Er zijn verschillende factoren op de werkplek die van invloed kunnen zijn op hoe vaak een betalingsplan of betalingsperiode voorkomt. Het kan de vorm hebben van vrijwillige bijdragen van het bedrijf of verplichte inhoudingen als gevolg van naleving van nationale of federale voorschriften. Als u met al deze factoren rekening houdt, kunt u een weloverwogen beslissing nemen over hoe vaak uw personeel moet worden betaald. Lees verder om meer te weten te komen over de soorten loonperioden. Laten we er nu in duiken!
Wat zijn betaalperiodes?
Er zijn verschillende standaard loonperiodeschema's waaruit u kunt kiezen, en het schema dat u kiest, hangt af van uw budget en de aard van uw bedrijf. Bedrijfsfinanciën, inkomenspatronen, wettelijke vereisten en overeenkomsten met werknemers moeten allemaal in aanmerking worden genomen bij het bepalen van de meest geschikte betalingstermijnen voor uw bedrijf. Afzonderlijke categorieën werknemers in hetzelfde bedrijf kunnen volgens een afzonderlijk schema worden betaald. Werknemers geven doorgaans de voorkeur aan regelmatige betalingsschema's, maar vergeet niet dat elke salariscyclus zijn eigen reeks administratieve kosten met zich meebrengt. Je moet een balans vinden tussen deze twee factoren.
In het licht van het voorgaande zijn hier de vier opties waarover u als werkgever beschikt om te beslissen hoe vaak u uw personeel wilt belonen voor hun inspanningen:
- Wekelijks – 52 betaalperioden per jaar (53 in schrikkeljaren)
- Tweewekelijks – 26 betaalperioden per jaar
- Maandelijkse betalingen – 12 betaalperioden per jaar
- Halfmaandelijkse betalingen - 24 betaalperioden per jaar
Soorten betaalperiodes
Hieronder volgen de soorten betalingstermijnen:
#1. Wekelijks
Veel industrieën die sterk afhankelijk zijn van handmatig werk, zoals de bouw en productie, betalen hun werknemers eenmaal per week. Vanwege de grotere beschikbaarheid van fondsen tussen betaalperiodes, is deze methode vooral handig voor het inhuren van laagbetaalde werknemers in tijden van grote vraag. Volgens dit plan moeten bedrijven elke vrijdag loonstroken uitdelen. Dit betekent dat u als werkgever elk jaar 52 salariscycli moet plannen (of 53 in schrikkeljaren). Afhankelijk van uw vereisten is dit misschien niet de beste optie vanwege de vaste administratiekosten per run.
#2. tweewekelijkse
In een tweewekelijkse loonperiode ontvangen werknemers hun salaris om de twee weken op dezelfde dag. Het is gebruikelijk om werknemers om de andere woensdag uit te betalen. Met dit tijdschema kunnen werknemers elk jaar 26 tweewekelijkse loonstrookjes verwachten. Vanwege de optimale afweging tussen een geschikte betalingsfrequentie en administratieve kosten voor salarisbeheer, is dit schema het meest gebruikelijk bij middelgrote tot grote bedrijven.
#3. Maandelijks
Werkgevers zijn verplicht hun werknemers elke maand op dezelfde datum uit te betalen volgens de maandelijkse loonperiode. Dit is de handigste en goedkoopste methode om het werkjaar in loonperioden te verdelen voor bedrijven. Veel werknemers, vooral die in midden- en lageloonsectoren, vinden de verlengde betalingstermijnen echter het minst wenselijk.
#4. Half maandelijks
Werknemers die halfmaandelijks worden betaald, ontvangen hun salaris twee keer per maand. Het maakt niet uit op welke dag van de week een van die dagen valt, ze zijn altijd ingesteld op de eerste en vijftiende van elke maand. Deze regeling heeft als nadeel dat de loonperioden niet altijd op weekdagen vallen. Een halfmaandelijks loon kan echter helpen het probleem op te lossen dat u de ene maand te veel geld heeft en de andere maand niet genoeg.
Hoe wordt een betaalperiode berekend?
De lengte van de betalingsperiode die een bedrijf kiest om de salarisadministratie te verwerken, is aan hen. Deze keuze kan worden beïnvloed door een aantal factoren, zoals de timing van de product- of servicebetalingen van het bedrijf, de frequentie waarmee werknemers betaling nodig hebben en of het team al dan niet op uur- of jaarbasis wordt betaald. Misschien wilt u elke maand betalingen doen, maar de staatswet kan betalingen om de twee weken verplicht stellen.
Een bedrijf met voornamelijk werknemers op uurbasis kan bijvoorbeeld baat hebben bij een wekelijkse loonperiode. Werknemers zijn gelukkiger en productiever als ze wekelijks worden betaald, omdat het hun financiële planning vereenvoudigt. Een bedrijf dat voornamelijk loontrekkende werknemers in dienst heeft en facturen aan het einde van elke maand verstuurt, vindt het misschien handiger om zijn werknemers minder regelmatig te betalen, bijvoorbeeld tweewekelijks.
Hoe u een type betaalperiode kiest
U kunt op de volgende manieren kiezen uit de soorten betaalperioden:
#1. Overweeg brutoloon
Brutoloon is het totale geldbedrag dat in een bepaalde loonperiode zal worden verdiend voordat er inhoudingen worden gedaan. Federale belastingen en bijdragen aan uitkeringen zoals verzekerings- en pensioenrekeningen zijn voorbeelden van toegestane inhoudingen. Aftrekbedragen variëren per betalingsfrequentie, dus als u uw brutoloon kent, kunt u de juiste betalingsperiode kiezen.
#2. Overweeg schrikkeljaren
Er is een fenomeen dat bekend staat als een schrikkeljaar, waarin een extra dag aan het kalenderjaar wordt toegevoegd om het samen te laten vallen met de rotatie van de aarde. Dit betekent dat u elke vier jaar, ongeacht of u kiest voor een wekelijks of tweewekelijks rooster, een extra loonperiode kunt krijgen. Het is mogelijk dat u enkele wijzigingen moet aanbrengen om te voorkomen dat u een werknemer te veel betaalt als u besluit om een salarisstructuur te gebruiken.
#3. Kies voor een Payroll Service
U kunt hulp krijgen bij het organiseren en automatiseren van betalingsperioden door een van de vele salarissystemen te gebruiken die er zijn. Het is mogelijk dat deze webgebaseerde platforms verschillende add-ons bieden. Deze overwegingen kunnen u helpen bepalen hoe vaak personeel moet worden betaald.
#4. Lees meer over arbeidswetgeving
Bij het kiezen van een betaalperiode is het mogelijk om rekening te houden met federale en staatsvoorschriften. Sommige staten hebben statuten met vereisten die verschillen per bedrijfssector, IRS-betrokkenheid en werknemersbescherming. Als u meer informatie wilt over hoe de wetten in uw staat uw salaris kunnen beïnvloeden, kunt u daar contact opnemen met de relevante instantie.
#5. Denk na over uw salarisstructuur
Bij het bepalen van een betalingsschema kunt u kiezen uit verschillende compensatieformaten. Salarisstructuren kunnen variëren van uur tot salaris tot provisie. De frequentie van loonperioden kan belangrijker zijn voor uurloners en commissiewerkers dan voor werknemers in loondienst.
#6. Overweeg overuren
Het is belangrijk om na te denken over hoe u extra loon kunt bijhouden en berekenen als uw werknemers in aanmerking komen voor overuren. Tarieven voor overuren en wanneer ze kunnen worden opgenomen in een salaris kunnen onderhevig zijn aan lokale, staats- of federale arbeidswetten. Voor meer informatie over overwerk kunt u contact opnemen met personeelszaken.
#7. Overweeg de behoeften van de werknemers
De loonkosten kunnen stijgen als u besluit uw werknemers vaker te betalen om hun geluk te vergroten. Statuten voor werknemersrechten kunnen hen ook de mogelijkheid geven om te bepalen hoe vaak ze worden betaald. Door hier rekening mee te houden, kunt u een betalingscyclus vinden die aan uw behoeften voldoet zonder de bank te verslaan.
#8. Denk aan de industrie
Bij het bepalen hoe vaak een bedrijf zijn werknemers moet betalen, zijn er een aantal factoren waarmee u rekening moet houden. Bedenk of er drukkere tijden van het jaar zijn en hoe dat uw cashflow kan beïnvloeden. Uw salarisstructuur kan ook worden beïnvloed door marktnormen.
#9. Denk na over de financiële implicaties
De hoeveelheid tijd en moeite die HR nodig heeft voor de verwerking van de salarisadministratie kan stijgen of dalen, afhankelijk van hoe vaak uw bedrijf de salarisadministratie verwerkt. Boekhouding is misschien minder noodzakelijk wanneer betalingstermijnen zijn vastgesteld, omdat een strikter bijhouden van de datum niet nodig is.
#10. Overweeg voordelen
Het is gebruikelijk om werknemers voordelen te bieden, zoals een ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsuitkeringen en pensioenpakketten. Deze toeslagen kunt u aftrekken van uw totale inkomen of meetellen als extra vergoeding. Door deze om te zetten in betalingen, kunt u zich richten op een looncyclus die een goede vergoeding/kostenverhouding biedt.
#11. Overweeg de Fair Labour Standards Act!
De Fair Labor Standards Act (FLSA) is een federaal statuut in de Verenigde Staten dat minimumloon, vergoedingen voor overuren en andere werknemersbescherming vaststelt. Ook kan aanvullende wetgeving over de geldigheid van arbeidsovereenkomsten worden opgenomen. Het vinden van de juiste looncyclus voor uw bedrijf vereist kennis van de Fair Labor Standards Act.
#12. Neem een accountant in dienst
Als u een accountant inhuurt, kan deze u waardevolle achtergrondinformatie en informatie geven die van invloed kan zijn op uw salaris. Ze kunnen helpen bij het genereren, distribueren en onderhouden van alle salarisgerelateerde gegevens, inclusief die met betrekking tot lonen, bonussen en andere werknemersvoordelen. Ze kunnen de nauwkeurigheid controleren en ervoor zorgen dat alles in overeenstemming is met de nationale en federale voorschriften.
Betaalperiodes versus betaaldatums
Betaalperiode en betaaldatum zijn twee cruciale concepten om te onthouden bij het bespreken van werknemerscompensatie. Wat is eigenlijk het verschil tussen een betaalperiode en een betaaldatum? De betaaldatum is de dag waarop werknemers hun salaris ontvangen of hun verdiensten op hun bankrekeningen laten storten, terwijl de betaalperiode de tijdsperiode is waarin het loon wordt verdiend en eindigt vlak voor de betaaldatum. Dit is ook de datum die op het loonstrookje of het loonstrookje van een werknemer moet staan. Het is handig voor bedrijven om een paar dagen tussen het einde van een betaalperiode en de betaaldatum te hebben om de gewerkte uren van werknemers samen te stellen en de salarisadministratie te verwerken.
Het is belangrijk om te onthouden dat de wetten van de staten waarin u actief bent, kunnen bepalen dat werknemers binnen een bepaald aantal dagen na het einde van de betalingsperiode moeten worden betaald.
Extra-loonperiodejaren
Als u elke twee weken of elke week wordt betaald, weet u waarschijnlijk hoeveel betalingsperioden er in een jaar zijn. De meeste jaren zijn er 26 tweewekelijkse betaalperioden, maar in sommige, zoals in 2021, zijn dat er 27. Dit komt doordat er in 53 in totaal 2021 vrijdagen zullen zijn omdat 1 januari op een vrijdag valt. Bedrijven die op zulke dagen tweewekelijkse of wekelijkse loonstroken verstrekken, zijn bijzonder kwetsbaar voor dit fenomeen, maar het kan ook op andere dagen en jaren voorkomen.
Bedrijven die hun werknemers wekelijks of tweewekelijks op vrijdag uitbetalen, krijgen in 2027 een extra loonperiode, volgend jaar zullen er naar verwachting 53 vrijdagen zijn. Payroll-bedrijven kunnen worden geraadpleegd of uitbesteed voor hulp bij geavanceerde loonperiodeberekeningen, afhankelijk van de grootte en middelen van de organisatie.
Hoe bepaal ik welke betaalperiode het beste is voor mijn bedrijf?
Houd eerst rekening met de cashflow van het bedrijf. Als u moest raden, in welke week van de maand zou u het meeste geld hebben om salarissen te betalen? Geplande betalingen in tijden van hoge cashflow hebben de voorkeur. Praat met het boekhoudteam om erachter te komen wanneer zij aanbevelen om de loonadministratie te verwerken als u het niet zeker weet.
Houd ook rekening met de grootte van uw bedrijf. Een tweewekelijkse loonperiodestructuur kan ideaal zijn voor bedrijven met minder dan 100 werknemers. Als uw bedrijf daarentegen 100 of meer werknemers heeft, kunnen halfmaandelijkse of maandelijkse betalingsperioden handiger zijn voor uw personeel. Bij het bepalen hoe vaak de salarisadministratie moet worden verwerkt, moeten kleine bedrijven rekening houden met de bijbehorende uitgaven.
Betaalperiodes in een jaar
Er zijn loonperiodes in een jaar op basis van gebruikelijke salarisschema's:
| BETALINGSSCHEMA | AANTAL BETALINGSPERIODEN IN EEN JAAR |
| wekelijks | 52 |
| Tweewekelijks | 26 |
| Half maandelijks | 24 |
| Maandelijks | 12 |
Wat zijn de 4 soorten betalingstermijnen?
Maandelijkse, halfmaandelijkse, tweewekelijkse en wekelijkse betalingsperioden zijn de meest gebruikelijke. Het gebeurt elke maand op dezelfde dag.
Hoeveel betaalperiodes zijn er per maand?
Werkgevers die voor dit schema kiezen, hebben de mogelijkheid om hun personeel op de 1e en 15e van de maand of op de 16e en het einde van de maand te betalen. Halfmaandelijkse beloning is de meest voorkomende vorm van salarisbetaling en kent 24 loonperioden per jaar.
Hoeveel betaalperiodes in een jaar?
Een typisch werkjaar bestaat uit 52 loonperioden (53 schrikkeljaren). Betaald om de twee weken, of 26 keer per jaar. Er zijn 12 maandelijkse termijnen gedurende het jaar. Betaald om de andere maand, voor een totaal van 24 betalingen per jaar.
Wat is de betaalperiode om de twee weken?
Salarischeques worden als tweewekelijks beschouwd als ze om de twee weken worden uitgegeven, voor een totaal van 26 betalingen per jaar.
Conclusie
Er is duidelijk geen enkele methode om werknemers te compenseren. De grootte van uw bedrijf, de aard van uw branche en de locatie van uw bedrijf kunnen allemaal van invloed zijn op welke van de vele mogelijke betalingsperioden u besluit in te voeren. Het is echter geen eenvoudige keuze en u kunt baat hebben bij wat begeleiding terwijl u erover nadenkt. Het gebruik van payrollservices kan ook uw compensatieplanning en -beheer stroomlijnen en uw payroll verbinden met andere essentiële HR-processen.
Gerelateerde artikelen
- WAT IS EEN BETALINGSPERIODE: definitie, typen en gids voor 2023
- TERUGBETALING: definitie en hoe het werkt
- SALONBEHEER: software en best practices
- BEHEER VAN DE PAYROLL: Wat is het, hoe het te beheren en te begeleiden
- HOE HET MAANDINKOMEN TE BEREKENEN: 2023 Best Easy Guide
- Vrijstelling werknemerscompensatie (gids)
Referenties
