Een betaalperiode is het tijdsbestek dat wordt gebruikt om te berekenen hoe vaak werknemers voor hun arbeid worden betaald. Dit kan te maken hebben met hoe lang u de tijd van een werknemer op het werk bijhoudt. De consistentie en voorspelbaarheid van het salaris van werknemers wordt over het algemeen verzekerd door een regelmatig schema voor een betaalperiode. Waarom leest u niet verder om te zien wat de soorten betaalperioden zijn en hoe u een betaalperiode berekent? We hebben ook enkele interessante uitleg toegevoegd over de maandelijkse betaalperiode. Waarom duikt u er nu niet in?
Wat is een betaalperiode?
Elk bedrijf heeft een betrouwbaar betaalperiodesysteem nodig als onderdeel van zijn HRIS-infrastructuur. Een van de eerste dingen die u moet doen bij het opzetten van een salarissysteem, is bepalen hoe vaak werknemers worden betaald. De frequentie van het betalen van uw werknemers wordt feitelijk bepaald door een betaalperiode. Het opzetten van een regelmatige looncyclus is essentieel voor de succesvolle werking van elk bedrijf. Het helpt de financiën van uw bedrijf te stroomlijnen door ervoor te zorgen dat uw werknemers op tijd worden betaald voor hun inspanningen. Het betalingsschema kiezen is niet altijd een eenvoudig proces. Afhankelijk van het feit of een werknemer in loondienst is of per uur, parttime of niet, flexibele uren werkt, enz., kunt u verschillende loonperioden instellen.
Soorten betaalperiodes
Er zijn echter verschillende soorten betaalperioden die u kunt kiezen, op basis van degene die u het beste uitkomt. Hieronder volgen de soorten betalingstermijnen:
#1. Dagelijks
Salarischeques worden dagelijks uitgedeeld aan werknemers. Hierdoor kunnen er niet meer dan 365 loonperioden in een jaar zijn.
#2. Wekelijks
Werknemers die wekelijks worden betaald, doen dit aan het einde van elke week. Werknemers ontvangen wekelijkse betalingen op vrijdag voor de uren die ze de afgelopen week hebben gewerkt. Er zijn verschillende positieve resultaten die kunnen voortvloeien uit het overschakelen naar een wekelijkse betalingsperiode. Het eerste voordeel is dat de lonen van werknemers regelmatiger worden uitgekeerd, wat hun financiële planning en cashflow kan verbeteren. Het tweede voordeel is dat het u kan helpen uw personeel op tijd te betalen, wat zeer wordt gewaardeerd door zowel huidige werknemers als potentiële nieuwe medewerkers. Aan de andere kant kan de wekelijkse loonverwerking duurder en tijdrovender zijn voor bedrijven. Salarischeques worden wekelijks uitgedeeld aan werknemers. Dit komt overeen met ongeveer 52 loonperioden per jaar.
#3. Tweewekelijks
Elke andere week wordt beschouwd als een tweewekelijkse betaalperiode. Dit betekent dat werknemers elke twee weken betaald krijgen voor de tijd die ze in de vorige loonperiode hebben gestoken. Tweewekelijkse betalingen hebben dezelfde aantrekkingskracht als wekelijkse betalingen omdat ze werknemers vaker toegang geven tot hun geld. En er is meer tijd om urenstaten te inspecteren dan tijdens de wekelijkse salariscyclus. In vergelijking met maandelijkse betalingen kan tweewekelijkse loonverwerking echter duurder en tijdrovender zijn voor bedrijven. Sommige werknemers geven misschien zelfs de voorkeur aan een langere loonperiode als dit betekent dat ze vaker betaald kunnen worden. Salarischeques worden tweewekelijks uitgedeeld aan werknemers. Dit kan ook resulteren in ongeveer 26 loonperioden per jaar.
#4. Maandelijks
Een maandelijkse betaalperiode geeft aan dat werknemers eenmaal per maand worden betaald, of 12 keer per jaar. De meeste Europese landen hebben maandelijkse looncycli voor hun werknemers in loondienst. Werknemers die maandelijks worden betaald, ontvangen hun geld doorgaans op de laatste vrijdag of de laatste dag van de maand. Bedrijven die commerciële en professionele diensten verlenen, profiteren van een maandelijkse facturatiecyclus. Maandelijkse facturering geniet echter de voorkeur van veel onafhankelijke professionals.
Degenen die eenmaal per maand hun loon ontvangen, doen de wiskunde door hun jaarloon te delen door het aantal maanden dat ze worden betaald. Medewerkers ontvangen eenmaal per kalendermaand een vergoeding. Dit kan resulteren in 12 loonperioden per jaar.
#5. Half maandelijks
Werknemers met een halfmaandelijks schema worden twee keer per maand betaald, op de 15e en laatste dag van elke kalendermaand. Het belangrijkste voordeel van dit betalingsschema is de matiging tussen meer en minder frequente betalingsintervallen. Deze regeling kan echter moeilijker te volgen zijn dan reguliere wekelijkse of tweewekelijkse loonstrookjes. Dit komt omdat het toezicht op het loon en de gewerkte uren voor individuele loonperioden gedurende de maand vereist. Ook het aantal werkdagen in elke loonperiode kan betalingsverschillen veroorzaken. Medewerkers kunnen daardoor perplex en geïrriteerd raken.
Salarischeques worden twee keer per kalendermaand aan de werknemers uitgedeeld. Dat betekent dat het mogelijk is om 24 loonstroken per jaar te hebben.
#6. Per kwartaal
Wanneer werknemers eens in de drie maanden worden betaald, wordt dit een kwartaalloonperiode genoemd. De voordelen zijn onder meer lagere administratieve kosten en minder werk voor HR-afdelingen. Werknemers kunnen moeite hebben om de eindjes aan elkaar te knopen en er kunnen budgetterings- en planningsproblemen zijn. Vanwege de complexiteit wordt deze methode om werknemers te betalen doorgaans alleen gebruikt door zeer kleine ondernemingen met een paar werknemers of door seizoensbedrijven.
De salarisstroken worden per kwartaal verdeeld volgens de kalender. Als gevolg hiervan kunnen er elk jaar vier loonstrookjes worden uitgereikt.
Hoe u een type betaalperiode kiest
U kunt op de volgende manieren een type betaalperiode kiezen:
#1. Overweeg brutoloon
Het brutoloon is het totale verdiende geldbedrag voordat belastingen en andere inhoudingen worden afgetrokken. Federale belastingen en andere inhoudingen, zoals die voor verzekeringen en pensioenen, kunnen worden genomen. Als u uw brutoloon kent, kunt u de meest geschikte betaalperiode kiezen, aangezien de inhoudingen variëren op basis van hoe vaak u wordt betaald.
#2. Overweeg schrikkeljaren
Een schrikkeljaar doet zich voor wanneer er een extra dag aan het kalenderjaar wordt toegevoegd zodat het overeenkomt met de rotatie van de aarde. Dit betekent dat u elke vier jaar, ongeacht of u kiest voor een wekelijks of tweewekelijks rooster, een extra loonperiode kunt krijgen. Als u besluit uw werknemers op basis van salaris te betalen, moet u mogelijk enkele wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat ze niet te veel worden betaald.
#3. Kies voor een salarisadministratie
Er zijn een aantal salarissystemen beschikbaar om uw loonperiode te stroomlijnen en te automatiseren. Het is mogelijk dat deze webgebaseerde platforms verschillende add-ons bieden. Bij het selecteren van hoe vaak werknemers moeten worden betaald, kunt u met deze overwegingen rekening houden.
#4. Leer Arbeidsrecht
Bij het beslissen welke betaalperiode u wilt gebruiken, moet u rekening houden met de federale en staatswetgeving. Sommige staten hebben statuten met vereisten die verschillen per bedrijfssector, IRS-betrokkenheid en werknemersbescherming. Als u meer informatie wilt over hoe de wetten in uw staat uw salaris kunnen beïnvloeden, kunt u daar contact opnemen met de relevante instantie.
#5. Overweeg het salaristype
Bij het bepalen van een betalingsschema kunt u kiezen uit verschillende compensatieformaten. Salarisstructuren kunnen variëren van uur tot salaris tot provisie. Loonwerkers geven misschien de voorkeur aan regelmatige betaaldata, terwijl uurloners en commissieloners vaker de voorkeur geven aan frequentere betaalperioden.
#6. Overweeg overuren
Het is belangrijk om na te denken over hoe u extra loon kunt bijhouden en berekenen als uw werknemers in aanmerking komen voor overuren. Tarieven voor overuren en wanneer ze kunnen worden opgenomen in een salaris kunnen onderhevig zijn aan lokale, staats- of federale arbeidswetten. Voor meer informatie over overwerk kunt u contact opnemen met personeelszaken.
#7. Overweeg de behoeften van de werknemers
Kiezen om werknemers vaker te betalen kan het moreel stimuleren, maar het kan leiden tot hogere loonkosten. Het is mogelijk dat de keuze van een werknemer voor de betalingsfrequentie wordt opgelegd door de arbeidswetgeving van hun specifieke staat. Door hier rekening mee te houden, kunt u een betaalperiode instellen die bij uw behoeften past zonder de bank te verbreken.
#8. Denk aan het bedrijfsleven
Het kiezen van een betaalperiodefrequentie voor een bedrijf is niet zonder uitdagingen. Bedenk of er piekmomenten zijn die uw cashflow kunnen beïnvloeden. Uw salarisstructuur kan ook worden beïnvloed door marktnormen.
#9. Overweeg boekhoudkundige implicaties
De hoeveelheid tijd en moeite die HR nodig heeft voor de verwerking van de salarisadministratie kan stijgen of dalen, afhankelijk van hoe vaak uw bedrijf de salarisadministratie verwerkt. Boekhouding is misschien minder noodzakelijk wanneer betaalperioden vast zijn, omdat nauwkeuriger bijhouden van gegevens niet nodig is.
#10. Overweeg de voordelen
U kunt werknemers een breed scala aan voordelen bieden, waaronder een ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsuitkeringen en pensioenspaarplannen. Deze kunnen worden afgetrokken van of opgeteld bij het totale salaris om tot een definitief bedrag te komen. Door deze om te zetten in betalingen, kunt u inzoomen op een loonperiode die een goede vergoeding/kostenverhouding biedt.
#11. Overweeg de FLSA
Minimumloon, overuren en tijdslimieten zijn slechts enkele van de beschermingen die worden gegarandeerd door de Fair Labor Standards Act (FLSA), een federaal statuut in de Verenigde Staten. Ook kan aanvullende wetgeving over de geldigheid van arbeidsovereenkomsten worden opgenomen. Het vinden van de juiste loonperiode voor uw bedrijf vereist kennis van de Fair Labor Standards Act.
#12. Zoek een accountant
Het inhuren van een accountant kan ook nuttige achtergrondinformatie en gegevens opleveren die van invloed kunnen zijn op hoe vaak u wordt betaald. Ze kunnen helpen bij het genereren, distribueren en onderhouden van alle salarisgerelateerde gegevens, inclusief die met betrekking tot lonen, bonussen en andere werknemersvoordelen. Ze kunnen de nauwkeurigheid controleren en ervoor zorgen dat alles in overeenstemming is met de nationale en federale voorschriften.
Hoe bereken je een betaalperiode?
Denkt u eraan hoe u een betaalperiode berekent? Hoewel er veel verschillende soorten betaalperioden zijn, gebruiken alle schema's dezelfde fundamentele methode om een betaalperiode te berekenen:
- Ontdek wanneer de betaalperiode begint en eindigt.
- Bepaal het totale aantal werkdagen en uren voor de betaalperiode.
- De brutovergoeding van de werknemer over de loonperiode wordt bepaald door het aantal gewerkte dagen te vermenigvuldigen met het dagtarief of het aantal gewerkte uren met het uurloon.
- Trek van het bruto-inkomen alle betalingen af die zijn gedaan voordat belastingen werden ingehouden, zoals premies voor ziektekostenverzekering of pensioensparen.
- Bepaal het inkomen na belastingen van de werknemer nadat alle vereiste inhoudingen zijn gedaan voor federale, staats- en lokale overheden.
Salaris- en tijdregistratie-apps kunnen ook worden gebruikt om de berekening van de loonperiode te stroomlijnen.
De beste betaalperiode voor bedrijven kiezen
De meest voorkomende duur van de loonperiode in de Verenigde Staten is tweewekelijks, gekozen door 42% van de particuliere werkgevers. Industrieën hebben ook een voorkeur voor verschillende beloningscycli; wekelijkse betalingscycli zijn bijvoorbeeld gebruikelijk in de bouwsector, terwijl halfmaandelijkse cycli vaker voorkomen in de financiële en IT-sector. Volgens BLS-statistieken hebben de kleinste bedrijven het breedste scala aan lonen voor hun werknemers.
Naleving en cashflow moeten belangrijke overwegingen zijn bij het bepalen van een betalingsperiode voor uw bedrijf. Voordat u een betalingsperiode (of perioden) kiest, moet u overwegen of u vrijgesteld (betaald) of niet-vrijgesteld (uurlijk) personeel hebt, evenals eventuele speciale vereisten die door de staatswet worden opgelegd. Houd er rekening mee dat het in verschillende staten bij wet verboden is om werknemers per uur of halfmaandelijks te betalen. Om effectief te bepalen hoe aan de loonlijstverplichtingen kan worden voldaan, moet een bedrijf ook goed letten op de cashflowcycli. Als een bedrijf de salarisadministratie meer dan eens per maand moet verwerken, kan dit de financiën onder druk zetten en het voor hen moeilijker maken om aan hun verantwoordelijkheden te voldoen.
De voor- en nadelen van de betaalperiode
Hieronder volgen de voor- en nadelen van elk type betaalperiode:
#1. Wekelijkse betaalperiode
Voordelen
- Werknemers worden vaker betaald, dus ze hebben een constante stroom aan liquide middelen.
- Management en HR kunnen eventuele salariskwesties zeer snel en tijdens kantooruren oplossen.
- Betaling is flexibeler, dus eventuele problemen worden sneller opgelost.
Nadelen
- Administratief meest tijdrovende betalingstermijnmethode.
- Het minst efficiënt qua belastingen en overlopende posten voor werknemers.
- Frequentere payroll resulteert in hogere kosten voor de organisatie.
#2. Tweewekelijkse betaalperiode
Voordelen
- Werknemers worden vaak betaald.
- Management en HR kunnen eventuele salariskwesties zeer snel en tijdens kantooruren oplossen.
- Tijd-/kostenefficiënter voor de organisatie in vergelijking met wekelijkse betaling.
Nadelen
- HR-beheerders moeten letten op betaaldatums, zodat ze deze nauwkeurig kunnen verwerken in het loonschema.
- Betaalperiodes kunnen enigszins moeilijk zijn als de periode het einde van een maand of jaar overlapt, waardoor aanvullende berekeningen nodig zijn.
- Schrikkeljaren kunnen verwerkingsproblemen veroorzaken.
- Als een salaris over het einde van het jaar loopt (een potentieel salaris van 27), veroorzaakt dit problemen met betrekking tot de jaarlijkse loonverwachtingen, werkgeversbijdragen, secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingen.
#3. Halfmaandelijkse betaalperiode
Voordelen
- Werknemers worden relatief vaak betaald.
- Het salaris van werknemers wordt altijd binnen een maand uitbetaald, waardoor de complexe complexiteit van een tweewekelijkse betalingsperiode wordt weggenomen.
- Salarisdatums zijn bekend bij werknemers en werkgevers.
- Het salarisschema wordt meer gestroomlijnd, waardoor de bijbehorende kosten worden verlaagd met frequentere salarismethoden.
Nadelen
- Het berekenen van overuren kan lastig zijn.
- Datums moeten mogelijk worden aangepast vanwege nationale feestdagen of feestdagen.
- Betaaldagen zijn niet altijd dezelfde dag van de week, wat voor verwarring kan zorgen.
- Werkweken en looncycli komen mogelijk niet overeen.
#4. Maandelijkse betaalperiode
Voordelen
- Goed gestructureerd.
- Het gemakkelijkst voor werkgevers om hun financiën te beheren en voor planning op langere termijn.
- Efficiënter in tijd en geld voor de organisatie.
- Het beste voor freelancers en werknemers in loondienst die maandelijks factureren
- Vereenvoudigt opbouw- en belastingkosten voor de administratie.
Nadelen
- Dit kan planningsproblemen veroorzaken, aangezien de betaalperiode elke maand op een andere dag van de week eindigt. De werkgever zal dus moeten beslissen wanneer werknemers worden betaald.
- Kan problemen veroorzaken bij het budgetteren van werknemers.
- Relatief slecht voor uurloners.
Beheer salarisperioden en salarisadministratie met salarisadministratiesoftware
Salarisadministratie is buitengewoon ingewikkeld en van cruciaal belang om goed te doen. Vertrouw nooit een spreadsheet met dit soort dingen. Salarisadministratiesoftware maakt flexibele configuratie van loonperiodes en boekhouding voor verschillende werknemersclassificaties mogelijk. Het stroomlijnt het proces van het bepalen van vergoedingen, voordelen, belastingen en vrije tijd. Het kan ook directe stortingen aan, die sneller en veiliger zijn dan papieren cheques voor werknemers.
Human capital management (HCM) verwijst naar de methoden waarmee een bedrijf zijn personeel verwerft, ontwikkelt en behoudt. Verhoogde productiviteit, lager verloop en gelukkigere werknemers zijn allemaal resultaten van goed beheerde HCM-strategieën. Salarisverwerking is een gemeenschappelijk kenmerk van HCM-software, evenals het beheer van salarissen en andere vormen van compensatie. Human capital management is slechts een van de vele essentiële zakelijke programma's die er zijn.
Met salarisadministratiesoftware kunt u ook belangrijke prestatie-indicatoren bewaken, zoals foutpercentages en verwerkingstijden, zodat u de inspanningen van uw team beter kunt beheren en weloverwogen beslissingen kunt nemen over waar u verbeteringen kunt aanbrengen. Deze KPI's worden gevisualiseerd in gebruiksvriendelijke dashboards die gedeeld kunnen worden met je team en andere belangrijke stakeholders in het bedrijf.
Het lijkt misschien een kleine beslissing, maar de betaalperiode of -perioden die u voor uw bedrijf kiest, zullen verstrekkende gevolgen hebben voor zowel het bedrijf als zijn werknemers. De keuze maakt de weg vrij voor het bedrijf om te voldoen aan een van zijn primaire verantwoordelijkheden, namelijk het betalen van zijn werknemers. Salarisverwerking kan moeilijk zijn vanwege de noodzaak om veel loonperiodes te beheren, rekening te houden met meerdere loonstructuren en te zorgen voor naleving van de wet. U kunt het proces stroomlijnen met behulp van HCM-software, die ook kan worden geïntegreerd met andere delen van het bedrijf en cruciale prestatie-indicatoren biedt om het succes van uw team te volgen, en medewerkers helpt bij het beheren van documentatie met betrekking tot human resources.
Wat is het verschil tussen een betaalperiode en een betaaldag?
Een betaalperiode is een rapport dat het bedrag specificeert dat een werknemer voor een specifieke betaalperiode op zijn salaris ontvangt. Dit kan dingen bevatten zoals gewerkte uren, ontvangen voordelen en betaalde belastingen. Betaaldag is de datum waarop een werknemer wordt betaald en kan tot twee weken voor het einde van de betaalperiode liggen.
Hoe lang is een betaalde periode?
De meerderheid van de Amerikaanse werknemers wordt tweewekelijks betaald, zoals gerapporteerd door de BLS. Als gevolg hiervan is de standaardlengte van een betaalperiode twee weken of tien werkdagen. Wekelijkse, tweewekelijkse en maandelijkse betalingsintervallen zijn ook haalbare opties.
Is de betaalperiode hetzelfde als het salaris?
Nee dat is het niet. Een betaalperiode is het tijdsbestek dat wordt gebruikt om te beslissen wanneer werknemers worden betaald en hoeveel ze zullen worden betaald. Perioden tussen salarisstrookjes zijn meestal regelmatig en kunnen wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks zijn. Vergeet niet dat de loonperiode niet hetzelfde is als een werkweek.
Conclusie
De beste keuze van betaalperiode is degene die het handigst voor u is. Hoeveel van de loonperioden van uw bedrijf vallen in elke categorie? Beschikt u over een effectieve methode voor het afhandelen van loonperioden? Zoek de mening van een accountant, extern of intern, om te zien wat zij aanbevelen.
Gerelateerde artikelen
- Wat is tweewekelijkse betaling? Vergelijkingen, berekeningen, voor- en nadelen
- Tweewekelijks loon: hoe bereken je je tweewekelijks loon?
- HOE HET MAANDINKOMEN TE BEREKENEN: 2023 Best Easy Guide
- HOE PAYROLL TE DOEN: Stapsgewijze handleiding
- HOE WERKT SALARIS: Hoe werknemers in loondienst worden gecompenseerd?
Referenties
