Quase todas as operações diárias das empresas dependem fortemente de um sistema de gestão de informações. Estes sistemas lidam com as inúmeras fontes de dados que as empresas utilizam para apoiar a tomada de decisões, o que pode levar à sua estabilidade a longo prazo. Como resultado, as empresas dedicarão recursos significativos aos sistemas de gestão da informação. A compreensão desses sistemas pode ajudar na compreensão de como eles podem ser usados para melhorar diversas atividades no local de trabalho. Definimos sistemas de gestão de informação e sistemas de informação de gestão neste artigo, bem como descrevemos suas características e tipos e destacamos seus benefícios.
O que é um sistema de gerenciamento de informações (IMS)?
Um sistema de gerenciamento de informações (IMS) é qualquer arquitetura de software que permite a coleta, armazenamento, organização e distribuição de informações. A gestão da informação refere-se a um conjunto de tarefas organizacionais relacionadas com a recolha, armazenamento e divulgação de informações às partes interessadas. Neste contexto, informação refere-se a qualquer detalhe que permita a uma empresa tomar uma decisão. Por exemplo, o número de vendas realizadas por uma empresa em uma determinada semana. Os dados em questão podem estar em vários formatos, incluindo imagens, áudio e vídeo. Um excelente sistema de gestão permite que as informações sejam acessadas de forma rápida e precisa. Assim, permitindo que partes interessadas importantes tomem decisões de negócios informadas.
Características de um sistema de gestão de informação
Em geral, um IMS pode executar uma variedade de tarefas. Os principais recursos desses sistemas são os seguintes:
#1. Coleta de informações
Este componente essencial é a aquisição e análise de dados sobre a atividade empresarial. As empresas costumam coletar dados em quatro categorias, que são:
- Informações pessoais: Dados pessoais são quaisquer informações que permitam a uma empresa identificar um consumidor. Nome, endereço e, em alguns casos, Número do Seguro Social (SIN) são exemplos desse tipo de dado.
- Dados sobre participação: os dados de engajamento descrevem as interações entre um cliente e uma empresa em vários pontos de contato. Por exemplo, a quantidade de visitantes do site de uma empresa, aberturas de e-mail e inscrições em eventos.
- Dados comportamentais: Em geral, dados comportamentais são qualquer detalhe que contenha uma transação entre um cliente e uma empresa. O histórico de compras e os dados de uso do produto são dois exemplos.
- Dados de atitude: Métricas como desejabilidade do produto, relevância do produto e felicidade do cliente são exemplos de dados de atitude.
Um sistema padrão de gestão de informações pode simplesmente coletar, medir e comunicar esse tipo de dados às partes interessadas.
#2. Armazenamento de dados
O armazenamento de dados é um recurso que permite ao IMS armazenar dados e disponibilizá-los aos usuários. O sistema armazena esses dados em um dispositivo de armazenamento, que pode ser um disco rígido ou um servidor com banco de dados. O sistema também pode armazenar dados na nuvem, que pode ser acessada pela Internet. Optar por manter as informações na nuvem em vez de métodos mais tradicionais de armazenamento, como papel ou CDs, permite proteger melhor a segurança das informações, restaurá-las rapidamente, se necessário, e torná-las acessíveis internacionalmente.
#3. Processando informação
O processamento de informações refere-se a qualquer série de procedimentos que produz resultados. Normalmente, isso envolve a modificação de dados para fornecer informações valiosas. A informação deve ser transformada de um formato ou meio para outro. Por exemplo, se uma empresa registra o total de transações durante dois dias, ela pode comparar as transações do primeiro dia com as do segundo para ver se houve um aumento nas receitas líquidas. Em vez de calcular e interpretar manualmente esses dados, um IMS automatiza o processo e apenas exibe os resultados. A aquisição, organização, exibição e difusão de informações são exemplos de processamento de informações.
#4. Distribuição de informações
A distribuição de informações refere-se a todos os processos que uma organização usa para distribuir informações às suas partes interessadas. Diferentes partes interessadas interagem com esta informação de diversas maneiras. Alguns garantem sua qualidade, acessibilidade e utilidade, mas outros, como executivos, utilizam-no para tomar decisões.
A acessibilidade da informação é definida como a capacidade de um SGI de exibir dados de uma forma que permita que as partes interessadas acessem o conteúdo. Numa empresa, o conteúdo normalmente está disponível de forma igualitária, embora isso possa ser alterado com base nos diferentes tipos de partes interessadas. Por exemplo, o acesso à informação de um alto executivo pode ser diferente daquele de um profissional de marketing, mas todos os profissionais de marketing de um departamento têm acesso às mesmas informações.
As vantagens de um sistema de gerenciamento de informações
Algumas das vantagens de um sistema de gestão de informação eficaz são as seguintes:
- Ajuda na tomada de decisões: Um IMS fornece a várias partes interessadas informações comerciais detalhadas que elas podem utilizar para fazer escolhas departamentais.
- Melhora a prestação de serviços e a eficiência: É mais fácil encontrar áreas de melhoria nos processos de negócios quando os julgamentos são bem informados. Diferentes equipas podem então concentrar os seus esforços nestas áreas para melhoria, talvez aumentando a sua produtividade e melhorando os serviços que prestam aos clientes.
- Ajuda a atingir os objetivos de negócios: O processamento adequado de informações pode ajudar as partes interessadas a compreender melhor os objetivos de negócios e a identificar áreas ou possibilidades de melhoria.
Sistema de Informação de Gestão (MIS)
Um sistema de informações gerenciais (MIS) é um campo orientado a dados que se concentra na organização, análise e aplicação de dados corporativos para influenciar decisões. Um MIS gera relatórios frequentes para todos os níveis de gestão de uma organização, portanto a sua complexidade varia dependendo do tamanho da empresa. Este sistema pode coordenar, controlar, analisar e visualizar dados para aumentar a eficiência na geração de relatórios e armazená-los em um local conveniente. Dentro de um ambiente organizacional, os estudos MIS geralmente incluem pessoas, processos e tecnologia.
Evolução do SIM
Sistemas de Gerenciamento de Informação progrediram através de vários estágios, incluindo:
- Mainframes: Eram computadores enormes que permitiam às organizações realizar atividades que exigiam grandes quantidades de processamento de dados. Eles ocupavam salas inteiras, usavam cartões perfurados e contavam com operadores que entregavam manualmente relatórios de dados processados àqueles que os solicitavam.
- Minicomputadores: com o desenvolvimento dos minicomputadores, as operações com cartões perfurados foram substituídas pela entrada de dados por meio de uma interface de computador. Isto também permitiu que empresas maiores administrassem centros de computação no local.
- Computadores pessoais: Com o avanço dos computadores pessoais, as organizações puderam contratar especialistas em MIS. Embora este fosse um método eficaz e de baixo custo, exigia que as informações necessárias para a geração de relatórios estivessem presentes em cada computador individual, porque eles não podiam se comunicar entre si.
- Redes de clientes e servidores: Os funcionários queriam transmitir conhecimento de forma rápida e eficiente à medida que a complexidade tecnológica aumentava. As redes cliente/servidor resolveram esse problema permitindo que vários computadores se conectassem a uma rede compartilhada como servidores e compartilhassem dados.
- Computação empresarial: As redes de alta velocidade e a convergência de informações de vários departamentos em plataformas de software foram elementos-chave deste período. Essas plataformas de software, muitas vezes conhecidas como software empresarial, simplificaram o acesso dos computadores a todos os servidores de uma empresa, melhorando ainda mais o processo de geração de informações.
- A computação em nuvem refere-se à disponibilidade de muitos serviços através da Internet. Permite que usuários que não estão fisicamente presentes nas instalações de uma organização ou diretamente ligados à sua rede privada acessem seus servidores.
Tipos de sistemas de informação gerencial
Os sistemas de informação gerencial são classificados em diversas categorias, sendo as mais frequentes:
#1. Sistemas de Suporte à Decisão
Os sistemas de apoio à decisão (SAD) apoiam principalmente os processos de tomada de decisão de uma organização, analisando grandes volumes de dados. Os números de vendas, a receita prevista e outras informações relacionadas às operações, como estatísticas trabalhistas, são exemplos de categorias de dados. As pessoas podem operar um DSS manualmente ou automatizá-lo completamente. Os executivos seniores e a alta administração são frequentemente os usuários do SAD de uma empresa porque a tomada de decisões é de sua responsabilidade.
# 2. Sistemas de Informação Contábil
Os sistemas de informação contábil (AIS) são sistemas que coletam, armazenam e processam dados financeiros e contábeis para os tomadores de decisão. Um AIS emprega teorias e práticas de ciência da computação, auditoria, contabilidade e marketing. Ajuda a garantir a precisão das transações financeiras, ao mesmo tempo que informa as partes interessadas. O procedimento AIS normalmente consiste em três etapas:
- O AIS coleta e salva informações sobre as operações financeiras de uma organização.
- Essas informações são fornecidas aos tomadores de decisão e são elaboradas demonstrações financeiras e relatórios gerenciais.
- Ele protege os dados e simplifica o processamento e o registro.
#3. Sistemas de informação de marketing
Um sistema de informações de marketing coleta, processa e dissemina informações sobre os esforços de marketing de uma empresa. Essas informações podem vir de dentro da organização ou de concorrentes externos e são usadas para informar as decisões de marketing das partes interessadas. Os sistemas de informação de marketing também podem acompanhar o sucesso do marketing, auxiliando os diretores de marketing e líderes da empresa na determinação da lucratividade das operações de marketing. Este sistema também pode ser usado em conjunto com outros sistemas de informação de gestão para ajudar as empresas a compreender melhor as suas circunstâncias operacionais e ambiente.
#4. Sistemas de gestão de recursos humanos
A gestão de recursos humanos refere-se à estratégia de uma organização para gerenciar seu pessoal de forma produtiva. Um HRMS é um conjunto de software que rastreia o gerenciamento de recursos humanos e processos relacionados ao longo do ciclo de vida de um funcionário. Os líderes e funcionários de RH são os principais usuários desses sistemas, que muitas vezes são usados para cumprir regras trabalhistas e fiscais. Por meio de relatórios regulares de desempenho, um HRMS permite que uma empresa compreenda completamente seus processos de pessoal e força de trabalho.
O que é um Sistema de Informação do Cliente (CIS)?
Um sistema de informação do cliente armazena e disponibiliza todos os dados relacionados ao cliente. Normalmente conecta materiais e documentos a um sistema de banco de dados estruturado que especifica o cliente individual, como um CRM. As organizações podem ajudar as equipes de vendas a vender com mais rapidez e eficiência, tornando as informações essenciais dos clientes facilmente acessíveis por meio de um sistema intuitivo.
Para acesso rápido a informações essenciais do cliente, plataformas eficazes de gerenciamento de conteúdo vinculam-se às ferramentas que os vendedores usam todos os dias. Essa forma de link permite que os clientes percorram o processo do lead ao pedido com mais rapidez e eficiência, com menos atrito.
Como os Sistemas de Informação auxiliam na gestão do relacionamento com o cliente?
A gestão do relacionamento com o cliente deve ser facilitada pelos sistemas de informação, fornecendo um registro de cliente de 360 graus que contenha não apenas dados em tempo real de um CRM, mas também conteúdo associado de outros sistemas de informação, como um repositório de gerenciamento de conteúdo ou armazenamento de arquivos.
Usar um gerenciamento de conteúdo ou plataforma de informações do cliente que agregue todas essas informações pode economizar tempo e esforço das equipes de vendas na busca das informações necessárias para facilitar as interações com os clientes. Uma visão unificada e abrangente do cliente em toda a empresa melhora os processos de vendas e gera insights mais profundos que ajudam a descobrir mais possibilidades, aumentar a fidelidade do cliente e promover relacionamentos mais fortes.
Como você melhora o rastreamento do consumidor?
Para permitir o monitoramento e a visibilidade completos dos clientes, as organizações devem avaliar todas as comunicações de entrada e saída dos clientes e implementar sistemas para garantir que as principais partes interessadas tenham acesso fácil a esse conteúdo.
Plataformas de informação ao consumidor que oferecem às equipes de vendas uma perspectiva completa e confiável do consumidor, incluindo conversas anteriores, histórico de compras e até reclamações anteriores, mantêm as operações funcionando sem problemas e frequentemente contribuem para experiências mais agradáveis para o cliente.
As organizações também podem usar soluções de captura inteligente aumentadas por IA para automatizar as mensagens recebidas, a fim de fornecer rastreamento eficaz dos clientes e garantir que as solicitações dos consumidores sejam atendidas de forma rápida e consistente.
Como as operações de vendas melhoram o gerenciamento de conteúdo?
As operações de vendas são essenciais para fornecer aos usuários soluções interligadas e eficazes. O conteúdo do cliente é frequentemente espalhado entre sistemas e organizações. As operações de vendas devem tomar a iniciativa de integrar esses dados aos registros dos clientes no CRM.
As organizações devem fornecer uma infraestrutura integrada que melhore a produtividade por meio de pessoas, conteúdos e sistemas mais bem conectados, ao mesmo tempo que fornece às equipes de vendas uma visão completa de 360 graus do cliente. As equipes de vendas podem agregar valor significativo aos seus sistemas de CRM por meio do gerenciamento aprimorado de conteúdo para melhor alimentar os processos e melhorar as interações com os clientes, automatizando tarefas repetitivas e, ao mesmo tempo, fortalecendo a governança da informação para evitar riscos.
Quais são as vantagens de integrar o gerenciamento de informações do cliente?
Os vendedores usam sistemas de CRM para capturar, gerenciar e medir as interações com os clientes, mas outros conteúdos, como contratos, cartas de oferta, cotações e faturas, fornecem um contexto vital para o envolvimento do cliente. As equipes de vendas podem perder insights de contas que proporcionam uma melhor experiência ao cliente e expõem novas perspectivas de receita devido a silos de dados e sistemas desconectados.
Com uma plataforma de gerenciamento de conteúdo que faz interface com sistemas de CRM e agrega informações importantes dos clientes onde e quando os vendedores precisam delas, as organizações podem:
- Melhore a satisfação do cliente auxiliando as equipes de vendas a responder às demandas dos clientes o mais rápido possível.
- Com acesso em tempo real ao conteúdo relacionado à conta em todos os pontos de contato diretamente dos aplicativos de CRM, você pode reduzir os ciclos de vendas e fechar negócios com mais rapidez.
- Permita que as equipes de vendas gastem mais tempo prospectando e menos tempo vasculhando os sistemas em busca de informações relevantes para a conta.
- Descubra novas oportunidades de vendas aumentando a visibilidade e os insights sobre oportunidades de vendas cruzadas e upsell.
- Sistema de informações de marketing: melhores práticas e tudo o que você precisa
- EMPREENDEDOR: O que significa ser um e como começar
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- SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE GERENCIAMENTO (MIS): definição e tudo o que você precisa saber(abre em uma nova guia do navegador)
Referências
