Функциональная организационная структура — это лишь один из типов командной структуры, но всем предприятиям, независимо от размера, для успешной работы необходима какая-то структура. Компании без четкой организационной структуры сталкиваются с проблемами в реализации бизнес-политики и продуктивной работе.
Организационная структура описывает, как определенные действия направлены на достижение целей вашей организации. Кроме того, он обеспечивает четкие роли, распорядок дня и ранги для работников, и все это помогает улучшить координацию команды. Без формальной организационной структуры вашим сотрудникам может быть сложно понять, кому они должны официально подчиняться в компании и какие менеджеры за что отвечают.
Ключевые моменты
- Функциональная организационная структура объединяет компанию в различные отделы в зависимости от опыта, специализации, навыков или смежных ролей.
- Функциональная организация обычно представляет собой вертикальную иерархию, в которой сотрудники подчиняются менеджеру, который контролирует их функции.
- Предприятия обычно работают в рамках функциональной структуры, поскольку она объединяет людей, обладающих схожими знаниями.
- Крупные компании лучше всего подходят для функциональной организационной структуры, поскольку состоят из множества людей с одинаковым опытом.
- Одним из наиболее существенных недостатков функциональной организационной структуры является возможность изоляции от других подразделений.
Что такое функциональная организационная структура?
Функциональная организационная структура — это распространенный тип бизнес-структуры, которая объединяет компанию в различные отделы в зависимости от областей знаний, группируя сотрудников по специальностям, навыкам или соответствующим ролям. Он основан на уровнях иерархии, включающей различные отделы под руководством назначенных руководителей.
В этом типе организационной структуры предприятия организованы в соответствии с их ролями и навыками в более мелкие группы или отделы. Это может включать, например:
- главная
- маркетинга
- производство
- IT
- финансы
- операции
Отдельные лица, команды и линейные менеджеры группируются в специализированные отделы, где они подчиняются руководителю отдела, например, директору по продажам. Команда высшего руководства компании обычно состоит из нескольких функциональных руководителей, например финансового директора, директора по маркетингу или руководителя операций.
Предприятия обычно работают в рамках функциональной структуры, поскольку она группирует людей, обладающих схожими знаниями, а при использовании в командной среде помогает компаниям достигать своих целей. Обычно это лучше всего работает для крупных компаний, в которых работают несколько человек с одинаковыми ролями. Когда в отделах сотрудники организованы по их навыкам и соответствующим функциям в компании, у владельцев бизнеса появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на своих общих целях, в то время как руководители отделов управляют целями своей команды.
ВИДЕТЬ: Простая разбивка целей и целей и способы их постановки
В небольших компаниях может оказаться недостаточно сотрудников с соответствующими навыками, чтобы оправдать их группировку в отдельные отделы.
Понимание функциональной организационной структуры
Функциональная организация обычно представляет собой вертикальную иерархию, в которой сотрудники подчиняются менеджеру, который контролирует их функции. Затем этот менеджер может подчиняться другой функциональной руководящей роли. Например, все сотрудники, отвечающие за продажи, подчиняются менеджеру по продажам, который подчиняется вице-президенту по продажам. Функциональные отделы обычно работают разрозненно, поскольку каждая группа имеет собственную независимую вертикальную структуру управления.
Сотрудники каждого функционального отдела общаются друг с другом, а не с сотрудниками других функциональных отделов. Ключевой ролью управленческой команды является координация действий с другими менеджерами и передача информации по всей организации. Например, менеджер по обслуживанию клиентов сообщает об инициативах и результатах менеджерам по продажам, маркетингу и производству.
Затем эти менеджеры передают любую соответствующую информацию своим командам.
ЧИТАЙТЕ: Командная работа на рабочем месте: от преимуществ и стратегий к эффективному лидерству
Все полномочия, такие как распределение ресурсов, принятие решений, постановка целей и распределение бюджета, принадлежат функциональному менеджеру. Когда сотрудник сталкивается с какими-либо препятствиями или нуждается в руководстве, первым шагом является обсуждение проблем со своим функциональным руководителем. Затем менеджер может решить обострить проблему.
Компании с функциональной организационной структурой, как правило, имеют следующие характеристики.
- Существует нисходящая иерархическая структура. В большинстве компаний с функциональной структурой есть команда высшего руководства, которая контролирует компанию в целом, но почти все остальные сотрудники являются частью определенного, разрозненного отдела.
- Руководители отделов подчиняются высшему руководству. В каждом отделе компании — будь то отдел продаж, продуктов или ИТ — есть руководитель отдела, который либо входит в состав высшего руководства, либо подчиняется ему напрямую.
- Сотрудники специализируются на определенных задачах. Сотрудники в функционально структурированных компаниях нанимаются за их опыт в определенных навыках. Они редко выходят за рамки своей роли, чтобы помочь в работе другого отдела.
Какой тип компании лучше всего подходит для функциональной организационной структуры?
Крупные компании лучше всего подходят для функциональной организационной структуры, поскольку состоят из множества людей с одинаковым опытом. Группировка членов команды по экспертным знаниям упрощает и концентрирует внимание более крупных компаний, а управленческий аспект функциональной организационной структуры означает, что есть кто-то, кому члены команды могут задавать вопросы.
ВИДЕТЬ: Тимбилдинговые мероприятия: лучшие тимбилдинговые мероприятия для небольших групп
Небольшие компании могут счесть функциональную организационную структуру слишком ограничительной и вообще ненужной. Однако вы можете принять функциональную организационную структуру для своего малого бизнеса, если:
- Производить ограниченное количество товаров/услуг. Компании этого типа имеют узкую специализацию, поэтому для них имеет смысл сконцентрировать своих сотрудников на своих областях специализации. Компания, предлагающая широкий спектр услуг/товаров, должна будет иметь множество функциональных групп, и это может стать перегруженным, а также быть неэффективным из-за отсутствия связи между группами.
- Сосредоточьтесь на предоставлении экспертных услуг. Как мы упоминали выше, основным преимуществом функциональной организационной структуры является то, что она концентрирует опыт членов команды. Это очень полезно, если вы предлагаете экспертные услуги, поскольку ваших клиентов больше всего волнует уровень знаний, который вы можете им предложить, а объединение опыта функциональной группы даст вам большое преимущество.
Принятие функциональной организационной структуры
Пример функциональной организационной структуры
Вот вымышленный пример организации, которая приняла функциональную организационную структуру:
Компания Arnis Inc., специализирующаяся на разработке инновационных программных решений для бизнеса, приняла функциональную организационную структуру для оптимизации своей деятельности и повышения эффективности. Вот как организована структура:
- В исследовании
- Проект
- Развитие
- Маркетинг
- Финансы
- HR
В Arnis Inc. каждый отдел специализируется на определенном аспекте бизнеса, что позволяет повысить эффективность и профессионализм в каждой функциональной области. Во главе отдела стоит функциональный руководитель, которому подчиняются члены команды. Эти функциональные менеджеры затем подчиняются своим менеджерам, которые затем подчиняются генеральному директору.
Функциональная структура обеспечивает четкие линии связи и ответственности, облегчая управление крупномасштабными операциями.
Преимущества внедрения функциональной организационной структуры
Функциональная организационная структура является наиболее распространенной из трех организационных структур, принятых большинством компаний. Компании организованы по функциональным группам сотрудников в соответствии с их деятельностью в организации. Например, у сотрудников отдела кадров есть собственный отдел кадров, как и у сотрудников, работающих в отделах продаж, маркетинга, финансов и технической поддержки.
ВИДЕТЬ: СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: Подробное руководство по использованию HRMS
Ниже приведены преимущества такой организации вашей компании:
Гибкость и адаптивность
Основным преимуществом функциональной организационной структуры является ее гибкость и адаптируемость.
Поскольку она основана на подразделениях или функциях, ее можно легко модифицировать или адаптировать к меняющимся потребностям и обстоятельствам без серьезных усилий по реструктуризации. Это делает его идеальным для динамичных предприятий, которым необходимо сохранять гибкость, чтобы оставаться конкурентоспособными в своей отрасли. Это также позволяет предприятиям быстро реагировать на изменения требований клиентов, рыночных условий, технологий и т. д. Это может быть чрезвычайно полезно при конкуренции с более крупными организациями, имеющими в своем распоряжении больше ресурсов.
Специализация
Еще одним очевидным преимуществом функциональной организации является то, что группировка сотрудников по специализации обеспечивает надежный уровень компетентности подразделений. Это особенно актуально для крупных организаций, в которых есть несколько функциональных уровней внутри отдела — например, определенная техническая группа, которая занимается техническими проблемами, не решенными основной группой технической поддержки по телефону.
Для членства в этой группе может потребоваться степень бакалавра компьютерных наук, рекомендация менеджера и минимальное количество лет опыта работы на местах. Это гарантирует, что вопросы поддержки, переданные в группу последующего наблюдения, будут решаться полностью квалифицированным персоналом, что повышает удовлетворенность и удержание клиентов.
ВИДЕТЬ: УДОВЛЕТВОРЕННОСТЬ КЛИЕНТА: Полное руководство для стартапов в 2023 году
Эффективность
Еще одним ключевым преимуществом функциональной организационной структуры является ее ориентированность на эффективность.
Организовав свой бизнес по отделам, основанным на различных функциях, таких как продажи, маркетинг, финансы и т. д., вы можете гарантировать, что каждый отдел имеет именно те ресурсы и персонал, которые необходимы для эффективного выполнения своих задач. Это помогает сократить расходы, поскольку сотрудникам не нужно тратить время на изучение новых навыков или попытки выяснить, как лучше всего использовать ограниченные ресурсы.
Кроме того, сосредоточение внимания каждого отдела на одной конкретной задаче уменьшает избыточность и гарантирует, что все работают вместе для достижения общей цели, а не дублируют усилия или работают над пересекающимися целями.
Скорость и четкость работы
Сопутствующим преимуществом такого рода организационной специализации является скорость работы. По большому счету, старший технический специалист решит проблему поддержки быстрее, чем кто-то с меньшим опытом. Вероятно, они также будут быстрее обучать новых сотрудников.
Разделение рабочей силы по функциям также проясняет организационную ответственность и распределение задач. Это позволяет устранить дублирование заданий, которое приводит к потере времени и усилий, и облегчает руководству направление работы на соответствующих сотрудников.
Распределение ресурсов
Наконец, функциональная организационная структура также упрощает распределение ресурсов, поскольку каждый отдел имеет доступ именно к тем ресурсам, которые ему нужны, когда они им нужны.
Это устраняет необходимость для менеджеров или руководителей контролировать сотрудников на микроуровне, обеспечивая им доступ только к тому, что им нужно, в то время, когда им это нужно, не тратя ценные ресурсы на задачи, которые не нужны в данный момент. Ваш бизнес будет работать максимально эффективно, сохраняя при этом возможность быстро адаптироваться в случае необходимости из-за внешних факторов, таких как изменения потребительского спроса или рыночных условий.
ВИДЕТЬ: РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ: все, что вам нужно знать
Недостатки функциональной организационной структуры
сегрегация
Одним из наиболее существенных недостатков функциональной организационной структуры является возможность изоляции от других подразделений.
Наличие отделов, заполненных сотрудниками, специализирующимися в определенных областях работы, означает, что команды становятся разрозненными. Сотрудники разных команд не имеют возможности встречаться и обмениваться мнениями, что может привести к ограниченному сотрудничеству, отсутствию сплоченности команды и общему разобщению между отделами.
Это также может привести к отсутствию понимания того, как каждый отдел работает вместе для достижения общих целей.
Ослабление обыкновенных облигаций
Наличие общей организационной цели улучшает моральный дух и производительность сотрудников и является важным фактором успеха организации. Когда каждая группа специалистов в функциональной организации относительно изолирована, общая связь, подчеркивающая единую всеобъемлющую организационную цель, почти неизбежно слабее, чем в организации, где регулярно взаимодействуют разные типы сотрудников.
Трудно адаптироваться к изменениям
Еще одним потенциальным недостатком функциональной организационной структуры является сложность адаптации к изменениям.
Поскольку каждый отдел работает отдельно, внесение изменений или внедрение новых процессов может быть трудным и трудоемким, поскольку необходимо индивидуально проконсультироваться с каждым отделом, прежде чем что-либо можно будет внедрить по всем направлениям. Кроме того, если команды слишком сосредоточены на отдельных задачах, а не на совместной работе в целом, они могут столкнуться с неожиданными проблемами или изменениями в указаниях руководства.
Несогласованность
В идеальной функциональной организации задачи каждой группы не требуют участия других функциональных групп, но зачастую это не так. Поскольку коммуникация становится все более доминирующей в организациях, изолированные группы могут работать хуже или даже терпеть неудачу, потому что у них нет институционально признанного способа сообщить о потребностях и проблемах другим функциональным группам, которые могли бы помочь.
В некоторых случаях менеджеры других функциональных групп могут не реагировать должным образом или своевременно, потому что «это не наша проблема». К тому времени, когда потребность в сотрудничестве будет установлена, момент, когда сотрудничество было бы наиболее эффективным, возможно, уже прошел.
Отсутствие инноваций
Наконец, креативность и инновации сотрудников могут пострадать в функциональной организационной структуре из-за ее жесткого характера и ориентации на специализацию, а не на сотрудничество.
Без ознакомления с различными точками зрения или идеями других отделов сотрудники могут застрять в «колеи идей», где нет места для роста или новых подходов к решению проблем и принятию решений. Кроме того, без доступа к обратной связи от других отделов или заинтересованных сторон у команд могут возникнуть трудности с определением областей для улучшения или разработкой творческих решений, которые могли бы принести пользу организации в целом.
Территориальные споры
Еще одним недостатком функциональной организации, тесно связанным с неспособностью функциональных групп сотрудничать друг с другом, является возможность территориальных споров. Эти споры могут быть связаны с разногласиями по поводу целей, бюджетной конкуренции или любыми другими проблемами, возникающими из-за столкновения эго, которое возникает, когда каждое подразделение имеет свою собственную отдельную функциональную структуру или когда отсутствует четкое чувство общей цели.
Другие типы организационных структур
Помимо функциональной организационной структуры существуют и другие типы организационных структур. Давайте посмотрим на них:
Продуктовая или рыночная структура
Наряду с функциональной структурой структура, основанная на продукте или рынке, является иерархической, вертикальной и централизованной. Однако вместо того, чтобы структурироваться вокруг типичных ролей и должностных функций, она структурируется вокруг продуктов или рынков компании. Такая структура может принести пользу компаниям, имеющим несколько линеек продуктов или рынков, но ее масштабирование может быть затруднено.
Это также может способствовать неэффективности, если команды по продукту или рынку имеют схожие функции. Кроме того, без хорошей коммуникации между командами компании рискуют столкнуться с несовместимостью между различными продуктовыми/рыночными командами.
Круглая структура
Подобно функциональной и продуктовой структуре, циклическая структура также является централизованной и иерархической, но вместо того, чтобы ответственность и полномочия по принятию решений стекали по вертикали, ответственность и полномочия по принятию решений исходят из центра.
Круговая структура может способствовать общению и сотрудничеству, но также может сбивать с толку, особенно для новых сотрудников, поскольку в ней нет четкой цепочки подчинения.
Матричная структура
При матричной организационной структуре существует множество обязательств по отчетности. Например, специалист по маркетингу может иметь обязательства по отчетности в группах маркетинга и продукта. Матричная структура обеспечивает гибкость, позволяет совместно использовать ресурсы и способствует сотрудничеству внутри компании.
Однако организационная структура может быть сложной, что может привести к путанице в подотчетности и общении, особенно среди новых сотрудников.
ЧИТАЙТЕ: Создание гибких организаций с помощью гибких организационных схем
Процессно-ориентированная структура
Структура, основанная на процессах, структурирована таким образом, чтобы следовать жизненному циклу продукта или услуги. Это похоже на функциональную структуру.
Например, структуру, основанную на процессах, можно разбить на исследования и разработки, создание продуктов, выполнение заказов, выставление счетов и обслуживание клиентов. Эта структура может способствовать эффективности, командной работе и специализации, но она также может создавать барьеры между командами, если общение не является приоритетом.
Географическая структура
Географическая структура — хороший вариант для компаний с широким географическим присутствием в отрасли, где важно быть ближе к своим клиентам и поставщикам. Географическая структура позволяет компании создавать индивидуальные организационные структуры, соответствующие культуре, языку и профессиональной системе региона.
В широкой перспективе она очень похожа на структуру, основанную на продуктах.
Органическая структура
В отличие от вертикальных структур, эта структура облегчает общение между всеми сотрудниками. Он самый сложный, но может быть и самым продуктивным. Хотя может быть сложно определить, кто обладает высшими полномочиями по принятию решений, это также может способствовать формированию позитивной корпоративной культуры, поскольку сотрудники не чувствуют себя «начальниками».
Эта структура также может быть более рентабельной, поскольку снижает потребность в менеджерах среднего звена.
ЧИТАЙТЕ: 10 типов организационных структур компании
Почему организационная структура стоит на первом месте?
Каждой компании нужна организационная структура — осознают они это или нет. Организационная структура – это то, как компания делегирует роли, обязанности, должностные функции, подотчетность и полномочия по принятию решений. Он часто показывает «цепочку подчинения» и то, как информация перемещается внутри компании.
Наличие организационной структуры, соответствующей целям и задачам вашей компании, имеет решающее значение по следующим причинам:
- Члены команды должны знать, кто чем занимается и кто за что отвечает, знать, с кем общаться и кому задавать вопросы.
- Когда компания структурирована, люди чувствуют ответственность за то, чтобы хорошо выполнять свою работу, потому что появляется больше ответственности. Если нет официальной структуры, задачи могут оказаться на втором плане, поскольку ни одна группа не чувствует за них ответственности.
- Каждой компании необходима определенная иерархия власти. Если все равны, нелегко принимать решения или проводить необходимую политику.
Однако единой «правильной» организационной структуры не существует. Решая, какая структура лучше всего подойдет вашей компании, учтите следующее:
- Текущие роли и команды внутри компании. Как в настоящее время организованы должностные функции? Способствует ли это общению и продуктивности? Препятствует ли это или поощряет рост сотрудников?
- Ваш стратегический план. Каковы цели вашей компании на краткосрочную и долгосрочную перспективу?
- Обратная связь от сотрудников, руководства и других заинтересованных сторон. Что говорят сотрудники вашей компании о ее структуре? Какие отзывы вы имеете от других заинтересованных сторон, таких как клиенты и поставщики?
- Выравнивание. Какая структура лучше всего будет поддерживать ваши стратегические планы и учитывать любые полученные отзывы?
Сотрудники хотят понимать свои должностные обязанности, кому они подчиняются, какие решения они могут и должны принимать и как они взаимодействуют с другими людьми и командами внутри компании. Организационная структура создает эту основу.
Повышение эффективности: как организационная структура влияет на рост вашего бизнеса
Что входит в функциональный дизайн офиса?
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ: значение, типы и примеры
Разработка бизнес-стратегии в Нигерии: полезное руководство
КАК СТАТЬ БИЗНЕС-АНАЛИТИКОМ: Как стать бизнес-аналитиком без опыта (Руководство 2024 г.)
Рекомендации
