يعد اعتماد نوع فعال من اتصالات الشركة أحد أبسط الطرق لزيادة الأرباح والروح المعنوية. لسوء الحظ ، الأمر ليس بهذه البساطة كما يبدو.
نتيجة لتكنولوجيا اليوم ، تتغير الاتصالات التجارية. على الرغم من أنها ليست رسمية كما كانت من قبل ، إلا أن الاحتفاظ بملف لهجة احترافية لا يزال ضروريًا لإبراز الصورة الصحيحة لشركتك. يتعلق الأمر أيضًا بتعزيز التواصل المفتوح والمنتج داخل المنظمة.
يمكن للشكل المناسب للتواصل أن يزيد من إنتاجية الموظفين ، ويبسط العمليات ، ويعزز الروح المعنوية العامة في المؤسسة. تقدم هذه المقالة دورة تدريبية مكثفة حول تطوير التواصل اللفظي وغير اللفظي الجيد في عملك من أجل التواصل مع العملاء وتعزيز المناقشات الداخلية الأكثر إنتاجية. سننظر أيضًا في الأنواع والأساليب المختلفة للاتصالات التجارية من أجل التواصل الفعال.
ما هي الاتصالات التجارية؟
تشير الاتصالات التجارية إلى تبادل المعلومات بين الموظفين داخل وخارج المؤسسة.
يشير الاتصال التجاري الفعال إلى كيفية تواصل الموظفين والإدارة مع بعضهم البعض من أجل تحقيق ذلك أهداف تنظيمية وأن تصبح أكثر انسجامًا مع قيم الشركة الأساسية. لذلك ، فإن هدفه الأساسي هو تحسين الممارسات التنظيمية ، وإزالة الصوامع ، وإبقاء الناس على اطلاع ، وتقليل الأخطاء.
يعتمد نجاح كل مؤسسة ونموها على التواصل التجاري الفعال. عادة ما تكون الاتصالات التجارية ، على عكس الاتصالات اليومية ، موجهة نحو الهدف.
على الرغم من ذلك ، يكشف البحث أن 60٪ من محترفي الاتصالات الداخلية لا يتتبعون الاتصالات الداخلية.
لكي تكون شركة مؤسسة ناجحة ، فإن جميع قواعد الشركة ، قيم الشركة الأساسيةيجب نقل اللوائح والسياسات إلى الموظفين داخل وخارج المنظمة.
أنواع الاتصالات التجارية
يتم تصنيف اتصالات الأعمال إلى أربعة أنواع.
# 1. الاتصالات الداخلية التصاعدية
تحدث الاتصالات التجارية الداخلية الصاعدة عندما يتواصل المرؤوس مع الإدارة أو مع فرد أعلى في الهيكل التنظيمي. للحصول على فهم حقيقي لأداء الشركة ، يجب على كل قائد السماح للمعلومات بالتدفق إلى الأعلى.
لذلك ، تعد الاستطلاعات والتعليقات والنماذج والتقارير أنواعًا شائعة من الاتصالات التجارية الداخلية التصاعدية التي يقدمها الموظفون لمديريهم أو قادة الفرق.
قد يتضمن تقرير التسويق ، على سبيل المثال ، معلومات مثل إجمالي حركة مرور موقع الويب أو تفاعل الوسائط الاجتماعية أو إجمالي العملاء المتوقعين الذين تم إنشاؤهم.
# 2. الاتصال الداخلي الهابط
يحدث الاتصال الداخلي الهابط عندما يتواصل الرئيس مع واحد أو أكثر من المرؤوسين. يمكن أن يتخذ هذا النوع من الاتصالات التجارية شكل خطاب أو مذكرة أو أمر صوتي.
عند التحدث مع الموظفين ، يجب على المديرين التنفيذيين الحفاظ على نبرة مهنية ومباشرة. المذكرة حول عملية تشغيل الشركة الجديدة ، مثل متطلبات السلامة واللوائح الجديدة ، هي مثال على هذا الشكل من الاتصال.
# 3. الاتصال الجانبي الداخلي
يحدث الاتصال التجاري الجانبي الداخلي في مكان العمل بين الموظفين. لذلك ، يمكن للموظفين الاتصال بمجموعة متنوعة من الأساليب في الوقت الحاضر ، بما في ذلك الدردشات والرسائل النصية والبريد الإلكتروني وحلول برامج التواصل مع الموظفين.
يمكن أن يحدث هذا النوع من الاتصال داخل الأقسام أو بينها وهو أكثر شيوعًا من الأنواع الأخرى للاتصالات التجارية. علاوة على ذلك ، يعد الاتصال المتكرر بين الموظفين أمرًا ضروريًا لمشاركة الموظفين وإنتاجيتهم.
# 4. التواصل الخارجي
يشير الاتصال التجاري الخارجي إلى أي تفاعل مع كيانات تابعة لجهات خارجية مثل العملاء أو العملاء المحتملين أو البائعين أو الشركاء.
يحدث هذا النوع من الاتصالات التجارية على أساس أقل تواترًا من جميع الأنواع الأخرى من اتصالات الشركة الداخلية.
طرق الاتصال التجاري
عندما يتعلق الأمر بالاتصال المؤسسي ، فهو إما صوتي أو مكتوب. علاوة على ذلك ، يحدث الاتصال شخصيًا / وجهاً لوجه أو عن بُعد. لا يوجد أي منهما أفضل أو أسوأ لمؤسستك بمفرده ؛ كل هذا يتوقف على الظروف.
يعد الاتصال الكتابي ممتازًا للاحتفاظ بسجل ورقي للقرارات والأنشطة المتخذة ، وكذلك لتطوير الاستراتيجيات والخطط. تسمح اللقاءات اللفظية بالإنتاج الفوري للأفكار وتدفق أكثر انفتاحًا للأفكار.
بعض الشركات لها موقع واحد. بعضها له مكاتب في مناطق زمنية مختلفة. وفي الوقت نفسه ، فإن الآخرين بعيدون تمامًا ويفتقرون أيضًا إلى مكان مادي (يعد كل من Buffer و Zapier مثالين رائعين على الشركات المستقلة عن الموقع). هذه هي أساليب الاتصال المؤسسي التي تنطبق على أي من السيناريوهات المذكورة أعلاه أو جميعها:
# 1. الاتصالات القائمة على الإنترنت
يتضمن ذلك قنوات الاتصال التجارية الشائعة مثل رسائل البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة الفورية (مثل Slack أو Hangouts أو حتى Nextiva Chat).
تشتمل مزايا رسائل البريد الإلكتروني والرسائل على القدرة على قيادة محادثات خاصة في بيئة عمل مزدحمة ، بالإضافة إلى مشاركة رسالة مع مجموعة كبيرة من الأشخاص - من بضع إلى مئات - في نفس الوقت.
# 2. المكالمات الجماعية
قللت الهواتف الحاجز الجغرافي لعقد اجتماعات فعالة وسريعة الخطى. يتيح تبادل الأفكار بشكل أكثر فعالية بسبب التواصل غير اللفظي (نبرة الصوت) بدلاً من التواصل النصي. تتمتع أنظمة الهواتف السحابية بإمكانية تحسين الإعداد والتعاون الجماعي بشكل عام.
# 3. مؤتمر عبر الفيديو
تسمح حلول مؤتمرات الفيديو الممتازة للأشخاص في المناطق البعيدة بعقد اجتماعات قريبة قدر الإمكان من الاجتماعات الشخصية. كما أنهم ينتقلون بالاجتماعات الهاتفية إلى المستوى التالي.
# 4. اجتماعات شخصية
يمكن أن تساعد المناقشات الشخصية الشركة على المضي قدمًا بالأفكار بسرعة. وفقًا للبحث ، تنتج الاجتماعات الشخصية أفكارًا أكثر من الأفكار الافتراضية.
من ناحية أخرى ، يعد وجود جدول أعمال جيد التخطيط للاجتماعات أمرًا بالغ الأهمية للاجتماعات المثمرة. 46 في المائة من الموظفين نادرًا ما يغادرون الاجتماع أو لا يغادرون أبدًا وهم يعلمون ما يجب عليهم فعله بعد ذلك.
# 5. الوثائق والتقارير الرسمية
يعد توثيق الأنشطة التي لها تأثير على الأفراد والإدارات الأخرى مكونًا أساسيًا لنظام اتصالات الشركة جيد التجهيز.
لذا ، فإن القدرة على الرجوع إلى مستند مكتوب في أي وقت تقلل من احتمال حدوث ارتباك أو نزاع وتضيف وضوحًا للتواصل.
#6. المنشورات
يتم إجراء الاجتماعات مع مجموعات أكبر بشكل متكرر من خلال العروض التقديمية التي تكملها التقارير ومجموعات شرائح PowerPoint.
لذا ، فهذه الأشياء ممتازة لتقديم أفكار جديدة بطريقة تسمح بالتساؤل والتفسير.
# 7. لوحات المناقشة والأسئلة الشائعة
موقع داخلي حيث يمكن للموظفين الرجوع إلى الأسئلة المتداولة حول موضوعات الأقسام المختلفة وطرح أسئلة جديدة من شأنها أن تساعدهم على أن يكونوا أكثر إنتاجية وأيضًا على السرعة في موضوع ما.
# 8. استبيانات
تعد الاستطلاعات الداخلية واستطلاعات العملاء طرقًا ممتازة للحصول على مدخلات وتقييمات حول الموضوعات المهمة. توفر الاستطلاعات دورة صحية من التغييرات المدعومة بالملاحظات وتفتح أيضًا قناة اتصال عبر جميع مستويات الشركة.
# 9. أنشطة خدمة العملاء
قد يشمل هذا أي نوع من إجراءات خدمة العملاء. ومن الأمثلة على ذلك مساعدة الدردشة المباشرة وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وعملية إعداد العملاء وتعليقات العملاء والخدمات الأخرى.
لذا ، من المحتمل أن يكون استفسارك المنطقي التالي:
ما هي طرق الاتصال الفعال للأعمال التي تتطلبها شركتي؟
يتم تحديد الإجابة في الغالب من خلال الحجم وأيضًا رغبات شركتك. لا يوجد شيء اسمه إجابة ذات مقاس واحد يناسب الجميع. هناك شيء واحد مؤكد: ستهيئ نفسك للنجاح إذا استخدمت فقط استراتيجيات اتصالات تجارية فعالة تحتاجها وتنوي استخدامها.
محور مثال على ذلك:
تريد لوحة منتدى ، لذلك تقضي أنت وفريقك أسابيع في البحث وإعداده.
بعد فترة ، تدرك أنه لا أحد يستخدمها لأن فريقهم أو مستنداتهم تزودهم بإجابات أسرع. كلفتك الحلول غير الضرورية الوقت والمال.
أو تستثمر في معدات مؤتمرات الفيديو عالية الجودة عندما يكون كل ما تحتاجه حقًا هو نظام هاتف شركة يمكن الاعتماد عليه للتعامل مع اجتماعاتك عن بُعد.
سيتم استخدام الاتصالات القائمة على الويب من قبل جميع الشركات. من ناحية أخرى ، سيتم تحديد جميع الطرق الأخرى من خلال الظروف الفريدة لكل منظمة. خذ الوقت الكافي لتحليل أهمية كل منها في السيناريو الخاص بك.
اقرأ أيضا: خطة استمرارية الأعمال: ما سبب أهميتها
لماذا تعتبر الاتصالات التجارية الفعالة مهمة؟
فيما يلي أهم الأسباب التي تجعل اتصالات الشركات أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي شركة:
# 1. يزيد من مشاركة الموظف.
وفقًا لبحث راجان حول مشاركة الموظفين ، فإن أهم عنصر اتصال داخلي يرتبط إحصائيًا بكيفية مشاركة الأشخاص في التواصل القيادي. تلعب فرق الاتصال الداخلي دورًا مهمًا في دعم القادة وتدريبهم وتذكيرهم بضرورة التواصل.
# 2. يقلل من عبء البريد الإلكتروني
يتم استخدام البريد الإلكتروني في الأعمال التجارية لمجموعة متنوعة من الأغراض ، بما في ذلك طلبات المعلومات ، واتصالات الموظفين ، وردود الفعل ، وتقارير الحالة ، وتعيينات المهام ، والاتصالات مع العملاء والموردين ، ودعوات الاجتماعات ، وتوزيع المستندات ، وإشعارات الموارد البشرية حول أنشطة الفريق المختلفة ، والمزايا ، وأعياد الميلاد التمنيات.
وفقًا لـ Radicati ، يقضي العامل العادي في الأعمال 25٪ من يوم عمله في الأعمال المتعلقة بالبريد الإلكتروني.
ومع ذلك ، فإن نسبة صغيرة فقط من رسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى صندوق الوارد لدينا تحتاج إلى اهتمامنا الفوري. نحن نفصل بين رسائل البريد الإلكتروني المهمة بناءً على المرسل أو الموضوع. علاوة على ذلك ، فإن العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها ليست ذات صلة بنا تمامًا
# 3. يعزز إنتاجية الموظفين
يعتقد أربعة من كل خمسة موظفين أن الاتصالات المؤسسية الداخلية الفعالة تعمل على تحسين أدائهم الوظيفي.
بسبب الحمل الزائد للمعلومات ، كثيرًا ما يضيع الموظفون الوقت في البحث عن المحتوى الذي يحتاجونه لإكمال وظائفهم.
علاوة على ذلك ، يقضي الموظف العادي 2.5 ساعة كل يوم في البحث عن المعلومات. وبالتالي ، ينتج عن هذا ضياع أسبوع كامل من الوقت كل شهر لاكتشاف شيء يجب أن يكون في متناول الموظفين.
# 4. يعزز التواصل داخل الإدارات
من الصعب للغاية الحفاظ على اتصالات فعالة بين الإدارات داخل الشركات دون استراتيجية اتصالات مناسبة.
يجب أن يكون الموظفون قادرين على التواصل والتعاون بسهولة من أجل أن يكونوا أكثر إنتاجية.
على سبيل المثال ، يجب أن يتواصل قسم البحث مع فريق التسويق الخاص بك ، ويجب أن يتواصل مكتب عملك مع قسم تكنولوجيا المعلومات.
# 5. يعزز التواصل مع الموظفين عن بعد
الفرق البعيدة هي طريق المستقبل. وفقًا لتحديث التوقعات العالمية للقوى العاملة المتنقلة ، فإن أكثر من 40٪ من سكان العالم العاملين سيكونون متنقلين بحلول عام 2023. علاوة على ذلك ، في البلدان الغنية مثل الولايات المتحدة ، يمكن أن تتجاوز الأرقام في النهاية 75٪.
هذا يتطلب نهجا جديدا للاتصال والقيادة والإدارة. تواجه الفرق البعيدة مشكلات الاتصال مثل التنسيق عبر المناطق الزمنية وصوامع المعلومات والتغلب على العقبات اللغوية والثقافية. علاوة على ذلك ، تجعل المسافة من الصعب على أعضاء الفريق الشعور بأنهم جزء من فريق.
# 6. يخفض معدل دوران الموظفين
معدل دوران الموظفين أقل بشكل كبير في الشركات التي يكون فيها الموظفون أكثر انخراطًا ورضا. يجب على أصحاب العمل التأكد من إبقاء موظفيهم على علم بما هو مهم لوظائفهم من أجل جذب واستبقاء جيل الألفية والأجيال الشابة في مكان العمل.
من ناحية أخرى ، كثيرًا ما تسبب الكثير من المعلومات غير ذات الصلة التوتر وفك الارتباط وعدم الرضا ، مما يؤدي إلى انخفاض معدل الاحتفاظ بالموظفين.
أحد الأغراض الرئيسية للشركات التي تشارك في الاتصالات الداخلية هو تعزيز أفضل ممارسات تبادل المعلومات.
لذلك ، يجب على أصحاب العمل تسهيل تبادل المعلومات بسهولة داخل شركاتهم في عالم ينمو فيه الموظفون باستمرار ويتعلمون أشياء جديدة.
تبادل المعرفة و المعرفة التنظيمية تعاني في حالة عدم وجود خطة اتصالات عمل داخلية محددة جيدًا.
اقرأ أيضا: إدارة المعرفة: العمليات والأنواع والأمثلة والأدوات
# 8. يعزز مناصرة الموظف
أرباب العمل الذين يفهمون كيفية التواصل بنجاح مع موظفيهم هم أكثر نجاحًا بكثير في تحويل موظفيهم إلى سفراء للعلامة التجارية.
سفراء العلامة التجارية ليس من الصعب الحصول عليه كما تتخيل العديد من الشركات. في الواقع ، سيكون الموظفون الراضون متحمسين للمشاركة في برامج سفراء العلامة التجارية.
# 9. يزيد من الاحتفاظ بالعملاء ورضاهم
يؤدي الاتصال المؤسسي الأفضل إلى مستويات أعلى من رضا العملاء. عندما يكون هناك عطل في الاتصال داخل الشركة ، تحدث أشياء اتصالات الأعمال من حيث خدمة العملاء ورضاهم.
أولاً ، سيفتقر الموظفون في الأدوار التي تواجه العملاء إلى المعلومات الضرورية. ثانيًا ، سيلاحظ العملاء تدني معنويات الموظفين ويكون لديهم تجربة سلبية نتيجة لذلك.
وفقًا لإحدى الدراسات ، فإن سلوك الموظف له تأثير كبير على رضا العملاء ، مما يؤدي إلى زيادة الدخل.
ما هو التواصل التجاري بين الثقافات؟
يشير الاتصال التجاري عبر الثقافات إلى تبادل المعلومات والأفكار والآراء والرسائل بين الأفراد أو المجموعات من خلفيات ثقافية مختلفة.
ما هو التواصل التجاري بين الثقافات؟
يشير الاتصال التجاري بين الثقافات إلى تبادل المعلومات والأفكار والآراء والرسائل بين الأفراد أو المجموعات من ثقافات مختلفة.
ما هي تحديات التواصل التجاري بين الثقافات؟
تشمل تحديات التواصل التجاري بين الثقافات حواجز اللغة والاختلافات الثقافية وسوء التواصل وقلة الفهم.
ما هو الفرق بين اتصالات الأعمال الداخلية والخارجية؟
يشير الاتصال الداخلي للأعمال إلى الاتصال داخل المنظمة ، بينما يشير الاتصال التجاري الخارجي إلى الاتصال بين المنظمة وأصحاب المصلحة الخارجيين.
ما هي أهمية الاستماع الفعال في الاتصالات التجارية؟
يعد الاستماع الفعال أمرًا مهمًا في الاتصالات التجارية لأنه يعزز الفهم ويقلل من سوء الفهم ويساعد في بناء العلاقات.
الأسئلة الشائعة حول الاتصالات التجارية
كيف يمكن للأعمال التواصل بشكل أفضل؟
اتصالات تجارية فعالة: 8 خطوات نحو أفضل ...
- تخلص من الافتراضات. ...
- ابحث عن مكان ووقت مناسبين لجميع المعنيين للتحدث. ...
- لكي تُسمع ، استمع أولاً. ...
- اسال اسئلة. ...
- من المهم التعبير عن المشاعر ، لكن كن دائمًا محترمًا.
ما هي أنواع التواصل الستة؟
يتمتع كل شخص بأسلوب اتصال فريد وطريقة يتفاعلون بها ويتبادلون المعلومات أيضًا مع الآخرين. هناك أربعة أنماط اتصال أساسية: سلبي ، عدواني ، سلبي-عدواني ، وحازم. من المهم فهم كل أسلوب اتصال ولماذا يستخدمه الأفراد.
دائمًا ما تحتوي الاتصالات التجارية على محتوى متخصص ، وجمهور محدد ، وهدف محدد ، ووقت محدد ، ومكان محدد. السمة المهمة التالية لاتصالات الأعمال هي الوضوح. قال الفيلسوف الصيني كونفوشيوس عن حق: `` وضوح اللغة هو كل شيء
كيف يمكن للأعمال التواصل بشكل أفضل؟
اتصالات تجارية فعالة: 8 خطوات نحو أفضل ...
- تخلص من الافتراضات. ...
- ابحث عن مكان ووقت مناسبين لجميع المعنيين للتحدث. ...
- لكي تُسمع ، استمع أولاً. ...
- اسال اسئلة. ...
- من المهم التعبير عن المشاعر ، لكن كن دائمًا محترمًا. ...
- انتبه للرسائل غير اللفظية.
- سوق المستهلك: دليل خطوة بخطوة (كل ما يجب أن تعرفه)
- وكلاء التغيير: كيفية تحديد وكلاء التغيير في أي منظمة
- استراتيجيات التسويق الداخلي: كيفية إنشاء علامة تجارية تسويقية فعالة
- الاتصالات التسويقية: كل ما تريد معرفته (دليل مفصل)
- أنواع الاستماع: من حيث صلته باتصالات الأعمال
- وظائف المساعد الافتراضي: دليل كامل لعام 2021 (+ أفضل اختيار)
- الاتصال الداخلي: المعنى ، الأمثلة والفوائد
