يلزم تبادل النقود عندما يشتري العميل منتجًا، سواء كان ذلك في متجر فعلي أو عبر الإنترنت. ويتم هذا التبادل من خلال سلسلة من العمليات التي تسهل تحويل الأموال إلى بائع التجزئة والمنتج إلى المشتري. يعتمد إكمال كل معاملة بنجاح على تشغيل أنظمة معالجة المعاملات (TBS) لإتمام عملية البيع.
في هذه المقالة، سنصف تشغيل نظام معالجة المعاملات بالإضافة إلى التحقق من أنواعه ومكوناته المختلفة وفوائد استخدام مثل هذا النظام.
ما هو نظام معالجة المعاملات؟
نظام معالجة المعاملات (TPS) هو جزء من البرنامج الذي لا يضمن إتمام المعاملات التجارية بنجاح فحسب، بل يحتفظ أيضًا بسجل لجميع المعاملات. نظام معالجة المعاملات عبر الإنترنت (OTPS) هو نظام مشابه يستخدمه التجار عبر الإنترنت لإجراء التجارة الإلكترونية.
ومن خلال تخزين المعلومات وتسليمها واستلامها من خلال قاعدة بيانات، يضمن نظام معالجة المعاملات (TPS) نجاح كل معاملة. وهو مكمل لنظام نقاط البيع (POS) المستخدم في الشركات. نظام نقاط البيع هو المكون الذي يقرأ بطاقات الائتمان، ويصدر الإيصالات، ويستقبل التبرعات النقدية، ويخزن النقد.
في أحد المتاجر، على سبيل المثال، قد يستخدم المستهلك بطاقة الائتمان لدفع ثمن كتاب اشتراه من المتجر. بعد استلام تفاصيل بطاقة العميل، ستتفاعل TPS بعد ذلك مع بنك العميل وتقرر ما إذا كان سيتم السماح بالشراء أم لا بناءً على رصيد الحساب الجاري للعميل.
مكونات نظام معالجة المعاملات (TPS)
يتم إنشاء جميع أنظمة TPS من أربعة مكونات مختلفة تعتبر ضرورية لتشغيلها.
#1. المدخلات
يتلقى نظام معالجة المعاملات (TPS) الخاص بالشركة هذا الطلب، والذي قد يكون لمنتج أو دفعة. وبالتالي، إذا كانت مؤسستك تستخدم المعالجة المجمعة، فسيقوم TPS بحفظ مجموعات من المدخلات لمزيد من المعالجة. من ناحية أخرى، إذا كانت مؤسستك تستخدم نظام الوقت الفعلي، فسوف تقوم بمعالجة جميع البيانات عند استلامها.
# 2. تخزين
هذا المكون مسؤول عن تخزين البيانات. حتى اليوم، لا تزال هناك شركات تحفظ معلوماتك في شكل مستندات. نظرًا لأننا في PayRetailers نريد أن يتوسع عملك، فإننا نقترح بشدة أن تستفيد من السحابة لتحسين مستوى الأمان وإمكانية الوصول والتنظيم لديك.
إذا رغب مقدم الخدمة في التحقق من الدفع، فيمكن القيام بذلك داخل النظام، وستكون قادرًا على التأكد مما إذا كانت المعاملة كما ينبغي أم لا.
# 3. معالجة
يتعرف هذا النظام على المدخلات، سواء كانت بطاقة أو رقمها، ثم يبدأ في إنشاء إغلاق مفيد للغاية، مثل الحصول على إيصال. يساعد هذا المكون في تحديد بيانات الإدخال والإخراج، والتي يمكن أن تتغير بمرور الوقت لأنها تعتمد على نوع TPS الذي تستخدمه شركتك.
#4. الإخراج
هذا المكون مسؤول عن إنشاء الأوراق التي تتضمن معالجة كافة المدخلات التي سجلتها الشركة في سجلاتها. ونتيجة لذلك، سيكون من المفيد تحديد ما إذا كانت المعاملة أو البيع مشروعة أم لا، كما أنها ستوفر معلومات يمكن استخدامها للأغراض الرسمية والضريبية.
إذا أرسل أحد الموردين فاتورة إلى مؤسستك، على سبيل المثال، فيجب إجراء هذا الدفع حتى يتم إرسال الفاتورة مرة أخرى إلى المورد كتأكيد للدفع.
مميزات نظام TPS
بعض أهم خصائص نظام TPS هي كما يلي:
- الوصول المتحكم فيه: تعد أنظمة الأذونات الشفافة (TPSs) أدوات عمل فعالة للغاية. ونتيجة لذلك، لا يمكن الوصول إليه إلا للموظفين المصرح لهم. هناك طريقة أخرى للتعبير عن ذلك وهي أنها تقيد قدرة موظفين معينين على التحكم في المعاملات ومعالجتها.
- التواصل مع البيئة الخارجية: من خلال نشر المعلومات لكل من المستهلكين والموردين، يمكن لنظام TPS إنشاء اتصال مع البيئة الخارجية.
- نظام الاستجابة السريعة: تعد هذه الوظيفة ضرورية لنظام معالجة المعاملات (TPS)، نظرًا لأن الشركات لا تستطيع تحمل تكلفة إبقاء عملائها في انتظار فترة طويلة قبل أن يتمكنوا من إكمال المعاملة.
- عدم المرونة: لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة، يتعامل نظام معالجة المعاملات (TPS) مع جميع المعاملات بنفس الطريقة، بغض النظر عن الوقت من اليوم أو المستخدم أو العميل.
- الموثوقية: نظرًا لأن العملاء لا يقبلون الأخطاء، يجب أن يكون نظام TPS موثوقًا به. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحتاج إلى تدابير الأمن والسلامة الكافية المدرجة فيه.
- توزيع التفاصيل على الأنظمة الأخرى: بالإضافة إلى إنتاج المعلومات وتوزيعها على الأنظمة الأخرى، يكون TPS مسؤولاً عن توزيع التفاصيل على الأنظمة الأخرى. على سبيل المثال، تحصل أنظمة دفتر الأستاذ العام على المعلومات من أنظمة معالجة المبيعات.
أنواع أنظمة معالجة المعاملات
هناك نوعان متميزان من أنظمة معالجة المعاملات عبر الإنترنت (OLTP)، والتي سنناقشها بمزيد من التفصيل أدناه.
# 1. تجهيز الدفعات
نظرًا لأن TPS مسؤول عن تفسير مجموعات دفعات البيانات التي لها أوجه تشابه، فإن معالجة هذه البيانات يمكن أن تستغرق وقتًا أطول وتتطلب المزيد من موارد الكمبيوتر. وذلك لأن هناك حاجة إلى تقييم كمية كبيرة من البيانات.
إذا قام المستخدم بإجراء دفعة مقابل خدمة اشتراك خلال النصف الثاني من الشهر، فيجب على النظام معالجة تلك المعاملة كدفعة لأنها تتم في نفس الوقت. وهذا أمر جيد لأن النظام يقرأ الدُفعات مرة واحدة فقط كل شهر.
#2. معالجة البيانات في الوقت الحقيقي
في هذا النوع من المعالجة، يتم تنفيذ المعاملات بالترتيب الذي قدمت به. إن حقيقة أنه يمكنك منع التأخير في العمل وتحقيق نتائج أكثر دقة يعد جانبًا مفيدًا للغاية منه.
من الممكن استخدام مثال المتجر عبر الإنترنت كمثال توضيحي. حقيقة أن معاملات البطاقة ستتم هنا في الوقت الفعلي ستضمن الشراء والدفع. وبمساعدة هذه العملية، ستتمكن مؤسستك من اكتشاف الأخطاء بسرعة واتخاذ القرارات المتعلقة بالحل الاستراتيجي.
فوائد TPS
ويرتبط استخدام TPS بعدة فوائد، بما في ذلك ما يلي:
#1. تسريع عملية المعاملة
ونتيجة لوجود نظام TPS، يمكن للشركات تعزيز وتيرة كل معاملة بكفاءة، وبالتالي تقليل مقدار الوقت الذي يتعين على العملاء انتظاره. تقوم بعض الأنظمة بمعالجة المعاملات في الوقت الفعلي، في حين أن هناك أنظمة أخرى تقوم بجمع معلومات حول المعاملات خلال فترة محددة مسبقًا ثم تقوم بمعالجتها في وقت لاحق، عادةً بعد انتهاء ساعات العمل.
#2. استخدام أكثر فعالية للموارد
في يوم واحد، يمكن لـ TPS إدارة وتنظيم آلاف المعاملات. ويمكن تقليل الحاجة إلى ترقية النظام أو استخدام أكثر من نظام واحد لتلبية الطلب نتيجة لذلك، مما قد يؤدي إلى توفير التكاليف للشركة.
#3. تعزيز الاعتمادية
من الممكن التأكد من معالجة معاملات المستهلك في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة من خلال استخدام TPS. يمكن تقليل التكاليف المحتملة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها أو تشفير الأنظمة المعطوبة بمساعدة TPS الجديرة بالثقة، والتي يمكن أن تساعد أيضًا شركتك على توفير المال.
# 4. الإدارة الآلية
يمكن أتمتة جزء كبير من الموارد الداخلية للمؤسسة وإدارة الإيرادات باستخدام ATPS. عندما يكون هناك مستوى أكبر من الأتمتة، سيكون لدى الموظفين وقت أقل لقضاء فحص المعاملات. عندما يتعلق الأمر بتعزيز ربحية الشركة، تعد الأتمتة عنصرًا أساسيًا لأنها توفر للعاملين وقتًا إضافيًا للتركيز على الأنشطة الأكثر إثارة للاهتمام وتتطلب منهم التفكير النقدي.
أمثلة على أنظمة معالجة المعاملات
يستخدم نظام معالجة المعاملات (TPS) الأمثلة التالية:
تعد معالجة الطلبات والحجوزات والحسابات الدائنة والمدينة وكشوف المرتبات والأنظمة المماثلة الأخرى بعض الأمثلة على أنظمة معالجة المعاملات التي تستخدمها المنظمة. وبسبب التفاعلات والمعاملات التي تتم مع المستهلك، ستخضع هذه البيانات دائمًا لتغيرات كبيرة.
- لإعطائك مثالاً، عندما تستخدم بطاقة ائتمان لحجز رحلة طيران، فهذا مثال على معاملة تتلقى فيها الشركة طلب البضائع ومخزونها. بعد ذلك يتم إنشاء تنبيه للموظفين يسمح لهم بالحصول على المنتج وطباعة الفاتورة ومن ثم إرسال البضاعة.
أثناء معالجة المعاملات، يعمل نظام TPS على دفعات وفي الوقت الفعلي. تتضمن عملية المعالجة المجمعة جمع البيانات لفترة محددة ومعالجتها معًا كمجموعة. بالمقارنة مع الوقت الحقيقي، وهو فوري.
- عندما يقوم أحد المسافرين بحجز مقعد في وسيلة النقل الخاصة به، على سبيل المثال، إليك مثال توضيحي لهذا السيناريو. تتم المعالجة هنا بشكل فوري وفي الوقت الفعلي، مما يعني أنه لن يتمكن أي شخص آخر من اختيارها.
ما هي الدورات الثلاث لنظام معالجة المعاملات؟
TPS هو نشاط يتكون من ثلاث دورات. وهي كما هو موضح أدناه:
دورة الإيرادات، ودورة التحويل، ودورة الإنفاق
كيف يختلف ذكاء الأعمال (BI) عن أنظمة معالجة المعاملات (TP)؟
أنظمة ذكاء الأعمال، والتي تُعرف غالبًا باسم أنظمة BI، هي حلول شاملة تتضمن التطبيقات والتقنيات وإجراءات الإدارة. من ناحية أخرى، نظام معالجة المعاملات هو نظام معالجة معلومات مسؤول عن معالجة كل معاملة تتم داخل المؤسسة. يعد استخدام البيانات ذات الصلة بعمليات الشركة هو الهدف الأساسي لأنظمة ذكاء الأعمال (BI). من ناحية أخرى، تم تصميم نظام معالجة المعاملات للتعامل مع كل معاملة تتم داخل المؤسسة.
إلى أي مدى يؤدي نظام معالجة المعاملات وظائفه؟
يقوم نظام TPS، الذي يساعد في تلبية الاحتياجات التشغيلية للمنظمة، بمعالجة معاملات المنظمة. يتم تحديث قاعدة البيانات بجميع تأثيرات المعاملات غير الاستعلامية التي يتم تسجيلها بواسطة النظام. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يقوم بإنشاء الأوراق المرتبطة بالمعاملات التي يتم الاحتفاظ بها.
هل يعتبر نظام معالجة المعاملات بمثابة برنامج؟
لغرض إدارة جميع المعاملات التجارية، يشتمل نظام TPS على كل من الأجهزة والبرامج.
مقارنة مزايا وعيوب استخدام نظام معالجة المعاملات
مزايا استخدام TPS
- يقدم هذا الحل حلاً ميسور التكلفة وسهل التنفيذ لجميع العمليات المتعلقة بالإيرادات في المؤسسة.
- تعمل قاعدة البيانات المستقرة والموثوقة للغاية على تشغيل العملية وحفظ المعلومات وعكسها عند الحاجة دون التعرض لخطر فقدان أي بيانات.
- وهذا يجعل من الممكن التعافي بسرعة من أي خطأ تشغيلي قد يحدث، مما يؤدي إلى تأخير بسيط جدًا في معالجة المعاملات.
- فهو يتيح العمل عن بعد، مما يوفر للشركات القدرة على العمل دون قيود، مما يسمح لها بتوسيع عملياتها حول العالم.
- تعد المعالجة في الوقت الفعلي ومعالجة الدفعات من التطبيقات الممكنة لهذه التقنية.
عيوب استخدام TPS
- متطلبات كل شركة فريدة من نوعها ويجب معالجتها بطريقة معينة. وفي ضوء ذلك، من الضروري تطوير حل مصمم خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفردية لكل منظمة لديها معايير معينة.
- يمكن أن تكون التكلفة الأولية لإعداده وتثبيته على الطرف الأعلى من الطيف، على الرغم من أنه حل فعال من حيث التكلفة.
- بالنسبة لمهام مثل إدخال البيانات، وإدارة المخزون وتسجيله، ومهام أخرى مماثلة، فمن الممكن أن تحتاج إلى عدد كبير من العمال، حتى لو كان الإعداد الخاص بك معقدًا للغاية.
- على الرغم من أنه تم تطوير TPS لإدارة كمية كبيرة من العمل والبيانات، إلا أن التحميل الزائد عليه يمكن أن يتسبب في جعل النظام غير صالح للعمل.
- لكي يعمل برنامج TPS دون أي عوائق، من الضروري أن يكون لديك مواصفات معينة للأجهزة.
افكار اخيرة
لقد أدى استخدام نظام معالجة المعاملات إلى إحداث تغيير في الطريقة التي تتم بها إدارة الأعمال في جميع أنحاء العالم. لقد تم بناء عمليات تكنولوجيا المعلومات هذه بطريقة معقدة ودقيقة، مما جعل نظام إدارة الإيرادات أسهل في الاستخدام في جميع المؤسسات. من الممكن لعشاق التكنولوجيا الطموحين الوصول إلى مجموعة متنوعة من الفرص من خلال اكتساب المعرفة اللازمة لبناء وترميز نظام معالجة المعاملات. تواصل معنا في منطقة التعليقات أدناه إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول TPS.
- برامج جدولة الوظائف: أكثر من 15 برنامجًا لجدولة الوظائف للمؤسسات
- عمليات التسويق: التعريف والأنواع وكل ما يجب معرفته
- ما هو الإنتاج؟ مفهوم الإنتاج في سوق نيجيريا
- نظام إدارة الإنتاج: الأنواع والميزات وأفضل حلول البرمجيات
مراجع حسابات
