عندما تدخل في منظمة ، مثل فندق ، فإن أول شخص من المحتمل أن تقابله هو موظف استقبال في مكتب الاستقبال. لكن هل تساءلت يومًا عما يفعله هؤلاء الأشخاص ، بصرف النظر عن استقبال الزوار وإجراء المكالمات؟ إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول الوصف الوظيفي لموظف استقبال في مكتب الاستقبال ، ونطاق الراتب.
ما هو الوصف الوظيفي لموظف استقبال في مكتب الاستقبال؟
في شركة أو مكتب كبير ، يكون موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال هو نقطة الاتصال الأولى. تشمل الواجبات والمسؤوليات اليومية لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال الترحيب بالزوار وتسجيل الدخول ، وتلقي البريد وفرزهم ، وجدولة الاجتماعات ، وتنسيق أنشطة المكتب. كما أنهم مسؤولون عن الرد على المكالمات ، وإجابة أسئلة المتصل ، وتشغيل لوحة التبديل ، ونقل الرسائل إلى موظفي المكتب. قد يُطلب من موظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال أيضًا تحديث تقاويم المواعيد ، والتحقق من صحة تذاكر وقوف السيارات ، أو أداء واجبات التسجيل والواجبات الكتابية.
كيف تحصل على وظيفة موظف استقبال في مكتب الاستقبال؟
عادة ما يكون دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادلها هو كل ما هو مطلوب للعمل كموظف استقبال في مكتب الاستقبال. من ناحية أخرى ، يفضل أصحاب العمل المرشحين الذين عملوا كمسؤولين في المكاتب أو موظفي استقبال الهاتف أو ممثلي خدمة العملاء. قد يتمتع المرشحون المطلعون على Microsoft Office Suite وبرنامج جدولة المواعيد بميزة تنافسية في عملية التوظيف. يجب أن يكون موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال قادرين على القيام بمهام متعددة وإدارة وقتهم بشكل فعال والتواصل بشكل فعال.
ما هي الخيارات المهنية لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال؟
يمكن لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال التقدم في حياتهم المهنية بعدة طرق. نظرًا لخبرتهم في بيئات العمل سريعة الخطى التي تواجه العملاء ، يمكن للعديد من موظفي الاستقبال الانتقال بسهولة إلى أدوار المبيعات. قد يجدون أيضًا عملًا في فرق التسويق ، حيث ستكون معرفتهم بصورة الشركة وتفضيلات العملاء مفيدة. قد يكون موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال مرشحين أقوياء لمناصب مدير المكتب نظرًا لمعرفتهم بسياسات المكتب والجداول الزمنية والأنشطة.
ما هو الوصف الوظيفي لموظف استقبال في مكتب الاستقبال الطبي؟
في المنشأة الطبية أو مكتب الطبيب ، يكون موظفو الاستقبال الطبيون هم نقطة الاتصال الأولى. تقع على عاتقهم مسؤولية الترحيب بالمرضى والتحقق منهم ، وجمع نماذج معلومات المرضى ، وتسهيل معاملات الدفع المشترك. عند انتهاء الموعد ، يجب على موظف الاستقبال الطبي في مكتب الاستقبال فحص المريض وتحديد مواعيد المتابعة. كما يقوم موظفو الاستقبال الطبيون بالرد على الهواتف ، وإدارة جداول مواعيد الطبيب ، وأداء الواجبات الكتابية والممرضات والممرضات والأطباء في طاقم العمل.
ما هي مزايا العمل كموظف استقبال في مكتب الاستقبال؟
هناك العديد من المزايا للعمل كموظفة استقبال في مكتب الاستقبال. بصفتك موظف استقبال في مكتب الاستقبال ، على سبيل المثال ، سوف تكتسب مهارات قيمة في العلاقات مع العملاء ، وتعدد المهام ، وإدارة الوقت. ستكتسب أيضًا معرفة بجميع الممارسات والعمليات التجارية ، مثل الاجتماعات وجدولة المواعيد ، بالإضافة إلى العمل الإداري. تجعل هذه القدرات موظف استقبال في مكتب الاستقبال مرغوبًا فيه لمجموعة متنوعة من الوظائف التي تتضمن العمل المكتبي أو المسؤوليات التي تواجه العميل. علاوة على ذلك ، يحتفظ موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال عادةً بجدول مكتب ثابت وقد يكونون مؤهلين للإيداع المباشر أو الإجازات المدفوعة أو المزايا الصحية.
نموذج للوصف الوظيفي لموظف استقبال في مكتب الاستقبال
يمكنك الحصول على فكرة جيدة عما يبحث عنه أصحاب العمل عند التوظيف لهذا المنصب من خلال مراجعة نموذج الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال. تذكر أن كل صاحب عمل فريد من نوعه ، وسيتطلب كل منهم مؤهلات مختلفة عند التعاقد مع وظيفة موظف استقبال في مكتب الاستقبال.
وصف الوظيفة
يبحث مكتبنا عن موظف استقبال في المكتب الأمامي للترحيب بالزوار عند دخولهم المبنى. ستشمل المهام الإدارية الأخرى الرد على الهواتف ورسائل البريد الإلكتروني ، وحفظ المستندات المهمة ومسحها ضوئيًا ، وجدولة وتوثيق أحداث التقويم لأعضاء المكتب. يتمتع مرشحنا المثالي بخبرة إدارية سابقة ، ومهارات اتصال وخدمة عملاء ممتازة ، وهو منظم جيدًا. يجب أيضًا أن تكون على دراية بمجموعة Microsoft Office ، بما في ذلك Outlook و Excel.
المسؤوليات والواجبات
- الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني من العملاء والترحيب بهم فور وصولهم.
- تتبع التقويمات الخاصة بالمكتب وزملائك في العمل.
- حافظ على المستندات المهمة منظمة عن طريق حفظها.
- قم بأداء أي مهام كتابية أخرى مطلوبة للحفاظ على عمل المكتب.
- المؤهلات والمتطلبات
- شهادة GED أو دبلوم المدرسة الثانوية
- المعرفة الإدارية
- معرفة Microsoft Office
- قدرات تواصل ممتازة
- مهارات تنظيمية
- قدرات إدخال البيانات
ما هو متوسط راتب موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال؟
في الولايات المتحدة ، يبلغ متوسط الراتب لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال 31,050،24,000 دولارًا. تتراوح رواتب موظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال عادةً من 39,000 دولار إلى 14.93 دولار في السنة. يحصل موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال على متوسط أجر بالساعة يبلغ XNUMX دولارًا.
يتأثر راتب موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال بالموقع والتعليم والخبرة. يكسب موظفو الاستقبال في المكاتب الأمامية أكبر دخل في ألاسكا وواشنطن وأوريجون وكاليفورنيا ونيويورك.
يشير إلى ملاحظة
- في الولايات المتحدة ، يبلغ متوسط الراتب لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال 31,050،24,000 دولارًا. متوسط الراتب يتراوح بين 39,000 دولار و XNUMX دولار.
- عادةً ما يكسب موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال في الولايات المتحدة ما بين 11 دولارًا و 18 دولارًا في الساعة.
- متوسط الراتب لموظف استقبال في مكتب الاستقبال في ألاسكا هو 41,750،41,591 دولارًا و 39,016،XNUMX دولارًا في واشنطن و XNUMX،XNUMX دولارًا في ولاية أوريغون. هذه هي الولايات الثلاث الأعلى أجراً في الولايات المتحدة لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال.
- متوسط الراتب لموظفي الاستقبال في SightMD هو الأعلى.
- الحكومة هي الصناعة الأعلى أجراً في الولايات المتحدة لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال.
الدول ذات الأجور الأعلى لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال
يبلغ متوسط الراتب لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال في الولايات المتحدة حوالي 31,050،14.93 دولارًا في السنة أو 41,715 دولارًا في الساعة. من المثير للدهشة أن موظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال يكسبون أكثر في سياتل ، واشنطن ، بحوالي 33,000 دولارًا سنويًا. متوسط الراتب على مستوى الدخول في سياتل ، واشنطن هو XNUMX دولار لأولئك الذين بدأوا للتو. علاوة على ذلك ، يكسب موظفو الاستقبال في مكتب الاستقبال أكثر من متوسط الراتب في بورتلاند وأوريجون وسان فرانسيسكو وكاليفورنيا وواشنطن العاصمة ونيويورك ونيويورك وبوسطن وماساتشوستس. رواتب موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال هي الأعلى في ألاسكا وواشنطن وأوريجون وكاليفورنيا ونيويورك وكونيتيكت وماساتشوستس على نطاق أوسع. من ناحية أخرى ، تتمتع تينيسي وفيرجينيا الغربية وأركنساس بأقل رواتب لموظفي الاستقبال في مكتب الاستقبال.
الوصف الوظيفي لموظف استقبال في مكتب الاستقبال بالفندق
موظف استقبال مكتب الاستقبال في الفندق هو محترف مدرب مسؤول عن الترحيب بالضيوف في الوقت المناسب وبطريقة مهذبة. موظف استقبال مكتب الاستقبال بالفندق هو أول شخص يراه كثير من الناس عند وصولهم إلى الفندق. يقومون بتسجيل دخول الضيوف وخروجهم من غرفهم ، وتوزيع مفاتيح الغرف ، والإجابة على الأسئلة ، ومعالجة المدفوعات مقابل خدمات الفنادق.
تشمل مسؤوليات موظف استقبال مكتب الاستقبال في الفندق ما يلي:
- القيام بجميع مهام الإيداع والمغادرة
- إدارة الحجوزات عبر الهاتف وعبر الإنترنت
- إعلام العملاء بخيارات الدفع والتحقق من معلومات بطاقة الائتمان
- تسجيل الضيوف وجمع المعلومات الضرورية (مثل تفاصيل الاتصال والتواريخ الدقيقة لإقامتهم)
- عند وصول الضيوف ، استقبلهم وقم بتخصيص غرف لهم.
- قدِّم معلومات عن الفندق ، بما في ذلك الغرف المتاحة والأسعار ووسائل الراحة.
- الرد على شكاوى العملاء بشكل سريع ومهني.
- اعمل مع موظفي التدبير المنزلي للتأكد من أن جميع الغرف نظيفة ومرتبة ومجهزة بالكامل لتلبية احتياجات الضيوف.
- قم بتأكيد حجوزات المجموعات وخطط للخدمات الشخصية للعملاء من كبار الشخصيات وحاضري الأحداث ، مثل ضيوف حفل الزفاف.
- عند الاقتضاء ، قم ببيع المرافق والخدمات الإضافية.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة للحجوزات والمدفوعات.
المؤهلات والقدرات
- خبرة في العمل كوكيل مكتب استقبال أو موظف استقبال أو منصب آخر مشابه في فندق
- معرفة ببرامج حجز الفنادق مثل Cloudbeds و RoomKeyPMS
- فهم كيفية عمل مواقع تخطيط السفر مثل Booking و TripAdvisor
- الموقف تجاه خدمة العملاء
- قدرات تواصل وقدرات تنظيمية متميزة
- يفضل الحصول على شهادة في إدارة الفنادق.
ما الفرق بين موظف الاستقبال وموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال؟
يعتبر التمييز بين موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال وموظف الاستقبال أحد نطاق المسؤولية. يهتم موظف الاستقبال أكثر بالرد على الهواتف والتعامل مع استفسارات العملاء ، بينما يهتم موظف مكتب الاستقبال بتسجيل الوصول والمغادرة والحجوزات.
بعد قولي هذا ، قد يكون هناك الكثير من التداخل بين الموقفين. في الواقع ، في بعض الشركات الصغيرة ، يتم شغل كلا المنصبين من قبل نفس الشخص.
عادة ما تتطلب الشركات الأكبر حجمًا وكيل مكتب استقبال وموظف استقبال. باستثناء الفنادق الكبيرة ، فإن الشخص الموجود في مكتب الاستقبال هو الشخص الذي تراه عند تسجيل الوصول والذي يتعامل عادةً مع المكالمات إلى مكتب الاستقبال.
تتمثل المسؤولية الأساسية لموظف مكتب الاستقبال في التعامل مع جميع عمليات تسجيل الوصول والمغادرة والحجوزات. من ناحية أخرى ، يكون موظف استقبال الفندق مسؤولًا بشكل أساسي عن التعامل مع جميع المكالمات الواردة والإجابة على الأسئلة وتوجيه المكالمات إلى القسم أو الفرد المناسب. موظف الاستقبال ، على سبيل المثال ، قد يوجه طلب الحجز إلى مكتب الاستقبال.
عادةً ما تشير الشركات التي لديها منصب موظف استقبال مخصص ، مثل الفنادق ، إلى أن الشركة تتلقى عددًا كبيرًا من المكالمات الواردة على مدار اليوم. عادة ما يتم الجمع بين موظف الاستقبال ووكيل مكتب الاستقبال في مكان واحد في الفنادق الصغيرة إلى المتوسطة الحجم.
كيف يمكنني التحضير لمقابلة موظف استقبال؟
يعد توقع الأسئلة التي ستطرح عليك أحد أفضل الطرق للاستعداد. ستكون بعض الأسئلة عامة ، مثل "لماذا يجب أن نوظفك؟" أو "ما هي نقاط قوتك؟" ستكون الأسئلة الأخرى خاصة بالمنصب الذي تتقدم إليه. تأكد من قيامك بأداء واجبك على بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا وأنك مستعد للإجابات المناسبة. فيما يلي بعض الأسئلة والأجوبة الشائعة لمقابلة موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال لمساعدتك على إقناع المحاور الخاص بك.
# 1. ما هي الخصائص التي تميز موظف الاستقبال الجيد؟
موظف الاستقبال الجيد موجه نحو التفاصيل ، وقادر على التوفيق بين مشاريع متعددة في وقت واحد ، ومنظم ، وجيد التواصل. نظرًا لأنه يجب أن يكون موظفو الاستقبال على دراية بأنظمة الهاتف ، فإن امتلاك هذه التجربة بالإضافة إلى صوت الهاتف اللطيف أمر ضروري.
# 2. كيف يجب أن ترتدي ملابس مقابلة موظف الاستقبال؟
يتم تحديد الملابس التي ترتديها لمقابلة موظف الاستقبال حسب مجال عملك. موظف استقبال في شركة محاماة ، على سبيل المثال ، يرتدي ملابس مختلفة عن موظف استقبال في شركة تكنولوجيا. انظر إلى موقع الشركة على الويب للتعرف على قواعد اللباس الخاصة بهم ، أو اسأل جهة الاتصال الخاصة بالتجنيد عن الملابس المناسبة. إذا فشل كل شيء آخر ، فإن العمل غير الرسمي هو أفضل رهان.
# 3. ماذا تفعل بالضبط كموظف استقبال؟
يقوم موظفو الاستقبال بالرد على الهواتف والترحيب بالزوار. كما يديرون أدلة الشركة ويقدمون التوجيه للزوار والبائعين حسب الحاجة. غالبًا ما يقبلون الطرود ، ويطلبون اللوازم المكتبية ، ويعيدون تخزين المطبخ في مكان عملهم. سيتم تحديد أي واجبات استقبال إضافية حسب مجال عملك والشركة التي تعمل بها.
# 4. لماذا موظف الاستقبال مهم للشركة؟
موظفو الاستقبال هم أول من يراه معظم الناس عند دخولهم نشاطًا تجاريًا. نتيجة لذلك ، يتمثل دورهم في إدارة الاتصالات من مصادر خارجية مثل البائعين والزوار وموظفي المكتب الآخرين. تتطلب وظيفة موظف الاستقبال مجموعة متنوعة من المهارات الصعبة والناعمة ، ولكن التنظيم والود أمران ضروريان.
يجب أن تساعدك هذه الأسئلة والأجوبة التي يتم طرحها بشكل متكرر على مقابلة موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال والإجابات على الاستعداد بشكل أفضل لمقابلتك التالية. ستزيد المقابلة الناجحة وجهًا لوجه من فرصك في أن يُطلب منك مقابلة متابعة.
ما هو اسم آخر لموظف الاستقبال في مكتب الاستقبال؟
ممثل مكتب الاستقبال ، مدير المكتب ، أخصائي خدمة العملاء ، الكونسيرج ، أمين الصندوق ، باريستا ، ومساعد المكتب كلها أمثلة على وظائف خدمة العملاء.
ما هي الصفات العشر لموظف الاستقبال؟
- Communication
- تعدد المهام
- القدرات الاجتماعية
- منظمة
- القدرات الفنية
- مقاومة الإجهاد
- حل المشكلات
- التقمص العاطفي
- الموثوقية
- إدارة الزائر
كيف يجب أن يرد موظفو الاستقبال على المكالمات؟
- اشكر المتصل بعد تحيته بـ "مرحبًا" أو "مرحبًا".
- تلاوة اسم الشركة.
- أذكر اسمك.
- استفسر عن كيفية المساعدة.
مقالات ذات صلة
- خدمات الإجابة المهنية: أفضل الخيارات في عام 2023
- محلل مكتب الخدمة: التعريف والواجبات والراتب وسؤال المقابلة والسيرة الذاتية
- أنظمة إدارة الزوار: أفضل الخيارات في عام 2023
- ما هو مكتب المساعدة؟ أمثلة وحل البرمجيات
- ما هو موظف الاستقبال: الواجبات والراتب والمهارات والأهمية
مراجع حسابات
