عادة ، يعمل موظفو الاستقبال أو الاستقبال في مكتب الاستقبال كحراس بوابات المكتب. أنها توفر خدمات الرد على المكالمات ، وخدمات تحويل المكالمات ، وخدمات جدولة المواعيد ، وخدمة العملاء ، وإرشادات الخريطة. يتم الترحيب بأي شخص يدخل المبنى من قبل موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال. يحتاج موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال عادةً إلى شهادة الثانوية العامة على الأقل وقدرات المكتب الأساسية وخبرة الكمبيوتر.
تابع القراءة لمعرفة المزيد حول مكتب الاستقبال ووصف وظيفتهم وواجباتهم ومؤهلاتهم.
استقبال مكتب أمامي
في العمل أو المكتب الكبير ، يعمل موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى. تشمل المسؤوليات والمهام النموذجية لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال تسجيل الوصول وتسجيل الضيوف ، واستلام البريد وفرزه ، وجدولة الاجتماعات ، وإدارة أنشطة المكتب. بالإضافة إلى ذلك ، فهم مسؤولون عن تشغيل لوحة التبديل واستقبال المكالمات ونقل الرسائل إلى موظفي المكتب. أيضًا ، تشمل المهام المحتملة لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال تحديث تقاويم المواعيد ، والتحقق من صحة تذاكر وقوف السيارات ، وحفظ الملفات والعمل الكتابي.
التعليم الرسمي الوحيد المطلوب للعمل كموظف استقبال في مكتب الاستقبال هو عادة دبلوم المدرسة الثانوية أو GED. ومع ذلك ، يفضل أصحاب العمل المتقدمين الذين عملوا كموظف استقبال أو مسؤول مكتب أو ممثل خدمة عملاء. قد يمنح Microsoft Office Suite وبراعة برنامج تحديد المواعيد المتقدمين ميزة على المتقدمين الآخرين في عملية التوظيف. يجب أن يكون موظفو الاستقبال الطموحون في مكتب الاستقبال بارعين في تعدد المهام وإدارة الوقت والتواصل.
ما هي واجبات ومهام مكتب الاستقبال؟
تشمل مسؤوليات موظف الاستقبال في المكتب مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية. اعتمادًا على نوع العمل والقطاع الذي تعمل فيه ، ستتغير واجباتك كموظف استقبال في المكتب. للحفاظ على عملك كموظف استقبال في المكتب مثيرًا للاهتمام ، سيكون لديك مجموعة متنوعة من المسؤوليات. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون أول شخص يراه العمال عند وصولهم إلى العمل. يمكّنك هذا من التعرف على زملائك في العمل ، وهو أمر قد يقدره بعض أصحاب العمل. عادة ، ستكون التزاماتك وواجباتك كما يلي:
- الترحيب بالعملاء
- استقبال المكالمات وتحويلها
- استقبال الرسائل
- عمل نسخ
- التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني
- عمل ترتيبات التعيين
- قبول المدفوعات
- مسح الأعمال الورقية
- إدخال بيانات العميل أو العميل
- اطلب هدايا لزملائك في العمل
- خطط لقاءات وأحداث متواضعة في المكتب.
واجبات مكتب الاستقبال
# 1. نرحب ترحيبا حارا بالعملاء
تحية الضيوف هي إحدى المسؤوليات الأساسية لمكتب الاستقبال. قد يتفاعل زوار متجرك أو مكتبك مع موظف الاستقبال فقط. على الرغم من أن هذا منصب مبتدئ ، يجب أن يكون موظف الاستقبال الذي ينجح فيه مسؤولًا قويًا بالإضافة إلى أنه قادر على التواصل مع الأشخاص من جميع الخلفيات والمهن.
عند وصول الزوار ، يجب على موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال أن يرحب بهم ، وأحيانًا يأخذ المعاطف ، ويقدم المرطبات ، ويرد على الاستفسارات البسيطة حول الشركة ، مثل ساعات العمل. يجب أن يسعى مكتب الاستقبال إلى أن يكون على دراية كافية لتقديم وصف موجز للسلع والخدمات التي يوفرها عملك.
# 2. استقبال المكالمات وإعادتها
موظف استقبال في مكتب الاستقبال مسؤول عن الرد على جميع المكالمات الواردة بالإضافة إلى الترحيب بالزوار شخصيًا. اعتمادًا على حجم عملك ، يجب أن يكون موظف الاستقبال على دراية بنظام هاتفك لتنفيذ هذه المهمة. يقوم موظف الاستقبال بشاشات المكالمات حسب الطلب ، ويوجه المكالمات إلى الطرف المناسب ، ويستقبل الرسائل وينقلها حسب الضرورة.
# 3. إرسال بريد وارد
في بعض الشركات ، قد يشرف موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال على توزيع كل من البريد الوارد والصادر. يقوم موظف الاستقبال بفرز البريد الوارد وإزالة البريد غير الهام وفصل العناصر ذات الأولوية القصوى. يتم توزيع البريد باتباع سياسة الشركة.
يمكن لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال تسليم كل قطعة بريد باليد إلى المستلم المقصود ، أو يمكن وضع الحزم في فتحة البريد الداخلية المناسبة. عند وصول الطرود ، يوقع موظف الاستقبال بالإضافة إلى ذلك على التوصيلات الليلية أو ذات الأولوية.
# 4. تجهيز البريد الصادر
يحصل موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال على بريد اليوم جاهزًا لمكتب البريد أو خدمة التوصيل بين عشية وضحاها. يقوم موظف مكتب الاستقبال بالاتصال بخدمة المراسلة ويعطيهم جميع التعليمات اللازمة إذا كان الشخص أو الشركة بحاجة إلى المستندات بسرعة.
# 5. المهام الإدارية والكتابية
قد يقوم موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال أيضًا بالعديد من المهام الكتابية ، مثل كتابة الرسائل وإنشاء جداول البيانات المالية وتقديم العروض التقديمية. في الشركات الصغيرة أو المتوسطة الحجم ، قد يكون موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال مسؤولاً أيضًا عن جدولة اجتماعات كبار أعضاء الفريق وترتيب رحلات العمل. يعد طلب اللوازم المكتبية ، وحفظ الأوراق ، وعمل النسخ ، وإرسال واستقبال الفاكسات من المهام الأخرى التي قد يُطلب من موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال القيام بها. يقوم الفرد الذي يجلس في المقدمة أحيانًا بأداء واجبات كتابية.
مهارات مكتب الاستقبال
- الخبرة الإدارية
- مهارات ثنائية اللغة
- مهارات التواصل
- معرفة الكمبيوتر
- مهارات الحاسوب
- خدمة الزبائن
- ادخال بيانات
- خبرة مكتب طب الأسنان
- مراجعة الوثائق
- أنظمة EMR
- القدرات التنظيمية
- مهارات جيدة في حل المشكلات
- انتبه للتفاصيل
- تطوير مهارات إدارة الوقت
- مايكروسوفت أوفيس
- محرر مستندات Google
- برامج التقويم
كيف تصبح موظف استقبال في مكتب الاستقبال
حتى إذا كانت لديك خبرة قليلة أو معدومة في هذا المجال ، فلا يزال بإمكانك العثور على عمل كموظف استقبال عن طريق القيام بما يلي:
# 1. الحصول على شهادة الثانوية العامة
لن يقوم الكثير من أصحاب العمل بتعيين موظف استقبال ما لم يكن لديهم شهادة الدراسة الثانوية. يمكن لتجربتك في المدرسة الثانوية أن تعدك لوظائف الاستقبال بعدة طرق ، بما في ذلك تعزيز قدرتك على إدارة وقتك ، والبقاء منظمًا ، والتعاون مع الآخرين. إذا كان لديك شهادة الثانوية العامة ، فقد ينظر إليك أصحاب العمل المحتملين على أنك قادر وخاضع للمساءلة ومنظم - وهي صفات يمكن أن تجعلك أكثر تأهيلًا لشغل وظائف موظف استقبال.
# 2. بناء قدراتك الشخصية
كل يوم أثناء العمل كموظف استقبال ، سيكون عليك التواصل مع مجموعة واسعة من الأفراد. استقبال قوي مهارات الاتصال كثيرا ما يتم توظيفها من قبل أرباب العمل. ستكون مؤهلاً أكثر لشغل منصب موظف استقبال إذا كانت لديك مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين لأنك ستصادف أصحاب العمل كشخصية جذابة ومهنية وحسن الحديث.
# 3. قم بعمل سيرة ذاتية قوية
تعد سيرتك الذاتية من بين أفضل الطرق لتثبت لأصحاب العمل مؤهلاتك وبراعتك وأوسمتك وإنجازاتك. علاوة على ذلك ، من المرجح أن تنقل السير الذاتية المكتوبة جيدًا والمنظمة والمقدمة بشكل احترافي إلى أصحاب العمل فكرة أن لديك أخلاقيات عمل قوية.
# 4. تحسين قدراتك التنظيمية
غالبًا ما تكون صيانة المكتب وتنظيم اللوبي مسؤولية موظفي الاستقبال. تطوير المهارات التنظيمية ضروري لإدارة المواعيد وتلقي الرسائل وفرز البريد. من خلال إبراز مهاراتك التنظيمية ، مثل الاهتمام بالتفاصيل والتخطيط ، يمكنك أن تجعل نفسك تبدو أكثر تأهيلاً في مقابلتك وأن تُظهر لمدير التوظيف أن لديك مهارات موظف الاستقبال الضرورية على الرغم من قلة خبرتك في العمل أو انعدامها.
# 5. ابذل جهدًا لتقديم نفسك بشكل احترافي
أحد المؤهلات الرئيسية للعديد من وظائف الاستقبال هو القدرة على التصرف بشكل احترافي عند التفاعل مع الآخرين في المكتب الأمامي. بالإضافة إلى ذلك ، يبحث العديد من أرباب العمل عن مرشحين يتمتعون بمهارات اتصال قوية يمكنهم نقل صورة عامة مواتية ودودة للعلامة التجارية للشركة. نظرًا لأن المهارات الشخصية مهمة جدًا في هذا النوع من العمل ، فقد يكون من الممكن لمدير التوظيف تقييم إمكاناتك للنجاح كموظف استقبال بشكل أكثر دقة إذا كان بإمكانك إظهار هذه الصفات خلال مقابلتك.
# 6. تدرب على مهارات التحدث عبر الهاتف
نظرًا لأن التحدث على الهاتف غالبًا ما يكون أحد واجبات موظف الاستقبال الرئيسية ، فإن شحذ صوتك الناطق بالهاتف يمكن أن يجعلك تبدو أكثر وضوحًا واحترافية وجاذبية. اطلب النصيحة حول كيفية تحسين مهارات التحدث عبر الهاتف ووضع ممارستك موضع التنفيذ مع أحبائك أو أصدقائك.
الوصف الوظيفي لمكتب الاستقبال
نحن بحاجة إلى مكتب استقبال مؤنس للتعامل مع جميع الواجبات الإدارية وموظف الاستقبال في مكتب المدخل الرئيسي لدينا. نظرًا لأنك "وجه" الشركة ، فستكون الشخص الذي يراه جميع العملاء. أنت الذي سيحدد شعورهم.
سيكون المتقدم المثالي مدركًا للغاية ومنضبطًا بالإضافة إلى امتلاك شخصية لطيفة وهادئة. يجب أن تكون قادرًا على معالجة المظالم وتقديم معلومات صادقة. النهج الموجه للعملاء أمر ضروري. الهدف هو جعل الزوار والضيوف يشعرون بالترحيب والتقدير أثناء تواجدهم في ممتلكاتنا.
المسؤوليات:
- نرحب بالزوار وتعاملهم بلطف كبير.
- تأكد من أن مكتب الاستقبال منظم وصيانته جيدًا ومجهز بالكامل بجميع المستلزمات التي يتطلبها ، مثل الأقلام والنماذج والورق.
- الرد على الفور على جميع مكالمات العملاء والأسئلة.
- تحويل المكالمات إلى الإدارة المناسبة وتسجيل الرسائل.
- اقبل كل خطاب وحزمة ، ثم سلمه إلى القسم المختص.
- تتبع وترتيب وإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني.
- طلب وإدارة المعدات واللوازم المكتبية أمر ضروري.
- حافظ على تحديث المستندات والملفات.
- راقب ميزانية المكتب.
المتطلبات:
- شهادة الثانوية العامة أو مؤهل مشابه آخر.
- سنتان أو أكثر في دور مماثل مع خبرة موثقة.
- معرفة ممتازة بإجراءات مسك الدفاتر القياسية وإدارة المكاتب.
- مهارات اتصال ممتازة
- جيد جدًا في تعدد المهام والتنظيم.
- معرفة قوية ببرامج مايكروسوفت أوفيس
هل موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال صعب؟
يحتاج موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال إلى أن يكونوا اجتماعيين ومنظمين جيدًا وقادرين على القيام بمهام متعددة. انهم بحاجة الى قدرات الاتصال. يولي موظف الاستقبال الجيد اهتمامًا وثيقًا بالتفاصيل وهو بارع في التعامل مع العديد من المشاريع في وقت واحد. لا ينبغي أن يعمل الجميع في مكتب الاستقبال. إذا كانت لديك المهارات اللازمة ، فلن يكون أداء هذه الوظيفة على مستوى المبتدئين أمرًا صعبًا بالنسبة لك. يجب أن تتحلى بالصبر ، ولطف ، وأن تكون قادرًا على توجيه الزوار والبريد إلى المكتب المناسب. قد تجدها أحيانًا رتيبة عندما لا يتصل أحد أو يدخل الغرفة ؛ في مناسبات أخرى ، قد تكون طاولتك مغطاة بأكوام من الأوراق ، وقد ينتظر الناس التحدث معك.
ما هي واجبات موظف الاستقبال؟
اعتمادًا على العمل ، قد يكون لممثل مكتب الاستقبال مجموعة متنوعة من المهام. يجب استلام وتسليم جميع البريد والطرود الواردة والصادرة من قبلهم. كما أنهم مسؤولون عن إعادة المكالمات ، وتنظيم الاجتماعات ، وتنسيق أنشطة المكتب ، والترحيب بالزوار.
ما الذي يجعل ممثل مكتب الاستقبال الجيد؟
نظرًا لأنهم يتعاملون مع العملاء وزملاء العمل والبائعين كل يوم ، يحتاج ممثلو مكتب الاستقبال إلى أن يكونوا مواصلين ممتازين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنهم يمتلكون قدرات شخصية قوية تمكنهم من العمل معًا وتقديم النقد وتلقيه بشكل بناء. سوف ينجحون في هذا المنصب إذا كانت لديهم مهارات ناعمة مثل الود والموافقة.
كم عدد ساعات عمل مكتب الاستقبال؟
يتواجد معظم موظفي مكتب الاستقبال خلال ساعات العمل خلال أيام الأسبوع من الساعة 8 صباحًا حتى 5 مساءً. عادةً ما تكون نوبات موظف الاستقبال ثماني ساعات. عادة ما تستخدم ثلاث نوبات لتغطية مكتب الاستقبال: وردية الصباح ، والتي تستمر من حوالي 7 صباحًا إلى 3 مساءً ؛ فترة بعد الظهر ، والتي تبدأ في الساعة 3 مساءً وتنتهي الساعة 11 مساءً ؛ وردية الليل ، والمعروفة أيضًا باسم وردية المراجعة الليلية ، والتي تبدأ في الساعة 11 مساءً وتنتهي في الساعة 7 مساءً.
ما الذي يجب ألا يفعله موظف الاستقبال؟
- رفع صوتهم على العملاء
- عندما يدخل شخص ما إلى الغرفة ، تجنب النظر إلى الأعلى والتعبير عن التحية.
- لا تجعل الناس ينتظرون طويلا على الكراسي
- امنح الهاتف أهمية أكبر من الشخص الذي أمامه
- وضع المتصلين قيد الانتظار إلى أجل غير مسمى
- فظاظة على الهاتف
- فقدان السرية
وفي الختام
ستكون شهادة المدرسة الثانوية أو GED ضرورية للعمل كموظف استقبال في مكتب الاستقبال ؛ قد لا تكون الشهادة الجامعية ضرورية دائمًا. قد يفضل العديد من أصحاب العمل ذلك إذا كانت لديك خبرة سابقة في العمل كممثل لخدمة العملاء أو موظف استقبال أو في دور إداري آخر. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون لأصحاب العمل مؤهلات محددة للدور من حيث المهارات. يمكنك زيادة فرصك في الحصول على وظيفة من خلال الحصول على شهادة في مجال معين لتعلم هذه المهارات.
مقالات ذات صلة
- موظف استقبال في مكتب الاستقبال: التعريف والوصف الوظيفي والراتب
- خدمات الإجابة المهنية: أفضل الخيارات في عام 2023
- محلل مكتب الخدمة: التعريف والواجبات والراتب وسؤال المقابلة والسيرة الذاتية
- ما هو موظف الاستقبال: الواجبات والراتب والمهارات والأهمية
مراجع حسابات
