ما هو التقسيم؟ أنواع وكيف يعمل

التقسيم الإداري هو عملية تقسيم أنشطة المؤسسة إلى وحدات أو أقسام أصغر بناءً على معايير محددة مثل الوظيفة أو المنتج أو العميل أو العملية أو الجغرافيا. الهدف هو إنشاء وحدات متخصصة ذات خط واضح للسلطة والمسؤولية لتحسين الكفاءة والتواصل ، وإدارة الموارد البشرية وغيرها بشكل أفضل. في هذه المقالة ، أوضحنا المزيد حول ماهية التقسيم الإداري ويوفر إطارًا لتنظيم العمل وتخصيص الموارد بشكل فعال. هناك أنواع مختلفة من الأقسام بما في ذلك الوظيفية ، والمنتج ، والعميل ، والجغرافي ، والعملية ، والمصفوفة. كل نوع من الإدارات له مزايا وعيوب. 

ما هي تفاصيل التقسيم?

التقسيم الإداري هو عملية تتضمن تقسيم المنظمة إلى وحدات أو أقسام أصغر بناءً على المهام والأنشطة التي يجب القيام بها. إنها طريقة لتجميع الأشخاص والعمل والموارد في فرق أو مجالات وظيفية لتحقيق أهداف محددة. يتضمن التقسيم الإداري تقسيم المنظمة إلى وحدات أصغر يمكنها العمل معًا بكفاءة لتحقيق أهدافها. تعزز الإدارة الفعالة خطوطًا واضحة للسلطة والتواصل ، وتعزز التخصص والخبرة ، وتحسن التنسيق والتعاون ، وتسهل تخصيص الموارد بكفاءة.

هناك عدة أسس للتقسيم الإداري ، وهي تشمل:

# 1. وظيفة

يتضمن ذلك تجميع الأنشطة بناءً على وظائف أو مهام متشابهة ، مثل التسويق والتمويل والموارد البشرية والإنتاج وما إلى ذلك. يركز كل قسم على أداء وظائف محددة داخل المنظمة.

# 2. المنتوج

في قسم المنتجات ، يتم تقسيم المنظمة بناءً على المنتجات أو الخدمات المحددة التي تقدمها. غالبًا ما يُرى هذا النوع من التقسيم الإداري في الشركات الكبيرة التي لديها خطوط إنتاج متنوعة. كل قسم مسؤول عن منتج معين أو مجموعة منتجات ، مما يسمح بتركيز الاهتمام والخبرة.

# 3. الجغرافي

يتم استخدام التقسيم الجغرافي عندما تعمل المنظمة في مناطق أو مواقع جغرافية متعددة. وهي تتضمن تجميع الأنشطة والموارد بناءً على مناطق أو مناطق جغرافية مختلفة.

# 4. عميل

تتضمن إدارة العملاء تنظيم الأنشطة بناءً على مجموعات العملاء المختلفة أو قطاعات السوق. من خلال إنشاء أقسام تركز على مجموعات عملاء محددة ، يمكن للمؤسسات تقديم خدمة أفضل لقاعدة عملائها المتنوعة.

# 5. معالجة

تعتمد إدارة العمليات على المراحل أو العمليات المختلفة التي ينطوي عليها الإنتاج أو تقديم الخدمة. يركز كل قسم على مرحلة أو عملية معينة ، مثل البحث والتطوير أو التصميم أو التصنيع أو مراقبة الجودة أو التوزيع. 

# 6. مصفوفة

تجمع إدارة المصفوفة بين قاعدتين أو أكثر من قواعد الأقسام في وقت واحد. يتضمن إنشاء فرق أو مجموعات متعددة الوظائف يتم تنظيمها حول كل من الوظائف والمشاريع. 

التقسيم حسب الوظيفة

يُعرف التقسيم حسب الوظيفة أيضًا باسم التقسيم الوظيفي. إنها واحدة من أكثر الأساليب التقليدية شيوعًا لتنظيم الأنشطة داخل المنظمة. يتضمن تجميع الموظفين والموارد بناءً على الوظائف أو المهام المتخصصة التي يؤدونها. يركز كل قسم على وظيفة أو نشاط معين. مثل التسويق والتمويل والموارد البشرية والإنتاج والبحث والتطوير وما إلى ذلك.

خصائص ومزايا التقسيم حسب الوظيفة

# 1. تخصص

يصبح كل قسم مسؤولاً عن وظيفة محددة ، مما يسمح للموظفين بتطوير الخبرة والمهارات المتخصصة في مجالات تخصصهم. يمكن أن يؤدي هذا التخصص إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية حيث يصبح الموظفون بارعين في أدوارهم المحددة.

# 2. خطوط تقرير واضحة

يحدد التقسيم الإداري حسب الوظيفة خطوط إبلاغ واضحة داخل المنظمة. يعرف الموظفون من هم رؤسائهم المباشرون ومن يجب عليهم إبلاغهم.

# 3. مقياس اقتصادي

من خلال تجميع الوظائف المتشابهة ، يمكن للمنظمات تحقيق وفورات الحجم. يمكنهم مركزية الموارد وتبسيط العمليات والاستفادة من الخبرات والموارد المشتركة عبر الأقسام. 

# 4. تطوير المهارة

يوفر التقسيم حسب الوظيفة للموظفين فرصًا لتطوير المهارات في مجالات تخصصهم.

# 5. التنسيق والتعاون

يضمن التنسيق الفعال أن تعمل الوظائف المختلفة معًا بانسجام لتحقيق الأهداف التنظيمية.

# 6. مقياس الاداء

تسهل الأقسام حسب الوظيفة قياس الأداء داخل كل قسم. يمكن إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكل وظيفة ، مما يسمح برصد وتقييم وتحسين أداء الإدارات.

مساوئ التقسيم حسب الوظيفة:

# 1. تركيز محدود

قد يصبح الموظفون داخل كل قسم أكثر تركيزًا على مهامهم ووظائفهم المتخصصة ، مما قد يغفل عن الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقًا. يمكن أن يعيق هذا الابتكار والتعاون عبر الوظائف.

# 2. عدم المرونة

قد تصبح الإدارات الوظيفية جامدة ومقاومة للتغيير.

# 3. حواجز التواصل

قد يصبح التنسيق والتواصل بين الإدارات تحديًا ، مما يؤدي إلى التأخير أو سوء الفهم أو النزاعات.

# 4. اتخاذ القرار البطيء

يمكن أن يكون اتخاذ القرار أبطأ في الإدارات الوظيفية حيث تحتاج القرارات في كثير من الأحيان إلى الموافقة عليها من قبل مستويات متعددة من الإدارة داخل كل وظيفة. 

التقسيم حسب المنتج

يُعرف المنتج الثانوي للتقسيم أيضًا باسم تقسيم المنتج. هذه طريقة لتنظيم الأنشطة داخل المؤسسة بناءً على المنتجات المحددة أو خطوط الإنتاج التي تقدمها. تنقسم المنظمة إلى أقسام أو وحدات ، مع كل قسم مسؤول عن منتج معين أو مجموعة منتجات.

مزايا تقسيم الأقسام حسب المنتج

# 1. التركيز على المنتج

كل قسم مخصص لمنتج معين أو خط إنتاج. وهذا يسمح بالتركيز المركز على فهم وتطوير وإنتاج وتسويق وخدمة منتج معين.

# 2. المساءلة والملكية

مع إدارة المنتج ، هناك شعور واضح بالمساءلة والملكية داخل كل قسم. رؤساء الأقسام أو المديرين مسؤولون عن أداء وربحية ونجاح منتجاتهم المحددة.

# 3. نهج يركز على العملاء

يتماشى تنظيم الأقسام حسب المنتج مع نهج يركز على العميل. إنه يسمح بوضع استراتيجيات وجهود مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات المحددة.

# 4. الابتكار وتطوير المنتجات

يعمل قسم المنتجات على تعزيز الابتكار وتطوير المنتجات داخل كل قسم.

# 5. مقياس الاداء

يسمح تقسيم المنتجات الثانوية بقياس وتقييم واضحين لأداء كل منتج أو خط إنتاج.

# 6. تخصيص الموارد

من خلال تنظيم الأقسام حسب المنتج ، يمكن تحسين تخصيص الموارد. يمكن أن يكون لدى الإدارات الموارد والموظفين والميزانيات الضرورية المتوافقة خصيصًا مع المنتجات الخاصة بكل منها.

عيوب تقسيم الأقسام حسب المنتج

# 1. ازدواجية الوظائف

قد يكون لكل قسم منتج وظائفه المخصصة ، مثل التسويق والتمويل والموارد البشرية.

# 2. التنسيق والاتصال

يصبح التنسيق والتواصل بين الإدارات أمرًا بالغ الأهمية عندما تحتاج أقسام المنتجات المختلفة إلى التعاون أو مشاركة الموارد. 

# 3. تعقيد الإدارة

تتطلب إدارة أقسام المنتجات المتعددة التنسيق الفعال والإشراف من الإدارة العليا.

# 4. قابلية التوسع

مع نمو المنظمة وتقديم منتجات جديدة ، يمكن أن تصبح إدارة عدد متزايد من أقسام المنتجات معقدة وصعبة الاستدامة. 

إدارة العملاء

يُعرف تقسيم العملاء أيضًا باسم التقسيم من قبل العملاء. هذه طريقة لتنظيم الأنشطة داخل المؤسسة بناءً على مجموعات العملاء المختلفة أو قطاعات السوق. في هذا النهج ، تنقسم المنظمة إلى أقسام أو وحدات. كل قسم مسؤول عن خدمة شريحة معينة من العملاء أو نوع معين من العملاء.

مزايا إدارة العملاء

# 1. التركيز على العملاء

كل قسم مخصص لخدمة شريحة معينة من العملاء. وهذا يسمح بالاستراتيجيات المخصصة وأساليب التسويق وجهود خدمة العملاء.

# 2. تخصص السوق

من خلال تنظيم الأقسام حول شرائح العملاء المختلفة ، يمكن للمؤسسات تطوير الخبرة والمعرفة المتخصصة حول كل مجموعة.

# 3. العروض المخصصة

من خلال فهم التفضيلات والمتطلبات المميزة لمجموعات العملاء المختلفة ، يمكن للمؤسسات تقديم حلول وتجارب مخصصة.

# 4. خدمة عملاء محسنة

من خلال إدارة العملاء ، يمكن للإدارات التركيز على تقديم خدمة عملاء استثنائية لشرائح العملاء المعينة.

# 5. أبحاث السوق وردود الفعل

يمكن للإدارات التي تركز على العملاء التفاعل بنشاط مع العملاء من خلال الاستطلاعات أو مجموعات التركيز أو التفاعلات المباشرة لجمع التعليقات وتحسين عروضهم.

# 6. التعاون متعدد الوظائف

يضمن التعاون عبر الأقسام أن تحافظ المؤسسة على تجربة عملاء موحدة عبر نقاط اتصال مختلفة.

عيوب إدارة العملاء

# 1. التعقيد وتخصيص الموارد

يمكن أن يؤدي تنظيم الأقسام حسب شريحة العملاء إلى زيادة تعقيد إدارة الإدارات المتعددة وتخصيص الموارد بشكل فعال.

# 2. التكامل مع الإدارات الأخرى

يجب أن تتكامل إدارة العملاء مع نُهج الإدارة الأخرى.

الإدارة حسب العملية

يمكن أيضًا تسمية التقسيم الإداري من خلال العملية باسم تقسيم العملية. هذه طريقة لتنظيم الأنشطة داخل المنظمة. يعتمد على المراحل أو العمليات المختلفة التي ينطوي عليها الإنتاج أو تقديم الخدمة.

مزايا تقسيم الأقسام حسب العملية

# 1. التخصص والخبرة

يركز كل قسم على عملية محددة ، مما يسمح للموظفين بتطوير المعرفة والخبرة المتخصصة في مجال تخصصهم.

# 2. وضوح سير العمل والمساءلة

يحدد التقسيم الإداري حسب العملية سير عمل واضحًا ومساءلة لكل مرحلة من مراحل العملية.

# 3. تخصيص الموارد بكفاءة

من خلال تنظيم الأقسام حول عمليات مختلفة ، يمكن تخصيص الموارد مثل المعدات والموظفين على وجه التحديد لدعم كل عملية.

# 4. مراقبة الجودة الفعالة

يسمح التقسيم حسب العملية بمراقبة الجودة المركزة داخل كل قسم.

# 5. تحسين العملية

يمكن لكل قسم أن يركز على تحسين وتحسين عمليته المعينة.

# 6. التنسيق بين الإدارات

تساعد قنوات الاتصال الواضحة والفرق متعددة الوظائف والاجتماعات المنتظمة بين الإدارات في تحسين سير العمل بشكل عام.

مساوئ تقسيم الأقسام حسب العملية

# 1. عدم الاندماج

قد ينتج عن إدارة العمليات أن تصبح الأقسام شديدة التركيز على عملياتها المحددة. هذا يؤدي إلى عدم تكامل سير العمل الكلي.

# 2. ازدواجية الوظائف

قد يكون هناك تداخل أو ازدواجية في وظائف أو أنشطة معينة عبر أقسام مختلفة.

# 3. تحديات الاتصال والتسليم

يصبح الاتصال الفعال وعمليات التسليم بين الإدارات أمرًا بالغ الأهمية في إدارة العمليات.

# 4. التعقيد والتنسيق الإداري

قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين الاستقلالية والتكامل لكل قسم مع ضمان تحسين تدفق العملية بشكل عام.

ماذا يعني القسم؟

يشير التقسيم الإداري إلى عملية تقسيم منظمة أو شركة إلى مجموعات أو أقسام أصغر. يتم ذلك لتحسين الكفاءة وللمساعدة في ضمان تركيز كل قسم أو فريق على مهام أو أهداف محددة. من خلال تقسيم العمل بهذه الطريقة ، يصبح من الأسهل إدارة الجهود وتنسيقها. قد تعتمد الإدارات المختلفة على عوامل مثل خطوط الإنتاج أو المناطق الجغرافية أو الوظائف أو فرق المشروع.

ما هي وظيفة الأقسام؟

تتمثل وظيفة التقسيم الإداري في المنظمة في تسهيل الإدارة الفعالة والفعالة للأنشطة والموارد والأفراد. 

يخدم التقسيم الإداري عدة وظائف مهمة ، بما في ذلك:

• تنسيق
• التخصص الدراسي
• المساءلة
• اتخاذ القرار
• تخصيص الموارد
• الاتصال والتنسيق
• تقييم الأداء

ما هي 3 أمثلة على التقسيم الوظيفي؟

ثلاثة أمثلة على التقسيم الوظيفي هي:
قسم المالية: يركز هذا القسم على الأنشطة المالية مثل المحاسبة والتخطيط والتحليل المالي وإدارة الخزانة والضرائب والمراجعة.
قسم التسويق: يركز هذا القسم على ترويج وبيع منتجات أو خدمات المنظمة. ويشمل أنشطة مثل أبحاث السوق ، والإعلان ، والعلامات التجارية ، وإدارة المنتجات ، وعمليات البيع.
قسم الموارد البشرية: يدير هذا القسم القوى العاملة في المنظمة وهو مسؤول عن أنشطة مثل التوظيف والتدريب والتطوير. كما أنها مسؤولة عن التعويضات والمزايا وعلاقات الموظفين وإدارة الأداء.

ما هي أنواع الأقسام؟

هناك أنواع مختلفة من التقسيم الإداري ، وهي تشمل:

• التقسيم الوظيفي: تجميع الوظائف والمهام بناءً على الوظائف التي يؤدونها ، مثل التسويق أو المحاسبة أو الإنتاج.
• تقسيم المنتج: تقسيم الوظائف والمهام بناءً على المنتجات المختلفة التي يتعاملون معها ، مثل الملابس أو السيارات أو البرامج.
• تقسيم العملاء إلى أقسام: فصل الوظائف والمهام حسب أنواع أو مجموعات مختلفة من العملاء ، مثل العملاء الصناعيين أو المشترين الأفراد أو الوكالات الحكومية.
• التقسيم الجغرافي: تجميع الوظائف والمهام بناءً على المناطق أو المواقع التي توجد بها ، مثل الولايات أو المدن أو البلدان.
• تقسيم العملية: تقسيم المهام بناءً على مراحل مختلفة من العملية ، على سبيل المثال ، التصنيع أو التجميع.
• إدارة المصفوفة: تُستخدم عندما يتم إعداد مشروع أو فريق متعدد الوظائف لمهمة محددة ويتم حله بعد الانتهاء.
• التقسيم المستند إلى الوقت: يُستخدم عند تجميع المهام والواجبات بناءً على المدة الزمنية المخصصة لأنشطة أو مهام محددة. مثل المشاريع الموسمية أو المحددة بوقت.

ما هي طرق التقسيم؟

هناك العديد من طرق التقسيم ، والتي تُستخدم لتجميع الأنشطة والمهام والأشخاص داخل المؤسسة. 

تشمل طرق التقسيم ما يلي:

• الإدارة الوظيفية
• إدارة المنتج
• إدارة العملاء
• القسم الجغرافي
• إدارة العمليات
• قسم ماتريكس
• تقسيم المشروع

قد تستخدم المنظمات واحدًا أو مجموعة من طرق الإدارة هذه ، اعتمادًا على حجمها وصناعتها وهيكلها التنظيمي وأهدافها الاستراتيجية.

وفي الختام

يعتمد اختيار طريقة التقسيم على طبيعة العمل والأهداف والاحتياجات المحددة للمنظمة. قد تستخدم المنظمات طريقة واحدة للإدارة أو مجموعة من الأساليب. يمكن أن تعتمد على حجمها والصناعة والهيكل التنظيمي والأهداف الاستراتيجية. يهدف اختيار طريقة الإدارة إلى تسهيل التنسيق والتخصص وتخصيص الموارد بكفاءة.

تتطلب الإدارة الفعالة التوازن بين الاستقلالية والتكامل ، وكذلك التنسيق بين الإدارات المختلفة. من خلال تقسيم الأشخاص إلى مجموعات تتعامل مع عمليات محددة ، يمكن للشركة تقليل تكاليف الإنتاج وزيادة الكفاءة. يجب أن تعكس طريقة (طرق) الإدارة المختارة الأهداف العامة للشركة وأهدافها وظروفها الفريدة. باستخدام طريقة الإدارة الصحيحة ، يمكن للشركة تحسين الكفاءة والتواصل وتعزيز نمو الشركة. يعد الاتصال والتعاون والتنسيق المنتظم بين الإدارات أمرًا بالغ الأهمية لضمان النجاح الشامل للمنظمة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

مقالات ذات صلة

• ما هي مستويات الإدارة ووظائفها؟
• الوظائف الرئيسية لقسم الموارد البشرية: كل ما تريد معرفته
• إدارة المرافق: التعريف والوظائف والأهمية
• تخطيط موارد المؤسسات: (ERP) أمثلة ، النظام ، الوظيفة ويوم العمل
• الفرق الوظيفية المشتركة: الفوائد وكيف تعمل

مراجع حسابات

• الأعمال التجارية
• المراقبون الداخليون
• بوكاستور