييم الأثر عزل الأنشطة أو الأحداث التي من المرجح أن تؤثر على الأعمال التجارية ، ومواردها المالية ، وكذلك على عملياتها. على المستوى الخارجي ، ينظر تحليل التأثير في الأهمية الاجتماعية والاقتصادية والبيئية لهذه الأحداث ويقيم آثارها.
ما هي أمثلة تحليل تأثير الأعمال؟
تشمل الآثار التي يجب مراعاتها ما يلي:
- ضياع المبيعات والدخل.
- المبيعات أو الدخل المتأخر.
- زيادة النفقات (على سبيل المثال ، العمل الإضافي ، والاستعانة بمصادر خارجية ، وتكاليف التعجيل ، وما إلى ذلك)
- الغرامات التنظيمية.
- العقوبات التعاقدية أو فقدان المكافآت التعاقدية.
- استياء العميل أو انشقاقه.
- تأخير خطط العمل الجديدة
كيف تقوم بتحليل التأثير؟
ما هي خطوات تنفيذ تقييم الأثر؟
- حدد المشروع (المشاريع) المراد تقييمها.
- إجراء تقييم قابلية التقييم.
- قم بإعداد خطة البحث.
- العقد والموظفين تقييم الأثر.
- إجراء البحث الميداني وتحليل نتائجه.
- انشر نتائج تقييم الأثر.
كم مرة يجب إجراء تحليل تأثير الأعمال؟
كل عامين يعتبر تحليل معلومات الأعمال تحليلًا زمنيًا - يمكن أن يتغير وضعك في غضون عام أو عامين. الفاصل الزمني الموصى به لتحديث BIA الخاص بك هو كل عامين ؛ بالنسبة لبعض الشركات ، سيكون الأمر أطول (إذا لم تتغير الأمور كثيرًا) ، وبالنسبة للآخرين ، سيكون أقصر (يتعين على البنوك القيام بواحد كل عام).
