Quản lý chi phí là gì?
Chi phí là số tiền phải trả hoặc bỏ ra để mua hoặc có được thứ gì đó. Quản lý chi phí hoặc quản lý chi phí có nghĩa là điều chỉnh các điều kiện nhất định làm tăng hoặc giảm chi phí. Trong sản xuất, nghiên cứu, bán lẻ và Kế toán, chi phí là giá trị bằng tiền đã được sử dụng hết để sản xuất một thứ gì đó hoặc cung cấp một dịch vụ và do đó không còn khả dụng để sử dụng nữa.
Trong kinh doanh, chi phí có thể được mua, có nghĩa là chi phí tiền bỏ ra để có được thứ gì đó. Ngoài ra, trong kế toán, chi phí được định nghĩa là số tiền mặt hoặc số tiền tương đương được trả cho một tài sản.
Tất cả các định nghĩa về chi phí này đã được đưa ra bởi vì bất kể các biến thể nào, chúng vẫn giống nhau và cũng áp dụng cho mọi bộ phận của doanh nghiệp. Trong kinh doanh, chi phí đã trở thành yếu tố quan trọng nhất, những thông tin về chi phí có thể ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Chi phí là yếu tố quyết định lớn trong các hoạt động và hoạt động của doanh nghiệp.
Trước khi thành lập doanh nghiệp, bạn phải xác định chắc chắn chi phí khởi sự và chi phí vận hành các hoạt động kinh doanh. Thông tin chi phí là một trong những phần thông tin quan trọng nhất mà bất kỳ đơn vị kinh doanh nào cũng cần hết sức lưu ý.
Giới thiệu chung
Sau khi xem xét chi phí là gì, quản lý chi phí là chìa khóa trong bất kỳ quyết định kinh doanh nào và nó đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định. Quản lý chi phí tập trung vào việc giảm chi phí và cải tiến liên tục và thay đổi hơn là ngăn chặn chi phí. Quản lý chi phí bao gồm những hành động được thực hiện bởi các nhà quản lý để giảm chi phí, một số hành động được ưu tiên trên cơ sở thông tin được trích xuất từ hệ thống kế toán.
Điều quan trọng là bạn phải biết tất cả các phương pháp có thể được sử dụng để giảm chi phí ngay cả khi các phương pháp này không dựa trên thông tin kế toán. Bạn cũng cần lưu ý rằng, mặc dù quản lý chi phí tìm cách giảm chi phí, nhưng điều đó không nên lấy sự hài lòng của khách hàng. Lý tưởng nhất, mục đích là thực hiện hành động vừa giảm chi phí vừa nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Các cách để quản lý chi phí hiệu quả
Để quản lý chi phí hợp lý, trước tiên chúng ta phải xác định các đối tượng chi phí và các trung tâm chi phí. Ngoài ra, ước tính chi phí nên được thực hiện với chuyên môn tối đa để chi phí thực tế sẽ được tạo ra. Được phân bổ thích hợp cho chi phí trung tâm và các đối tượng chi phí mà từ đó chúng đã phát sinh.
Cách phân bổ chi phí phải được thực hiện với kỹ năng tuyệt vời và nên tránh kiểu truyền thống hoặc tùy tiện, thay vào đó nên sử dụng Chi phí dựa trên hoạt động (ABC), để chi phí chung có thể được phân bổ hợp lý.
Dưới đây là một số thực tiễn tốt để quản lý chi phí nhằm tăng lợi nhuận.
1. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG VÀ TRUNG TÂM CHI PHÍ
Đối tượng chi phí là các hoạt động mong muốn đo lường chi phí riêng biệt, ví dụ như giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ, chi phí vận hành một bộ phận cụ thể hoặc lãnh thổ bán hàng, trong khi trung tâm chi phí được mô tả là những vị trí mà chi phí chung được ấn định ban đầu, chúng bao gồm các bộ phận trong một tổ chức như bán hàng, tiếp thị và những thứ tương tự. Khi chúng đã được xác định, bạn có thể sắp xếp một cách khách quan các cách giảm chi phí đó.
2. PHÂN PHỐI CHI PHÍ
Vì bạn đã có thể xác định các đối tượng và trung tâm chi phí, nên chi phí phải được phân bổ hợp lý cho nơi phát sinh. Nếu chúng ta nói rằng bộ phận bán hàng tạo ra nhiều chi phí nhất, thì chi phí đó nên được xác định và phân công hợp lý cho bộ phận bán hàng thay vì lan rộng nó cho các bộ phận khác mà không đóng góp vào chi phí. Khi chi phí đã được chỉ định và phân bổ hợp lý. Nó có thể được sửa chữa và giảm bớt để tăng lợi nhuận.
3. DUY TRÌ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ CHI PHÍ
Một cơ sở dữ liệu về tất cả các chi phí của doanh nghiệp nên được duy trì, với các chi phí được mã hóa và phân loại một cách thích hợp. Vì vậy, thông tin chi phí liên quan có thể được trích xuất để đáp ứng từng yêu cầu. Một hệ thống mã hóa phù hợp cho phép chi phí tích lũy theo các đối tượng chi phí cần thiết (chẳng hạn như sản phẩm hoặc dịch vụ, các phòng ban, kênh phân phối, v.v.) và cũng được phân loại theo các danh mục thích hợp.
Đọc thêm: Chiến lược quảng cáo: Tất cả những gì bạn cần biết
Phân loại chi phí điển hình trong cơ sở dữ liệu như (nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí chung) và theo hành vi chi phí (cố định và biến đổi). Duy trì cơ sở dữ liệu chi phí là chìa khóa vì nó có thể được sử dụng để ra quyết định trong tương lai. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu cần được xem xét và cập nhật theo định kỳ và luôn cập nhật.
4. CÁC KỸ THUẬT GIẢM CHI PHÍ NÊN ĐƯỢC XÁC ĐỊNH
Có một số kỹ thuật khả thi có thể được áp dụng để giảm chi phí một cách hợp lý. Những kỹ thuật này xác định chi phí phát sinh như thế nào, nó chỉ ra những gì có thể được giảm và cách tốt nhất để giảm nó. Để đến nơi với chi phí thấp nhất có thể mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Một số kỹ thuật có thể được sử dụng là;
A. CHI PHÍ CUỘC ĐỜI, ước tính chi phí của một sản phẩm trong toàn bộ vòng đời của nó từ khi được giới thiệu đến khi rời khỏi thị trường. Để xác định liệu lợi nhuận thu được trong giai đoạn sản xuất có đủ bù đắp chi phí phát sinh trong giai đoạn trước và sau sản xuất hay không.
B. CHI PHÍ MỤC TIÊU; điều này bao gồm việc xác định giá mục tiêu mà khách hàng sẽ sẵn sàng trả cho sản phẩm, khấu trừ tỷ suất lợi nhuận từ giá mục tiêu để xác định chi phí mục tiêu, ước tính giá thành thực tế của sản phẩm và nếu chi phí thực tế vượt quá giá mục tiêu, hãy điều tra các cách giảm chi phí thực tế xuống chi phí mục tiêu.
Đọc thêm: Chiến lược tiếp thị chi phí thấp
C. PHÂN TÍCH RỘNG RÃI; Liên quan đến việc kiểm tra sản phẩm của đối thủ cạnh tranh để xác định cơ hội cải tiến sản phẩm và / hoặc giảm chi phí. Sản phẩm của đối thủ cạnh tranh được tháo dỡ để xác định chức năng của nó. Thiết kế và cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình được sử dụng và chi phí để tạo ra sản phẩm. Mục đích là để so sánh thiết kế sản phẩm tạm thời với thiết kế của đối thủ cạnh tranh và kết hợp bất kỳ lợi thế tương đối nào quan sát được trong cách tiếp cận thiết kế sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
D. KỸ THUẬT LẠI GIÁ TRỊ; Đây là một cuộc kiểm tra các yếu tố ảnh hưởng đến giá thành của một sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm đưa ra các phương tiện đạt được mục đích quy định với tiêu chuẩn chất lượng và độ tin cậy yêu cầu với chi phí mục tiêu. Bản chất của tái thiết kế giá trị là để đạt được chi phí mục tiêu được giao bằng cách xác định các thiết kế sản phẩm được cải tiến để giảm giá thành sản phẩm mà không làm giảm chức năng và hoặc loại bỏ các chức năng không cần thiết làm tăng giá thành sản phẩm và khách hàng không sẵn sàng trả thêm tiền.
Đọc thêm: Phân khúc thị trường: Tất cả những gì bạn cần biết với các ví dụ
Tóm lại, khi quản lý chi phí chúng ta nên nhớ rằng không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn chi phí. Nhưng nếu được quản lý đúng cách, có thể tránh được một số chi phí nhất định, đồng thời các chi tiết về chi phí cũng cần được hết sức chú ý vì chi phí quyết định lợi nhuận và giá cả, do đó, chi phí cần được đưa ra mức độ tin cậy thích hợp trong phân tích. Chuyên môn nên được sử dụng để có được những lợi ích cần thiết. Một số thủ tục chi phí có vẻ tốn kém khi vận hành nhưng về lâu dài, chúng tiết kiệm được rất nhiều tiền. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu rất chi tiết về chi phí nên được duy trì, cập nhật và xem xét để có thể cung cấp thông tin cần thiết khi cần thiết cho một mục đích cụ thể. Cuối cùng, không nên giảm chi phí đến mức chất lượng bị ảnh hưởng. Khách hàng muốn chất lượng tốt nhất với giá rẻ nhất có thể.
Cái nào là quan trọng nhất để quản lý chi phí?
Một số công cụ quan trọng nhất được liệt kê dưới đây: Lập ngân sách: Bạn cần một ngân sách chính xác để quản lý dự án chi phí. Điều này đòi hỏi phải sử dụng một ứng dụng lập ngân sách để theo dõi các chi phí sử dụng tỷ lệ hàng giờ và danh mục tài chính được cá nhân hóa. chương trình chấm công: Điều này đặc biệt hữu ích khi cố gắng tính toán chi phí tài nguyên.
Năm vai trò quản lý chi phí là gì?
Quản lý chi phí là một quy trình quan trọng của công ty vì các yếu tố bao gồm lập kế hoạch, giao tiếp, động lực, đánh giá và ra quyết định. Bốn thành phần chính của quy trình quản lý chi phí là phân bổ nguồn lực, ước tính chi phí, lập ngân sách chi phí và kiểm soát chi phí.
Bốn biện pháp chi phí là gì?
Sẽ rất hữu ích nếu chia tổng chi phí thành chi phí cố định, chi phí cận biên, tổng chi phí trung bình và chi phí biến đổi trung bình vì mỗi thống kê có những hiểu biết độc đáo liên quan đến kinh doanh.
Các phương pháp tính chi phí là gì?
Chi phí công việc và chi phí quá trình là hai kỹ thuật chi phí phổ biến nhất. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của khách hàng, chi phí công việc là phù hợp. Quá trình chi phí hoạt động tốt trong các lĩnh vực sản xuất liên tục và sản lượng không đổi.
Cấu trúc chi phí hoạt động như thế nào?
Tổng số nhiều loại chi phí cố định và chi phí biến đổi tạo thành chi phí chung của một doanh nghiệp được gọi là cấu trúc chi phí. Cấu trúc chi phí được các doanh nghiệp sử dụng để xác định giá cả và xác định các khu vực có thể cắt giảm chi phí.
Câu Hỏi Thường Gặp
Tại sao quản lý chi phí lại quan trọng?
Nó hỗ trợ trong việc kiểm soát các chi phí cụ thể của dự án, cũng như chi phí tổng thể của công ty. Người ta có thể dự báo chi phí và chi phí trong tương lai và làm việc hướng tới thu nhập dự đoán là kết quả.
Quản lý chi phí có nghĩa là gì?
Việc lập kế hoạch và kiểm soát chi phí liên quan đến việc điều hành một công ty được gọi là quản lý chi phí.
Các mục tiêu của quản lý chi phí là gì?
(1) định giá sản phẩm, dịch vụ và các đối tượng chi phí khác; (2) cung cấp thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát; và (3) cung cấp thông tin cho việc ra quyết định là ba mục đích chính của hệ thống thông tin quản lý chi phí.
Bài viết liên quan
