Hoe verward was u toen u voor het eerst te maken kreeg met een taak waarbij u een RFP voor het bedrijfsleven moest opstellen? Had u enig idee waar het over ging of wist u het totaal niet? Of misschien had je er al een tijdje niet meer geschreven?
Hoe het ook zij, ik ben hier om dat met deze gids te verhelpen. Samen gaan we dieper in op de details van wat een RFP eigenlijk is, waarom u er misschien een nodig heeft en hoe u vandaag nog uw allereerste RFP kunt maken.
Maar eerst moet u waarschijnlijk weten waar RFP in het bedrijfsleven voor staat.
Sleutelpunten
- Een Request for Proposal (RFP) is zowel het proces als de documentatie die worden gebruikt bij het aanvragen van biedingen voor potentiële zakelijke of IT-oplossingen die een onderneming of overheidsinstantie nodig heeft.
- Het RFP-document schetst doorgaans een verklaring van eisen (SOR) waaraan potentiële respondenten moeten voldoen die een poging willen doen om de vereiste oplossingen te leveren.
- Het kan gaan om producten en/of diensten die aan de gegeven vereisten voldoen.
- RFP's worden gebruikt door de meeste overheidsinstanties en veel particuliere bedrijven en organisaties.
Wat houdt een RFP zakelijk in?
Een Request for Proposal (RFP) is een zakelijk document waarin een project wordt aangekondigd, beschreven en offertes worden gevraagd aan gekwalificeerde aannemers om het project te voltooien. De meeste organisaties geven er de voorkeur aan hun projecten te lanceren met behulp van RFP's, en veel overheden maken daar altijd gebruik van.
ZIEN: Wat is productontwikkeling? Een deskundige gids voor productontwikkelaars en managers
Bij gebruik van een RFP is de entiteit die de biedingen aanvraagt verantwoordelijk voor het evalueren van de haalbaarheid van de ingediende biedingen, de financiële gezondheid van de biedende bedrijven en het vermogen van elke bieder om het project uit te voeren.
RFP's worden gebruikt voor complexe projecten, waarbij vaak meerdere onderaannemers nodig zijn. Ze beschrijven de organisatie die de RFP uitgeeft, de reikwijdte van het project dat wordt uitgevoerd en de criteria voor het beoordelen van inzendingen. Ze schetsen ook het biedproces en de contractvoorwaarden.
De verzoeken omvatten een werkoverzicht waarin de taken worden beschreven die door de winnende bieder moeten worden uitgevoerd en de tijdlijn voor het voltooien van de werkzaamheden.
RFP's adviseren bieders ook over hoe ze voorstellen moeten voorbereiden, met specifieke richtlijnen over hoe de biedingen moeten worden opgemaakt en gepresenteerd. Meestal bevatten ze instructies over welke informatie de bieder moet vermelden en in welk formaat.
Wat houdt een RFP in?
Een RFP bevat over het algemeen achtergrondinformatie over de uitgevende organisatie en haar bedrijfsactiviteiten (LOB's), een reeks specificaties die de gezochte oplossing beschrijven, en evaluatiecriteria die onthullen hoe voorstellen zullen worden beoordeeld.
De RFP bevat doorgaans een sectie, ook wel een werkverklaring (SOW) genoemd, waarin de reikwijdte van het werk of de reikwijdte van de te leveren dienst(en) wordt gedefinieerd. In dit gedeelte worden de taken besproken die door de winnende bieder moeten worden uitgevoerd en een tijdlijn voor het leveren van resultaten.
Het verzoek om een voorstel bevat ook richtlijnen voor bieders over hoe ze een voorstel moeten voorbereiden. In dit gedeelte vindt u de details over het voorstelformaat, evenals instructies over hoe de RFP-reactie moet worden opgebouwd en georganiseerd.
LEES: Hoe u een zakelijk voorstel schrijft in Nigeria
De meeste RFP's worden uitgegeven door overheidsinstanties en andere organisaties in de publieke sector. Over het algemeen wordt van hen verwacht dat zij de concurrentie tussen particuliere bedrijven openstellen en vooroordelen uit het proces wegnemen. De bureaus willen ervoor zorgen dat ze het laagste en meest concurrerende bod krijgen.
Elke particuliere of publieke organisatie kan echter een RFP uitbrengen om meerdere biedingen en verschillende perspectieven op het project te krijgen.
Een bedrijf dat bijvoorbeeld zijn rapportageproces wil veranderen van een op papier gebaseerd systeem naar een computergebaseerd systeem, kan een RFP indienen voor hardware, software en een gebruikerstrainingsprogramma om het nieuwe systeem in het bedrijf op te zetten en te integreren. Een competitief biedproces kan hen meer inzicht geven in de beschikbare alternatieven.
Bij het schrijven van een RFP en SOW is het belangrijk om rekening te houden met organisatorische processen en best practices, om de effectiviteit te maximaliseren.
Uitleg van het RFP-proces
Mijn eerste ontmoeting met een RFP was toen ik een voorstel moest indienen voor een zakelijk bod; Ik zal je niet vervelen met de details. Maar het eerste wat ik leerde is dat een RFP moet worden opgesteld door het bedrijf dat de werkzaamheden aanvraagt. Hierdoor krijgen potentiële opdrachtnemers een beter beeld van waar uw bedrijf naar op zoek is.
Zodra de RFP is verzonden, kunnen aannemers of leveranciers deze beoordelen en hun beste biedingen indienen om mee te dingen naar de klus.
Dit is wat ik in mijn voorstel heb opgenomen:
- Een actieplan met hoe ik het probleem zou oplossen
- Een tijdlijn van wat het bedrijf mag verwachten
- Eventueel benodigde achtergrondinformatie
- Hoeveel ik verwacht dat het hele project gaat kosten
Er waren ook bepaalde gevallen waarin ik terug moest komen en specifieke onderdelen van de RFP moest aanwijzen die moesten worden aangepast op basis van mijn ervaring in de branche.
Op dit punt kunt u hun feedback bekijken en een nieuwe RFP maken om de wijzigingen aan te passen, of u kunt het origineel laten zoals het is en het in gedachten houden terwijl u de andere ingediende biedingen in overweging neemt.
ZIEN: BOD VOORSTEL: Wat het is en hoe er een te schrijven
Vereisten voor het opstellen van een RFP in het bedrijfsleven
Een RFP moet het project voldoende gedetailleerd beschrijven en definiëren om haalbare reacties aan te trekken.
Als potentiële bieder moet u de aard van het bedrijf en de doelstellingen die het met het project wil bereiken, begrijpen. Het project moet voldoende gedetailleerd worden gedefinieerd zodat u duidelijk de reikwijdte ervan begrijpt en alle producten en diensten die moeten worden geleverd om het uit te voeren.
Ook het formaat van de verwachte voorstellen moet gedetailleerd worden beschreven. Er zijn uniforme antwoorden nodig om aanbiedingen te kunnen vergelijken en contrasteren.
Hieronder vindt u een checklist met details over het proces voor het maken van de perfecte RFP:
Hoe schrijf je een RFP
RFP's volgen een vrij rigide format, hoewel dat format kan variëren tussen de bureaus en bedrijven die ze opstellen. Dit monster van RTI International in North Carolina toont de elementen van een typische RFP, waaronder een inleiding en achtergrond, een beschrijving van de resultaten en informatie over de selectiecriteria.
Fasen om de beste RFP-biedingen te krijgen
1. Beoordeel wat je nodig hebt
Voordat u een RFP opstelt, moet u zich een beetje voorbereiden om erachter te komen wat u nodig heeft en wat u wilt bereiken. Dit proces helpt u uw doelen en projectomvang te definiëren en obstakels te ontdekken.
Gebruik deze tijd om onderzoek te doen naar concurrenten en de industrie om te evalueren waar u staat. Volgt u de huidige industriestandaarden en richtlijnen? Is uw product vergelijkbaar met wat de concurrentie biedt, of mist u functies die waarde toevoegen?
LEES: Voorbeelden van waardeproposities die het verschil maakten (de blauwdruk voor succes)
2. Vermeld eventuele technische specificaties
Door vooraf technische specificaties in uw RFP op te nemen, kunnen leveranciers bepalen of ze al dan niet kunnen bieden wat u nodig heeft. Dit beschermt ook uw bedrijf, want in het geval dat een leverancier ermee instemt dat hij in eerste instantie aan uw specificaties kan voldoen, maar niet levert nadat hij het project heeft aangenomen, kunt u hem verantwoordelijk houden voor de specificaties die in de RFP worden vermeld.
3. Verdeel de RFP
Zodra de RFP is geschreven, is het tijd om deze te verzenden. U kunt het op uw website publiceren en er misschien zelfs een specifieke landingspagina voor maken. Maak gebruik van alle branchegerelateerde professionele groepen waarvan u lid bent en maak daar reclame voor. Als u liever met een lokale leverancier samenwerkt, is het gebruik van uw plaatselijke Kamer van Koophandel ook een uitstekende plek om reclame te maken voor uw RFP.
4. Evalueer uw aanbiedingen
Zodra u alle voorstellen heeft ontvangen, is het bijna moeiteloos om ze allemaal te vergelijken en te bepalen welke leverancier het beste bij uw bedrijf past.
Van de stapel bieders wilt u dit beperken tot een handvol van uw top drie, vijf of tien favorieten om te overwegen, afhankelijk van hoeveel u ontvangt of waarin u geïnteresseerd bent. Besteed tijd aan het verder doorlichten van potentiële verkopers om te bepalen wie echt de ideale match is voor de job.
5. Selecteer de beste leverancier voor de klus
Sommige bedrijven vragen mogelijk nog een beste en definitieve aanbieding aan hun topleveranciers nadat ze dit onderhandelingsproces zijn gestart. Dit is om ervoor te zorgen dat ze niet alleen de juiste persoon of het juiste bedrijf voor de klus krijgen, maar ook tegen de juiste prijs.
ZIEN: BOD VOORSTEL: Wat het is en hoe er een te schrijven
Hoewel dit misschien als een extra stap klinkt, kan het u later geld, tijd en kopzorgen besparen.
Wat Niet Te maken met een RFP in het bedrijfsleven
Als u de juiste leverancier wilt vinden, moet uw RFP specifiek zijn. Alleen het stellen van “ja” of “nee” vragen brengt je nergens. Daarom moet u specifieke vragen stellen die doordachte antwoorden vereisen. Stel open vragen waarbij ze hun denkproces moeten uitleggen bij het oplossen van een probleem.
Probeer zinnen te gebruiken die lijken op deze:
- Kun je een voorbeeld geven van hoe je dit probleem of een soortgelijk probleem voor een ander bedrijf hebt opgelost? Ben je onvoorziene wegversperringen tegengekomen? Wat zou je deze keer hetzelfde of anders doen?
- Hoe lang zou het duren voor iemand die niet technisch onderlegd is, met uw voorgestelde herontwerp, om het nieuwe registratieformulier in te vullen? Hoeveel tijd schat u dat dit zou kunnen besparen?
Voorbeeldreactie op een RFP
Als u een RFP heeft uitgegeven en reacties verzamelt, vraagt u zich wellicht af waar u op moet letten bij effectieve RFP-reacties. Hieronder vindt u een sjabloonvoorbeeld van een indrukwekkend RFP-antwoord:
Voorbeeldreactie op een RFP
Maar dit brengt ons ook bij een grote vraag: is een RFP echt noodzakelijk in het bedrijfsleven? Kunt u niet gewoon tijd besteden aan het beoordelen van twee of drie leveranciers?
Zoals u hierna zult zien, is die route zeker niet in uw belang.
Waarom u een RFP in uw bedrijf zou moeten gebruiken
Een RFP kan om verschillende redenen worden uitgebracht.
In sommige gevallen vraagt de complexiteit van een IT-project om een formele RFP. U kunt profiteren van meerdere bieders en perspectieven wanneer u op zoek bent naar een geïntegreerde oplossing die een mix van technologieën, leveranciers en potentiële configuraties vereist. Stel dat uw bedrijf bijvoorbeeld overstapt van een papieren systeem naar een computersysteem. In dat geval kunt u offertes aanvragen voor alle hardware-, software- en gebruikerstrainingen die nodig zijn om het nieuwe systeem in de organisatie op te zetten en te integreren.
LEES: ERP versus CRM: het juiste systeem voor uw bedrijf kiezen
Een eenvoudige hardware-upgrade kan daarentegen slechts het uitbrengen van een offerteaanvraag (RFQ) aan één enkele leverancier inhouden.
Van sommige entiteiten, zoals overheidsinstanties, kan worden verlangd dat zij RFP's uitbrengen om volledige en open concurrentie te bieden.
U kunt ook een RFP uitbrengen om de concurrentie te stimuleren en de kosten van een oplossing omlaag te brengen. Dat gezegd hebbende, is een voorstel dat wordt geaccepteerd op basis van het feit dat het het beste aansluit bij de specificaties van een RFP, niet altijd het goedkoopste bod. Omdat veel bedrijven met u zullen concurreren om zaken, is het belangrijk dat leveranciers winnende RFP-reacties opstellen.
De vaardigheid waarmee een klant een RFP maakt, kan de kwaliteit van de reactie van een bieder bepalen en daarmee het succes of falen van de resulterende IT-oplossing. Als de gestelde eisen te vaag zijn, slaat een bieder mogelijk de plank mis bij het ontwerpen en implementeren van de oplossing. Al te gedetailleerde en beperkende eisen beperken echter de creativiteit van de bieder en belemmeren innovatie.
Bedrijven moeten duidelijke verwachtingen stellen aan leveranciers om een kwalitatief antwoord te krijgen.
U kunt een RFP gebruiken om:
- Geef projectdetails en verwachtingen weer: Belanghebbenden schetsen de vereisten van het project en voegen details toe om potentiële bieders en aannemers te helpen de reikwijdte van het project en de criteria van het bedrijf voor het selecteren van een leverancier te begrijpen.
- Offertes opvragen: Een RFP start het sollicitatie- of voorstelproces. Door een RFP vrij te geven, vragen bedrijven om inzendingen van aannemers. RFP-documenten zijn gangbaar in de publieke sector, waarbij veel overheidsinstanties het RFP-selectieproces gebruiken als hun belangrijkste manier om gekwalificeerde dienstverleners te vinden.
- Beoordeel meerdere leveranciers: Zodra bedrijven en freelancers hun voorstellen indienen, beoordeelt het bedrijf deze en kiest de beste leverancier voor hun behoeften. Het bedrijf gebruikt een RFP om gesprekken te beginnen met veel verschillende leveranciers of bieders voordat een winnende bieder wordt geselecteerd, een definitieve aanbieding wordt gedaan en een contract voor hun project wordt ondertekend.
Wat is een RFP in marketing?
In marketing wordt een RFP vaak gebruikt om marketingactiviteiten uit te besteden die uw merk kunnen helpen het bereik te vergroten. Deze activiteiten omvatten alles met betrekking tot marketing dat u intern niet kunt doen.
Als u bijvoorbeeld bij een kleine start-up werkt, kunt u een RFP maken om een full-service communicatie- en marketingbedrijf te vinden om een geïntegreerd marketingplan voor uw bedrijf op te stellen. Als dit het geval is, geeft u in uw RFP aan dat u op zoek bent naar een bedrijf dat u kan helpen "SEO-aanwezigheid te vergroten" of "volgers op sociale media aan te trekken", enz.
Aan de andere kant, als u voor een marketingbureau werkt, moet u letten op RFP's bij u in de buurt met betrekking tot de diensten die u aanbiedt. Als u bijvoorbeeld voor een webontwerpbedrijf werkt, wilt u op zoek gaan naar bedrijven die RFP's voor webontwerpdiensten hebben gemaakt.
ZIEN: De rol van webdesign in het succes van moderne bedrijven
Wat is een RFP in de verkoop?
In de verkoop wordt vaak een RFP gemaakt wanneer een bedrijf een product of dienst wil kopen om aan zijn behoeften te voldoen. Als een onderneming bijvoorbeeld op zoek is naar nieuwe CRM-software, kan het bedrijf een RFP vrijgeven waarin wordt uiteengezet waarnaar het op zoek is en wat het hoopt te bereiken met nieuwe CRM-software.
Om deze reden kunnen RFP's een cruciale rol spelen in de verkoopcyclus van ondernemingen. Enterprise-bedrijven die RFP's uitbrengen, zijn vaak op zoek naar bedrijven die hen IT-ondersteuning, beveiliging, onboarding en training en andere aanvullende diensten kunnen bieden. Om deze grotere accounts te sluiten, is het van cruciaal belang dat uw verkoopteam is voorbereid met een RFP-reactieproces en efficiënt kan reageren op deze grote bedrijven binnen de toegewezen tijd.
LEES: Upselling- en cross-sellingstrategieën kiezen om uw verkoopaanpak te versterken
RFI versus RFP
Een RFI (verzoek om informatie) is een vervolguiting van belangstelling tijdens het RFP-biedproces. Het bedrijf vraagt om meer details over de capaciteiten, resultaten, professionele diensten, functionaliteit, tijdlijn of andere leveranciersinformatie van een aannemer. Het verschilt van een RFP omdat het aan een specifieke leverancier is gericht (in plaats van een algemene oproep aan geïnteresseerde leveranciers).
Een RFI vraagt om specifieke details in plaats van algemene informatie.
RFQ versus RFP
Een RFQ (een offerteaanvraag of offerteaanvraag) is een vervolgdocument in het RFP-proces; het bedrijf dat de RFP heeft uitgegeven, toont interesse in het voorstel van de aannemer en vraagt om een kostenraming en een overzicht van hun diensten. Als reactie op een RFP is een offerteaanvraag van toepassing op een specifieke leverancier op de shortlist (in plaats van een algemene oproep aan geïnteresseerde leveranciers).
Het richt zich alleen op de prijs en niet op andere projectdetails.
Gratis RFP-sjabloon: de enige RFP-sjabloon die u ooit nodig zult hebben
Wat is een RFP (Request For Proposal): alles wat u moet weten
BOD VOORSTEL: Wat het is en hoe er een te schrijven
Referenties
