Hệ thống kế toán khá rộng lớn với nhiều phương pháp thực hiện cùng một nhiệm vụ. Cũng giống như cố gắng suy luận hoặc giải quyết một vấn đề trong khoa học, một số phương pháp hoàn thành công việc nhanh hơn, một số phương pháp cho bạn kết quả chính xác hơn trong khi những phương pháp khác là những mảnh vỡ quan trọng của bức tranh lớn hơn. Bài viết này sẽ tập trung vào một trong những phần như vậy; Kế toán Double Entry. Nói cách khác, nó sẽ bao gồm các khía cạnh quan trọng của hệ thống kế toán kép bao gồm định nghĩa của nó, một ví dụ thực tế, tầm quan trọng của nó, v.v.
Hãy đặt quả bóng lăn…
Định nghĩa của Kế toán Nhập kép là gì?
Đối với người mới bắt đầu, bút toán kép dùng để chỉ hệ thống sổ sách kế toán được xếp hạng là một trong những khái niệm nền tảng cơ bản nhất trong kế toán, mặc dù nó đơn giản. Kế toán kép về cơ bản có nghĩa là cứ mỗi đầu vào của một tài khoản này thì phải có một lần nhập bằng nhau và ngược lại vào một tài khoản khác. Nó sẽ dẫn đến một bút toán ghi nợ trong một hoặc nhiều tài khoản và một bút toán ghi có trong các tài khoản giống nhau hoặc khác nhau. Ví dụ, nếu một công ty vay $ 8000, kế toán bút toán kép ghi có tài sản $ 8000 và ghi nợ các khoản nợ $ 8000. Nói cách khác, $ 8000 đại diện cho một sự gia tăng tiền mặt cũng như một khoản nợ.
Hệ thống Kế toán Double Entry hoạt động như thế nào?
Đánh giá từ định nghĩa, mục tiêu chính của hệ thống kế toán kép là giữ cho các tài khoản của công ty được cân bằng để ban giám đốc và các bên liên quan bên ngoài có thể nhìn thấy bức tranh chính xác về tình hình tài chính hiện tại của công ty. Kết quả là, phương trình kế toán cơ bản, Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông, thường được sử dụng trong sổ sách kế toán kép.
Kế toán sử dụng ý tưởng ghi nợ và ghi có để ghi lại các giao dịch cho từng tài khoản trên bảng cân đối kế toán nhằm thu được số dư đã chỉ ra trước đó. Một bút toán ghi nợ trong một tài khoản phải bằng một bút toán ghi có trong một tài khoản khác để giữ cho phương trình cân bằng trong sổ sách kế toán kép.
Về cơ bản, các khoản ghi nợ thường được tìm thấy ở bên trái của sổ cái, trong khi các khoản ghi có được tìm thấy ở bên phải.
Để chứng minh thêm những điều này, tài khoản T rất hữu ích, đặc biệt là khi giảng dạy ý tưởng trong các trường kế toán nền tảng. Và vì chúng cung cấp sự trình bày trực quan về luồng số liệu từ tài khoản này sang tài khoản tiếp theo; các chuyên gia cũng thấy chúng rất hữu ích.
Lịch sử kế toán hai mục
Trong hàng trăm, nếu không phải hàng nghìn năm, hệ thống kế toán kép đã được sử dụng. Và do sự cần thiết của việc ghi chép các giao dịch giữa các bên, kế toán đã đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh, và do đó là trong xã hội, trong nhiều thế hệ.
Nguồn gốc và sự phát triển của kế toán có thể được bắt nguồn từ Lưỡng Hà các nền văn minh, và nó được liên kết chặt chẽ với việc tạo ra chữ viết, đếm và tiền. Mặt khác, ý tưởng về kế toán kép có nguồn gốc từ người La Mã và các nền văn hóa Trung Đông sơ khai, nơi có thể phát hiện ra các biến thể thô sơ của phương pháp này.
Nói cách khác, phương pháp này có từ thế kỷ 13 và 14 khi các thương gia Ý bắt đầu áp dụng rộng rãi. Hệ thống kế toán kép đầu tiên được ghi nhận vào năm 1494 bởi Luca Pacioli, người hiện được mệnh danh là “Cha đẻ của Kế toán”.
Điều này phần lớn là do ông ra mắt cuốn sách vào năm đó, trình bày chi tiết các nguyên tắc cơ bản của phương pháp kế toán kép.
Tầm quan trọng của Kế toán nhập kép là gì?
Việc ghi sổ kế toán một lần có thể đủ cho các công ty khởi nghiệp, rất nhỏ. Bạn không thể nói như vậy đối với các tập đoàn lớn. Có một số lợi thế khi nói đến kế toán kép. Hãy xem qua một số trong số chúng…
# 1. Cung cấp một bức tranh tài chính đầy đủ
Kế toán kép cho phép các doanh nghiệp nhỏ theo dõi sức khỏe tài chính và tốc độ tăng trưởng của họ tốt hơn.
Hoặc về cơ bản, bất kỳ công ty nào có nhiều hơn một nhân viên, hàng tồn kho, các khoản nợ hoặc nhiều tài khoản.
Các công ty đáp ứng bất kỳ yêu cầu nào trong số này đòi hỏi bức tranh tài chính toàn diện mà phương pháp ghi sổ kế toán kép cung cấp. Theo Sổ sách kế toán, kế toán kép có thể cung cấp nhiều loại báo cáo tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.
# 2. Hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định tài chính tốt hơn
Các báo cáo tài chính được tạo ra bằng cách ghi sổ kế toán kép cho thấy các doanh nghiệp nhỏ thành công như thế nào. Nó cũng cho thấy các bộ phận khác nhau trong tổ chức của họ như thế nào về mặt tài chính. Về cơ bản, bạn có thể biết mình đã chi bao nhiêu tiền và hoạt động kinh doanh của bạn tốt như thế nào. Điều này cho phép một doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn trong tương lai.
# 3. Loại bỏ các sai sót trong việc ghi sổ sách
Trong kế toán bút toán kép, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu (giá trị ròng hoặc “vốn”) phải khớp với tài sản trên bảng cân đối kế toán. Nếu không, bạn có thể chắc chắn rằng sách của mình không chính xác. Và nếu mục nhật ký của một công ty không chính xác, sự an toàn này sẽ cảnh báo họ.
Kỹ thuật nhập kép cũng là một cách minh bạch hơn trong việc lưu giữ hồ sơ của bạn nói chung, giúp các công ty có trách nhiệm giải trình hơn.
#4. Các nhà đầu tư, ngân hàng và người mua thích nó
Bất kỳ ai đang xem xét quyên góp tiền cho công ty của bạn sẽ sẵn sàng làm như vậy hơn rất nhiều nếu bạn sử dụng phương pháp nhập kép. Điều này là do nó đầy đủ và minh bạch hơn.
Các nhà đầu tư, ngân hàng và những người mua tiềm năng có thể có được cái nhìn chính xác và đầy đủ về tình hình tài chính của công ty bạn bằng cách sử dụng phương pháp kế toán kép.
Phương trình kế toán
Khi chúng ta xem xét phương trình kế toán, một trong những nguyên tắc cơ bản của kế toán, điều trên sẽ trở nên rõ ràng hơn. Phương trình này phải có cùng một câu trả lời cho cả hai bên. Nếu không, có sự khác biệt trong hồ sơ.
Dưới đây là cách hoạt động:
Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu = Tài sản
Nếu kết quả là, khi tài sản tăng lên, nợ phải trả cũng phải tăng để cả hai vế của phương trình cân bằng.
Ví dụ: một công ty thương mại điện tử mua hàng tồn kho trị giá $ 1000 bằng tín dụng. Nợ phải trả (tài khoản phải trả) tăng $ 1000, nhưng tài sản (hàng tồn kho) cũng tăng $ 1000. Kết quả là, phương trình kế toán là giống nhau ở cả hai bên.
Ví dụ về hệ thống kế toán hai mục
Hãy xem một ví dụ cơ bản để giúp chúng ta nắm được cách thức hoạt động của kế toán bút toán kép. Giả sử Công ty ABC mua 6,000 đô la nội thất văn phòng và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Trong tình huống này, một trong các tài khoản tài sản của ABC - rất có thể là Nội thất hoặc Thiết bị - sẽ cần phải tăng thêm 5,000 đô la, trong khi Tiền mặt sẽ cần phải cắt giảm 6,000 đô la.
Cần lưu ý rằng số tiền ghi nợ chính xác bằng số tiền tín dụng, 6,000 đô la, sau giao dịch.
Double Entry trong thế giới thực
Một tiệm bánh sử dụng tín dụng để mua một đội xe tải giao hàng lạnh; tổng chi phí mua tín dụng là 500,000 đô la. Những chiếc xe mới sẽ được sử dụng trong các hoạt động thương mại và sẽ không được bán trong ít nhất 10 năm, đó là tuổi thọ dự kiến của chúng.
Các mục nhập phải được thực hiện trong sổ cái kế toán cá nhân của họ để tính cho việc mua tín dụng. Một khoản ghi nợ vào tài khoản tài sản cho số tiền mua hàng (500,000 đô la) sẽ được thực hiện vì công ty đã tích lũy được nhiều tài sản hơn. Một khoản ghi có 500,000 đô la sẽ được thực hiện cho các ghi chú phải trả để tính cho việc mua tín dụng.
Trong cùng một lớp, các mục nhập kép cũng có thể thực hiện được. Nếu tiệm bánh thực hiện một giao dịch bằng tiền mặt, chế độ tín dụng thành tiền mặt và ghi nợ thành tài sản sẽ được áp dụng, dẫn đến số dư.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng ghi nợ hoặc tín dụng không có nghĩa là tăng hoặc giảm giá trị. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mục ghi nợ là cần thiết để nâng cao tài khoản tài sản, trong khi đầu vào ghi có là cần thiết để mở rộng tài khoản tín dụng.
QUY TẮC CHẾT
Quy tắc CHẾT là một cách ghi nhớ đơn giản giúp chúng ta nhớ luôn ghi Nợ các tài khoản Chi phí, Tài sản và Cổ tức, theo thứ tự đó. Trong những trường hợp như vậy, số dư thông thường là một khoản ghi nợ và các khoản ghi nợ làm tăng tài khoản trong khi các khoản tín dụng giảm chúng. Khi bạn hiểu quy tắc ĐÃ CHẾT, thật dễ dàng để biết cách bất kỳ tài khoản nào khác sẽ được xử lý theo cách hoàn toàn ngược lại với các tài khoản quy tắc ĐÃ CHẾT.
Các loại tài khoản
Tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn, chi phí và thu nhập là một trong những loại tài khoản thường gặp nhất trong thế giới kế toán.
- Tài khoản tài sản giúp theo dõi các mặt hàng, thiết bị và tiền mặt mà một công ty sở hữu.
- Tài khoản trách nhiệm là các tài khoản cho biết những gì một công ty nợ các doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp khác, chẳng hạn như thiết bị hoặc mặt hàng mà họ mua bằng tín dụng, thế chấp tòa nhà hoặc số tiền thẻ tín dụng sẽ được thanh toán sau này.
- Tài khoản vốn là các tài khoản liên quan đến vốn chủ sở hữu của cổ đông, chẳng hạn như cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi và lợi nhuận giữ lại.
- Tài khoản chi phí cho biết số tiền đã được chuyển cho những thứ như quảng cáo, tiền lương, phí hành chính và tiền thuê nhà.
- Tài khoản thu nhập giúp theo dõi các loại tiền nhận được từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như tiền lãi, thu nhập đầu tư và doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ.
Ai Sử dụng Kế toán Nhập kép?
Luật pháp yêu cầu hệ thống kế toán kép đối với các doanh nghiệp đại chúng. Phần lớn, Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB), một tổ chức phi chính phủ, đưa ra quyết định về các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Mặt khác, GAAP yêu cầu các công ty đại chúng tuân theo tất cả các quy tắc và phương pháp.
Kế toán kép cũng là một thực hành bắt buộc đối với các công ty nhỏ có nhiều hơn một nhân viên hoặc những người có ý định đủ điều kiện vay. Kỹ thuật này cung cấp một cách chính xác và toàn diện hơn để theo dõi tình hình tài chính và tốc độ tăng trưởng của công ty.
Cách tránh lỗi khi sử dụng kế toán hai mục
Khi một công ty phát triển và các giao dịch kinh doanh của nó trở nên phức tạp hơn, khả năng xảy ra các sai sót quản trị sẽ tăng lên. Bạn nên hiểu rằng kế toán bút toán kép không loại bỏ hoàn toàn các sai sót. Thay vào đó, nó giúp giảm bớt chúng trên bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác bằng cách yêu cầu các khoản ghi nợ và ghi có để cân đối.
Tất nhiên, nó tuân theo công thức Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông. Yêu cầu cân bằng đảm bảo rằng bất kỳ lỗi nào được xác định nhanh chóng. Nó cũng đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể theo dõi việc nhập sai có thể được trước khi nó dẫn đến các lỗi phức tạp hơn.
Mục nhập kép trong kế toán là gì?
Định nghĩa kế toán kép là gì? Kế toán ghi sổ kép là một phương pháp kế toán theo dõi tiền của bạn đến từ đâu và đi đâu. Mọi giao dịch tài chính đều có hai mục: “ghi nợ” và “ghi có” để cho biết tiền được chuyển đến hoặc từ một tài khoản.
Nguyên tắc chính cho kế toán ghi sổ kép là gì?
Nguyên tắc ghi kép như sau: bất cứ khi nào một giao dịch làm tăng giá trị của tài khoản tài sản hoặc chi phí, giá trị của khoản tăng phải được ghi vào bên nợ hoặc bên trái của các tài khoản này.
Bốn quy tắc nhập kép là gì?
Mọi giao dịch kinh doanh đều được ghi vào hai hoặc nhiều tài khoản theo hệ thống sổ sách kế toán kép.
Nguyên tắc của hệ thống kế toán kép:
- Tín dụng được viết bên phải, ghi nợ bên trái.
- Mỗi khoản ghi nợ phải được khớp với một khoản tín dụng.
- Nợ nhận được lợi ích, trong khi tín dụng cung cấp nó.
Các loại mục nhập kép là gì?
Trong kế toán kép, các giao dịch có thể được ghi lại bằng cách sử dụng bất kỳ sự kết hợp nào của năm loại tài khoản: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lãi và lỗ. Mỗi mục nhật ký có hai mặt. Bên trái là ghi nợ và bên phải là tín dụng.
Tại sao nó được gọi là mục nhập kép?
Sổ sách kế toán kép là một cách để theo dõi các giao dịch kinh doanh trong đó một mục được thực hiện trong ít nhất hai tài khoản cho mỗi giao dịch kinh doanh, dưới dạng ghi nợ hoặc tín dụng. Trong một hệ thống nhập kép, số tiền được ghi dưới dạng "ghi nợ" phải khớp với số tiền được ghi dưới dạng "tín dụng".
- TỔNG HỢP LEDGER: Mẫu dễ dàng, ví dụ và tất cả những gì bạn cần (+ pdf miễn phí)
- Kế toán tiền mặt: Các phương pháp kế toán tiền mặt tốt nhất vào năm 2023 (+ Hướng dẫn chi tiết)
- QUY TRÌNH KẾ TOÁN: Hiểu 8 bước trong chu trình kế toán
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
