Функціональна організаційна структура — це лише один тип командної структури, але всі підприємства, незалежно від розміру, потребують певної структури для успішної роботи. Компанії без встановленої організаційної структури мають проблеми з впровадженням бізнес-політики та продуктивною діяльністю.
Організаційна структура визначає, як певна діяльність спрямована на досягнення цілей вашої організації. Крім того, він надає чіткі ролі, процедури та ранги для працівників, що допомагає покращити координацію команди. Без офіційної організаційної структури вашим співробітникам може бути важко знати, кому вони мають офіційно підпорядковуватися в компанії та які менеджери за що відповідають.
Ключові моменти
- Функціональна організаційна структура організовує компанію на різні відділи на основі досвіду, спеціальності, навичок або пов’язаних ролей.
- Функціональна організація, як правило, є вертикальною ієрархією, де працівники підпорядковуються керівнику, який контролює їхні функції.
- Підприємства зазвичай працюють за функціональною структурою, оскільки вона об’єднує людей, які мають схожі знання.
- Великі компанії є найкращими для функціональної організаційної структури, оскільки вони складаються з багатьох людей з однаковими знаннями.
- Одним із найбільш істотних недоліків функціональної організаційної структури є можливість ізоляції від інших відділів.
Що таке функціональна організаційна структура?
Функціональна організаційна структура — це поширений тип бізнес-структури, який організовує компанію на різні відділи на основі сфер знань, групуючи працівників за спеціальністю, навичками або пов’язаними ролями. Він базується на рівнях ієрархії, які включають різні відділи під керівництвом призначених керівників.
У цьому типі організаційної структури підприємства організовані відповідно до їхніх ролей і навичок у менші групи або відділи. Це може включати, наприклад:
- продажів
- marketing
- виробництво
- IT
- фінансування
- операції
Окремі особи, групи та лінійні керівники групуються в спеціалізовані відділи, де вони підпорядковуються керівнику відділу, наприклад, директору з продажу. Команда вищого керівництва підприємства зазвичай складається з кількох функціональних керівників, наприклад, головного фінансового директора, директора з маркетингу або керівника операцій.
Підприємства зазвичай працюють за функціональною структурою, оскільки вона об’єднує людей, які мають схожі знання, і коли використовується в командному середовищі, допомагає компаніям досягати своїх цілей. Зазвичай це найкраще працює для великих компаній, у яких працює кілька людей зі схожими ролями. Коли у відділах є співробітники, організовані за їхніми навичками та відповідними функціями в компанії, власники бізнесу мають більше часу, щоб зосередитися на своїх загальних цілях, тоді як керівники відділів керують цілями своєї команди.
ПОБАЧИТИ: Просте розподіл цілей і цілей і способів їх встановлення
У невеликих компаніях може бути недостатньо працівників із відповідними навичками, щоб виправдати їх групування в окремі відділи.
Розуміння функціональної організаційної структури
Функціональна організація, як правило, є вертикальною ієрархією, де працівники підпорядковуються керівнику, який контролює їхні функції. Потім цей менеджер може підпорядковуватися іншій функціональній керівній ролі. Наприклад, усі працівники, відповідальні за продажі, підпорядковуються менеджеру з продажу, а той — віце-президенту з продажу. Функціональні відділи зазвичай працюють роз’єднано, оскільки кожна група має власну незалежну вертикальну структуру управління.
Співробітники кожного функціонального відділу спілкуються один з одним, замість того, щоб мати справу зі співробітниками інших функціональних відділів. Ключовою роллю управлінської команди є координація з іншими керівниками та передача інформації в усій організації. Наприклад, менеджер з обслуговування клієнтів повідомляє про ініціативи та результати з менеджерами з продажу, маркетингу та виробництва.
Потім ці менеджери передають будь-яку відповідну інформацію своїм відповідним командам.
ЧИТАЙТЕ: Командна робота на робочому місці: від переваг і стратегій до ефективного лідерства
Усі повноваження, такі як розподіл ресурсів, прийняття рішень, встановлення цілей і розподіл бюджету, належать функціональному менеджеру. Коли працівник стикається з будь-якими перешкодами або потребує керівництва, першим кроком є обговорення проблеми з його функціональним керівником. Тоді менеджер може вирішити передати проблему на ескалацію.
Компанії з функціональною організаційною структурою, як правило, мають такі характеристики.
- Існує ієрархічна структура зверху вниз. У більшості функціонально структурованих компаній є команда вищого керівництва, яка наглядає за компанією в цілому, але майже всі інші співробітники є частиною окремого відділу.
- Керівники відділів підпорядковуються вищому керівництву. У кожному відділі компанії — продажах, продуктах чи ІТ — є керівник відділу, який або є частиною вищого керівництва, або безпосередньо підпорядковується їм.
- Співробітники спеціалізуються на певних завданнях. Працівників у функціонально структурованих компаніях наймають за їхній досвід у певній навичці. Вони рідко виходять за межі своєї ролі, щоб допомогти в роботі іншого відділу.
Який тип компанії найкраще підходить для функціональної організаційної структури?
Великі компанії є найкращими для функціональної організаційної структури, оскільки вони складаються з багатьох людей з однаковими знаннями. Групування членів команди за знаннями оптимізує та зосереджує увагу на більших компаніях, а управлінський аспект функціональної організаційної структури означає, що є хтось, кому члени команди можуть поставити запитання.
ПОБАЧИТИ: Командоутворення: найкращі командоутворення для малих груп
Менші компанії можуть вважати функціональну організаційну структуру надто обмежувальною та загалом непотрібною. Однак ви можете прийняти функціональну організаційну структуру для свого малого бізнесу, якщо ви:
- Виробляти обмежену кількість товарів/послуг. Цей тип компаній має вузьку спрямованість, тому їм доцільно зосередити своїх працівників на їхніх сферах знань. Компанія, яка пропонує цілий спектр послуг/товарів, повинна мати багато функціональних груп, і це може стати величезним, а також бути неефективним через відсутність зв’язку між групами.
- Зосередьтеся на наданні експертних послуг. Як ми зазначали вище, основною перевагою функціональної організаційної структури є те, що вона концентрує досвід членів команди. Це дуже корисно, якщо ви пропонуєте послуги експертів, оскільки ваші клієнти здебільшого піклуються про рівень знань, який ви можете їм запропонувати, а об’єднана сила досвіду функціональної групи дасть вам велику перевагу.
Прийняття функціональної організаційної структури
Приклад функціональної організаційної структури
Ось вигаданий приклад організації, яка прийняла функціональну організаційну структуру:
Компанія Arnis Inc., яка спеціалізується на розробці інноваційних програмних рішень для бізнесу, прийняла функціональну організаційну структуру для оптимізації своєї діяльності та підвищення ефективності. Ось як організована структура:
- Дослідження
- дизайн
- розробка
- Маркетинг
- Фінансові установи
- HR
В Arnis Inc. кожен відділ спеціалізується на певному аспекті бізнесу, що забезпечує більшу ефективність і досвід у кожній функціональній сфері. На чолі відділу стоїть функціональний менеджер, якому підпорядковуються члени команди. Потім ці функціональні керівники звітують перед своїми менеджерами, які потім звітують перед генеральним директором.
Функціональна структура забезпечує чіткі лінії зв’язку та відповідальності, полегшуючи керування великомасштабними операціями.
Переваги впровадження функціональної організаційної структури
Функціональна організаційна структура є найпоширенішою з трьох організаційних структур, прийнятих більшістю компаній. Компанії організовані за співробітниками функціональних груп відповідно до їх діяльності в організації. Співробітники відділу кадрів мають власний відділ кадрів, наприклад, як і працівники відділів продажів, маркетингу, фінансів і технічної підтримки.
ПОБАЧИТИ: СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЛЮДСЬКИМИ РЕСУРСАМИ: Детальний посібник із використання HRMS
Нижче наведено переваги організації вашої компанії таким чином:
Гнучкість та адаптованість
Основною перевагою функціональної організаційної структури є її гнучкість і адаптивність.
Оскільки він заснований на відділах або функціях, його можна легко модифікувати або адаптувати до мінливих потреб і обставин без значних зусиль з реструктуризації. Це робить його ідеальним для динамічних компаній, які повинні залишатися гнучкими, щоб залишатися конкурентоспроможними у своїй галузі. Це також дозволяє підприємствам швидко реагувати на зміни в вимогах клієнтів, ринкових умовах, технологіях тощо. Це може бути надзвичайно корисним у конкуренції з більшими організаціями, які мають у своєму розпорядженні більше ресурсів.
Спеціалізація
Іншою очевидною перевагою функціональної організації є те, що групування співробітників за спеціалізацією забезпечує надійний рівень компетенції відділу. Це особливо актуально для великих організацій, які мають кілька функціональних рівнів у відділі – наприклад, окрема технічна група, яка стежить за технічними проблемами, які не вирішила основна група технічної підтримки по телефону.
Для членства в цій групі може знадобитися ступінь бакалавра інформатики, рекомендація менеджера та мінімальна кількість років досвіду роботи. Це гарантує, що питання підтримки, передані групі супроводу, вирішуються повністю кваліфікованим персоналом, що підвищує задоволеність клієнтів і їх утримання.
ПОБАЧИТИ: ЗАДОВОЛЕННЯ КЛІЄНТІВ: найкращий посібник для стартапів у 2023 році
Ефективність
Ще однією ключовою перевагою функціональної організаційної структури є її спрямованість на ефективність.
Організувавши свій бізнес у відділи на основі різних функцій, таких як продажі, маркетинг, фінанси тощо, ви можете переконатися, що кожен відділ матиме точні ресурси та персонал, необхідні для ефективного виконання своїх завдань. Це допомагає зменшити витрати, оскільки працівникам не потрібно витрачати час на навчання новим навичкам або намагатися з’ясувати, як найкраще використовувати обмежені ресурси.
Крім того, зосередження кожного відділу на одному конкретному завданні зменшує надлишковість і гарантує, що всі працюють разом для досягнення спільної мети замість дублювання зусиль або роботи з перехресними цілями один з одним.
Оперативна швидкість і чіткість
Пов’язаною перевагою такого роду організаційної спеціалізації є операційна швидкість. Загалом, старший технічний спеціаліст вирішить проблему підтримки швидше, ніж хтось із меншим досвідом. Ймовірно, вони теж швидше навчать нових співробітників.
Розподіл робочої сили за функціями також уточнює організаційну відповідальність і розподіл завдань. Це, як правило, усуває дублювання завдань, які витрачають час і зусилля, і полегшує керівництву скеровувати роботу відповідним працівникам.
Розподілення ресурсів
Нарешті, функціональна організаційна структура також полегшує розподіл ресурсів, оскільки кожен відділ має доступ саме до тих ресурсів, які йому потрібні, коли вони їм потрібні.
Це усуває потребу керівників або керівників у мікроуправлінні співробітниками, гарантуючи, що вони мають доступ лише до того, що їм потрібно в той час, коли їм це потрібно, не витрачаючи цінні ресурси на завдання, які в даний момент не потрібні. Ваш бізнес працюватиме настільки ефективно, наскільки це можливо, але матиме можливість швидко пристосуватися, якщо це необхідно, через зовнішні фактори, такі як зміни попиту клієнтів або ринкових умов.
ПОБАЧИТИ: РОЗПОДІЛ РЕСУРСІВ В УПРАВЛІННІ ПРОЕКТАМИ: все, що вам потрібно знати
Недоліки функціональної організаційної структури
Сегрегація
Одним із найбільш істотних недоліків функціональної організаційної структури є можливість ізоляції від інших відділів.
Наявність у відділах співробітників, які спеціалізуються на певних сферах роботи, означає, що команди стають ізольованими. Співробітники в різних командах не мають можливості зустрітися та поділитися думками, що може призвести до обмеженої співпраці, відсутності командоутворення та загального розриву між відділами.
Це також може призвести до відсутності розуміння того, як кожен відділ працює разом для досягнення спільних цілей.
Ослаблення спільних зв'язків
Наявність спільної організаційної мети покращує моральний стан співробітників і продуктивність, а також є важливим показником успіху організації. Коли кожна група спеціалістів у функціональній організації є відносно ізольованою, спільний зв’язок, який підкреслює єдину головну організаційну мету, майже неминуче слабший, ніж в організації, де регулярно взаємодіють різні види працівників.
Труднощі з адаптацією до змін
Іншим потенційним недоліком функціональної організаційної структури є її труднощі з адаптацією до змін.
Оскільки кожен відділ працює окремо, внесення змін або впровадження нових процесів може бути важким і трудомістким, оскільки перед тим, як щось можна буде запровадити в цілому, необхідно проконсультуватися з кожним відділом окремо. Крім того, якщо команди занадто зосереджені на окремих завданнях, а не на спільній роботі, вони можуть мати труднощі, коли зіткнуться з неочікуваними труднощами або змінять напрямок з боку керівництва.
Відсутність координації
У ідеальній функціональній організації завдання кожної групи не вимагатимуть участі інших функціональних груп, але це часто не так. Оскільки спілкування стає все більш домінуючим в організаціях, ізольовані групи можуть працювати неефективно або навіть зазнавати невдачі, тому що вони не мають інституційно визнаного способу донесення до інших функціональних груп потреб і проблем, які могли б допомогти.
У деяких випадках керівники інших функціональних груп можуть не відреагувати корисно або несвоєчасно, тому що «це не наша проблема». До моменту встановлення потреби у співпраці момент, коли співпраця була б найбільш ефективною, міг уже минути.
Відсутність інновацій
Нарешті, креативність та інновації співробітників можуть постраждати у функціональній організаційній структурі через її жорсткий характер і фокус на спеціалізації, а не на співпраці.
Без ознайомлення з різними точками зору чи ідеями з інших відділів співробітники можуть застрягти в «колії ідей», де немає місця для зростання чи нових підходів до вирішення проблем і прийняття рішень. Крім того, без доступу до зворотного зв’язку від інших відділів або зацікавлених сторін, команди можуть мати труднощі з визначенням областей для вдосконалення або розробки креативних рішень, які могли б принести користь організації в цілому.
Територіальні суперечки
Іншим недоліком функціональної організації, тісно пов’язаним із неспроможністю функціональних груп співпрацювати одна з одною, є можливість виникнення територіальних суперечок. Ці суперечки можуть бути пов’язані з розбіжностями щодо цілей, бюджетною конкуренцією або будь-якою кількістю питань, які виникають через зіткнення его, яке відбувається, коли кожен відділ має свою окрему функціональну структуру або коли відсутнє сильне відчуття спільної мети.
Інші типи організаційних структур
Крім функціональної організаційної структури існують інші типи організаційних структур. Давайте подивимося на них:
Продуктова або ринкова структура
Поряд із функціональною структурою, структура, заснована на продукті або ринку, є ієрархічною, вертикальною та централізованою. Однак замість того, щоб бути структурованим навколо типових ролей і посадових функцій, він структурований навколо продуктів або ринків компанії. Така структура може принести користь компаніям, які мають кілька продуктових ліній або ринків, але її може бути важко масштабувати.
Це також може сприяти неефективності, якщо команди продукту або ринку мають схожі функції. Крім того, без хорошої комунікації між командами компанії ризикують стати несумісністю між різними командами, які працюють над продуктом/ринком.
Кругова структура
Подібно до функціональної та продуктової структури, циклічна структура також є централізованою та ієрархічною, але замість того, щоб відповідальність і повноваження приймати рішення стікали вниз по вертикалі, відповідальність і повноваження приймати рішення випливають із центру.
Кругова структура може сприяти спілкуванню та співпраці, але також може вводити в оману, особливо для нових співробітників, оскільки немає чіткого ланцюга команд.
Матрична структура
З матричною організаційною структурою існує кілька зобов’язань звітності. Наприклад, фахівець з маркетингу може мати зобов’язання звітувати в групах маркетингу та продуктів. Матрична структура забезпечує гнучкість, забезпечує спільне використання ресурсів і сприяє співпраці всередині компанії.
Однак організаційна структура може бути складною, тому це може призвести до плутанини у підзвітності та спілкуванні, особливо серед нових працівників.
ЧИТАЙТЕ: Створення гнучких організацій за допомогою гнучких організаційних схем
Процесно-орієнтована структура
Структура, заснована на процесі, структурована таким чином, що відповідає життєвому циклу продукту або послуги. Він схожий на функціональну структуру.
Наприклад, структуру, засновану на процесах, можна розбити на дослідження і розробки, створення продукту, виконання замовлень, виставлення рахунків і обслуговування клієнтів. Така структура може сприяти ефективності, командній роботі та спеціалізації, але також може створювати бар’єри між командами, якщо комунікації не надається пріоритет.
Географічна структура
Географічна структура є хорошим варіантом для компаній із широким географічним охопленням у галузі, де важливо бути ближче до своїх клієнтів і постачальників. Географічна структура дозволяє компанії створювати індивідуальні організаційні структури, які відповідають культурі, мові та професійним системам місця розташування.
З широкого погляду це виглядає дуже схожим на структуру на основі продукту.
Органічна структура
На відміну від вертикальних структур, ця структура полегшує спілкування між усім персоналом. Він найскладніший, але може бути і найпродуктивнішим. Хоча може бути складно дізнатися, хто має повноваження приймати рішення, це також може сприяти розвитку позитивної корпоративної культури, оскільки працівники не відчувають, що у них є «начальство».
Ця структура також може бути більш економічно ефективною, оскільки зменшує потребу в менеджерах середньої ланки.
ЧИТАЙТЕ: 10 типів організаційних структур компанії
Навіщо в першу чергу організаційна структура?
Кожна компанія потребує організаційної структури — усвідомлюють вони це чи ні. Організаційна структура – це те, як компанія делегує ролі, обов’язки, посадові функції, підзвітність і повноваження щодо прийняття рішень. Він часто показує «ланцюг команд» і те, як інформація переміщується всередині компанії.
Наявність організаційної структури, яка відповідає цілям і завданням вашої компанії, є надзвичайно важливою з таких причин:
- Члени команди повинні знати, хто в чому бере участь і хто за що відповідає, щоб знати, з ким спілкуватися і кому направляти запитання.
- Коли компанія структурована, люди відчувають відповідальність за якісне виконання своєї роботи, оскільки є більша підзвітність. Якщо офіційної структури немає, завдання можуть відійти на другий план, оскільки жодна група не відчуває за них відповідальності.
- Кожній компанії потрібна якась ієрархія влади. Якщо всі рівні, приймати рішення чи впроваджувати необхідні політики нелегко.
Однак єдиної «правильної» організаційної структури не існує. Вирішуючи, яка структура буде найкращою для вашої компанії, враховуйте наступне:
- Поточні ролі та команди в компанії. Як зараз організовані робочі функції? Чи сприяє це спілкуванню та продуктивності? Це заважає чи сприяє зростанню співробітників?
- Ваш стратегічний план. Які короткострокові та довгострокові цілі вашої компанії?
- Зворотній зв'язок від співробітників, керівництва та інших зацікавлених сторін. Що у вашій компанії говорять про структуру компанії? Які відгуки ви маєте від інших зацікавлених сторін, таких як клієнти та постачальники?
- Вирівнювання. Яка структура найкраще підтримуватиме ваші стратегічні плани та відповідатиме на отримані відгуки?
Співробітники хочуть розуміти свої посадові обов’язки, кому вони звітують, які рішення вони можуть і повинні приймати, і як вони взаємодіють з іншими людьми та командами в компанії. Організаційна структура створює цю структуру.
Підвищення ефективності: як організаційна структура впливає на розвиток вашого бізнесу
Що входить у функціональний дизайн офісу?
ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА КОМПАНІЇ: значення, типи та приклади
Розробка бізнес-стратегії в Нігерії: корисний посібник
ЯК СТАТИ БІЗНЕС-АНАЛІТИКОМ: Як стати бізнес-аналітиком без досвіду (посібник 2024)
посилання
