يصعب تحديد إدارة المرافق بسبب انتشارها الواسع. تتجاوز وظائف إدارة المرافق "إدارة المرافق" ، في حين أن مدير المبيعات هو المسؤول الوحيد عن مراقبة أداء مندوبي المبيعات في الشركات. نتيجة لذلك ، يصعب على الشركات جني فوائد مدير مرافق مؤهل في كثير من الأحيان.
إذن ما هي أهمية إدارة المرافق؟ لفهم ما يفعله مدير المرافق بشكل صحيح ، وما هو مسؤول عنه ، وما هو تأثيره على الشركة ، فمن الأفضل تقسيم نطاق عملهم.
ما هي إدارة المرافق؟
باختصار ، إدارة المرافق هي الأنشطة اليومية المطلوبة لضمان أن البيئة المادية للمؤسسة تدعم مطالبها ووظائفها الحاسمة.
تساهم العديد من العوامل في الوظائف الأساسية للمؤسسة ، خاصة عند النظر في مجموعة واسعة من الأعمال التي تتطلب إدارة المرافق. يمكن أن تكون منطقة تعليمية بها العديد من المباني ، أو شركة تصنيع مع مصنع تصنيع رئيسي واحد ، أو مكتب تجاري يؤجر طابقًا واحدًا من ناطحة سحاب في المدينة. مهما كان العمل الذي تعمل فيه ، تضمن إدارة المرافق (مدير المرافق) أن المساحات المادية والأصول الخاصة بك يمكن أن تخدم احتياجات مؤسستك.
لماذا تعتبر إدارة المرافق مهمة؟
جميع المنظمات موجودة لإنجاز دور أساسي ، والذي قد يتراوح من كسب المال إلى تلبية احتياجات المجتمع. العمود الفقري لأي منظمة ناجحة هو إدارة المرافق. يقدمون المساعدة بعدة طرق:
# 1. إنتاجية
الواجب الأول والأهم هو التأكد من أن الموظفين والموظفين والمستأجرين يمكنهم أداء وظائفهم بشكل صحيح. يتضمن ذلك التأكد من أن المكان نظيف ومنظم وجاهز للاستخدام. كما يعني أيضًا أن المركبات والمعدات والتكنولوجيا تعمل عند الحاجة.
# 2. الأمان والراحة
إن التأكد من أن جميع شاغلي المبنى آمنون ومريحون يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالإنتاجية. من الأهمية بمكان التأكد من أن المباني والمعدات يتم فحصها للتأكد من أنها تفي بمتطلبات السلامة من أجل تقليل المسؤولية والمخاطر. يراقب مديرو المرافق طرق تحسين راحة المستأجر.
# 3. الربحية
يجب خلق الإنتاجية والسلامة والراحة بكفاءة. نظرًا لأن إدارة المرافق غالبًا ما تكون أكثر النفقات تكلفة نظرًا لتأثيرها الواسع عبر الشركة ، فإن جميع الجهود المبذولة لتقليل التكاليف التشغيلية الزائدة تعد أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للنتيجة النهائية للأعمال.
# 4. قابلية التوسع
مع نمو الشركات أو توسيع الأصول الرأسمالية أو تغيير المواقع أو التكيف مع بيئات العمل المتغيرة (إدخال بيئة عمل افتراضية ، على سبيل المثال) ، تكون إدارة المرافق في طليعة ضمان نجاح هذه التحولات. لتقديم أفضل النصائح حول الآفاق الجديدة ، يجب أن يكون الفريق على دراية بالمرافق ، وكذلك الأشخاص والأصول الموجودة داخلها.
# 5. الاستدامة
بالإضافة إلى الامتثال لمعايير البيئة والصحة والسلامة (EHS) (البيئة والصحة والسلامة) ، فإن مديري المرافق لديهم التزام اجتماعي لتعزيز الممارسات الصديقة للبيئة داخل الشركة. يمكن أن يشمل ذلك تقليل النفايات أو تحسين كفاءة الطاقة أو تنفيذ أفضل الممارسات الجديدة. تعمل إدارة المرافق المستدامة على تحسين صورة العلامة التجارية للمؤسسة وتقليل النفقات الإجمالية لاستهلاك الطاقة.
ما الذي يفعله وما لا يفعله مدير المرافق
لفهم ما هي إدارة المرافق بشكل صحيح ، دعونا نلقي نظرة على نوعي الخدمات التي يقدمونها على أساس يومي: الخدمات الصلبة والخدمات غير المادية.
# 1. الخدمات الصعبة
ترتبط الهياكل المادية (المكونات التي لا يمكن إزالتها بسهولة) بالخدمات الثابتة. يتطلب القانون أحيانًا إدارة مرافق الشركة لضمان صحة وسلامة الموظفين أو شاغلي المبنى:
- صيانة المبنى
- صيانة نظام التكييف
- إدارة المياه والطاقة
- المصاعد والسلالم المتحركة تضيء السلامة من الحرائق
- الصرف الصحي والسباكة
يتمثل دور إدارة المرافق في هذه الحالة في الحد من احتمالية وقوع الحوادث والكوارث ، مما قد يؤدي إلى ارتفاع تكاليف التأمين. قد تفكر الشركات التي تحتاج إلى تتبع الإصلاحات في استخدام برامج إدارة المرافق.
# 2. الخدمات اللينة
تهتم الخدمات اللينة بجعل مكان العمل أكثر راحة وأمانًا.
العديد من أوصاف عمل إدارة المرافق هذه اختيارية ويمكن إضافتها أو سحبها بعد مراجعات الجودة والميزانية:
- خدمات التنظيف والحراسة
- احتياطات أمنية
- صيانة مواقف السيارات
- إدارة الآفات
- إعادة تدوير التخلص من القمامة
- إعادة تخزين الأثاث والمعدات
- تكنولوجيا المعلومات
- إدارة الوثائق
- صيانة الأراضي والمناظر الطبيعية وإدارة البريد
يفضل الموظفون في كثير من الأحيان وظائف إدارة المرافق لجعل حياتهم أسهل. قد تحصل الشركات على نظرة عامة على تكاليفها من خلال حلول نظام إدارة مكان العمل المتكاملة لدينا ، مما يسمح لها بتحديد أولويات هذه الخدمات اللينة وفقًا لذلك.
مدير المرافق مقابل مدير الممتلكات
مدير الممتلكات هو دور غالبًا ما يتم الخلط بينه وبين مدير المنشأة ، ومن السهل معرفة السبب. يتجلى هذا بشكل أكبر في العقارات التجارية عندما يكون مالكو العقارات والشركات كيانات متميزة. لا ينطبق هذا على المرافق التي يشغلها المالك (أي أن قادة المنظمة هم أيضًا أصحاب المباني).
ومع ذلك ، سيكون مدير العقارات ومدير المرافق حاضرين في بعض البيئات العقارية التجارية. يتم تعيين مدير الممتلكات من قبل مالك العقار (المالك) ، في حين يتم تعيين مدير المنشأة من قبل المنظمة المقيمة (المستأجر). نتيجة لذلك ، يكون مديرو العقارات مسؤولين عن كل ما يتعلق بالمباني التجارية نفسها (صيانة المباني والأراضي والمرافق وتحسينات رأس المال وما إلى ذلك) ، بينما يكون مديرو المرافق مسؤولين عن كل ما يتعلق بالشاغلين والموظفين والأصول في الداخل (إدارة مساحة العمل ، صيانة الأصول ، تقديم الطعام ، إلخ).
ما هو الهيكل التنظيمي لقسم إدارة المرافق؟
يختلف هيكل القسم ، مثل معظم جوانب إدارة المرافق ، اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على حجم وصناعة إدارة المرافق.
بالنسبة للشركات الأصغر ، قد يتكون قسم إدارة المرافق من شخص واحد مسؤول عن كل شيء. عندما يكون هذا هو الحال ، فإن مدير المرافق (أو مدير المنشأة إذا كان يشير إلى منشأة واحدة) منخرط بشدة في العمليات اليومية.
يتم تخصيص خدمات معينة لمحترفي المرافق أو الفرق المركزة مع نمو الشركات. قد يتم تعيين مدير صيانة أو مدير نقل أو مدير إنتاج ، على سبيل المثال ، للإشراف على تلك الخدمات المتخصصة.
قد تقسم بعض المنظمات إدارتها إلى مناطق أو مواقع أو مبانٍ أو مناطق ، مع وجود مدير مبنى أو مدير إقليمي مسؤول. في أي من هاتين الحالتين ، يكون مدير المرافق (أو ، على الأرجح ، مدير المرافق أو نائب رئيس العمليات) حراً في التعامل مع المزيد من المهام الاستراتيجية بالتعاون مع القيادة التنفيذية.
الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المرافق
سترغب العديد من الشركات في الاستعانة بمصادر خارجية لمستويات متنوعة من إدارة المرافق (من الاستعانة بمصادر خارجية للقسم بأكمله إلى عدد قليل فقط من الخدمات المختارة).
من خلال إلغاء التدريب الداخلي ونفقات الرواتب ، يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية حلاً فعالاً من حيث التكلفة. يجب على كل منظمة تحليل تكاليف وفوائد الاستعانة بمصادر خارجية لأنفسهم. غالبًا ما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات أكثر تخصصًا وأقل تكرارًا ، في حين تظل الخدمات العادية والروتينية داخلية.
| في المنزل | الاستعانة بمصادر خارجية |
| الأساسية لوظيفة المنظمة | هامشية للوظيفة التنظيمية |
| متكرر | نادر |
| مشترك | متخصصون |
| تكاليف تدريب منخفضة | تكاليف تدريب عالية |
ما هي متطلبات مدير المرافق؟
وظيفة مدير المرافق ليست لضعاف القلوب ، وهي تتطلب في كثير من الأحيان سنوات من الخبرة أو التعليم. يبدأ مدير المرافق عادةً كفني صيانة أو مدير مبنى أو مهندس ميكانيكي أو مسمى وظيفي مشابه آخر. ومع اكتسابهم الخبرة ، فإنهم يتقدمون إلى مناصب مدير رفيعة المستوى ، مما يسمح لهم بالإشراف على المزيد من الوظائف الإستراتيجية للإدارة.
اعتمادًا على حجم الشركة ومستوى المنافسة ، قد تتراوح المتطلبات التعليمية من دبلوم المدرسة الثانوية إلى درجة الزمالة لمدة عامين أو درجة البكالوريوس لمدة 2 سنوات في إدارة المرافق أو الهندسة. سيضيف العديد من المرشحين بالإضافة إلى ذلك شهادة إدارة المرافق لدراساتهم.
الثلاثة الأكثر شيوعًا هي:
- محترف إدارة المرافق (FMP)
- مدير منشأة معتمد (CFM)
- أخصائي مرافق الاستدامة (SFP)
يحتاج مدير المرافق إلى مجموعة مهارات متنوعة نظرًا لمجموعة واسعة من المسؤوليات التي يتوقع منهم الوفاء بها:
- التخطيط الاستراتيجي للمرافق
- القيادة والتواصل
- ادارة مشروع
- المعرفة التجارية والمالية
- القدرة الفنية (الصيانة والتكنولوجيا)
تكنولوجيا إدارة المرافق
تتحمل فرق إدارة المرافق مسؤولية أكثر من أي وقت مضى عن الحفاظ على بيانات دقيقة ويمكن الوصول إليها ، واختيار استراتيجيات البناء المستدامة ، وتحديد أولويات البناء والصحة البيئية.
هناك العديد من الأدوات المتاحة لمساعدة الفرق في تحقيق هذه الأهداف.
# 1. برنامج تتبع المرافق
تسعى معظم الشركات إلى تقليل نفقات الطاقة الخاصة بها ، والحفاظ على كفاءة مرافقها في استخدام الطاقة قدر الإمكان ، وتحقيق أهداف الاستدامة. ومع ذلك ، نظرًا لطريقة جمع البيانات المملة ، يختار معظم الناس عدم المشاركة في هذه المشاريع. يقوم برنامج تتبع المرافق بأتمتة هذه العملية التي تستغرق وقتًا طويلاً عن طريق استيراد بيانات فاتورة المرافق من نظام برمجيات إدارة مرافق المؤسسة. هذا يمكّن الموظفين من:
- اكتشف الاتجاهات لدعم مبادرات الاستثمار الرأسمالي وتحسينات المعدات.
- احصل على توزيع للتكاليف من خلال البناء لتحديد الهدر أو عدم الكفاءة.
- إدارة استهلاك الطاقة لكل مبنى وتوقع الإنفاق المستقبلي
- لتحديد الأنشطة غير الفعالة ، قم بتقييم ومقارنة النفقات عبر المباني.
# 2. تقنية الاستشعار
تستخدم فرق إدارة المرافق الرائدة أجهزة استشعار لتوجيه الخيارات التشغيلية وجعل المباني أكثر كفاءة. عندما تحدد مستشعرات جودة الهواء والإشغال والمعدات الشذوذ أثناء جمع البيانات ، يمكنها إخطارك. هذه المعلومات لديها القدرة على تحسين راحة الركاب وصحتهم ، وأداء المعدات ، وكفاءة البناء. ضع في اعتبارك توصيل هذه المستشعرات بنظام إدارة المرافق لديك لنشر الفنيين وتحديد أولويات العمل واتخاذ خيارات تشغيلية تعتمد على البيانات لاتخاذ الإجراءات بسرعة.
# 3. برامج إدارة المرافق
برنامج إدارة المرافق هو تطبيق رقمي يساعد في الأنشطة اليومية لإدارة المرافق. يساعد البرنامج المؤسسات بالطرق التالية:
- ستعمل الخدمات الروتينية وخدمات النظافة لجميع أقسام منشآتك على الحفاظ على المباني الخاصة بك نظيفة وآمنة لشاغليها.
- سيمنع جدول الصيانة المخطط وعملية الإدخال التفاصيل من الوقوع بين الشقوق.
- اجمع اتصالاتك في مكان واحد مع تحديثات في الوقت الفعلي لجميع المشاركين في مهمة ما.
- اتخذ قرارات تستند إلى البيانات بناءً على أداء الأشخاص والمعدات.
على الرغم من وجود أنواع متميزة من برامج إدارة المرافق (CMMS أو CAFM أو IWMS أو EAM) ، إلا أن الفروق غير واضحة إلى حد ما. سيكون لكل مورد برامج مجموعة ميزات خاصة به (بغض النظر عن الفئة التي ينتمي إليها).
عند اختيار برنامج لمنشآتك ، من المهم أن تبدأ بإنشاء القدرات المطلوبة لشركتك ثم اختيار الحل المناسب.
ما هو مستقبل صناعة إدارة المرافق؟
التكنولوجيا الذكية ، مثلها مثل أي صناعة أخرى على هذا الكوكب ، دفعت مجال إدارة المرافق.
لتظل قادرة على المنافسة في السوق اليوم ، يجب أن تدمج إدارة المرافق ، سواء كانت تدار محليًا أو تم الاستعانة بمصادر خارجية ، نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) مع تطبيق الهاتف المحمول.
تقلل الحلول المؤتمتة المستندة إلى السحابة من ساعات الوقت الضائع الذي يتم قضاؤه في العمليات اليدوية وتمنع التأخير الناجم عن الخطأ البشري.
يمكن لـ CMMS تغيير إجراءات أوامر العمل وواجبات الصيانة الوقائية والتنبؤية والأصول والبائعين وإدارة المخزون.
سيستخدم مقدمو خدمات إدارة المرافق هذه القدرات بالفعل ، وقد تستكشف الشركات التي ترغب في العمل بسلاسة برامج الإدارة من خلال التصوير بالرنين المغناطيسي.
شركات إدارة تكنولوجيا المرافق
حتى اليوم ، قد تقرر العديد من الشركات الصغيرة تولي إدارة المرافق داخليًا.
ومع ذلك ، هناك الآلاف من الاحتمالات المتاحة لخدمات إدارة المرافق ، وتقوم المنظمات من جميع الأحجام بتطوير صناعة صيانة المرافق فقط من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لمهمة أو مهمتين.
يعد تقديم إدارة متكاملة للمباني والمرافق اتجاهًا متزايدًا في الأعمال التجارية. هذه المجموعة الواسعة من الخدمات تضيف قيمة وتعزز جودة أعلى. يتم تقديم الخدمات التالية من قبل أكبر عشر شركات لإدارة المرافق المتكاملة:
- القيادة
- خدمات غرف الاجتماعات
- تقييمات المخاطر للشركات
- الخدمات التي يقدمها تقديم الطعام
- التخطيط لاستمرارية الأعمال
- إدارة الأسطول
- شراء العقد
- خدمات لمكتب الاستقبال
- إدارة المرافق
- الاستجابة لحالة الطوارئ
الشركات التي تشتري خدمات إدارة المرافق تربح بطرق مختلفة قابلة للقياس ، بالإضافة إلى تحرير موظفيها للتركيز على أهداف مرتبطة بشكل مباشر أكثر بأعمالهم الأساسية.
- إنتاجية محسنة: تزيل نقطة اتصال واحدة الوظائف الزائدة وتبسط الاتصال وتحسن عمليات سير العمل.
- زيادة الإنتاجية: تتضمن أوصاف إدارة المرافق طرق الصيانة لمنع الأعطال التي تقاطع الإنتاج بشكل متكرر.
- خبرة معززة: يتمثل دور العاملين في إدارة المرافق في أن يكون لديهم بالفعل المعرفة الفنية ، مما يوفر على الشركات الوقت والمال في التدريب الداخلي.
- وفورات في التكاليف: بالإضافة إلى توفير الوقت في التدريب ، توفر الشركات المال على الموظفين ومزايا الموظفين والرواتب والمخزون والمصروفات الأخرى.
- تحسين مراقبة الجودة: تخلق خدمات إدارة المرافق الاتساق والاعتمادية لأن الأساليب التي أثبتت جدواها موجودة بالفعل.
وفي الختام
تقدم إدارة المرافق قيمة على أساس يومي وطويل الأجل ، من صيانة المعدات إلى بناء جو يدعم ثقافة الشركة.
تدرك الشركات عالية الأداء أهمية معالجة إدارة مرافق البناء. من المتوقع أن تقدم شركات إدارة المرافق حلولاً تستند إلى التطورات التقنية المتطورة في هذا العنصر من عملياتها.
إذا لم تكن تستخدم بالفعل حلاً آليًا لإدارة منشآتك وأوامر العمل والصيانة والأصول وغير ذلك ... فهذا مكان جيد للبدء.
- أنظمة إدارة المرافق: أفضل الاختيارات في عام 2023
- منشأة التصنيع: كيفية الحصول على أفضل منشأة موثوقة
- دورات الإدارة عبر الإنترنت: أفضل دورات الإدارة عبر الإنترنت
- ما هو مركز البيانات: المعنى والأنواع والاختلاف
- شركة الموارد البشرية الخارجية: أفضل الشركات والعمليات
مراجع حسابات
