Несмотря на наличие множества мощных инструментов, бесплатный Excel не удовлетворит всем вашим требованиям по управлению проектами. Ценовой шок, вероятно, случался с вами один или два раза, если вы когда-либо искали программное обеспечение для управления проектами Excel или курс. Эти программы или инструменты дороги и могут стоить вам несколько тысяч долларов в год. Этого достаточно, чтобы подумать о простом использовании шаблона Excel и инструментов управления проектами для выполнения задачи, что на самом деле не так уж и плохо. Хотя Excel не рекламируется как планировщик проектов, эта платформа обладает большими возможностями, чем большинство людей думают, когда речь идет об отслеживании проектов. В этой статье мы поговорим о шаблоне списка задач проекта в Excel.
Инструменты управления проектами Excel
В Excel есть много мощных инструментов, но он не удовлетворит всем вашим требованиям по управлению проектами. В этой статье объясняется, как использовать программу в полной мере для небольших проектов.
Если вы когда-либо искали программное обеспечение для управления проектами, вы, вероятно, сталкивались с шоком от наклеек один или два раза. Эти программные системы дорогие, возможно, стоят несколько тысяч долларов в год. Этого достаточно, чтобы подумать о простом использовании некоторых шаблонов Excel для выполнения задачи, что не всегда является плохой идеей. Хотя Excel не рекламируется как планировщик проектов, эта платформа обладает большими возможностями, чем большинство людей думают, когда речь идет об отслеживании проектов.
Однако будет ли вам достаточно трекера проектов Excel или вам нужна платформа, созданная специально для управления проектами? Прежде чем сделать этот выбор, вам следует ознакомиться со следующей информацией об управлении проектами в Excel.
Есть ли в Excel инструмент управления проектами?
Проще говоря, Excel можно использовать для управления проектами. Хотя, если честно, это не лучший вариант.
Почему вы спрашиваете?
Если вы когда-нибудь пытались управлять инструментом управления проектами, используя рабочий лист или шаблон Excel со сложными формулами, условным форматированием и макросами только для того, чтобы увидеть, как он сгорает и падает, вы знаете, что это болезненно. Другими словами, управление проектами с помощью MS Excel похоже на разрезание торта пилой. Он может выполнить задачу, но есть лучший подход. Хотя вы можете создавать диаграммы Ганта, инструменты управления проектами, отчеты о ходе работы и даже отслеживать шаблоны бюджета, Excel настолько ручной, что вы потеряете много времени и рискуете совершить ошибку.
К тому же:
- Сотрудничество в режиме реального времени с членами команды невозможно.
- Эффективное общение невозможно.
- Несколько процессов не могут быть автоматизированы для большого количества проектов.
- Это не безопасно
Короче говоря, бесплатный шаблон Excel подходит для инструментов управления проектами. Но приемлемо ли «отлично» в вашей сфере деятельности? Но вы пришли сюда, чтобы узнать больше об Excel, а не слушать, как мы разглагольствуем о том, почему это плохая идея. Таким образом, есть несколько способов использовать бесплатные инструменты и шаблоны для управления проектами, чтобы упростить себе жизнь, если вы по какой-либо причине вынуждены или решили использовать Excel.
Как использовать Excel для управления проектом?
Когда дело доходит до управления, администрирования, анализа, планирования, вычислений и многого другого, бесплатные инструменты для проектов Excel — это инструменты, которые чаще всего используются в каждом бизнесе. Excel, без сомнения, является идеальным инструментом для управления проектами, поддерживаемым удобными форматами сетки, способностью фильтровать и формулировать все типы данных и удобным интерфейсом. В некоторых областях управления проектами Excel может оказаться более сложным, особенно для новичков.
Инструменты управления проектами Шаблон Excel
Бесплатные шаблоны Excel — одно из его немногих преимуществ. По сути, вы можете изменить любой бесплатный шаблон Excel для инструментов управления проектами в их галерее в соответствии со своими потребностями, просто подключив его. Давайте поговорим о нескольких самых популярных инструментах управления проектами и шаблоне Excel.
№1. Диспетчер задач
Шаблон трекера инструментов управления проектами послужит нашим введением в шаблоны Excel. Это позволяет вам отслеживать общее развитие ваших проектов, классифицировать их в соответствии с выделенным сотрудником и просматривать статус задач. Кроме того, он имеет встроенный калькулятор, который позволяет организовать ваш проект с использованием условных данных.
№ 2. График выгорания
Диаграммы выгорания — это двухосевые физические графики, которые показывают, идет ли ваш проект по графику или отстает от него. Они помогают вам более внимательно следить за производительностью вашей команды и предвидеть задержки до того, как они произойдут. Диаграмму выгорания также можно использовать в качестве своего рода шаблона бюджета для отслеживания таких показателей, как фактические расходы по сравнению с базовым бюджетом. Хотя шаблоны диаграмм выгорания специально не предоставляются Excel, мы решили включить их в наш список, потому что они очень просты.
№3. Диаграмма Ганта
Диаграммы Ганта — это привлекательные визуальные инструменты для отображения графика вашего проекта. По данным Capterra, они действительно являются третьей по популярности функцией программного обеспечения для управления проектами. Используя шаблон диаграммы Ганта в Excel, вы можете создать ее довольно быстро. Ваши проекты можно разделить на этапы, задачи и членов команды.
№ 4. Список дел
Только три часа в день действительно продуктивны для большинства офисных работников.
Как это влияет на вас?
Сотрудники обычно продуктивно тратят так много времени, потому что они не расставляют приоритеты в своих обязанностях, чтобы сосредоточиться в первую очередь на наиболее важных. По этой причине списки дел полезны. С помощью этого шаблона вы можете составить функциональный и приятный для глаз список дел.
№ 5. Отчетность о статусе проекта
Согласно исследованию британской компании по управлению портфелем Wellington, отчетность о состоянии является наиболее распространенной задачей, выполняемой PMO. И по уважительной причине. Руководители и важные заинтересованные стороны должны знать о ходе проекта. Используйте этот шаблон, чтобы отслеживать ход выполнения проекта в течение года и делиться им.
Есть ли в Excel шаблон плана проекта?
Да, в Excel доступно несколько шаблонов плана проекта. Мы отсортировали их все и нашли лучшие шаблоны плана проекта в Excel. В этой статье мы объяснили различные типы шаблонов и то, когда вы должны использовать каждый из них.
Как отслеживать ход проекта в Excel?
Пользователи Microsoft Excel могут составить список задач, которые они могут использовать, чтобы следить за своим прогрессом, или пройти курс Excel для управления проектами. Подобные списки могут помочь вам или вашей команде сосредоточиться на работе над различными проектами. Вы можете повысить свою профессиональную производительность и общую производительность, научившись использовать трекер задач Excel.
Чтобы создать и использовать отслеживаемый список дел в Excel, выполните следующие пять шагов:
№1. Запустите Excel и сделайте необходимые заголовки столбцов
Как только курс Excel для управления проектами открыт, вы можете начать создавать новые заголовки столбцов с именами элементов, которые вы хотите отслеживать. Как правило, это основные компоненты ваших задач, и некоторые типичные из них включают:
Идентификатор задачи: присвоив каждой задаче идентификатор, вы сможете быстро получить к ней доступ в будущем. Совместное использование задач с коллегами может быть полезным, поскольку это может предотвратить любые неправильные представления при упоминании определенного задания.
Название задачи: хотя идентификатор может помочь вам быстро распознать задачу, присвоив ей подходящее имя, вы сможете ее запомнить. Названия задач должны быть краткими и включать поле описания с дополнительными подробностями, если это возможно.
Отмечая сроки выполнения задач, вы сможете следить за выполнением задач и укладываться в сроки. Это полезно для быстрого выполнения многочисленных задач.
Владелец задачи: добавление столбца владельца задачи в трекер задач может помочь вам отслеживать все задачи, если ваш трекер задач содержит задачи для многих людей. Кроме того, полезно, если вы отвечаете за надзор за командой, потому что вы можете контролировать, как они работают и продвигаются по проекту.
Статус задачи: вы можете добавить столбец, чтобы показать, как именно выполняется каждая задача. В зависимости от точного характера работы вы можете использовать его, чтобы указать, что задача еще не начата, выполняется или завершена, а также другие мыслимые состояния.
Важность задачи. Ключевым компонентом мониторинга задач и управления ими обычно является назначение приоритета задачам на основе их общей ценности для проекта. Включив столбец важности задачи и соответствующим образом оценивая свои задачи, вы можете добиться этого.
Для информации о ваших должностях, которую не сразу можно указать в других столбцах, вы также можете вставить столбец.
№ 2. Заполните детали каждой задачи
Столбцы теперь могут быть заполнены данными после создания. Сначала перечислите все ожидающие задачи вместе с их статусом завершения, так как это два ключевых фактора, которые позволят вам организовать свои задачи позже. Вы можете добавлять задачи в трекер задач по мере того, как будете узнавать о них больше, например о сроках и приоритетах.
№3. Включить фильтр
Фильтр можно использовать для удаления ненужных данных. Это очень полезно для управления многочисленными записями задач. Выбрав «фильтр» в меню «Сортировка и фильтр» на панели задач Excel, вы можете добавить фильтр в свою электронную таблицу. Вы можете удалить все ранее завершенные задачи, выбрав, например, столбец «Статус задачи» и добавив фильтр. Это даст вам более четкое представление о ваших незавершенных делах.
№ 4. Сортируйте и упорядочивайте свои задачи с помощью фильтра
После установки одного из них вы можете использовать фильтр, чтобы следить за ходом выполнения незавершенных задач. Теперь вы можете сортировать свои задачи на основе того, что вы хотите просмотреть в любой момент времени, если вы примените фильтр к столбцу «Статус задачи». Задачи, над которыми вы еще не начали работать, те, над которыми вы работаете прямо сейчас, работы, которые вы закончили, или любое другое сочетание этих категорий в результате легче наблюдать.
№ 5. Продолжайте использовать диспетчер задач
Вы можете использовать свой трекер задач, чтобы управлять своими задачами теперь, когда вы его установили. Если вы хотите привлечь внимание к дополнительным аспектам своих задач, вы можете добавить больше столбцов и обновить уже существующие поля, чтобы лучше описать, что они обозначают. Чтобы вам было легче видеть, как продвигается работа к завершению, вы также можете использовать разные цвета для каждого столбца или состояния.
Инструменты управления проектами Excel бесплатно
Excel предоставляет множество инструментов управления проектами, которые в основном бесплатны. Многие из них будут раскрыты в этой статье. Убедитесь, что вы прочитали статью, чтобы увидеть все это.
Шаблоны Excel для управления проектами бесплатно
Было разработано пять бесплатных шаблонов Microsoft Excel для управления проектами, адаптированных к конкретным типам проектов или стадиям проекта. Вам нужно место для отслеживания затрат вашего проекта и обеспечения соблюдения бюджета? Возможно, вам нужны бесплатные шаблоны Excel для управления проектами для кратких обновлений статуса, которые вы можете предоставлять своей команде каждую неделю. В качестве центрального репозитория для всех данных, связанных с проектом, эти шаблоны могут служить вашим расписанием, бюджетом и отслеживанием. Упрощая процедуру, вы снизите вероятность упустить важные возможности. См. их список ниже.
№1. Шаблон отчета о состоянии проекта
Вы захотите оставаться организованным, чтобы ваши обновления оставались по расписанию, независимо от того, доставляются ли ваши отчеты о состоянии проекта по электронной почте или во время встречи. Держите шаблон отчета о состоянии проекта у себя в кармане, чтобы вы могли копировать его каждую неделю и добавлять соответствующую информацию. Чтобы сэкономить время вам и вашей команде, просто вставьте изменения в существующий шаблон. Каких достижений добилась ваша группа? Назовите этих людей и похвалите их. Есть ли у вас какие-либо риски или проблемы, которые необходимо решить? Это место, где можно перечислить потенциальные препятствия и предоставить исправления. Сообщайте своей команде и руководству компании обновления, используя шаблон статуса проекта.
Организуйте этот шаблон дальше, сохранив его для последующего использования. Что пошло не так, а что работало хорошо, можно оценить. Шаблоны статуса проекта можно изменить в соответствии с вашей конкретной рабочей ситуацией.
№ 2. Шаблон задания группового проекта
Рассматривайте шаблон задачи для вашего группового проекта как высокоуровневый обзор всех задач и подзадач, задействованных в проекте. Разделите его на разделы, соответствующие этапам проекта. Перечислите заинтересованные стороны, сроки выполнения и приоритеты каждого задания. Разрешить обновления задач проекта от заинтересованных сторон, включая даты начала и окончания, процент выполнения и время завершения задачи. Используйте этот шаблон, чтобы определить, кто отвечает за какой ресурс. Этот документ может быть использован заинтересованными сторонами для поиска ответов на свои вопросы или для выяснения того, с кем они будут тесно сотрудничать.
Здесь вы можете творчески использовать шаблон задачи группового проекта. Поместите эту временную шкалу рядом с планом проекта, чтобы вы могли сравнивать прогресс и подчеркивать небольшие достижения.
№3. Шаблон элемента действия
У каждого проекта есть приоритетный набор задач, которые необходимо выполнить, чтобы соответствовать контрольным показателям и конечным целям. Вы можете дать этим элементам действий визуальное представление в своем рабочем процессе, добавив шаблон элемента действий. Эти действия могут быть классифицированы как высокий, средний или низкий приоритет в вашем шаблоне. Вы можете указать сроки и ответственных лиц. Шаблон элемента действия можно настроить для одного этапа проекта или адаптировать под задачи одной команды, в зависимости от размера вашего проекта.
Шаблон элемента действия полезен для определения того, какие задачи зависят от выполнения других. Он обеспечивает всесторонний обзор того, как задачи связаны в ходе проекта.
№ 4. Шаблон диаграммы Ганта
Этот шаблон может быть полезен, если члены вашей команды учатся визуально. Диаграмма Ганта использует полосы с цветовой кодировкой, расположенные в горизонтальном представлении календаря, для визуального описания этапов проекта, заинтересованных сторон и действий. Для каждой команды или отдельного заинтересованного лица выберите один цвет. Вы можете отслеживать его ход, поскольку каждая задача отображается в календаре временной шкалы проекта. Другой вариант — представление в виде списка, в котором задачи отображаются в более привычном порядке.
Сочетание этих двух макетов может создать у каждой заинтересованной стороны впечатление, что они могут следить за проектом наиболее удобным для них способом. Предоставьте пользователям выбор более привлекательного стиля для отслеживания вашего проекта, если стандартный макет списка им не подходит.
№ 5. Шаблон бюджета проекта
Почти все проекты, независимо от того, насколько они велики или малы, имеют бюджет. Бюджет проекта — абсолютно не место для ошибок или недоразумений. Кроме того, чтобы предотвратить огромные незапланированные расходы по завершении проекта, крайне важно отслеживать расходы на протяжении всего проекта. Разметка предполагаемых затрат в шаблоне в начале проекта. Разделите их в соответствии с этапом проекта, командой или чем-то еще, что имеет смысл для вашего проекта. Затем используйте шаблон в качестве справочного материала, чтобы отслеживать различные расходы и подтверждать, что они совпадают с вашими оценками.
Это простой и быстрый способ проверить свои финансы. Кроме того, вы получите предупреждение, если рискуете превысить свой бюджет. Вы можете убедиться, что команда знает о ваших финансовых ожиданиях, используя единый шаблон бюджета.
Шаблон списка задач проекта Excel
В шаблоне списка задач Excel для проекта в этой статье показаны лишь некоторые из многочисленных способов отслеживать работу по дому с помощью электронной таблицы, от простых списков дел до более сложных. Диаграммы Ганта. В этих шаблонах показано, как представлять приоритеты с помощью наборов значков, отображать индикатор выполнения с помощью условного форматирования, создавать диаграммы с использованием гистограмм с накоплением и отмечать задачи по завершении с помощью галочки.
#1 Шаблон списка задач проекта
В этой электронной таблице показано, как условное форматирование можно использовать для выделения столбца «Приоритет», добавления индикатора выполнения в столбец «% завершения» и использования проверки данных для создания рабочего флажка. Кроме того, включены столбцы для денег и часов, потраченных на каждое задание.
№ 2. Простой шаблон трекера задач
Этот шаблон отслеживания задач Excel является еще одним списком в проекте, который показывает, как использовать условное форматирование для отображения рейтинга приоритета 1-4 с кружками разного цвета с использованием настраиваемых наборов значков. Аналогичный метод применяется к флажку в столбце «Готово».
№3. Список задач проекта с диаграммой Ганта
Используя линейчатую диаграмму с накоплением в Excel, диаграмму Ганта можно создать из списка задач в шаблоне проекта Excel. Хотя это полезный список в шаблоне Excel, который можно применить к реальной задаче управления проектом, его основная цель — показать, как организована таблица данных для построения диаграммы Ганта.
№ 4. Шаблон контрольного списка задач
В этом списке задач проекта в шаблоне Excel показано, как создать флажок с помощью раскрывающегося списка проверки данных и как отобразить значения ВЫСОКОГО, СРЕДНЕГО и НИЗКОГО приоритета с помощью простых условий условного форматирования. Когда флажок установлен, условное форматирование также используется для изменения шрифта на серый зачеркнутый.
Почему Excel плохо подходит для управления проектами?
Вот некоторые из причин, почему Excel плохо подходит для управления проектами:
№1. Занимает много времени
Можно легко потратить время на поиск, обновление и перепроверку информации о проекте, в зависимости от размера и сложности отдельных проектов, а также от количества проектов, которыми вы управляете или в которых участвуете.
Вам нужно будет искать важные документы, такие как заявление о проекте и отчеты о состоянии, в другом месте, потому что Excel подходит только для определенных типов данных. Невозможно получить полное и всестороннее представление о проекте, включая важные варианты выбора.
№ 2. Неточные данные проекта
Электронные таблицы подвержены ошибкам, особенно при использовании нескольких членов команды. Вы не можете быть уверены, что используемая вами электронная таблица является самой последней версией, что формулы точны и что данные не были случайно изменены или стерты. Для строго регулируемых предприятий, таких как финансы или здравоохранение, эта двусмысленность является огромным бременем.
Электронные таблицы, сохраненные в нескольких местах, приводят к тому, что несогласованные данные хранятся в разных хранилищах. Проект может быть приостановлен на несколько недель, если кто-то сохранит единственную копию важного документа на своем локальном компьютере, а затем забудет поделиться ею перед отъездом в отпуск. К этим проблемам добавляет отсутствие права собственности, которое допускает наличие нескольких пользователей, но ни одного ответственного за проверку точности данных.
№3. Сложно следить за ходом проекта
Как вы, наверное, подозревали, Excel — не лучший инструмент для составления отчетов по проектам. Когда информация рассредоточена по нескольким файлам, легко забыть о сроках, опасностях или выделенных ресурсах. Это ограничивает видимость проекта и препятствует принятию обоснованных решений.
№ 4. Излишняя информация
Разным заинтересованным сторонам и членам команды требуются разные типы информации. Excel не поддерживает создание настраиваемых представлений с разными уровнями администрирования. Таблица видна всем. В результате больше времени тратится на попытки определить, что важно для их работы.
№ 5. Отсутствие командной работы
Ключевые функции для совместной работы, такие как списки задач, доски обсуждений, общий доступ к файлам и отслеживание диалогов, недоступны в Excel. Членам команды сложно просто проверить статус задачи или определить, что нужно делать дальше. Они не знают об общем состоянии проекта или о том, есть ли у товарища по команде трудности с конкретным заданием.
Почему менеджеры проектов используют Excel вместо MS Project?
Excel часто используется для управления проектами, поскольку это популярная программа, которая широко используется предприятиями, учреждениями и множеством других организаций. Поэтому людям это знакомо. Менеджеры стремятся использовать его для управления проектами, поскольку он легко адаптируется, а также стараются не тратить деньги на дополнительное программное обеспечение.
Каковы Курс Excel для управления проектами?
Существует множество онлайн-курсов, обучающих использованию Excel для управления проектами. Этот курс Excel для управления проектами идеально подходит для людей, которые хотят работать над проектами. Некоторые курсы по Excel для управления проектами обычно делятся на три основных модуля: планирование и бюджетирование, отслеживание и отчетность. Кроме того, курс Excel дает идеальное сочетание навыков для выполнения аналитической и отчетной работы в области управления проектами.
Цель состоит в том, чтобы систематически научить вас решать различные проблемы, связанные с курсом Excel по управлению проектами, с помощью реальных примеров из жизни. Некоторые из курсов по управлению проектами Excel доступны на курсах Udemy, Microsoft Office, Coursera и т. д. Этот конкретный курс дает навыки, знания и уверенность для работы в роли управления проектами с использованием Excel.
Каковы виды использования инструментов Excel?
Благодаря возможностям Excel, позволяющим экономить время, вы можете сделать больше за меньшее время, даже при работе с огромными данными или выполнении сложных вычислений. Кроме того, сбор, ввод, хранение, классификация и анализ данных могут выполняться быстро с помощью различных технологий. Выполнение сложных вычислений, повышающих производительность, требует высокого уровня знаний.
Какие 3 файла или инструмента можно создать в Excel?
- Фильтруйте и рассчитывайте с помощью таблиц
- Изолировать переменные данные в области данных
- Отчет об исключениях с условным форматированием
Каковы основные возможности Excel?
Основные функции Microsoft Excel включают сортировку табличных данных, вставку сводной таблицы, добавление формул и расчет массивных наборов данных.
Заключение
Эффективное управление проектами требует организации и отслеживания прогресса. Многие организации используют Excel для координации бюджетов, сроков и ресурсов, а также для отслеживания хода выполнения проекта. Вы можете использовать некоторые из списка шаблонов задач Excel для управления проектами, изучив их преимущества и особенности. В этом посте объясняются преимущества использования электронных таблиц для управления проектами и предлагаются советы по управлению вашим следующим проектом Excel.
Похожие сообщения
- Управление строительными проектами: руководство для начинающих по эффективному управлению
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 24 лучших инструмента управления задачами для команд [2023]
- ЛИЧНЫЙ ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН: руководство по составлению финансового плана
- ПОРТФОЛИО РОБИНГУДА Объяснение!!! Обзор, разнообразие, ценность, трекер и все, что вам нужно
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬСТВОМ: подробное руководство и лучшие инструменты для использования
