يجب أن يكون تحسين مستويات إنتاجية الموظفين في منظمة ما على قائمة جميع المديرين ، وإحدى الطرق المتعددة لتحقيق ذلك هي ممارسة إدارة الغياب.
إن تقديم نظام فعال لإدارة الغياب للحد من التغيب سيفيد المنظمة ، خاصة إذا وضع أرباب العمل سياسة إدارة الغياب الخاصة بهم لدعم الموظفين لأخذ وقت من العمل عندما تتطلب صحتهم ذلك وتمكينهم من العودة عندما يستطيعون ذلك.
إذن ، ما الذي تستلزمه إدارة الغياب أكثر من ذلك؟ دعنا نستكشف إدارة الغياب وسياساتها وفوائدها وأنظمتها.
ما هي إدارة الغياب؟
تعد إدارة الغياب جزءًا حيويًا من مدى إنتاجية القوى العاملة. يستخدم أصحاب العمل السياسات أو الإجراءات أو البرامج لتقليل حالات تغيب الموظفين ، ومنع العمال من التعارض مع بعضهم البعض ، وزيادة إنتاجية الموظفين.
كما أنه يستلزم تحقيق التوازن بين دعم العمال الذين يتغيبون عن العمل بسبب المرض أو الإصابة أو المواقف التي لا يمكن تجنبها ومعاقبة أولئك الذين يكون غيابهم مشبوهًا أو مفرطًا.
ما هي سياسة إدارة الغياب؟
يجب أن يكون لدى الشركات سياسات واضحة تخبر الموظفين بحقوقهم ومسؤولياتهم عندما لا يكونون في العمل. يجب أن تدعم هذه السياسة أيضًا أهداف العمل وثقافة الشركة.
يُطلب من أصحاب العمل بموجب القانون إخبار عمالهم بأي قواعد تتعلق بالمرض أو الأذى وعدم القدرة على العمل ، بما في ذلك أي قواعد تتعلق بالأجر المرضي.
يجب أن تتضمن السياسة ما يلي:
- تفاصيل خاصة بشروط أجر المرض التعاقدي وكيفية ارتباطها بأجر المرض القانوني.
- من ومتى يجب على الموظفين الاتصال إذا لم يتمكنوا من الحضور إلى العمل.
- المواعيد النهائية للموظفين لاستكمال نموذج الشهادة الذاتية.
- معلومات عن موعد تقديم الموظفين لخطاب الطبيب المناسب.
- كم عدد أنظمة المراجعة أو نقطة الانطلاق التي قد يستخدمها صاحب العمل في العمل
- مقابلة العودة إلى العمل.
- معلومات للموظفين حول التغييرات التي قد تكون ضرورية لمساعدتهم على العودة إلى العمل في أسرع وقت ممكن.
ما هي مكونات إدارة الغياب؟
تعد إدارة الغياب أمرًا بالغ الأهمية لإدارة الموارد البشرية للمؤسسة ، مع التركيز على تقليل تغيب الموظفين ، وتجنب اضطراب القوى العاملة ، وزيادة الإنتاجية.
المكونات وأفضل الممارسات المتضمنة في الإدارة الفعالة للغياب هي:
# 1. سياسة الغياب
تعد سياسة الغياب المحددة جيدًا ضرورية لتوضيح توقعات أصحاب العمل والموظفين بشأن إجازة العمل.
يجب أن تتضمن السياسة أنواع حالات الغياب المسموح بها ، وطريقة طلب الإجازة ، وعملية الموافقة ، والإجراءات التأديبية للغياب أو التأخير المتكرر بدون عذر.
# 2. الاتصالات
يساعد التواصل المتكرر مع الموظفين حول سياسات إدارة الغياب على إدارة حالات غياب الموظفين بشكل أكثر فعالية.
يمكن أن تؤدي مشاركة سياسات طلب الإجازة أثناء إعداد الموظفين وتعزيز الإرشادات بانتظام إلى خلق الوعي وتقليل التغيب عن العمل.
# 3. التدريب الإداري
يتيح تثقيف المديرين بشأن سياسات الشركة واللوائح الفيدرالية والتعليمية الخاصة بالولاية لهم معالجة طلبات إجازة الموظفين بشكل ثابت ودقيق.
يجب أن يشمل هذا التدريب متطلبات الامتثال والتزامات حفظ السجلات.
# 4. قدرات التتبع المحسنة
يمكن أن يساعد استخدام برنامج إدارة الغياب أو حل موارد بشرية خارجي متكامل مع كشوف المرتبات في تتبع طلبات إجازة الموظفين بشكل أكثر كفاءة من العمليات اليدوية.
يمكن لبرنامج إدارة القوى العاملة أيضًا إدارة طلبات إجازة الموظفين ، وتتبع اتجاهات الحضور ، وتمكين التدخلات في الوقت المناسب.
# 5. أدوات الخدمة الذاتية
يمكن أن يؤدي تمكين الموظفين بأدوات الخدمة الذاتية للتقدم للحصول على إجازة وعرض تقويم الإجازات الخاصة بهم والتحقق من حماية الوظيفة وإدارة إجازتهم الحالية إلى دعم جهود الامتثال وتحسين تجربة الموظف
# 6. مبادرات العافية
يمكن أن يساعد تنفيذ برامج العافية والخدمات الطبية الداخلية وبيئات العمل المرنة في تقليل التغيب وتحسين مشاركة الموظفين والإنتاجية والتوازن بين العمل والحياة.
من خلال تنفيذ هذه المكونات ، يمكن للمؤسسات إدارة القوى العاملة لديها بشكل أفضل ، وتحسين تجربة الموظف ، والحفاظ على الامتثال للوائح ذات الصلة.
ما هو الهدف من إدارة الغياب؟
الهدف من إدارة الغياب هو التحكم في تغيب الموظف داخل المنظمة ، ودعم الامتثال لقوانين الإجازة الفيدرالية وقوانين الولاية ، والحفاظ على بيئة عمل منتجة وفعالة مع ضمان رفاهية الموظف.
يحتاج المديرون إلى إنشاء نظام لإدارة الغياب يعمل بشكل جيد وسهل الاستخدام لتقليل التغيب ومنع حدوثه قدر الإمكان.
لتحقيق هذا الهدف ، تتضمن إدارة الغياب ما يلي:
- وضع سياسات وإجراءات واضحة وجيدة التواصل
- توفير التدريب الإداري لمساعدة المديرين على معالجة إجازة الموظف
- تعزيز قدرات التتبع من خلال البرامج لتبسيط جمع البيانات وتحليلها.
- تطبيق أدوات الخدمة الذاتية التي تمكن الموظفين من إدارة وتتبع غيابهم.
- تشجيع التواصل بين المديرين والموظفين.
- تتبع ومراقبة حالات الغياب بانتظام ، وإجراء عمليات تسجيل الوصول ، ومعالجة أي مشكلات أساسية تساهم في غياب الموظف.
ما هي فوائد إدارة الغياب؟
تعد إدارة حالات غياب الموظفين أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات للحفاظ على الإنتاجية ، وضمان سير العمليات بسلاسة ، ودعم رفاهية الموظفين.
تتضمن بعض فوائد إدارة حالات الغياب ما يلي:
# 1. تقليل التغيب عن العمل
يمكن أن تساعد سياسات وإجراءات إدارة الغياب الفعالة في تقليل حالات الغياب غير المصرح بها وغير المخطط لها ، مما يضمن تخطيطًا أفضل للقوى العاملة ويقلل من اضطرابات العمليات اليومية.
# 2. تحسين معنويات الموظفين ومشاركتهم
عندما تدعم المنظمات موظفيها وتقدرهم ، فمن المرجح أن يشاركوا ويلتزموا بعملهم ومن المحتمل ألا يأخذوا إجازات غير مخططة.
# 3. إدارة أفضل لأعباء العمل
تسمح إدارة الغياب الاستباقي بتخطيط وتوزيع أحمال العمل بشكل أفضل بين أعضاء الفريق ، مما يقلل من مخاطر الإرهاق ويحافظ على مستويات الإنتاجية.
# 4. الامتثال المعزز
يمكن أن تساعد إدارة الغياب الفعالة المنظمات على الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية ، مثل قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) في الولايات المتحدة.
# 5. توفير في التكاليف
من خلال تقليل التغيب وتحسين الإنتاجية ، يمكن للمؤسسات توفير التكاليف المرتبطة بغياب الموظفين ، مثل فقدان الإنتاجية ، وأجور العمل الإضافي ، والتوظيف المؤقت.
# 6. عمليات مبسطة
يمكن أن يساعد نظام إدارة الغياب في أتمتة العمليات المتعلقة بالغياب وتبسيطها ، وتوفير الوقت وتقليل الأعباء الإدارية على فرق الموارد البشرية.
# 7. صنع القرار على أساس البيانات
يمكن أن توفر برامج إدارة الغياب بيانات ورؤى قيّمة حول اتجاهات وأنماط الغياب ، وتمكين المؤسسات من اتخاذ قرارات مستنيرة ، وتحديد المشكلات المحتملة ، وتطوير استراتيجيات لمعالجتها.
أنواع أنظمة إدارة الغياب
- إدارة الغياب عن التعليم في الخطوط الأمامية (AESOP)
- إدارة الغياب الرئيسي
- إدارة غياب المصفوفة
ما هي إدارة الغياب عن التعليم في الخط الأمامي؟
إدارة الغياب عن التعليم في الخطوط الأمامية ، والتي كانت تُسمى في السابق AESOP ، هي أفضل نظام آلي لإدارة حالات الغياب وإيجاد مدرسين بديلين في الولايات المتحدة. تستخدمه أكثر من 4,000 منطقة تعليمية.
بالإضافة إلى ذلك ، كبرنامج كخدمة (SaaS) ، لا يتطلب Aesop أي أجهزة أو برامج أو خطوط هاتف داخل المنطقة لإدارة الغياب. بدلاً من ذلك ، يمكن لجميع الموظفين الوصول إلى الخدمة عبر الهاتف أو الإنترنت في أي وقت وفي أي مكان.
تقوم إدارة الغياب عن التعليم في الخطوط الأمامية (المعروفة سابقًا باسم AESOP) بجمع الكثير من البيانات التي يمكن استخدامها لإدارة غياب الموظفين بشكل أفضل وتوفر الكثير من الوقت في المكالمات الفرعية اليدوية. أيضًا ، يقلل Aesop الوقت المستغرق في إدخال البيانات من خلال التكامل مع البرامج الأخرى.
توفر إدارة الغياب عن التعليم في الخطوط الأمامية (المعروفة سابقًا باسم AESOP) ما يلي:
- البحث عن بدائل مؤهلة
- تحديد الاتجاهات لتحسين حضور الموظفين
- سهولة تكامل البيانات مع موفري البرامج الآخرين
- إدارة الجدولة البديلة
تقدم إدارة الغياب في الخطوط الأمامية (AESOP) أيضًا تطبيقًا للجوال بوظائف مختلفة للمسؤولين والبدلاء والموظفين.
كيف أقوم بإنشاء حالة غياب على الخط الأمامي؟
لإنشاء حالة غياب على Frontline ، يمكنك استخدام تطبيق Frontline للهاتف المحمول ، والذي يتوفر لعملاء Frontline Absence & Time باستخدام الوظائف المحسنة لمنصة Frontline Insights Platform.
إليك دليل خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء غياب باستخدام تطبيق الهاتف المحمول:
يمكنك إنشاء غياب جديد من خلال أحد الخيارين داخل التطبيق. انقر على "الغياب اليوم" في الصفحة الرئيسية ، وادخل إلى القائمة ، وحدد خيار "الغياب". من هذه الصفحة ، اضغط على الزر "+".
# 2. خطوات إنشاء الغياب
يفتح هذا التحديد الخطوة 2 من عملية إنشاء الغياب. من هنا ، ستحدد سبب الغياب ثم تضغط على السهم في الركن الأيمن السفلي للمتابعة.
# 3. تاريخ
حدد تاريخًا (أو نطاقًا زمنيًا) من التقويم واضغط على السهم في أسفل اليمين للمتابعة.
# 4. مدة
اختر من قائمة الأطر الزمنية التي تتضمن "يوم كامل" و / أو "نصف يوم صباحًا" و / أو "نصف يوم مساءً" و / أو "مخصص". إذا حددت الخيار "مخصص" ، يمكنك تحديد رمز القلم الرصاص بجانب أوقات البدء والانتهاء للإشارة إلى الإطار الزمني البديل.
# 5. بديل
سترى مطالبة لتحديد ما إذا كان البديل مطلوبًا. حدد الخيار "نعم" أو "لا" بناءً على متطلبات موقعك واضغط على السهم الأيمن للمتابعة.
# 6. صفحة الملخص
توفر صفحة الملخص النهائية نظرة عامة على التحديدات التي قمت بها. تتضمن هذه التفاصيل الموقع وسبب الغياب والإطار الزمني وتأكيد ما إذا كان البديل مطلوبًا أم لا. يمكنك أيضًا تضمين ملاحظة شخصية للمسؤول قبل إرسال الغياب.
بمجرد أن تصبح جاهزًا ، اضغط على "إرسال الغياب" لإنشاء طلب الغياب. سيعرض التطبيق تفاصيل الغياب إذا حددت خيار "عرض الغياب".
راجع هذه التفاصيل حسب الحاجة ، واضغط على "تعديل" (في الزاوية اليسرى العلوية) إذا كانت هناك حاجة لإجراء أي تعديلات. خلاف ذلك ، اضغط على زر "الصفحة الرئيسية" في الجزء السفلي للعودة إلى الصفحة الرئيسية.
كيف يمكنني تسجيل الدخول إلى برنامج Frontline Education؟
لتسجيل الدخول إلى Frontline Education ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- قم بزيارة صفحة تسجيل الدخول إلى Frontline Education على login.frontlineeducation.com.
- إذا كان لديك معرف Frontline ، أدخل اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بك ، ثم انقر فوق "تسجيل الدخول". إذا نسيت اسم المستخدم أو كلمة المرور الخاصة بك ، فانقر فوق "نسيت اسم المستخدم" أو "نسيت كلمة المرور" لاستعادة بيانات الاعتماد الخاصة بك.
- بدلاً من ذلك ، إذا كانت مؤسستك تستخدم الدخول الموحّد (SSO) ، فانقر على "تسجيل الدخول باستخدام SSO الخاص بالمؤسسة" واتبع المطالبات لإدخال بيانات اعتماد مؤسستك.
تقدم Frontline Education منتجات وخدمات مختلفة ، وقد تختلف عملية تسجيل الدخول قليلاً حسب المنتج المحدد الذي تستخدمه.
كيف تكتب رسالة الغياب؟
لكتابة رسالة غياب مقنعة ، تُعرف أيضًا برسالة خارج المكتب (OOO) ، يجب عليك تضمين المكونات التالية:
- تحية مهنية: ابدأ رسالتك بتحية مهذبة واحترافية.
- سبب الغياب: اختياريًا ، يمكنك ذكر غيابك. كن موجزًا وتجنب مشاركة الكثير من المعلومات الشخصية.
- مواعيد الغياب: اذكر بوضوح التواريخ التي ستكون فيها بالخارج ، بما في ذلك موعد عودتك.
- الوصول إلى البريد الإلكتروني: أبلغ المرسل إذا كان لديك وصول محدود أو معدوم إلى البريد الإلكتروني أثناء غيابك.
- وقت الاستجابة المقدر: قدم تاريخًا تقديريًا عندما يتوقع المرسل ردك.
- جهة اتصال بديلة: قدم نقطة اتصال للطلبات أو المساعدة العاجلة.
كيف أكتب استمارة الغياب؟
لكتابة نموذج الغياب أو إجازة الغياب اتبع الخطوات التالية:
- اكتب عنوانك في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة أو في الزاوية اليسرى العليا.
- قم بتضمين التاريخ أسفل الورق ذي الرأسية. إذا كان طلبك عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك تخطي هذا الجزء.
- إذا كنت ترسل طلبك عبر البريد الإلكتروني ، فاستخدم اسم موضوع مناسبًا ، مثل "طلب إجازة الغياب".
- أضف عنوان شركتك بضعة أسطر أسفل التاريخ. تجاوز هذه الخطوة إذا كان عبر البريد الإلكتروني.
- خاطب رئيسك بشكل صحيح في خطاب رسمي ، على سبيل المثال ، "عزيزي هنري" أو "عزيزي السيدة حنا"
- اذكر سبب طلبك والتواريخ التي ستكون فيها عاطلاً عن العمل.
- تحلى بالشفافية واشرح سبب حاجتك إلى أيام الإجازة المحددة. سيؤدي ذلك إلى تقليل أي تعارض محتمل مع مديرك ومساعدته على فهم طلبك.
- في الفقرة الأخيرة ، اشرح كيف سيتم تغطية عملك في غيابك ، وكيف تخطط لجعل مغادرتك سهلة قدر الإمكان ، وكيف يمكن الوصول إليك في حالة الطوارئ.
- اختتم رسالتك بتقدير لعملك وشركتك ، وشكر رئيسك في العمل على تفكيرهم.
- إذا كنت تقوم بتسليم خطاب مطبوع ، فأضف توقيعًا بخط اليد. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فما عليك سوى كتابة اسمك.
- قدم نسخة من طلبك إلى قسم الموارد البشرية ، حيث سيحتاجون إلى هذه المعلومات لسجلاتك الشخصية.
- أخيرًا ، راجع طلبك قبل إرساله للتأكد من صحة المعلومات ونقاط الوضوح
- سياسة إجازة الغياب: كل ما تحتاج إلى معرفته
- كيفية إنهاء العمل: طلب إجازة الغياب
- إدارة القوى العاملة (WFM): التعريف وكيف تعمل
مراجع حسابات
