公司董事会做出集体决策，以改善公司状况并保护企业主的利益。 在传统的董事会设置中，董事会成员在紧急董事会会议或 AGM 中会面。 这在现代企业界发生了重大变化，管理层之间的沟通更加频繁。
企业很难为董事和其他董事会成员安排更多的实体会议。 这就是为什么对虚拟数据室等在线通信平台的需求大幅增加的原因。
董事会如何使用虚拟或在线数据室软件进行董事会沟通？ 这是用于板通信管理的数据室软件的详细指南。
什么是虚拟数据室软件？
虚拟数据室 (VDR) 或电子数据室是具有高级项目管理和在线通信工具的数字文档存储库。 换句话说，虚拟数据室是虚拟数据管理平台，您可以在其中存储、共享和分发数据并以不同方式进行通信。
与会议管理解决方案不同，数据室是多用途的业务工具，可以使会议自动化并安全地存储可以在需要时共享或访问的信息。
这就是虚拟数据室用于投资管理、兼并、收购、临床试验、筹款、房地产和董事会文件管理的原因。
| 在许多其他用例中，板卡通信是数据室最流行的用途之一。 您可以在此处了解虚拟数据室如何促进董事会管理： https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
为什么虚拟数据室对公司董事会很重要？
#1。 更好更快的董事会会议
有效地管理董事会会议仍然是管理层面临的挑战。 他们必须使用多个软件来进行音频和视频会议、数据存储、任务管理和板书准备。
数字数据室为管理层提供了在一个地方管理一切的奢侈。 以下是数据室软件如何帮助管理董事会会议：
- VDR 有 可定制的模板 用于准备会议议程，然后将其发送给每个预期的参与者。
- 会议参与者可以 访问任何文件 立即从 VDR 存储库中获取。
- 用户可以使用 演讲者模式 通过视觉支持进行演示。
- 管理层可以 记录会议 供将来使用。
- VDR 允许您自动执行 做笔记 的过程。
- 参加者可以 投票 和 签署文件 VDR 中的电子方式
- 问答工具 VDR 中的信息有助于实时问答环节。
- 任务管理器 帮助分配、管理和跟踪用户的绩效。
- 会议纪要生成器 自动化会议记录准备和分发。
#2。 集中数据管理
由于在线数据室软件是一种基于云的技术，董事会将其用作中央文档存储库。 集中数据管理 确保治理所需的所有文件都在一个地方。 董事会书籍、政策手册、会议纪要和议程、财务报表、并购提案等，可以为董事会成员存储在一处。
另外，管理层可以 分类数据 以任何首选方式，VDR 用户可以随时随地访问它。 市场上最好的虚拟数据室供应商有 专用移动应用程序 24/7 全天候访问。 许多数据室提供商甚至提供 离线访问 到 VDR 文档。
#3。 文件控制
对文档的 100% 控制是虚拟数据室区别于其他会议管理平台的另一个因素。 VDR管理可以设置 文件访问权限 相应地适用于董事会成员、投资者或委员会成员。
例如，可以防止绝密或高度敏感的材料被未经授权使用 栅栏视图 特征。 它限制用户查看文档； 他们无法扫描、编辑、控制、保存、删除、打印或拍摄该文件。 文档保护功能包括 数字水印、文档粉碎、数据加密和文档访问撤销.
#4。 实时数据共享和通信
除了董事会会议，虚拟数据室中的数据共享更快、更安全。 董事会成员甚至可以在数据室与其下属协作。 他们可以实时共享、编辑、注释和分发文件。
VDR 还允许 批量文件上传和共享; 用户还可以 安排要共享的文档 在将来的某个日期。
资料室有 聊天信使 用户可以将其用于一对一对话和群聊。 其他通讯工具包括 现场投票和专用电子邮件.
#5。 平台安全性和透明度
除了文档控制，虚拟数据机房平台的安全性简直是首屈一指。 功能如 双因素授权 消除未经授权进入 VDR 的机会。 数据室管理人员可以立即 从 VDR 中删除任何设备 以及从平台保存或下载的任何文件。
现代数据室服务通过以下方式保持一切透明 审计日志。 这些是详细的审计报告，提供有关数据室活动的完整细节。
总结
虚拟数据室为董事会创建了一个集中式平台，他们可以在其中管理会议、无缝且安全地共享和存储文档、实时通信，并保护重要数据免遭数据泄露或盗窃。
