Ви коли-небудь замислювалися про те, як структура вашої компанії впливає на потенціал зростання вашої організації? Що ж, це саме те, про що ми сьогодні й поговоримо. Як людина, яка має чималий досвід у світі управління бізнесом, я зрозумів, наскільки важливою є організаційна структура для підвищення ефективності та, зрештою, сприяння розвитку бізнесу.
Ключові винесення
Ефективна організаційна структура може спростити бізнес-операції, розширити можливості працівників, покращити швидкий процес прийняття рішень, підвищити інновації та продуктивність на робочому місці. Ця гнучкість і спритність призведуть до сталого зростання бізнесу
Розуміння організаційної структури компанії
Коли справа доходить до організаційної структури, це стосується того, як ваша компанія функціонує в цілому. Думайте про це як про основу, яка тримає все разом. Організаційні структури визначають ролі та цілі співробітників, перед ким вони звітують і як приймаються всі рішення.
Організаційна структура також стосується того, як компанія розподіляє свої ресурси, ролі та обов’язки для досягнення своїх бізнес-цілей. Ефективна структура – це така, яка оптимально розподіляє ресурси, сприяє чіткій комунікації та дозволяє швидко приймати рішення
Коли я тільки почав займатися бізнесом, я був частиною невеликої команди, де кожен виконував кілька ролей. Я був такий неорганізований. Однак на той час, коли компанія пережила зростання, мені призначили одну посаду. Саме в цей момент я дізнався, що для організації важливо визначити свої ролі та обов’язки. В результаті компанія стала більш ефективною та інноваційною, а також зросла загальна продуктивність.
Подібно до того, як змінюється світ бізнесу, організаційні структури компанії також повинні змінитися, щоб стати більш гнучкими. Щоб організація підтримувала свою ефективність у довгостроковій перспективі, вона спочатку повинна бути достатньо гнучкою, щоб скорегувати та адаптувати свою організаційну структуру відповідно до цих змін без зниження основної продуктивності.
Функції організаційної структури
Організація може стати більш ефективною та продуктивною, якщо її правильно структурувати. Нижче наведено кілька способів організаційної структури та функцій, які можуть підвищити загальну ефективність компанії:
#1. Спростіть спілкування та координацію
Щоб організація була ефективною, вона повинна забезпечити ефективну комунікацію. Тобто кожен знає, до кого за чим звертатися. Чітка комунікація зменшує непотрібні пересування й забезпечує плавне завершення проектів.
#2. Пристосований до змін
Ефективна організація повинна гарантувати, що її структура є гнучкою, щоб адаптуватися до змін і протистояти їм. Ефективна організаційна структура дозволяє підприємствам швидко адаптуватися до змін у бізнес-практикі, щоб гарантувати, що вони залишаються актуальними. Це може бути технологічний прогрес та інші зовнішні фактори
#3. Визначте ролі та обов’язки
Коли організації мають ефективну структуру, ролі та обов’язки кожної зацікавленої сторони будуть чітко визначені, що зменшить плутанину або дублювання зусиль. Тоді кожен член команди може зосередитися на своїх конкретних завданнях. Це може ще більше підвищити продуктивність в організації
#4. Оптимальний розподіл ресурсів
Ефективні організаційні структури гарантують, що організація досягає оптимального розподілу ресурсів, гарантуючи, що наявні ресурси використовуються для стратегічних проектів. По суті, організації можуть скоротити непотрібні витрати та забезпечити спрямування ресурсів на проекти, які є найбільш значущими для бізнес-цілей компанії
#5. Кращі процеси прийняття рішень
Завдяки чіткій та ефективній організаційній структурі організація може мати швидкий процес прийняття рішень. Немає необхідності шукати низку схвалень на всіх рівнях управління, перш ніж прийняти рішення.
Я пам’ятаю час, коли точилася низка дискусій щодо виходу на новий ринок. Ми змогли швидко вирішити це після консультацій із ключовими зацікавленими сторонами завдяки нашій чітко визначеній організаційній структурі.
#6. Розширення прав і можливостей співробітників
Ефективна організаційна структура надасть співробітникам можливість самостійно приймати рішення в рамках визначених ними ролей. Це покращує залучення співробітників, сприяє підвищенню креативності та сприяє успіху цілей компанії.
Вплив на зростання бізнесу
#1. Спростіть бізнес-операції для масштабованості
Діяльність підприємства зростає в міру його розширення. Але коли у вас є правильна організаційна структура, розширити масштаб стає дуже легко. Ви можете швидко адаптуватися до цих змін і без особливих проблем використовувати нові можливості.
Коли гігант електронної комерції Amazon розширив свої бізнес-операції, він запровадив децентралізовану організаційну структуру. Завдяки цьому компанія змогла спростити свою діяльність і розширити її на різних ринках і категоріях продуктів. Зрештою, вони змогли зберегти свою позицію лідера в галузі роздрібної торгівлі, адаптуючись до мінливих потреб споживачів
#2. Створення основи для інновацій та адаптивності
У сучасному мінливому діловому світі інновації є ключовими для того, щоб бути на випередженні. Гнучка організаційна структура заохочує креативність і дозволяє підприємствам швидко адаптуватися. Прикладом інноваційної та адаптивної компанії є Google.
Використовуючи матричну організаційну структуру, він заохочує міжфункціональну співпрацю між різними командами. Таким чином, Google продовжує бути інноваційним, від вдосконалення алгоритмів пошуку до безпілотних автомобілів.
Крім того, вони залишаються в авангарді технологічних інновацій і продовжують підтримувати свою конкурентну перевагу на світовому ринку.
#3. Підтримка зусиль щодо розширення та диверсифікації
Незалежно від того, чи збираєтеся ви виходити на нові ринки чи диверсифікуєте пропозицію своїх продуктів, ефективна організаційна структура забезпечить вашому бізнесу стабільність, необхідну для ризику та впевненого пошуку можливостей зростання.
McDonald's став одним з найбільш впізнаваних і прибуткових брендів у всьому світі. Вони є ще одним гарним прикладом бренду, який добре продумана організація підтримує у своїх зусиллях щодо розширення та диверсифікації. McDonald's запровадив ієрархічну організаційну структуру, коли вийшов на нові ринки та урізноманітнив своє меню.
Завдяки цій структурі вони змогли приймати ефективні рішення, а також успішно адаптувати свою бізнес-модель до місцевих уподобань, зберігаючи незмінні стандарти якості у своїй глобальній мережі франшиз.
Тепер, коли ви знаєте вплив діаграми ефективної організаційної структури, нижче наведено кілька способів оцінити ефективність наявних структур:
Використання схем організаційної структури
Тепер поговоримо про діаграми організаційної структури. Це ті дивовижні діаграми, які показують, хто перед ким звітує та як інформація потікає в організації. Схеми організаційної структури функціонують як важливий інструмент, який підвищує ефективність компанії.
Діаграми організаційної структури – це візуальне представлення ієрархії компанії та робочих процесів звітності. Вони допомагають працівникам зрозуміти, де вони вписуються в загальну картину та до кого вони можуть звернутися за підтримкою чи вказівками. По суті, діаграми організаційної структури сприяють ефективності, комунікації тощо всередині організації. Компанії можуть ефективно використовувати ці діаграми для оптимізації своїх операцій, максимізації продуктивності та стимулювання сталого зростання.
Переваги використання діаграм організаційної структури
#1. Чіткість і прозорість
Діаграми організаційної структури показують ієрархію компанії, визначаючи зв’язки звітності, підрозділи відділів і склад команди. Ця прозорість також гарантує, що всі працівники розуміють свої ролі та обов’язки в організації.
Коли я почав працювати в маркетинговому агентстві, я почувався трохи розгубленим. Хто перед ким звітує? Хто чим займається? Усе це було трохи заплутаним, поки я не вивчив схему організаційної структури. Тоді я зміг побачити загальну картину та зрозуміти, яке я місце в компанії. Це полегшило навігацію в офісі, і моя впевненість зросла, оскільки я став упевнений у своїй позиції
#2. Полегшення спілкування
Окреслюючи лінії підзвітності та командні структури, організаційні діаграми можуть сприяти спілкуванню та співпраці між відділами. Співробітники можуть легко визначити ключових зацікавлених сторін і осіб, які приймають рішення. Це дозволить їм ефективно спілкуватися та звертатися за допомогою у разі потреби. Це зменшує затримку та сприяє швидкій передачі інформації.
Одного разу ми грали в тег електронної пошти, коли шукали схвалення від різних відділів. Це був головний біль, поки ми не почали використовувати діаграму організаційної структури. Щоразу, коли ми не були впевнені, кому що потрібно підписати, ми консультувалися під час зустрічей. Раптом рух вперед-назад сповільнився до зупинки, і отримати схвалення стало легше
№3. Ефективний розподіл ресурсів
Схеми організаційної структури можуть допомогти вищому керівництву ефективно розподіляти ресурси, визначаючи сфери, де такі ресурси потрібні більше, таким чином максимізуючи продуктивність.
Мій керівник проекту одного разу поскаржився на жонглювання ресурсами як частину роботи. Але не завжди було легко дізнатися, хто для чого доступний. Потім, за допомогою діаграми організаційної структури, ми змогли побачити, які команди були переповнені, а які ні. Стало легше розподіляти завдання та підтримувати проекти.
#4. Виявлення вузьких місць і прогалин
Використовуючи діаграми організаційної структури, підприємства також можуть визначити потенційні вузькі місця та прогалини у своєму робочому процесі. Крім того, він може показати області збігів або неефективності, і це допоможе керівництву впровадити цільові рішення для оптимізації процесів і підвищення ефективності роботи.
Одного разу, під час бурхливого запуску продукту, ми зіткнулися з проблемою, коли дійшло до остаточного підтвердження від юридичної групи. Здавалося, наші електронні листи не надходять на відповідний канал. Однак, коли ми ознайомилися зі схемою організаційної структури, ми зрозуміли, що в системі командування бракує ланки. Завдяки швидкій адаптації ми швидко повернулися на правильний шлях.
#5. Введення та навчання
Схеми організаційної структури відіграють вирішальну роль у адаптації нових співробітників та сприянні їх інтеграції в компанію. Коли компанії показують новачкам візуальну дорожню карту структури організації, організації можуть пришвидшити процес адаптації та переконатися, що нові працівники розуміють своє місце в компанії. Крім того, ці діаграми служать цінними інструментами для навчання, оскільки вони дозволять співробітникам ознайомитися зі структурою організації та покажуть їм швидкий спосіб більш ефективної навігації внутрішніми процесами.
Коли я прийшов у маркетингову компанію, схема організаційної структури була моїм найкращим другом. Я бачив, хто був «рушієм» і «потрясачем», до кого звертатися по допомогу і де я вписуюсь у велику схему речей. Це змусило мене відчути себе частиною команди з першого дня.
#6. Планування спадкоємності
Відображаючи ієрархію лідерства та канали талантів, компанії можуть завчасно виявляти та навчати майбутніх лідерів. Це забезпечує безперервність і стабільність бізнесу під час перехідних періодів або змін.
№7. Постійне покращення
Нарешті, коли підприємства регулярно переглядають і оновлюють схеми своєї організаційної структури, щоб відобразити зміни в персоналі, структурі відділів або стратегічних пріоритетах, вони можуть швидко пристосуватися до мінливих ринкових умов, таким чином підвищуючи операційну ефективність. У моїй нинішній компанії ми періодично переглядаємо та оновлюємо організаційну схему, щоб виявити неефективність і збіги.
Як створити ефективну схему організаційної структури
Як компанія, будьте простими та зрозумілими під час створення діаграми організаційної структури. Крім того, будьте лаконічними, використовуйте чіткі позначки та намагайтеся уникати наповнення діаграми непотрібними деталями. Ви також повинні оновлювати його з часом
Ви пройдете кілька кроків під час створення ефективної діаграми організаційної структури. Ось як це зробити:
#1. Визначте ключові відділи та ролі
Перше, що вам потрібно зробити, коли ви створюєте діаграму організаційної структури, це перерахувати ключові відділи та ролі в компанії. Це додатково допоможе вам спростити звітність та ієрархію посад в організації
#2. Визначте відносини звітування
Далі слід чітко визначити відносини звітності між різними відділами. Чітко визначте, хто кому підпорядковується, і включіть прямі та непрямі відносини всередині організації. Крім того, це допоможе визначити ключових зацікавлених сторін, відповідальних за прийняття рішень і спілкування в організації
#3. Визначте функціональні сфери та обов’язки
Тепер перерахуйте функціональні обов’язки кожного відділу чи групи. Крім того, ви повинні визначити обсяг і основні функції кожної ролі. Це також допоможе організації переконатися, що все чітко та правильно узгоджено.
#4. Виберіть правильний формат
Це важливий аспект, коли ви створюєте схему організаційної структури. Вам слід вибрати формат, який відповідає конкретним потребам, розміру та складності вашої організації. Серед поширених форматів на вибір є ієрархічні, матричні, плоскі організаційні діаграми тощо.
#5. Використовуйте чіткі та послідовні елементи дизайну
Переконайтеся, що елемент, який ви використовуєте для створення діаграми, є чітким, лаконічним і послідовним. Ви також можете розрізняти різні відділи та інші функції за допомогою кольорового кодування. Це гарантує, що вашу діаграму буде легше зрозуміти всім в організації.
#6. Включіть ключову інформацію
Не забудьте додати ключову інформацію до схеми вашої організаційної структури. Ключова інформація може включати такі речі, як посади, імена співробітників тощо. Щоб уникнути плутанини, на кожній етикетці має бути чітко вказано кожну посаду чи відділ. Ви також можете вирішити додати іншу основну інформацію, наприклад контактну інформацію тощо, якщо це стосується вашої діаграми.
#7. Отримати відгук
Після того, як ви склали діаграму організаційної структури, зверніться до керівників, співробітників та інших ключових зацікавлених сторін, щоб переконатися, що діаграма точно відображає структуру та динаміку організації.
#8. Оновлюйте регулярно
Діловий світ постійно змінюється, і тому ваші організаційні структури також повинні змінюватися з часом, щоб відобразити ці зміни. Це може бути зростання, реструктуризація або зміни керівництва. Якщо ви час від часу оновлюєте свою діаграму, це забезпечить її точність і відповідність поточному стану організації.
Нові тенденції в організаційній структурі
Традиційні ієрархічні структури, хоч і пропонують чітко визначену лінію повноважень, іноді можуть пригнічувати інновації та гнучкість. Нижче наведено деякі з нових трендів 2024 року:
- Холакратія: ця організаційна структура акцентує увагу на самоуправлінні та сприяє автономії та інноваціям серед співробітників. Компанії, які використовують організаційну структуру холакратії, відчують кращу та швидшу креативність і швидке прийняття рішень. Зауважте, що ця структура не для кожного бізнесу
- Віддалена робота. Завдяки технологічному прогресу більшість організацій зараз використовують віддалені або гібридні моделі роботи. Цей тип організаційної структури забезпечує максимальну гнучкість на своєму піку
- Гнучка методологія: спочатку це використовувалося лише для розробки програмного забезпечення, але зараз різні галузі застосовують гнучкі принципи до свого робочого процесу, таким чином сприяючи адаптивності, співпраці та ефективності.
- Мережеві організації: підприємства можуть охоплювати стратегічні партнерства та альянси із зовнішніми зацікавленими сторонами. Це також дозволить компаніям використовувати різноманітні знання та ресурси, залишаючись гнучкими.
Реальні приклади глобальних брендів і того, як їх організаційна структура призвела до зростання бізнесу
#1. Холакратія: Клапан
Valve — це компанія з розробки відеоігор, яка використовує унікальну організаційну структуру під назвою Голократія. Цей тип організаційної структури не використовує традиційну ієрархію; скоріше, співробітники самоорганізовуються в різні команди на основі поточного проекту. Ця організаційна структура сприяє розширенню можливостей особистості та сприяє інноваціям. Однак це може бути важко впровадити та підтримувати в більшості організацій.
#2. Децентралізована структура: Whole Foods Market
Whole Foods є однією з компаній, яка використовує децентралізовану структуру. Тут компанія в різних місцях є автономною. Це пояснюється тим, що цільова аудиторія кожного магазину та місця має свої специфічні потреби, вибір продукції, ціни та навіть рекламні заходи. Їхня здатність реагувати на конкретні потреби кожного місця привела до успіху.
#3. Функціональна структура: Ford
Компанія Ford використовує функціональну структуру, яка групує працівників відповідно до різноманітних функцій, які вони виконують в організації. Використовуючи цю структуру, Ford Motor Company сприяє підвищенню кваліфікації та спеціалізації в кожному відділі, що сприяє ефективному виконанню проектів. Прикладом функціональної схеми є
#4. Матрична організаційна структура: Lego Group
У якийсь момент група Lego зіткнулася зі зниженням продажів, оскільки їхня організаційна структура була жорсткою. Однак пізніше вони запровадили «матричну» структуру, яка посилила співпрацю між різними відділами компанії. Їхня нова структура покращила їхні інновації та змусила їх розробляти кращі продукти, які сьогодні є успішними на ринку
#5. Ієрархічна структура: Збройні сили США
Армія Сполучених Штатів є найкращим прикладом організації, яка використовує ієрархічну структуру. Вони мають суворі протоколи та чітко визначену лінію ієрархічної структури командування та управління. Це призвело до більш чіткого та кращого прийняття рішень під час операцій.
#6. Матрична структура: NASA
NASA виконує складні проекти, і це вимагає співпраці між різними відділами. Використання цієї матричної структури допомогло NASA розвинути спеціалізований досвід, одночасно забезпечивши ефективний розподіл ресурсів для успіху їхніх складних місій. Нижче наведено приклад матричної організаційної діаграми
#7. Гібридна структура: Spotify
Spotify використовує гібридну структуру, яка поєднує елементи ієрархії та функціональних команд. Ця гібридна структура дозволяє їм зберігати контроль, одночасно сприяючи командній роботі та гнучкості в їхніх командах розробників. Це привело до їхнього успіху у світі потокового передавання музики.
Найкращі практики для оптимізації організаційної структури для зростання
#1. Регулярна оцінка та коригування
Як організація, ви повинні регулярно оцінювати та коригувати свою структуру відповідно до мінливих умов у діловому світі та навіть усередині організації. Не використовуйте організаційну структуру, а потім просто залиште її.
#2. Приймайте гнучкість і спритність
У 2024 році гнучкість є надзвичайно важливою. Не бійтеся випробувати нові організаційні моделі, щоб побачити, що найкраще підходить для вашої команди та організації.
#3. Надайте пріоритет комунікації та прозорості
Наявність чіткої лінії спілкування покращить співпрацю. Це також подбає про те, щоб усіх взяли з собою. Організація також повинна практикувати прозорість, оскільки це створить довіру та надасть можливість працівникам брати відповідальність за свою роботу
#4. Прийняття рішень на основі даних
У цьому віці о аналітика даних, організації повинні використовувати великі дані для визначення областей для вдосконалення. Крім того, вони повинні відстежувати такі показники, як час виходу на ринок, залученість співробітників, рівень задоволеності клієнтів тощо. Крім того, вони можуть використовувати цю інформацію для прийняття стратегічних рішень під час коригування ролей і обов’язків.
Організації також можуть використовувати кадрову аналітику для виявлення прогалин у навичках і навчання, які потрібні компанії для зміни організаційної структури.
#5. Інвестуйте в розвиток навичок
Змінюючи структуру, не менш важливо інвестувати в розвиток навичок співробітників. Кожна організація повинна переконатися, що її команда має необхідні навички для процвітання. Вони також можуть співпрацювати з іншими компаніями, щоб надати своїм співробітникам можливості для навчання та розвитку, особливо якщо відповідальність переходить у зв’язку з реструктуризацією.
Що таке організаційна структура?
Організаційна структура визначає відносини всередині організації, показує, хто кому відповідає, ієрархію ключових зацікавлених сторін, як розподіляються завдання тощо, а також забезпечує основу для досягнення бізнес-цілей і завдань
Як структура організації впливає на її успіх?
Визначаючи комунікацію, розподіл ресурсів і процеси прийняття рішень, структура організації впливає на успіх будь-якої організації, гарантуючи, що організація є ефективною, інноваційною та адаптованою до змін ринку.
Висновок
Ну ось і маєте. Якщо організація має гнучку та ефективну організаційну структуру, це може підвищити ефективність всередині компанії. Крім того, знайте, що організаційна структура вашої компанії має вирішальне значення для підвищення ефективності, сприяння інноваціям і, зрештою, розвитку бізнесу. Отже, знайдіть час, щоб перевірити свою поточну структуру, внести необхідні корективи та спостерігати, як ваш бізнес розвивається та досягає поставлених цілей і завдань. Повірте, це варте зусиль.
- ПРИКЛАД КОРПОРАТИВНОЇ СТРУКТУРИ: значення, приклади та відмінності
- ОРГАНІЗАЦІЯ ПІДПРИЄМСТВА: значення, види та приклади
- КОРПОРАТИВНА СТРУКТУРА: значення та різні типи
- Освоєння комплексу маркетингу: особиста подорож
- Кризове управління PR у 2024 році: Посібник для бізнесу та корпорацій
посилання
