Tự động hóa quy trình tài khoản phải trả thực sự có ý nghĩa gì? Tại sao quá trình tự động hóa các khoản phải trả lại thu hút được nhiều sức hút như vậy? Bạn nên tự động hóa những khía cạnh nào của quy trình thanh toán tài khoản của mình? Chà, nếu chờ đủ lâu, bạn sẽ tìm ra câu trả lời chính xác cho những câu hỏi này !!!
Giới thiệu chung
Quy trình thanh toán các khoản phải trả gặp phải nhiều trở ngại, bao gồm việc phê duyệt thanh toán kịp thời, ràng buộc ngân sách, tuân thủ chính sách và duy trì hệ thống kế toán được cập nhật. Việc xử lý thủ công tất cả những điều này ngày càng trở nên mệt mỏi và khó quản lý khi các tổ chức đạt đến điểm bão hòa. Việc không quản lý hiệu quả các khoản phải trả có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của công ty. Hơn nữa, các CFO không kiểm soát được đầy đủ các khoản phải trả sẽ tiếp cận rủi ro hạn chế đáng kể tính thanh khoản của công ty, khiến họ không có đủ tiền mặt khi họ có ít thời gian để khai thác cơ hội.
Tự động hóa quy trình thanh toán các khoản phải trả là một cách tuyệt vời để giải quyết những vấn đề này đồng thời cải thiện năng suất và giao tiếp của nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn tất cả những gì bạn nên biết về Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả. Nhưng trước đó, hãy xem tự động hóa quy trình này theo nghĩa đen là gì và một số điểm nghẽn trong quy trình thanh toán tài khoản thủ công để kiểm soát tốt hơn các khoản phải trả của bạn.
Đọc thêm: TÀI KHOẢN CÓ THỂ THANH TOÁN ĐƯỢC HƯỚNG DẪN ĐƯỢC ĐƠN GIẢN! (+ Phân tích công thức chi tiết)
Tự động hóa quy trình phải trả tài khoản có nghĩa là gì?
Tự động hóa các khoản phải trả là một phương tiện để giảm sự tương tác của con người trong quy trình tài khoản phải trả – hoặc phải trả thương mại – đồng thời loại bỏ các hoạt động dễ xảy ra lỗi. Điều này khả thi bằng cách tích hợp phần mềm tài khoản phải trả với mạng lưới kinh doanh internet kết nối kỹ thuật số các đối tác thương mại.
Quy trình của các tài khoản thủ công phải trả là gì?
Phương pháp thủ công mất thời gian và dễ mắc sai lầm tốn kém. Họ cần sự chú ý cẩn thận đến từng chi tiết và sự gia tăng khối lượng có thể làm quá tải quy trình thanh toán tài khoản thủ công, dẫn đến các vấn đề như; vấn đề tuân thủ, lỗi đối sánh hóa đơn hoặc lỗi trong quá trình khóa sổ cuối tháng.
- Quy trình tài khoản phải trả bắt đầu khi bộ phận tài chính nhận được hóa đơn cho bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp nào.
- Các hóa đơn này được đối chiếu với hàng hóa hoặc dịch vụ được giao sau khi chúng được nhận.
- Thanh toán cho hóa đơn phải được phê duyệt sau khi nhận được xác nhận từ bộ phận thích hợp.
- Trước khi xử lý thanh toán, nhân viên tài chính kiểm tra kỹ xem hóa đơn có tuân thủ các tiêu chuẩn tài chính và các tiêu chuẩn khác của công ty hay không.
- Sau đó, các hóa đơn được nhập thủ công vào hệ thống kế toán, với một bản sao vật lý được lưu giữ cho mục đích kiểm toán.
Sau khi tất cả những điều trên đã được thực hiện, việc thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp.
Nếu một lỗi thủ công đơn giản xảy ra trong bất kỳ quy trình nào trong số này, sẽ có sự chậm trễ đáng kể trong việc thanh toán. Hơn nữa, những khó khăn sẽ tiếp tục trở thành quả cầu tuyết, và mối quan hệ giữa các nhà cung cấp sẽ xấu đi.
Quy trình Tự động hóa Tài khoản Phải trả là gì?
Tự động hóa các khoản phải trả làm cho quy trình dễ dàng hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Nó rút ngắn chu kỳ thanh toán cho doanh nghiệp, quản lý các chính sách tài chính, tự động hóa quy trình phê duyệt và duy trì hồ sơ trong kho lưu trữ kỹ thuật số, giúp toàn bộ quy trình không cần giấy tờ.
Khi có hóa đơn, hệ thống sẽ so sánh từng chi tiết đơn hàng với đơn đặt hàng và thông tin nhận được để đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được yêu cầu và nhận là giống nhau. Sau đó hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến bộ phận tài khoản phải trả để xác minh.
Email tự động được gửi để thông báo cho mọi người về việc phê duyệt đang chờ xử lý. Hơn nữa, đơn đặt hàng, hóa đơn và phiếu giao hàng đã xác minh sẽ tự động được khớp ba chiều, giúp hệ thống kế toán của bạn luôn được cập nhật.
Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Nó hoạt động như thế nào?
Thật hấp dẫn để áp dụng tự động hóa AP cho mọi bước khả thi trong quy trình thanh toán tài khoản của bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ đạt được nhiều thành công hơn nếu đánh giá kỹ nhu cầu của mình. Có sáu lĩnh vực chính mà tự động hóa sẽ mang lại lợi ích cho công ty của bạn.
# 1. Chuyển sang lập hóa đơn điện tử
Nhận hóa đơn của nhà cung cấp hoặc yêu cầu thanh toán là bước đầu tiên bạn nên xem xét khi tự động hóa quy trình thanh toán tài khoản. Điều này rất quan trọng vì một lỗi trong quá trình xử lý hóa đơn có thể tàn phá toàn bộ hệ thống. Nó cũng khá phức tạp vì không có bất kỳ quy định toàn cầu nào liên quan đến cách bạn nên nắm bắt hóa đơn. Chúng có thể ở dạng PDF, JPG, PNG, DOCX, email, fax hoặc thậm chí hóa đơn giấy trong thư của bạn. Việc tổng hợp nhiều hóa đơn đó với việc phân loại và quét có thể khá tốn thời gian cho nhân viên của bạn
Vì vậy, bước đầu tiên trong quá trình tự động hóa xử lý hóa đơn là chuyển hoàn toàn sang hình thức hóa đơn điện tử. Làm việc với các nhà cung cấp và khách hàng của bạn để tự động thanh toán tất cả các hóa đơn. Điều này không chỉ làm giảm sự lộn xộn giấy tờ trong văn phòng của bạn mà còn làm cho việc “thất lạc” các tài liệu quan trọng trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Hệ thống nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một hệ thống nhận dạng các ký tự bằng cách sử dụng ánh sáng. Các chương trình này quét tài liệu để xác định và thu thập thông tin, cũng như tạo các bản sao có thể chỉnh sửa.
Sử dụng hệ thống hóa đơn OCR, bạn có thể làm nổi bật các yếu tố dữ liệu quan trọng và phân loại chi phí.
Đọc thêm: CHU KỲ KẾ TOÁN: Chu trình Kế toán là gì & Tất cả những gì bạn cần
# 2. Phê duyệt dễ dàng nhất có thể
Bởi vì trách nhiệm thay đổi, thủ tục phê duyệt các khoản phải trả có thể tạo ra các vấn đề lớn và các phần lỗi nếu bạn xóa tự động hóa khỏi bức tranh. Bất chấp tính chất bất tiện của quy trình, việc phê duyệt là điều cần thiết để kiểm tra chi phí và kiểm soát ngân sách. Thứ tự chung của mọi thứ là chuyển hóa đơn của nhà cung cấp đến bên liên quan để phê duyệt trước khi thanh toán.
Chà, điều này hoàn toàn có thể đạt được nếu và khi bạn quyết định tự động hóa quy trình xử lý Tài khoản phải trả của mình. Nếu một hóa đơn hàng tồn kho mới đến, trước tiên nó sẽ được gửi đến người khởi xướng đơn đặt hàng, sau đó đến trưởng bộ phận hoặc người quản lý, và cuối cùng là giám đốc tài chính hoặc quản trị viên tài chính để phê duyệt lần cuối. Mỗi người sẽ có dữ liệu rõ ràng và quy trình phê duyệt dễ dàng hoàn thành, quy trình này sau đó sẽ được chuyển cho người phê duyệt tiếp theo ngay lập tức. Sẽ không bị mất giấy tờ hay thời gian.
# 3. Loại bỏ mục nhập dữ liệu
Về cơ bản, đầu vào dữ liệu là một khía cạnh quan trọng của quy trình kế toán vì nó mang lại ý nghĩa cho nhiều bộ phận khác khi họ tìm kiếm các xu hướng và cách thức để tăng thu nhập. Nhập dữ liệu thủ công, trong khi cần thiết, cũng là một trong những quy trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tự động hóa có thể đóng một vai trò quan trọng.
Như đã nêu trước đây, hệ thống OCR giúp thu thập dữ liệu. Bạn có thể mở rộng tất cả các thủ tục phải trả tài khoản khác bằng cách cung cấp dữ liệu hóa đơn vào hệ thống OCR của mình. Nhập dữ liệu, không giống như các bước khác trong quy trình Tài khoản phải trả của bạn, là một hoạt động bạn có thể tự động hóa, điều này sẽ hữu ích ngay cả khi hóa đơn đã được hoàn tất. Bạn cũng có thể thực hiện phân tích hoặc điều tra trong tương lai dễ dàng hơn bằng cách tự động thu thập dữ liệu và lưu dữ liệu ở định dạng có thể truy cập được như bảng tính thông minh hoặc tệp CSV.
#4. Tự động đối sánh và xác minh
Bạn đã bao giờ thanh toán một hóa đơn chỉ để phát hiện ra rằng những gì bạn đặt hàng - hoặc những gì bạn nhận được - không chính xác như những gì bạn mong đợi? Nó khá phổ biến và ngay cả những điểm không chính xác nhỏ cũng có thể tăng lên. Việc đối sánh và xác nhận từng mục phải trả của tài khoản đảm bảo rằng mỗi hóa đơn là chính xác và bạn chỉ thanh toán cho những gì bạn đã đồng ý.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy sự bất thường trong tổng hàng hóa, số tiền thanh toán, ngày đến hạn và giá mỗi mặt hàng bằng cách tự động hóa phần này của quy trình thanh toán tài khoản của bạn (đối sánh và xác minh). Tính năng khớp hóa đơn tự động sẽ tìm kiếm hóa đơn và số đơn đặt hàng bằng công nghệ OCR, khớp các tổng số nhanh chóng và dữ liệu hỗ trợ để xác thực giao dịch mua.
Cho dù bạn khớp với đơn đặt hàng, giấy tờ nhận hàng hoặc bất kỳ số tài liệu hỗ trợ nào khác, việc tự động hóa quy trình này sẽ thu thập tất cả các tài liệu từ giao dịch mua vào một gia đình thuận tiện (và cho bạn biết khi có sự mâu thuẫn).
# 5. Tự động hóa thời gian - Tasuming Coding Tasks
Tự động hóa mã hóa và phân loại, bên cạnh nhập dữ liệu, có nhiều khả năng làm cho nhóm kế toán của bạn hài lòng nhất. Các khoản phải trả được phân loại bằng cách sử dụng một hệ thống được gọi là mã hóa Sổ cái (GL).
Mã hóa GL là một quá trình tốn nhiều thời gian để hỗ trợ việc xác định nhiều loại giá trị cho mỗi hóa đơn, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Nhà cung cấp
- Loại hóa đơn
- Số tiền
- Mã quốc gia
- Dòng sản phẩm
- Chi tiết vận chuyển
- Kho
- bộ
- Đơn vị kinh doanh
Số lượng mã hóa GL tăng theo cấp số nhân khi công ty của bạn phát triển và bạn nhận được nhiều hóa đơn hơn. Đó là một nỗ lực lớn của nhóm kế toán của bạn để hoàn thành theo cách thủ công và nó tạo cơ hội cho lỗi sẽ xảy ra mà không cần thông báo.
Thay vào đó, bằng cách sử dụng các quy tắc và nhận dạng cụ thể, việc mã hóa này có thể được tự động hóa. Bạn có thể áp dụng mã GL cho từng điểm dữ liệu cần thiết khi OCR của bạn xử lý dữ liệu từ mỗi hóa đơn. Bạn sẽ có mọi thứ được sắp xếp và sẵn sàng sử dụng khi cần phân tích chi tiêu hoặc tổng hợp dữ liệu về thuế.
Đọc thêm: KẾ TOÁN CPA: Kế toán CPA là gì? (+ Bảy khóa học trực tuyến miễn phí hàng đầu)
# 6. Chuyển giao dịch ACH sang thẻ thông minh
Một số nhà quản lý AP đang do dự khi chuyển chi tiêu AP của họ sang thẻ vì họ lo ngại rằng việc tự động phân loại sẽ không thể thực hiện được. Trái ngược với những niềm tin này, điều này có thể thực hiện được với một số giải pháp hiện có. Ngoài ra, các giao dịch này có thể được tự động phân loại dựa trên thẻ ảo đã chọn của nhà cung cấp.
Mặt khác, nếu bạn thanh toán cho nhà cung cấp qua ACH, chuyển khoản hoặc séc, thì tiền sẽ được trừ vào tài khoản của bạn ngay sau khi khoản thanh toán được hoàn tất. Với thẻ thông minh và phần mềm quản lý chi tiêu, bạn có thể tạo thẻ ảo cho phép bạn thanh toán trôi nổi, có nghĩa là tiền sẽ không rời khỏi tài khoản của bạn cho đến khi đến hạn thanh toán, cho phép bạn giữ tiền mặt lâu hơn.
Điều này cho phép các nhóm tài chính kiểm soát nhiều hơn các khoản thanh toán AP, cải thiện tính linh hoạt của dòng tiền và hợp lý hóa việc phân loại.
Tại sao bạn nên tự động hóa quy trình thanh toán tài khoản?
Xem xét mọi bước bất tiện trong quy trình thanh toán tài khoản của bạn, gần như rõ ràng tại sao việc tự động hóa nó lại quan trọng. Nhưng trong mọi trường hợp, chúng ta hãy cân nhắc những lý do này.
Rõ ràng, có một số lý do tại sao việc tự động hóa quy trình tài khoản phải trả sẽ có lợi cho bạn, nhưng chúng ta sẽ tập trung vào ba lý do chính hôm nay.
# 1. Tiết kiệm thời gian
Theo khảo sát từ các chuyên gia, trung bình:
- Một báo cáo chi phí mất 20 phút để hoàn thành.
- Một báo cáo chi tiêu tốn 58 đô la để xử lý.
- Lỗi thường được tìm thấy trong 19% các báo cáo.
- Mất 18 phút và tốn 52 đô la để sửa một báo cáo chi tiêu.
Bây giờ bạn có thể tưởng tượng nhóm của bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho các thủ tục thủ công mà có thể được dành tốt hơn để theo đuổi các mục tiêu của công ty bạn.
# 2. Giảm lỗi
Một chữ số đơn giản được hoán vị có thể biến khoản phí 29.50 đô la thành 92.50 đô la. Chắc chắn, 63 đô la có vẻ không nhiều, nhưng đó vẫn là số tiền mà công ty đang thua lỗ do lỗi của con người. Điều gì về biên lai bị thất lạc hoặc ước tính? Hoặc các hóa đơn bị chậm nộp hoặc được phê duyệt, làm cạn kiệt ngân sách trong tương lai?
Một mớ hỗn độn của các quy trình thủ công luôn tiềm ẩn lỗi của con người, điều này sẽ mài mòn các bánh răng vận hành của bạn và khiến bạn tốn kém thời gian và tiền bạc.
# 3. Ngăn ngừa sự giả dối
Nhân viên thường tránh được gian lận bằng cách sửa đổi hoặc phát minh bằng chứng. Theo ACFE, 55% kẻ lừa đảo che giấu tội ác của họ bằng cách ngụy tạo giấy tờ giả. Chỉ cần một vài lần nhấn phím hoặc một vài thao tác xóa để tạo báo cáo chi phí giả mạo hoặc thay đổi báo cáo hiện có. Vì vậy, về cơ bản, các phương pháp AP lỗi thời của bạn khiến bạn bị lừa đảo và khiến bạn mất hàng nghìn đô la.
Hệ thống tự động hóa AP là gì?
Tự động hóa tài khoản phải trả, hoặc tự động hóa AP, là quá trình mà các hoạt động tài khoản phải trả được thực hiện bằng kỹ thuật số sử dụng công nghệ, trái ngược với thủ công. Nó đã thay đổi cách thức mà các công ty xử lý và thanh toán hóa đơn.
Tại sao chúng tôi tự động hóa tài khoản phải trả?
Bằng cách tự động hóa nhiều quy trình hơn, chi phí trên mỗi hóa đơn có thể giảm đi rất nhiều. Nhiều hóa đơn có thể được xử lý và phê duyệt với rất ít sự trợ giúp từ mọi người. Điều này sẽ làm giảm chi phí xử lý từng mặt hàng xuống một lượng giúp tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp.
4 chức năng của tài khoản phải trả là gì?
Tính toán, viết ra các giao dịch kinh doanh, xử lý hóa đơn và kiểm tra dữ liệu tài chính để lưu giữ hồ sơ.
Ba cách để tự động hóa một quy trình là gì?
Một quy trình có thể được tự động hóa theo ba cách:
Tự động hóa các nhiệm vụ cá nhân.
Tự động hóa một quy trình hoàn chỉnh.
tự động hóa quy trình bằng phần mềm và phần cứng, .
Sự khác biệt giữa tài khoản phải trả thủ công và tự động là gì?
- AP thủ công cần nhập dữ liệu, xác minh thông tin hợp lệ và lưu trữ tài liệu. Ngay cả khi được thực hiện chính xác, những trách nhiệm bổ sung này vẫn tốn nhiều thời gian.
- AP tự động: với việc xử lý hóa đơn tự động, nhân viên AP không còn cần phải quản lý các hóa đơn đến.
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
- QUY TRÌNH KẾ TOÁN: Hiểu 8 bước trong chu trình kế toán
- CHU KỲ KẾ TOÁN: Chu trình Kế toán là gì & Tất cả những gì bạn cần
- Kế toán Sổ cái: Tất cả những gì bạn cần biết (+ Công cụ nhanh)
- Kế toán BDO: Tất cả những gì bạn cần biết (+ Chi tiết tiền lương)
- Quy trình bảo lãnh phát hành thủ công cho các khoản thế chấp, các khoản vay FHA & VA
