Toda organización debe realizar un seguimiento de sus herramientas de gestión de activos. Sin embargo, las herramientas de administración de activos de software y hardware se usan más comúnmente que nunca para administrar y rastrear negocios en esta era digital. Las herramientas de gestión de activos y el seguimiento de los activos de TI se han vuelto significativamente más difíciles como resultado de la proliferación de dispositivos móviles en el lugar de trabajo, la complejidad de las tecnologías en la nube, el software basado en licencias y actualizaciones más periódicas. Además, la rotación más frecuente de empleados plantea preocupaciones sobre la seguridad de los datos. En este artículo se hablará de las mejores herramientas de gestión de activos.
¿Qué es una herramienta de gestión de activos?
Una herramienta de gestión de activos es una herramienta que garantiza que su negocio pueda maximizar sus recursos, lo que le permite prosperar y prosperar. Ayudará a mantener el orden, controlar el riesgo y más para su empresa.
Sin embargo, un sistema de gestión de activos confiable es un componente crucial de cualquier plan de administración corporativa eficiente. El hecho de que sea un trabajo aburrido y rutinario significa que a menudo se pasa por alto. Pero esta interpretación es incorrecta. Una herramienta de gestión de activos exitosa es esencial para el éxito de cualquier empresa, enriqueciendo no solo a la empresa sino también a sus accionistas.
¿Qué hace una herramienta de gestión de activos?
Con las herramientas de administración de activos, su empresa puede controlar cada posesión valiosa y su ubicación, condición y valor actuales. Como resultado, su empresa tendrá una mejor visibilidad de la utilización, los precios y el mantenimiento de los activos, al mismo tiempo que reducirá los gastos administrativos.
¿Cuáles son los dos tipos de gestión de activos?
Es importante elegir el tipo de gestión que mejor se adapte a las exigencias de su empresa para gestionar sus activos de la forma más eficiente. Comprender los diversos tipos de gestión de activos es una parte importante de la selección de una solución viable. Estos son los dos tipos de activos de gestión.
- Gestión de activos digitales
- Gestión de activos fijos
¿Ventajas de usar la herramienta de gestión de activos para una pequeña empresa?
- Deshacerse de los métodos manuales
- Información centralizada
- Aumento de la vida útil de los activos
- Datos genuinos
- Mantenimiento efectivo de activos
#1. Deshacerse de los métodos manuales
Las organizaciones pequeñas emplean métodos de lápiz y papel u hojas de cálculo. Los errores humanos hacen que el lápiz y el papel sean incorrectos. Cualquiera puede acceder y editar la hoja de cálculo, intencionalmente o no. Sin seguimiento. Estas estrategias funcionan con menos activos. Estas estrategias se vuelven ineficientes a medida que crece el número de activos. Utilice únicamente datos fiables. Un sistema de gestión de activos garantiza datos fiables. Automatiza los procesos manuales.
#2. Información centralizada
La incorporación de software de gestión de activos en el lugar de trabajo allana el camino para un fácil acceso a los datos para todos los trabajadores. Ir a la oficina es innecesario, por lo que ahorra tiempo. Además, puede usar este centro para controlar sus posesiones y organizar sus niveles de existencias. Si sus activos están almacenados en un solo lugar, puede verlo todo a la vez. También notifica a quien sea responsable del mantenimiento de una próxima orden de trabajo de mantenimiento.
#3. Aumento de la vida útil de los activos
El dinero es un tema delicado para muchas pequeñas empresas debido a sus fondos limitados. Uno de los objetivos principales, entonces, es lograr más éxito con menores desembolsos de recursos. Similar a esto es el concepto de "aumento de la vida útil de los activos", que ayuda a las empresas a optimizar el uso de sus activos desde el momento en que se adquieren por primera vez hasta que finalmente se eliminan. Además de mejorar el rendimiento de los activos, esta herramienta de gestión de activos contribuye a la planificación estratégica general. Una forma de ahorrar dinero es planificar con anticipación y anticipar reparaciones o reemplazos. También puede tener un efecto en el resultado final de la empresa.
#4. Datos genuinos
Una herramienta de gestión de activos proporciona información y datos fiables. Con los informes, puede determinar dónde invertir más recursos, dónde reducir los gastos y qué quiere lograr en los próximos años. Los informes ahorran dinero, establecen metas y construyen su negocio. Si no tienes datos fiables, tomarás malas decisiones. Con este software, puede adquirir cualquier información en minutos, ahorrando tiempo al no tener que buscar un libro de archivos y papeleo de activos.
#5. Mantenimiento efectivo de activos
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, necesitan un mantenimiento regular. Pero es especialmente crucial para las PYMES, ya que su falta de activos puede provocar una caída en la producción y, en última instancia, una pérdida de consumidores.
El mantenimiento de los activos garantiza que permanezcan en buen estado de funcionamiento. Un mejor rendimiento y un menor riesgo de averías inesperadas son dos beneficios del mantenimiento regular de los activos. La vida útil de cualquier artículo puede aumentar significativamente con un mantenimiento adecuado.
Esta herramienta tiene un componente de programación de mantenimiento para ayudarlo a mantener su equipo en óptimas condiciones. En comparación con los planes de mantenimiento reactivo, la naturaleza proactiva de este software da como resultado un ahorro de costos significativo.
Herramientas de gestión de activos de software
Mediante la automatización de operaciones como la gestión de licencias y parches, el seguimiento de inventario (incluida la localización del uso ineficiente de software con licencia), el establecimiento de políticas y la gestión del ciclo de vida, la gestión de usuarios de activos de software (SAM) ayuda en la gestión y organización de los activos de TI.
Al descifrar los derechos de licencia de software, automatizar la recopilación de datos de consumo de software, establecer posiciones de licencia efectivas (ELP) específicas del proveedor, controlar los activos de software, optimizar el valor del software y compartir información con otras herramientas y grupos de partes interesadas, las herramientas SAM brindan un análisis en profundidad. y gestión de activos de software.
Además, la mejor manera de realizar un seguimiento de sus instalaciones de software y confirmar que cumple con sus contratos de software es con herramientas de gestión de activos de software. Simplemente no es factible tener una representación precisa de su entorno de software sin algún tipo de solución SAM si tiene una infraestructura más grande con miles de dispositivos para administrar. Además, SAM se puede usar para mover activos entre departamentos, lo que simplifica y mejora la administración general de software y hardware y, al mismo tiempo, reduce los costos.
A la luz de esto, aquí están las tres principales herramientas de gestión de activos de software disponibles en este momento.
#1. Activos de InvGate
InvGate Assets es un SAM configurable con una interfaz de usuario basada en navegador. Entre sus funciones se encuentran la gestión de cambios, los informes avanzados, la gestión de licencias, el escritorio remoto y el desarrollo de software. Le avisa cuando las licencias caducan y puede configurar alarmas para actividades prioritarias como actualizar licencias o renovar equipos de TI.
#2. Explorador de activos de ManageEngine
ManageEngine AssetExplorer ofrece una prueba completamente funcional de 30 días para profesionales de TI expertos en Windows. Incluye herramientas de seguimiento y generación de informes y soporte manual para activos físicos y virtuales. Alojado en la nube, AssetExplorer permite el soporte de activos basado en VM y el mapeo de relaciones.
#3. Gestión de activos de ServiceNow
ServiceNow Asset Management alojado en la nube es para usuarios avanzados. En respuesta a los comentarios de los clientes, se simplificó y ahora tiene una interfaz de usuario en la barra lateral izquierda. Ayuda a los administradores a emplear flujos de trabajo para automatizar los ciclos de vida de los activos de TI y realizar un seguimiento de los aspectos financieros, contractuales y de inventario del hardware y los dispositivos mientras realiza un seguimiento de la actividad de mantenimiento. Permite auditorías periódicas hasta que se retira el hardware.
¿Qué ventajas ofrecen las herramientas de gestión de activos de software?
Las herramientas de gestión de activos de software se concentran en optimizar el ecosistema de activos de software dentro de una empresa, en contraste con el software de gestión de activos corporativos convencional, que se centra principalmente en los activos de hardware. Las soluciones SAM ofrecen una gran cantidad de ventajas cuando se utilizan adecuadamente. Algunas de las ventajas que las empresas pueden obtener al utilizarlos son
#1. Tiene una gestión del ciclo de vida más eficaz
Las herramientas para administrar los activos de software en cada punto del ciclo de vida aumentan la competencia y la eficacia. Además, es la mejor herramienta para garantizar la gestión de la configuración, lo que implica mantener la coherencia y el estado deseado de sus servidores locales, centros de datos y plataformas SaaS.
Las herramientas SAM brindan soporte técnico y de usuario final. Los equipos internos de TI pueden ejecutar procesos de administración de tickets y mesa de ayuda sin problemas en entornos locales porque conocen la configuración del sistema del usuario final y los patrones de uso. Cuando TI obtiene toda la información del usuario de la máquina final, la solución de problemas es fácil.
#2. Reducción de riesgos mejorada
Las empresas se exponen a numerosos peligros, incluidos problemas de cumplimiento y auditoría, cuando desconocen el software al que se han suscrito. Si una empresa aún no cuenta con un software de gestión de riesgos de proveedores dedicado, aún puede monitorear y reducir los riesgos con la ayuda de su herramienta de gestión de activos de software.
Mientras que las herramientas SAM se concentran en la seguridad de punto final de los activos de software, tanto en aplicaciones SaaS locales como en la nube, la gestión de servicios de TI (ITSM) se centra principalmente en los riesgos relacionados con los activos de hardware, como las computadoras portátiles. Los proveedores de software ya están comenzando a realizar auditorías de rutina para buscar violaciones de los acuerdos de licencia.
#3. Mejora más rentable
Al maximizar el gasto en software, las empresas pueden beneficiarse del potencial de ahorro de costos. Cuando las empresas no saben a dónde va su dinero o qué software ya poseen, con frecuencia terminan gastando demasiado en activos de software. Este problema lo resuelven las herramientas SAM mediante procedimientos adecuados de seguimiento de activos, también conocidos como optimización de activos de software.
#4. Aumenta la fuerza de negociación
Las empresas pueden aumentar su fuerza de negociación mediante el uso de herramientas SAM. Las empresas pueden tomar decisiones acertadas con respecto a futuras adquisiciones cuando conocen las tendencias de uso, las funciones utilizadas, las partes interesadas y otra información crítica sobre su pila de software.
Las herramientas SAM rastrean las fechas de renovación y alertan a las partes interesadas para negociar mejores términos con anticipación. Algunos proveedores de servicios de software ofrecen descuentos por pago anticipado, descuentos por volumen y más. Las soluciones de SAM reducen los riesgos contractuales al mejorar el poder de negociación de los compradores.
¿Cuáles son los 3 métodos que se utilizan para gestionar la gestión de activos?
Una implementación exitosa del sistema de gestión de activos depende en gran medida de una empresa bien alineada. ¿Cómo se asegura de que el mensaje, la dirección y los principios del programa de gestión de activos se transmitan de manera coherente y eficaz, dado que se utilizarán diferentes estrategias de gestión del cambio para lograr el cambio? Estos son los 3 métodos utilizados para gestionar la gestión de activos.
- Formulación de una estrategia para la gestión de activos
- Política de Gestión de Activos
- Plan de Gestión Estratégica de Activos
Herramientas de gestión de activos digitales
Al almacenar y organizar archivos con software de gestión de activos digitales, los clientes pueden mantener sus activos a salvo de robos. El flujo de trabajo del proyecto puede verse facilitado por las herramientas y el software de gestión de activos digitales, que también pueden ayudar con las dificultades típicas del proyecto. No pierda más horas buscando en sus archivos en un disco duro en busca de una imagen porque todo está en un solo lugar.
¿Qué es una herramienta de gestión de activos digitales?
La gestión de activos digitales (DAM) es un programa de software que se utiliza para almacenar y gestionar contenido digital en una ubicación. Una solución DAM centralizada, que es fácil de usar y rápida de configurar, ofrece a las partes interesadas internas y externas acceso regulado a todos sus activos digitales, incluidas imágenes, fotos, archivos creativos, videos, audio, presentaciones, documentos y mucho más. . La capacidad de aumentar la productividad de la campaña y garantizar la consistencia de la marca es lo que ofrecen los sistemas DAM de manera más crítica.
Sin embargo, las mejores herramientas de gestión de activos digitales finalmente organizan sus activos digitales para maximizar su valor para su marca. Sus capacidades le permiten automatizar flujos de trabajo, especificar fechas de vencimiento de licencias de activos y crear diferentes grados de acceso de usuario para archivos, carpetas, proyectos y campañas individuales. Las herramientas de gestión de activos digitales también pueden mostrarle el rendimiento de los activos creativos utilizando estadísticas en la aplicación.
La terrible verdad es que cuando los archivos se guardan en varias plataformas y dispositivos, con frecuencia se pierden. Todos los activos de una marca se mantienen en una ubicación mediante herramientas de gestión de activos digitales basadas en la nube, lo que permite a los usuarios colaborar de manera segura en el material desde cualquier ubicación.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de activos digitales?
Como resultado, confiar en las herramientas y el software de gestión de activos digitales tiene varias ventajas, algunas de las cuales van más allá de las que genera la recopilación de datos. Estos son algunos de los beneficios.
#1. Acceso a archivos rápido y simple
La mayoría de los DAM están basados en la nube, por lo que cualquier persona con conexión a Internet puede acceder a los activos digitales las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Las partes interesadas internas y externas pueden descubrir lo que necesitan más rápido y concentrarse en actividades más vitales si se consolida todo el contenido digital. Los derechos y permisos de acceso se pueden personalizar para varios usuarios para garantizar que tengan acceso a los archivos adecuados.
#2. Proteger activos
Al garantizar el almacenamiento seguro en un área, la implementación de un sistema DAM elimina la posibilidad de perder documentos cruciales y privados. Cuando los archivos se almacenan en discos duros externos, escritorios personales o carpetas, es menos probable que se pierdan, lo que sucede con frecuencia.
#3. Todo el mundo está usando el contenido más reciente
Al utilizar herramientas de gestión de activos digitales, reduce la posibilidad de que se utilicen archivos obsoletos. Los usuarios pueden estar tranquilos sabiendo que siempre están usando el material más reciente porque los activos importantes se actualizan rápidamente después de su publicación.
#4. Reducir los gastos operativos
Si pasa menos tiempo buscando un archivo, puede dedicar ese tiempo a otras tareas importantes. Su retorno de la inversión (ROI) en todas sus actividades de marketing de marca y contenido aumentará gracias a los procesos optimizados de DAM para crear, recuperar, almacenar y difundir información digital.
Las mejores herramientas de gestión de activos
Hay una necesidad de monitoreo y gestión de activos en todos los negocios, desde la puesta en marcha más pequeña hasta el conglomerado multinacional más grande. Además, normalmente se requiere un desembolso inicial considerable para los costos de capital, además de los gastos regulares como el mantenimiento del contrato y las averías inesperadas. Ahorrar dinero y aumentar la productividad son solo dos de los muchos beneficios que pueden resultar de la implementación de tecnologías de software de gestión de activos eficaces.
Sin embargo, es importante priorizar las características y capacidades necesarias para respaldar sus flujos de trabajo y operaciones generales al seleccionar las mejores herramientas de software de gestión de activos de las muchas buenas opciones disponibles, como la gestión de activos empresariales (EAM) y los sistemas de gestión de instalaciones.
Además, estas herramientas contienen numerosas alternativas que se pueden combinar con lectores de códigos de barras y otras tecnologías para una solución completa de seguimiento de activos. También cubren una amplia gama de tipos de software. Estas son algunas de las plataformas con las mejores herramientas de gestión de activos.
- águila proteo
- Mantenimiento electrónico
- Fijar
- MantenerX
- Azzier
Herramientas de administración de activos de hardware
La gestión de los componentes físicos de las computadoras y los sistemas relacionados se conoce como "gestión de activos de hardware" (HAM), e implica una serie de procedimientos, herramientas y enfoques distintos.
La gestión de activos de hardware es una subcategoría de la gestión de TI que se ocupa específicamente del hardware de la infraestructura de TI de una organización. El ciclo de vida de adquisición de hardware (HAM) comienza con la compra del equipo, continúa a lo largo de su vida útil y concluye con su reciclaje o eliminación una vez que ha cumplido su propósito. Los administradores de activos de hardware están a cargo de esta tarea, por lo que deben conocer cada pieza de hardware en uso en su empresa por dentro y por fuera y poder colaborar de manera efectiva con colegas en todos los niveles.
¿Qué es un activo de hardware?
Los activos de hardware son un término general para cualquier pieza física de tecnología propiedad de una organización. Esto incluye activos operativos y no operativos. Según este concepto, los activos de hardware se pueden dividir en cuatro clases amplias.
#1. Hardware de redes y telecomunicaciones
El hardware para redes y telecomunicaciones sirve como sistema de soporte para la comunicación analógica y digital. Los conmutadores, los equilibradores de carga, los enrutadores y los sistemas de videoconferencia y teléfono están incluidos en esto.
#2. Periféricos
El equipo auxiliar importante presente en cada área del entorno de la oficina moderna se conoce como periféricos. Escáneres, impresoras, pantallas, teclados, auriculares, proyectores e incluso cables y adaptadores son ejemplos de dispositivos periféricos.
#3. Equipo de usuario final
El hardware de usuario final es cualquier hardware corporativo que los trabajadores utilizan directamente en el curso de su trabajo diario. Se incluyen computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, tarjetas SIM y otros dispositivos. Las computadoras personales y otros dispositivos móviles utilizados por los empleados para realizar su trabajo también se consideran activos de hardware.
#4. Hardware del centro de datos
El término “equipo del centro de datos” se refiere a todo el hardware, como servidores, utilidades y dispositivos de seguridad, que permite que los centros de datos funcionen de manera eficiente.
La gestión de activos de hardware debe poder adaptarse a las necesidades de los trabajadores remotos y realizar un seguimiento de las herramientas que utilizan para realizar sus tareas.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de activos de hardware?
El hardware comercial a menudo no parece una inversión muy segura porque pierde valor rápidamente, experimenta un desgaste constante y necesita un mantenimiento continuo, así como reparaciones esporádicas. Estas desventajas se mitigan mediante una gestión eficiente de los activos de hardware. Los siguientes son algunos beneficios de HAM:
- prevención de pérdidas fortalecida
- mayor productividad
- gestión superior del ciclo de vida
- Eficiencia maximizada
#1. Prevención de pérdidas fortalecida
Es sencillo rastrear el equipo y encontrar el hardware faltante cuando hay un inventario preciso de todo el equipo de la empresa, tanto en uso como almacenado. Las organizaciones pueden reducir los riesgos relacionados con el conocimiento incompleto de los activos mediante el etiquetado de activos, la asignación de propiedad y el seguimiento del paradero del objeto. Además, permite a los HAM identificar qué activos no se utilizan y, por lo tanto, es más probable que sean objeto de robo.
#2. Mayor productividad
Sin un plan de administración de activos de hardware, el personal maneja y rastrea el equipo. Sin las mejores prácticas de HAM, los trabajadores pueden utilizar métodos inútiles, ineficaces o que consumen mucho tiempo. La gestión adecuada de los activos asegura la catalogación y distribución correctas de los equipos importantes. También libera tiempo del personal identificando problemas de activos antes de que surjan y automatizando muchas operaciones de gestión de activos.
#3. Gestión superior del ciclo de vida
HAM permite a las empresas conocer y controlar el ciclo de vida total de los activos. Los administradores de activos pueden acceder fácilmente a los detalles del producto y del proveedor, el historial de uso, la propiedad y las tareas de cada equipo. Los HAM pueden usar estos datos para hacer mejores contratos de proveedores, servicios y decisiones de reemplazo.
#4. Eficiencia maximizada
La capacitación adecuada sobre el uso de los equipos de la empresa y el mantenimiento y las actualizaciones regulares programados son dos formas de garantizar que los trabajadores aprovechen al máximo las herramientas a su disposición. Las organizaciones pueden ahorrar dinero y hacer un mejor uso de sus inversiones en hardware gracias a los inventarios de activos precisos, que ayudan a evitar gastos innecesarios.
¿Qué es la gestión de TI?
El software de gestión de activos de TI (ITAM) es una solución digital para monitorear, rastrear y administrar activos de TI. Los administradores de TI lo utilizan para aumentar la visibilidad de la infraestructura de red. Específicamente, procesos de gestión de activos, ciclo de vida e inventario. Las empresas pueden realizar un seguimiento de las licencias de software, los equipos de TI, como computadoras, y las suscripciones a la nube. Permitiendo a las organizaciones crear registros precisos de activos de TI y CMDB. El software ITAM garantiza el cumplimiento, mejora el descubrimiento de activos y mejora la gestión de auditoría.
¿Qué son las herramientas de gestión de activos de TI?
La gestión de activos en los equipos de TI incluye principalmente el monitoreo de dispositivos móviles y máquinas virtuales, además de realizar un seguimiento del hardware físico que conforma su infraestructura. Las herramientas de gestión de activos de TI se han ampliado para incluir licencias de software y suscripciones a la nube para que las empresas puedan recibir una vista completa de su infraestructura de TI. Las fotocopiadoras, las impresoras, los automóviles de la empresa y los asientos de las computadoras deben ser rastreados en adquisiciones, administración de instalaciones y contabilidad. Esto solía hacerse manualmente usando hojas de cálculo, pero ahora las herramientas y el software pueden simplificar y acelerar el proceso.
¿Por qué son necesarias las herramientas de gestión de activos de TI para la gestión de activos?
La gestión de activos de TI es la administración de los activos de TI dentro de una empresa. Se incluyen monitores, servidores, computadoras de escritorio, licencias de software y aplicaciones en la nube. El objetivo de un sistema de gestión de TI es maximizar el valor de los activos de TI de una empresa. al mismo tiempo que reduce los riesgos, incluida la detección inadecuada de activos, los precios de adquisición y la seguridad de la red. Los activos de TI se clasifican en cuatro categorías. Son software, hardware, aplicaciones basadas en la nube y dispositivos móviles que se instalan localmente. Las organizaciones de TI pueden beneficiarse de lo siguiente cuando se trata de administrar y rastrear activos de TI:
- Mejora del proceso de gestión de auditoría
- seguimiento y seguimiento de los recursos de hardware
- preservar todos los registros de activos de software, hardware, móviles y en la nube
- obtener acceso a los datos de uso y suscripción
Conclusión
Todas las empresas pueden beneficiarse de las herramientas de gestión de activos. El software de gestión de activos basado en la nube significa que puede acceder a él desde su teléfono inteligente en cualquier lugar. Con la tecnología en la nube, puede realizar ajustes de trabajo desde cualquier lugar. Estos son solo algunos de los muchos beneficios del software de gestión de activos.
Preguntas frecuentes sobre herramientas de gestión de activos
¿Qué es la gestión eficaz de activos?
Un sistema de gestión de activos eficiente ayuda a una corporación a administrar todos sus activos.
¿Qué habilidades necesita para la gestión de activos?
- Fuertes habilidades de gestión del tiempo.
- Excelentes habilidades de pensamiento crítico.
- Experto en negociación y gestión de proyectos.
- Altamente capacitado en matemáticas y finanzas.
¿Qué hace exitoso a un administrador de activos?
La gestión de activos requiere confianza. Es inútil cuestionarse a sí mismo; evaluar las posibilidades y actuar. Debe mostrar confianza para que sus compañeros de trabajo y clientes confíen en usted.
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Referencia
