Là chủ doanh nghiệp, bạn nên làm quen với các thủ tục và thủ tục giấy tờ quan trọng kết nối bạn với khách hàng và nhà cung cấp. Hóa đơn có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau cho các hoạt động bên trong và bên ngoài của công ty bạn. Tiếp tục đọc để khám phá thêm về cách hoạt động của hóa đơn đối với doanh nghiệp.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là một tài liệu thương mại được đóng dấu thời gian, chia thành từng khoản và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường mô tả các điều khoản của giao dịch và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán khác nhau hiện có.
Ví dụ về hóa đơn bao gồm giấy biên nhận, hóa đơn bán hàng, phiếu ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.
Các thành phần cơ bản của hóa đơn
Ở mặt trước của hóa đơn phải ghi rõ đó là hóa đơn. Nó thường có một mã nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn, hữu ích cho cả tham chiếu nội bộ và bên ngoài. Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn bao gồm thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có vấn đề về thanh toán.
#1. Điều kiện
Hóa đơn bao gồm các điều khoản thanh toán cũng như thông tin về bất kỳ khoản giảm giá nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc chi phí tài chính tính cho các khoản thanh toán trễ. Nó cũng hiển thị giá đơn vị của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước vận chuyển, xử lý, vận chuyển và các khoản thuế liên quan cũng như tổng số tiền còn nợ.
#2. In ấn và tính thời gian
Các công ty có thể chọn gửi bảng sao kê cuối tháng hàng tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Trong trường hợp này, bảng kê phải tuyên bố rằng sẽ không có hóa đơn nào được gửi thêm. Trong lịch sử, hóa đơn được ghi lại trên giấy, với nhiều bản sao để cả người mua và người bán đều có hồ sơ giao dịch.
Hóa đơn do máy tính tạo ra hiện nay cực kỳ phổ biến. Chúng có thể được in theo yêu cầu hoặc phân phát cho mỗi bên qua email. Hồ sơ điện tử cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch theo số lượng, ngày tháng, mặt hàng hoặc khách hàng.
#3. Mẫu chuyên nghiệp
Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng dự thảo được cung cấp cho người mua trước khi vận chuyển hoặc giao hàng. Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn sẽ mô tả các mặt hàng được mua cũng như các thông tin quan trọng khác như trọng lượng vận chuyển và giá cước vận chuyển. Hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt cho mục đích hải quan đối với hàng nhập khẩu.
#4. Ngày thanh toán
Ngày lập hóa đơn là ngày và giờ mà các mặt hàng được lập hóa đơn và giao dịch được ghi chép hợp pháp. Do đó, ngày lập hóa đơn chứa thông tin thanh toán quan trọng vì nó xác định thời hạn ghi có và ngày đến hạn của hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp cung cấp tín dụng, chẳng hạn như net 30, cho biết phải thanh toán trong 30 ngày.
Tương tự, các tổ chức cho phép khách hàng trả lại đồ thường có thời hạn dựa trên một số ngày nhất định kể từ ngày mua, như được ghi trên hóa đơn.
#5. Hóa đơn điện tử
Người dân và doanh nghiệp đã thấy dễ dàng hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử như một giải pháp thay thế cho hóa đơn giấy kể từ buổi bình minh của kỷ nguyên máy tính. Hóa đơn điện tử, thường được gọi là hóa đơn điện tử, là một loại hóa đơn điện tử tạo ra, lưu trữ và giám sát các giấy tờ liên quan đến giao dịch giữa các bên. Vì vậy, đảm bảo rằng các yêu cầu của thỏa thuận của họ được đáp ứng.
Hóa đơn và biên lai, đơn đặt hàng, ghi nợ và ghi có, điều khoản và hướng dẫn thanh toán cũng như phiếu chuyển tiền là những ví dụ về chứng từ điện tử. Hóa đơn kỹ thuật số thường được gửi qua email, trang web hoặc ứng dụng. Trong số những lợi ích như sau:
- Sự kiên trì và khả năng phục hồi trước tổn hại về thể chất
- Việc tìm kiếm và sắp xếp các tên, từ khóa hoặc ngày tháng nhất định được thực hiện đơn giản.
- tăng cường khả năng kiểm toán
- Khả năng in ấn hoặc sao chép theo yêu cầu
- Khả năng thu thập dữ liệu và kinh doanh thông minh
- Giảm tiêu thụ giấy
Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều lựa chọn công nghệ và đầu vào khác nhau và được sử dụng như một từ chung để mô tả bất kỳ phương tiện nào xuất trình hóa đơn điện tử cho khách hàng để thanh toán. Để khuyến khích sự chấp nhận và hiệu quả, một số tiêu chuẩn hóa đơn điện tử như EDIFACT và UBL đã được thiết lập trên toàn thế giới.
Bao thanh toán hóa đơn là gì?
Bao thanh toán hóa đơn liên quan đến việc một công ty bán bất kỳ số lượng hóa đơn chưa thanh toán nào cho một công ty bao thanh toán với giá thấp hơn số tiền nợ. Đổi lại, phần lớn số tiền trong hóa đơn—lên tới 90%—sẽ được nhận trong vòng vài ngày làm việc, thay vì phải chờ thời hạn 30, 60 hoặc 90 ngày được đề cập trên hóa đơn. Trong hầu hết các thỏa thuận bao thanh toán, đơn vị bao thanh toán sẽ đảm nhận việc thu hóa đơn.
Khi doanh nghiệp bao thanh toán nhận được khoản thanh toán đầy đủ cho hóa đơn, họ sẽ thanh toán số dư còn nợ cho người bán trong khi vẫn giữ một tỷ lệ phần trăm trên toàn bộ số tiền trên hóa đơn làm doanh thu.
Quy trình bao thanh toán hóa đơn là gì?
Một giao dịch kinh doanh thông thường bao gồm việc một công ty thực hiện bán hàng, tạo hóa đơn và gửi cho khách hàng. Người mua thanh toán tiền mua hàng và công ty nhận được tiền sau ba mươi, sáu mươi hoặc chín mươi ngày sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao, như được nêu rõ trên hóa đơn.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu công ty rơi vào tình huống không thể chờ đợi vì bất kỳ lý do nào? Công ty có thể bán hóa đơn cho bên thứ ba mua hóa đơn chưa thanh toán với giá chiết khấu bằng cách sử dụng bao thanh toán hóa đơn. Yếu tố này thương lượng số tiền họ sẵn sàng trả và đồng ý về các thỏa thuận thanh toán. Thông thường, một phần thanh toán được trả trước, phần còn lại được thanh toán sau khi hệ số thu được.
Hãy nhớ rằng không phải mọi hóa đơn đều phù hợp để bao thanh toán. Hầu hết các yếu tố sẽ không mua hóa đơn đã quá hạn. Ngoài ra, nhiều người sẽ không mua hóa đơn có thời hạn thanh toán vượt quá 90 ngày.
Tầm quan trọng của bao thanh toán là gì?
Bao thanh toán làm giảm các vấn đề về dòng tiền trong thời kỳ yên tĩnh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế và người tiêu dùng thanh toán chậm. Hầu hết mọi chủ sở hữu công ty nhỏ đều trải qua nỗi lo lắng không biết liệu họ có thể trả lương hoặc thực hiện một nghĩa vụ kinh doanh quan trọng khác hay không. Việc thiếu tiền mặt cũng có thể ngăn cản công ty thanh toán cho nhà cung cấp của mình đúng hạn hoặc tận dụng cơ hội, chẳng hạn như hợp tác với một cửa hàng mới lớn trong thời gian nghỉ lễ hoặc phát triển trên toàn thế giới. Các công ty đang thiếu tiền mặt không có lựa chọn nào khác ngoài việc đưa ra những quyết định ngắn hạn có thể cắt đứt hoặc hạn chế tiềm năng dài hạn.
Ưu điểm của bao thanh toán hóa đơn
Một công ty có thể tìm kiếm bao thanh toán hóa đơn vì một số lý do. Dưới đây là năm trong số những điều quan trọng nhất:
#1. Tiền mặt được nhận nhanh chóng.
Các công ty hoạt động với các yếu tố của bên thứ ba thường nhận được một lượng đáng kể giá trị hóa đơn trong vòng vài ngày làm việc – đôi khi trong vòng 24 giờ. Dòng tiền ổn định đó có thể mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ hơn, đặc biệt là sự an tâm về khả năng giải quyết các nhu cầu ngắn hạn của họ.
#2. Loại bỏ khả năng gây xao lãng.
Những khách hàng thanh toán chậm - và tất nhiên, những khách hàng có hóa đơn quá hạn - có thể là gánh nặng lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ. Nếu chủ sở hữu phải theo dõi hóa đơn trễ, thì thời gian đó có thể được dành cho các khách hàng khác hoặc cho các hoạt động có giá trị cao hơn. Nếu bộ phận tài khoản phải thu xử lý các khoản thu, thời gian dành cho việc thanh toán chậm có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần.
#3. Phê duyệt được cấp nhanh hơn so với các khoản vay ngân hàng.
Các khoản vay ngân hàng hoặc hạn mức tín dụng hoàn toàn có khả năng kiếm được tiền mặt. Tuy nhiên, họ có thể mất nhiều thời gian để có được. Và, trong trường hợp của nhiều công ty nhỏ, có thể bị giới hạn ở mức hạn chế tiềm năng phát triển của công ty. Thủ tục phê duyệt bao thanh toán hóa đơn nhanh hơn đáng kể. Và do tính chất của hợp đồng, các yếu tố thường cung cấp nhiều tiền mặt hơn ngân hàng.
#4. Lịch sử tín dụng cá nhân của người sáng lập ít được xem xét kỹ lưỡng hơn.
Các khoản vay ngân hàng thường dựa một phần vào điểm tín dụng của người sáng lập. Điều này có thể khó khăn đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt nếu nguồn vốn của doanh nghiệp yêu cầu sử dụng rộng rãi thẻ tín dụng. May mắn thay, yếu tố hóa đơn quan tâm đến uy tín tín dụng của người tiêu dùng đã đặt hàng hơn là đến công ty có hóa đơn mà họ mua.
#5. Hỗ trợ các doanh nghiệp giao dịch với những người tiêu dùng và tài khoản mới quan trọng.
Một số khách hàng rất lớn và đáng tin cậy có lịch thanh toán quá dài đối với các doanh nghiệp nhỏ. Vấn đề chậm trễ thanh toán có thể cản trở khả năng thực hiện một đơn đặt hàng quan trọng, có khả năng thay đổi cuộc sống của họ, chẳng hạn như đơn đặt hàng từ chính phủ hoặc doanh nghiệp Fortune 500. Bao thanh toán hóa đơn có thể hỗ trợ họ thực hiện các đơn đặt hàng mới này.
Nhược điểm của bao thanh toán hóa đơn
Bao thanh toán có nhiều nhược điểm khác nhau mà công ty nên cân nhắc trước khi bán hóa đơn cho bên thứ ba. Sau đây là một số nhược điểm:
#1. Nó đòi hỏi một sự đầu tư thời gian đáng kể.
Các công ty bao thanh toán đôi khi cung cấp dịch vụ bao thanh toán “tại chỗ” hoặc chọn lọc, có nghĩa là họ cung cấp dịch vụ của mình cho một hóa đơn duy nhất. Tuy nhiên, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ bao thanh toán chỉ hợp tác với các tổ chức sẵn sàng chuyển phần lớn hoặc toàn bộ hóa đơn của họ. Đôi khi mức tối thiểu theo hợp đồng được thiết lập và sẽ bị tính phí nếu hóa đơn không đáp ứng mức tối thiểu đó.
#2. Nó có thể tốn kém.
Chi phí của một yếu tố, như các khoản vay ngân hàng, được xác định một phần bởi rủi ro được cảm nhận; tuy nhiên, với bao thanh toán, việc đánh giá tín dụng là của khách hàng của công ty chứ không phải của chính công ty. Ngay cả trong những trường hợp nguy cơ không thanh toán là không đáng kể, chi phí của một yếu tố thường cao hơn lãi suất vay ngân hàng vài điểm phần trăm.
#3. Rủi ro thanh toán không bị thay đổi.
Làm việc với một nhân tố có nghĩa là nhận được tiền mặt sớm hơn, nhưng nó không mang lại cho công ty sự bảo vệ trước người tiêu dùng không trả tiền. Nếu hóa đơn không được thanh toán, trừ khi thỏa thuận “không truy đòi” có hiệu lực, thông thường doanh nghiệp bán hàng phải trả lại số tiền mặt đã ứng trước theo hệ số. Tuy nhiên, việc bao gồm điều khoản này sẽ làm tăng chi phí của việc sắp xếp.
#4. Một số tương tác và hiển thị của khách hàng có thể bị kiểm soát ít hơn.
Trong hầu hết các thỏa thuận bao thanh toán, đơn vị bao thanh toán chịu trách nhiệm đảm bảo rằng hóa đơn được thanh toán. Đây là một phần giá trị của việc bao thanh toán – bớt đi một công việc phải suy nghĩ đối với một công ty bán hóa đơn. Tuy nhiên, nó cũng ngụ ý rằng công ty mất quyền kiểm soát cách xử lý nhu cầu thu nợ. Một yếu tố quá khích, tập trung vào nhu cầu ngắn hạn của chính nó, có thể có tác động tiêu cực đến nhận thức của khách hàng về công ty mà họ đã mua hàng. Sự hiện diện của một yếu tố cũng có thể khiến khách hàng tin rằng công ty thiếu các nguồn lực cần thiết để tiến hành kinh doanh.
Những nhược điểm này có thể quản lý được. Ví dụ, một công ty có thể chọn bao thanh toán bí mật, trong đó yếu tố đó thể hiện chính nó như một phần của bộ phận tài chính của công ty. Ngoài ra, đơn vị đó có thể chọn xử lý các hoạt động thu hóa đơn của riêng mình, ngay cả sau khi quyền sở hữu hóa đơn đã được chuyển giao cho một đơn vị bao thanh toán. Điều này được gọi là bao thanh toán “CHOCC”, viết tắt của “khách hàng xử lý việc kiểm soát tín dụng của chính mình”. Tuy nhiên, những phương pháp này đi kèm với những mối nguy hiểm riêng.
Tài trợ hóa đơn là gì?
Tài chính hóa đơn là một hình thức kế toán cho phép các công ty vay đối với các khoản phải thu của họ để kiếm tiền mặt nhanh chóng. Một công ty sử dụng tài trợ hóa đơn để có được khoản vay từ một công ty tài chính bằng cách sử dụng hóa đơn hoặc hóa đơn làm tài sản thế chấp.
Tài trợ hóa đơn so với bao thanh toán hóa đơn: Cả tài trợ hóa đơn và bao thanh toán hóa đơn đều là các phương pháp tạo ra tiền mặt từ các hóa đơn quá hạn. Tài trợ bằng hóa đơn tương tự như khoản vay có bảo đảm tiêu chuẩn ở chỗ nó có các điều khoản thanh toán cụ thể và lãi suất tích lũy trên số dư chưa thanh toán, nhưng khoản vay được bảo đảm bằng một hoặc nhiều hóa đơn. Tiền mặt doanh nghiệp nhận được từ bao thanh toán hóa đơn không phải là tiền vay. Đúng hơn, một công ty bao thanh toán, thường được gọi là nhân tố, “mua” hóa đơn và chịu trách nhiệm thu tiền.
Quy trình tài trợ hóa đơn là gì?
Trong thỏa thuận tài trợ hóa đơn, có ba bên tham gia: công ty phát hành hóa đơn, khách hàng nhận hóa đơn và nhà cung cấp dịch vụ tài chính. Để tận dụng tối đa hình thức tài trợ khoản phải thu này, công ty phải thương lượng các điều kiện với công ty tài chính và hy vọng rằng khách hàng của mình sẽ thanh toán trước ngày đến hạn hóa đơn - hoặc sớm hơn.
Cơ cấu tài trợ hóa đơn là gì?
Các thỏa thuận tài trợ bằng hóa đơn cũng tương tự như các khoản vay ngắn hạn ở một số khía cạnh. Ở dạng cơ bản nhất, việc tài trợ hóa đơn sẽ dựa trên một hóa đơn duy nhất, thường được gọi là khoản phải thu. Một công ty tài chính đóng vai trò là người cho vay ứng trước tiền mặt cho doanh nghiệp sở hữu hóa đơn sử dụng hóa đơn đó làm vật bảo đảm. Khi công ty được thanh toán, công ty sẽ trả lại số tiền vay ban đầu cho công ty tài chính, cùng với tiền lãi được tính dựa trên thời gian tồn đọng của khoản vay.
Ưu và nhược điểm của việc tài trợ bằng hóa đơn
Tài trợ bằng hóa đơn có thể cực kỳ có lợi cho các doanh nghiệp, cho phép họ tiếp tục hoạt động trong thời gian dòng tiền hạn chế và theo đuổi các khả năng thay đổi cuộc sống. Tuy nhiên, nó có những nhược điểm nhất định. Trước khi lựa chọn tài trợ hóa đơn, đội ngũ quản lý nên tìm hiểu cả hai bên.
Ưu điểm
Tài trợ bằng hóa đơn mang lại ba lợi thế chính, đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp mới có thể gặp trở ngại do giai đoạn phát triển ban đầu và nguồn lực hạn chế.
#1. Tiền nhanh chóng
Không có gì lạ khi các công ty trong các ngành cụ thể đạt được doanh thu và lợi nhuận cao trong khi phải vật lộn với dòng tiền. Tài trợ hóa đơn cho phép các doanh nghiệp B2B nhận được tiền ứng trước trên doanh thu đã nhận nhưng chưa thu được, thường trong vòng 24 giờ. Trong những trường hợp này, tài trợ bằng hóa đơn có thể làm giảm bớt những lo ngại của chủ sở hữu về dòng tiền và cho phép đội ngũ quản lý theo đuổi các sáng kiến quan trọng mà lẽ ra họ sẽ phải từ bỏ.
#2. Rất hữu ích trong trường hợp khẩn cấp
Thiên tai gây thiệt hại về hàng tồn kho, sự gián đoạn liên quan đến nhà cung cấp lớn hoặc sự phá sản của một khách hàng quan trọng – những sự kiện như thế này có thể nhanh chóng đưa doanh nghiệp vào trạng thái tồn tại. Nếu một công ty phải đối mặt với một trong những mối nguy hiểm hiện hữu này và không có nhiều tiền trong ngân hàng, thì tính thanh khoản nhanh chóng do tài trợ hóa đơn mang lại có thể cứu mạng.
#3. Các quy trình phê duyệt tương đối nhẹ nhàng
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển thiếu điểm tín dụng cần thiết để có được các khoản vay ngân hàng và hạn mức tín dụng. Điều này ít quan trọng hơn đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ tài trợ hóa đơn vì họ quan tâm đến xếp hạng tín dụng của khách hàng của công ty hơn là bản thân doanh nghiệp. Một công ty muốn tạm ứng tiền mặt trên hóa đơn của mình thường sẽ gặp ít thủ tục giấy tờ hơn và ít thắc mắc hơn.
Nhược điểm
Ngoài những lợi ích này, doanh nghiệp nên nhận ra ba nhược điểm chính của việc tài trợ hóa đơn:
#1. Giá cao
Tài trợ bằng hóa đơn là một phương pháp huy động vốn tương đối tốn kém. Phí xử lý và lãi suất hàng tuần, hoặc tỷ lệ hệ số, có thể dẫn đến APR cao hơn nhiều lần so với số tiền mà doanh nghiệp thường phải trả cho khoản vay ngân hàng.
#2. Tính không thể đoán trước của chi phí cuối cùng
Không chỉ là việc tài trợ bằng hóa đơn đắt hơn nhiều loại hình tài trợ khác. Một vấn đề liên quan là khi một công ty ký kết một thỏa thuận tài trợ hóa đơn, công ty thường không biết chi phí cuối cùng sẽ là bao nhiêu. Chi phí cuối cùng thường được xác định bằng tốc độ thanh toán hóa đơn của khách hàng. Việc thanh toán chậm trễ hơn dự kiến có thể làm mất đi mọi lợi nhuận từ việc bán hàng.
#3. Khả năng áp dụng bị hạn chế
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc tài trợ hóa đơn. Một doanh nghiệp phải hoạt động trong lĩnh vực B2B để việc sử dụng nó có ý nghĩa. Nó cũng phải có những khách hàng có xếp hạng tín dụng xuất sắc và có lịch sử thanh toán đúng hạn.
Hóa đơn dùng để làm gì?
Hóa đơn là tài liệu được người bán gửi cho người mua để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Nó theo dõi chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, đơn giá, tổng số tiền đến hạn cũng như các điều khoản và điều kiện được cả người bán và người mua đồng ý.
Hóa đơn có phải là biên nhận không?
Bởi vì hóa đơn và biên lai được phát hành ở các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng nên chúng phục vụ các chức năng khác nhau. Hóa đơn được phát hành trước khi khách hàng gửi thanh toán, trong khi biên lai được phát hành sau khi nhận được thanh toán. Hóa đơn đóng vai trò là yêu cầu thanh toán và biên lai đóng vai trò là bằng chứng thanh toán.
Hóa đơn có nghĩa là bạn đã thanh toán?
Hóa đơn có phải là bằng chứng cho thấy bạn đã được thanh toán không? Hóa đơn không ngụ ý rằng một công ty đã được thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty đã cung cấp cho khách hàng của mình. Hóa đơn thông báo cho khách hàng rằng họ phải thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã nhận được.
Ai thanh toán hóa đơn?
Hóa đơn được thanh toán bởi khách hàng.
Kết luận
Hóa đơn là một mảnh giấy được sử dụng để thông báo cho khách hàng về việc thanh toán đến hạn. Nó cũng phục vụ như một hồ sơ để công ty phát hành theo dõi các khoản phải thu của mình. Do hạn chế về công nghệ, hóa đơn trước đây chỉ được phát hành trên giấy. Hóa đơn điện tử gần đây đã trở nên phổ biến vì chúng tiết kiệm thời gian, tiền bạc và có thể được tạo và gửi tự động.
- Làm thế nào để đăng ký các khoản vay kinh doanh tốt nhất vào năm 2023 / Hướng dẫn từng bước
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi lại và Phần mềm Miễn phí
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ miễn phí hàng đầu năm 2023 (Đã cập nhật)
- HÓA ĐƠN CÓ Ý NGHĨA GÌ: Định nghĩa, Loại, Thành phần & Tại sao Nó Quan trọng
dự án
