Hầu như chúng ta không tìm thấy các công ty hoặc doanh nghiệp nào trong thế kỷ này không mắc nợ hoặc chưa từng mắc nợ vào lúc này hay lúc khác. Là một doanh nhân, rất có thể bạn sẽ thấy mình ở một vị trí như vậy; xin chúc mừng, bài viết này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách xử lý Tài khoản phải trả (quy trình, chức năng, mục nhập nhật ký với các ví dụ để dễ học).
Tài khoản phải trả là gì?
Các khoản phải trả là số tiền mà một doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp của mình, được thể hiện dưới dạng trách nhiệm pháp lý trên bảng cân đối kế toán của công ty. Ngoài ra, nó khác với các khoản nợ phải trả lưu ý, là các khoản nợ được tạo ra bởi các văn bản công cụ pháp lý chính thức.
Chức năng phải trả tài khoản
Khi nói đến các bộ phận tài khoản phải trả, họ thực hiện một số chức năng, bao gồm các chức năng sau:
# 1. Thứ nhất, xử lý và thanh toán các hóa đơn của nhà cung cấp đã được phê duyệt.
# 2. Thứ hai, lấy W-9 hoặc thông tin nhận dạng thuế khác từ các nhà cung cấp.
#3. Ngoài ra, xử lý và thanh toán các khoản bồi hoàn đi công tác hợp lệ và đã được phê duyệt (hoặc các khoản bồi hoàn chi phí nhỏ không được tính trên thẻ P doanh nghiệp) cho nhân viên.
#4. Hơn nữa, lập các báo cáo tài chính liên quan đến các khoản phải trả.
Trên đây là một số Chức năng Phải trả của Tài khoản.
Ví dụ về khoản phải trả
# 1. Mua Nguyên liệu / Điện / Nhiên liệu.
# 2. Vận tải và Logistics.
# 3. Lắp ráp và thầu phụ công việc.
#4. Ngoài ra, đi du lịch.
# 5. Hơn nữa, thiết bị.
# 6. Ngoài ra, cho thuê.
# 7. Cuối cùng là cấp phép.
Trên đây là các ví dụ về khoản phải trả
Tài khoản phải trả mô tả công việc
Các nhiệm vụ Thư ký phải trả bao gồm:
# 1. Thứ nhất, xử lý tài khoản và các khoản thanh toán đến tuân thủ các chính sách và thủ tục tài chính.
#2. Ngoài ra, thực hiện các giao dịch tài chính hàng ngày, bao gồm xác minh, phân loại, tính toán, đăng và ghi dữ liệu tài khoản phải thu.
#3. Cuối cùng, chuẩn bị hóa đơn, hóa đơn và tiền gửi ngân hàng.
Công việc phải trả tài khoản
Dưới đây là một số công việc được liệt kê
# 1. Người quản lý phải trả
Thermo Fisher Franklin, MA, Hoa Kỳ. Thermo Fisher Scientific Jobs toàn thời gian.
# 2. Chuyên gia phải trả
Uline Chicago, IL, Hoa Kỳ.
Glassdoor, toàn thời gian.
# 3. Thư ký tài khoản phải trả khách hàng tiềm năng
Bãi biển Robert Half Deer field, FL, USA.
Robert Half $ 45K– $ 60K một năm toàn thời gian.
#4. Chuyên gia phải trả.
Randstad Hoa Kỳ, Nam Windsor, CT, Hoa Kỳ.
Glassdoor toàn thời gian.
# 5. Kế toán - Phải trả
Đại học Chatham Pittsburgh, PA, Hoa Kỳ.
Bên trong Nghề nghiệp Ed Cao hơn Toàn thời gian.
#6. Nhà phân tích khoản phải trả
UC Health Aurora, CO, Hoa Kỳ.
UC Health toàn thời gian.
# 7. Kế toán viên.
Collabera Austin, TX, Hoa Kỳ. Nhà thầu Collabera.
#số 8. Người giám sát phải trả.
Liên hệ liên tục, Nhóm sức bền.
Waltham, MA, Hoa Kỳ. Công việc Nhóm Sức bền, toàn thời gian.
#9. Chuyên gia tài khoản
Pride Staff Financial Alpharetta, GA, Hoa Kỳ.
Công việc Tài chính Nhân viên Tự hào.
# 10. Các khoản phải trả toàn cầu.
Lãnh đạo Trung tâm Điều hành Xuất sắc (COE) Baker Hughes Houston, TX, USA.
Baker Hughes toàn thời gian.
Công thức phải trả tài khoản
# 1. Đầu tiên, kế toán phải chia tổng số tiền mua hàng cho bình quân các khoản phải trả trong năm để có được doanh thu.
Chủ đề phụ tiếp theo cho bạn thấy Khoản phải trả Quy trình xét duyệt.
Quy trình phải trả tài khoản
Toàn bộ chu trình của quy trình Tài khoản phải trả bao gồm thu thập dữ liệu hóa đơn. Ngoài ra, nó liên quan đến việc mã hóa hóa đơn với đúng tài khoản, phê duyệt hóa đơn, khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và đăng để thanh toán. Về cơ bản, quy trình tài khoản phải trả chỉ là một phần của cái được gọi là mua hàng để thanh toán.
# 1. Nhận hóa đơn
Về cơ bản, trong khi kinh doanh hàng hóa, hóa đơn / hóa đơn giúp truy tìm số lượng / số lượng hàng hóa đã nhận. Do đó, thời gian mà hóa đơn có hiệu lực cũng có thể biết được khi hóa đơn được nhận đúng hạn.
# 2. Xem xét kỹ lưỡng hóa đơn để biết chi tiết
Ngoài ra, tên, ủy quyền, ngày tháng và các yêu cầu của nhà cung cấp được đưa ra với nhà cung cấp dựa trên đơn đặt hàng cũng có thể được xác minh.
# 3. Cập nhật hồ sơ cho các hóa đơn đã nhận
Ngoài ra, các tài khoản sổ cái được kết nối với các hóa đơn nhận được cần phải được cập nhật. Do đó, một bút toán chi phí thường được yêu cầu phải được lập trên sổ sách kế toán. Ngoài ra, trong trường hợp khi sử dụng phần mềm kế toán, việc ghi nhận một số chi phí có thể cần sự chấp thuận của cấp quản lý. Việc phê duyệt sẽ dựa trên giá trị hóa đơn.
# 4. Thanh toán kịp thời
Hơn nữa, khi đến hạn (dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau với nhà cung cấp/chủ nợ), các khoản thanh toán cần được xử lý. Trong khi đó, các tài liệu yêu cầu ở đây cần phải được chuẩn bị và xác minh. Các chi tiết được nhập trên séc, chi tiết tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, chứng từ thanh toán, hóa đơn gốc, đơn đặt hàng, v.v., phải được xem xét kỹ lưỡng. Ngoài ra, chữ ký của người có thẩm quyền có thể được yêu cầu.
Do đó, sau khi các khoản thanh toán được thực hiện, tài khoản sổ cái của nhà cung cấp hoặc chủ nợ phải được đóng lại trong sổ sách kế toán. Do đó, điều này sẽ làm giảm trách nhiệm pháp lý đã được tạo ra trước đó. Nói cách khác, số tiền được hiển thị là phải trả sẽ không còn được coi là nợ phải trả nữa.
Nếu bạn đã quen với việc quản lý các hóa đơn cá nhân của mình, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi chuyển sang quy trình tài khoản phải trả.
Tuy nhiên, có những việc khác bạn cần làm để chuẩn bị và xử lý các khoản phải trả một cách hợp lý, chẳng hạn.
# 1. Đảm bảo bạn thanh toán cho bất kỳ hóa đơn nào đến hạn
Xem qua các tài khoản phải trả của bạn hàng tuần để biết những khoản thanh toán nào đến hạn. Về cơ bản, bạn có thể sử dụng hệ thống kế toán thủ công hoặc phần mềm kế toán, bạn sẽ cần xem lại ngày đến hạn để xem hóa đơn nào cần phải thanh toán.
# 2. Tạo biểu đồ tài khoản của bạn
Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần làm trước khi bắt đầu xử lý các khoản phải trả là tạo một biểu đồ tài khoản phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Về cơ bản, biểu đồ tài khoản của chúng tôi là nơi chứa tất cả các giao dịch kế toán của bạn (bao gồm cả Tài khoản phải trả).
# 3. Thiết lập thông tin chi tiết về nhà cung cấp
Về cơ bản, nếu bạn đang theo dõi các giao dịch kế toán bằng phần mềm kế toán, bạn sẽ cần ghi lại thông tin chi tiết của nhà cung cấp.
#4. Đảm bảo rằng các chi tiết của hóa đơn là chính xác
Điều quan trọng, Kế toán cần đảm bảo rằng hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp là chính xác.
Do đó, nếu một hóa đơn là cho hàng hóa đã đặt, hãy đảm bảo rằng tất cả hàng hóa được liệt kê trong hóa đơn đã được nhận. Ngoài ra, nếu hóa đơn là cho các dịch vụ được cung cấp, hãy đảm bảo các dịch vụ được cung cấp như mô tả trên hóa đơn. Điều quan trọng là phải hoàn thành quy trình này đối với bất kỳ hóa đơn nào nhận được.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập thông tin hóa đơn, trong tài khoản sổ cái hoặc trong ứng dụng phần mềm của bạn. Ngoài ra, nếu bạn nhập tất cả các khoản phải trả cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể phê duyệt các hóa đơn khi kiểm tra chúng.
Tuy nhiên, nếu bạn thuê một nhân viên bán hàng, bạn sẽ cần cung cấp cho người đó các hướng dẫn chung về việc phê duyệt hóa đơn, cũng như có thể là giới hạn đô la mà nhân viên bán hàng có thể tự phê duyệt.
Khoản phải trả so với khoản phải thu
Như đã giải thích trước đó, các khoản phải thu là số tiền mà một công ty nợ khách hàng, trong khi các khoản phải trả là số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình. Tuy nhiên, cả hai đều được so sánh để xem liệu có đủ tiền từ các khoản phải thu để thanh toán cho các khoản phải trả chưa. So sánh này thường được thực hiện nhất với hệ số thanh toán hiện hành, mặc dù hệ số thanh toán nhanh cũng có thể được sử dụng.
Tài khoản phải trả là Nợ hay Có?
Do bản chất của nó là một khoản nợ, các khoản phải trả nên được ghi có. Đối với bất kỳ doanh nghiệp cụ thể nào, số dư tín dụng thể hiện số tiền mà doanh nghiệp đó nợ các nhà cung cấp. Khi bạn đặt hàng hàng hóa hoặc dịch vụ mà không đặt tiền mặt trước để thanh toán cho chúng, điều này thể hiện trách nhiệm phải trả của tài khoản.
Tài khoản phải trả có phải là một công việc khó khăn không?
Đúng vậy, xử lý các khoản phải trả có thể là một thách thức. Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm quản lý và nhập dữ liệu để theo dõi hồ sơ tài chính của doanh nghiệp, một nhiệm vụ có thể đầy thách thức do mức độ nghiêm trọng của các hậu quả xảy ra từ những lỗi nhỏ nhất.
Những kỹ năng nào bạn cần cho Tài khoản phải trả?
Để xử lý hiệu quả một khoản phải trả, bạn cần phải có một số kỹ năng và chúng bao gồm những kỹ năng sau:
- Kiến thức về các nguyên tắc kế toán và quy trình Tài khoản phải trả.
- Chuyên môn trong thủ tục đặt hàng là một lợi thế.
- Khả năng suy nghĩ và hành động độc lập.
- Thành thạo Microsoft Excel.
- Kỹ năng nhập dữ liệu tốt cho các báo cáo chi phí.
Loại mục nhập nào là Tài khoản phải thu?
Các mục nhật ký tài khoản phải thu là tài liệu bằng văn bản về các giao dịch AR trong sổ sách của công ty. Để ghi lại đúng loại giao dịch tài chính này, đây là một bước cần thiết. Trong kế toán, doanh số bán hàng chưa nhận được khoản thanh toán được gọi là các khoản phải thu.
Loại sổ cái nào là tài khoản phải trả?
Sổ cái kế toán, được gọi là "các khoản phải trả", nêu chi tiết các nghĩa vụ tiền tệ đối với các nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung cấp bên thứ ba khác nhau. Tài khoản phải trả (AP) là một hình thức tín dụng được nhà cung cấp mở rộng cho doanh nghiệp (người mua) để đổi lấy việc thanh toán hàng hóa và dịch vụ bị chậm trễ.
Mục nhập kép cho các khoản phải trả là gì?
Tuy nhiên, trong kế toán kép, sự gia tăng trong các khoản phải trả luôn được phản ánh dưới dạng tín dụng. Số tiền mà một tổ chức nợ các nhà cung cấp của mình được phản ánh bằng số dư tín dụng trong các tài khoản phải trả. Số dư tín dụng tăng sau khi nhận được khoản thanh toán so với tổng hóa đơn.
Các khoản phải trả có phải là sự nghiệp tốt không?
Vâng, đúng vậy. Nhiều loại công ty khác nhau cần những người có kinh nghiệm về các khoản phải trả, vì vậy đây là một lĩnh vực đang phát triển. Hầu như tất cả các doanh nghiệp có nguồn tài chính đáng kể đều có một bộ phận riêng gọi là tài khoản phải trả chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp và các đối tác kinh doanh khác.
Các khoản chênh lệch khác giữa các khoản phải thu và phải trả như sau:
#1. Các khoản phải thu được phân loại là tài sản lưu động, trong khi các khoản phải trả được phân loại là tài sản lưu động. trách nhiệm
# 2. Ngoài ra, các khoản phải trả không được bù đắp như vậy trong khi các khoản phải thu có thể được bù đắp bằng khoản dự phòng cho tài khoản khó đòi
# 3. Ngoài ra, các khoản phải thu thường chỉ liên quan đến một tài khoản phải thu khách hàng và một tài khoản phải thu phi thương mại, trong khi các khoản phải trả có thể bao gồm nhiều khoản khác, bao gồm phải trả thương mại, phải trả thuế bán hàng, phải trả thuế thu nhập và phải trả lãi vay.
Hãy xem xét một Mục Nhật ký phải trả tài khoản bên dưới
Mục nhập nhật ký phải trả tài khoản
| Ngày ghi nợ cụ thể | |||
| 6 ngày 20 tháng 6000 Tài khoản mua hàng $ XNUMX Phải trả $ 6000 | |||
| (Đang được mua hàng tồn kho). | |||
| Ngày ghi nợ cụ thể | |||
| Ngày 20 tháng 6000 Phải trả $ XNUMX Chuyển đến tài khoản $ 6000 | |||
| (Tiền mặt trả cho nhà cung cấp cho hàng tồn kho đã mua vào ngày 6 tháng 2020 năm XNUMX). |
Kết luận
Với thông tin này, tôi tin rằng bạn đã học được rất nhiều điều liên quan đến việc xử lý các khoản phải trả của doanh nghiệp mình.
Bài viết liên quan
