Администраторы необходимы для работы бизнеса, независимо от его размера или отрасли. Администраторы, отвечающие за работу стойки регистрации, фактически являются лицом компании и значительно повышают эффективность на рабочем месте. Вы можете решить, является ли работа секретарем идеальной карьерой для вас, поняв определение, объем и способности, необходимые для достижения успеха в этой области. В этом посте мы рассмотрим определение регистратора, навыки и описание работы, а также важность его наличия в вашей фирме.
Что такое ресепшн
Чтобы решить, подходит ли вам профессия администратора, вы должны сначала понять, чем на самом деле занимается администратор. Администраторы наблюдают за стойкой регистрации компании или организации и выполняют административные обязанности. Их также иногда называют помощниками по административным вопросам или клерками фронт-офиса. Поскольку они часто являются первым контактным лицом для посетителей и клиентов предприятия и являются представителями организации, они несут ответственность за создание вежливого первого впечатления.
Администраторы часто получают выгоду от следующих вещей:
- Отпускные дни
- Медицинская страховка
- Скидки сотрудникам
- Стоматологическое страхование
Какой квалификацией должен обладать ресепшн?
Если вы заинтересованы в том, чтобы научиться работать администратором, необходимо учитывать несколько требований. Они различаются в зависимости от уровня должности, на которую вы претендуете. Ниже приведен список некоторых типичных спецификаций и учетных данных:
#1. образование
Требуемый уровень образования зависит от должностных обязанностей. Диплом средней школы обычно требуется для работы администратором начального уровня, тогда как для других должностей предпочтительны степени бакалавра в области управления бизнесом или в тесно связанной области.
№2. Обучение
Несколько предприятий проводят обучение секретарей на рабочем месте, которое включает в себя инструктаж по конкретным политикам и процедурам компании. Хотя это может и не требоваться для работы, работодатели часто хотят, чтобы их потенциальные администраторы имели предыдущий опыт работы.
№3. Сертификаты
При подаче заявки на должность администратора корпорация обычно не может требовать от претендентов наличия дополнительных сертификатов. Тем не менее, получение профессиональных сертификатов, таких как сертификат по работе с фронт-офисом, подтверждает полномочия кандидата, демонстрирует его приверженность своей области, подвергает испытанию свои таланты и расширяет их практические знания. Он также предлагает фантастические возможности для нетворкинга.
Средняя зарплата секретарей
Администратор зарабатывает в среднем 28,741 XNUMX доллар в год. В зависимости от вашего опыта и опыта, он отличается. Тип, размер и местоположение организации влияют на заработную плату. Но также возможно работать неполный рабочий день или по контракту. Однако администраторы обычно работают полный рабочий день.
Что такое ресепшн Описание работы
Администратор на стойке регистрации, часто известный как администратор, отвечает за выполнение канцелярских обязанностей в офисе для поддержки повседневных операций. В их обязанности также входит встреча гостей, когда они прибывают на встречи с руководством или торговым персоналом, сортировка и доставка почты сотрудникам, а также ответы и перевод телефонных звонков сотрудникам.
Обязанности и ответственность ресепшн
Большая часть времени администратора уходит на звонки. Тем не менее, регистратор может также отвечать за:
- Организация встреч для всех сотрудников или для определенных лиц, например руководителей
- Обработка счетов и оказание помощи клиентам или потребителям по любым вопросам, касающимся их расходов
- Организация биллинговых, клиентских и клиентских записей в файлах и т. д.
- Сопровождение гостей в нужный офис
- Оперативное и вежливое реагирование на каждый запрос клиента
Что делает регистратор в должностной инструкции?
Администраторы часто работают на предприятия в различных отраслях, помогая как клиентам, так и персоналу. Они тесно сотрудничают с офисными работниками для подготовки исходящей почты, создания копий документов и отправки их по факсу, а также для информирования их о входящих звонках. Они должны управлять своими офисными операциями, а также принимать звонки клиентов, отвечать на запросы и направлять гостей в соответствующий офис. Кроме того, должностная инструкция администратора может также отвечать за инвентаризацию запасов канцелярских товаров и размещение соответствующих заказов.
Навыки и квалификация для регистраторов
Следующие навыки являются необходимыми навыками для администратора, чтобы преуспеть в своей должности:
- Коммуникативные навыки, как устные, так и письменные, для четкого взаимодействия с клиентами, поставщиками и коллегами.
- Обладание хорошими организационными способностями для ведения правильных записей и быстрого поиска важной информации
- Способность расставлять приоритеты и выполнять широкий спектр задач в течение дня.
- Способность адекватно отвечать и эффективно взаимодействовать с разгневанными потребителями требует терпения и умения слушать.
- Способности к межличностному общению, которые делают работу с каждым клиентом приятной, например, вежливость и чуткость.
Предпосылки для образования и обучения секретарей
Большинство секретарей должны иметь аттестат о среднем образовании или диплом об общем образовании, а на некоторых должностях, для которых полезно получить высшее образование, может быть разрешена замена опыта работы. Кандидаты могут получить сертификаты регистратора от некоторых общественных учреждений и организаций, чтобы продемонстрировать свое мастерство. Чтобы эффективно представлять ваш бизнес и всегда иметь возможность направить клиентов или покупателей туда, куда им нужно, компетентный администратор должен обладать харизмой и интеллектом, чтобы сделать это.
Требования к опыту работы на ресепшн
Администраторов часто нанимают в качестве сотрудников начального уровня, что указывает на то, что они должны иметь не более трех лет опыта. Уровень опыта и квалификации, требуемый от секретарей, работающих с руководителями или в крупных или сложных фирмах, может быть выше.
Навыки администратора
Организационные и многозадачные навыки администратора помогают штатным работникам не сбиваться с пути и поддерживать эффективность компании. Менеджер по найму с большей вероятностью признает вас сильным претендентом на должность, если вы перечислите в своем резюме наиболее востребованные навыки администратора. Для работы регистратором часто требуются следующие пять способностей:
№1. Коммуникация
Администраторы часто общаются с клиентами по телефону, электронной почте или лично. Этот человек ежедневно общается с клиентами, сотрудниками и многочисленными отделами. Администраторы записывают сообщения и часто выступают в качестве связующего звена между сторонами в разговорах. Любые ошибки в передаче сообщения нанесут ущерб репутации администратора и вызовут недоумение у других офисных работников. Способность четко и эффективно общаться как в устной, так и в письменной форме имеет решающее значение для администратора, поскольку повышает производительность.
# 2. организация
Администратор должен быть хорошо организован. Коллеги, работодатели и все, кто взаимодействует с офисным персоналом, высоко ценят эту компетенцию. Эти специалисты организуют контакты и документы, следят за обновлением программного обеспечения и создают эффективные файловые системы. Хороший секретарь может быстро получить доступ к номерам телефонов, документам и другой информации. Задача администратора – организовать рабочее пространство. Например, юристы в значительной степени полагаются на организаторские способности секретаря или секретаря, поскольку без них им было бы трудно запомнить расписание встреч, контактную информацию клиента и даты суда.
№ 3. Многозадачность
Способность работать в режиме многозадачности очень важна для секретарей, особенно на напряженном рабочем месте. В дополнение к работе с теми, кто только что переступил порог, и, возможно, одновременному управлению многими телефонными звонками, опытные секретари часто переводят людей на удержание. Считается, что под давлением можно сохранять самообладание и при этом хорошо себя чувствовать. Администраторы, как правило, должны сделать массу работы до конца рабочего дня. Они несут ответственность за расстановку приоритетов среди наиболее важных и уделение каждому должного внимания.
№4. Технические
Администраторы часто общаются по электронной почте и используют компьютерные приложения. Для этих специалистов знание Microsoft Word и Excel, а также копировальных аппаратов и телефонных систем является практически обязательным требованием. Чтобы сделать себя более привлекательным для потенциального работодателя, подчеркните свои технические и компьютерные возможности. Попробуйте записаться на курс в ближайший общественный колледж, если у вас нет необходимых знаний. Следите за текущими разработками программного обеспечения и узнавайте о конкретных инструментах, используемых в вашем секторе.
№ 5. Потребительские услуги
Начальной точкой контакта с клиентом часто является администратор. Взаимодействие администратора с клиентами представляет собой весь бизнес. Неприятный администратор может вызвать у клиента или покупателя негативное мнение о бизнесе. Иногда такое поведение может привести к отрицательному отзыву. Администраторы должны быть добрыми, любезными и внимательными. Иногда все, что нужно, это ухмылка и способность давать соответствующие ответы. Для того, чтобы удовлетворить клиентов и стимулировать повторные сделки, необходимо отличное обслуживание клиентов. Вы, вероятно, больше не будете иметь дело с вашим любимым продавцом одежды, если служба поддержки клиентов не решит вашу проблему с доставкой.
Важность регистратора
Когда клиент или посетитель звонит в вашу компанию, они получают первое впечатление от вашего администратора. Убедитесь, что это отличный! Администратор — это гораздо больше, чем просто человек, отвечающий на телефонные звонки. Он представляет ваш профессионализм и служит продолжением вашего бизнеса. Ниже приведены важность наличия секретаря в вашей компании:
№ 1. Производительность
Независимо от размера вашей компании, наем администратора повысит производительность как вас, так и ваших сотрудников. Администратор должен иметь возможность расставлять приоритеты для проектов для всей команды и передавать сообщения в дополнение к управлению постоянными прерываниями звонков телефонов, чтобы ничего не пропало.
№2. Профессионализм
Образованный регистратор будет хорошо осведомлен и способен понять специфическую терминологию и процедуры вашей компании. Важность секретаря в том, что он позволяет им разговаривать с клиентами, работниками и другими звонящими, не производя впечатление взволнованного или неуверенного.
№3. Экономическая эффективность
Учтите, что нанимать администратора слишком дорого. Одной из основных статей расходов для большинства малых и средних предприятий является наем персонала. Заработная плата, льготы, оборудование и другие сопутствующие расходы могут составлять значительные ежегодные расходы. В зависимости от объема ваших звонков вы можете подумать об использовании службы автоответчика, которая дает вам доступ к опытному секретарю за пределами офиса, знающему вашу конкретную отрасль.
# 4. организация
Вам предстоит многое сделать как владельцу бизнеса. Самостоятельно совмещать свои обычные обязанности с обязанностями администратора сложно. Администратор может предоставить вам организованное изложение каждой встречи, которую они имеют, расставить приоритеты звонков и прекратить прерывание телефона.
№ 5. Первые впечатления
Секретарь в вашем бизнесе часто вступает в первый контакт с клиентами, поэтому они важны. Когда клиенты звонят на ваш рабочий номер, это может быть немного пугающе и может означать, что ваши операции очень мелкие, если вы сами отвечаете на телефонные звонки. Администратор производит впечатление хорошо смазанной машины.
Каковы типы регистраторов?
Различные рабочие места и обязанности фронт-офиса
- HR-ориентированный ресепшн.
- Исполнительный помощник на ресепшн
- Ресепшн на основе обслуживания клиентов.
- Ориентированный на посетителей ресепшн. …
- Секретарь офис-менеджера
- Секретарь в качестве усилителя морального духа..
- Отсутствующий регистратор.
- Секретарь по маркетингу в социальных сетях
Как вы берете интервью у администратора?
Общие запросы:
- Что бы сказал о вас ваш бывший работодатель?
- Почему вам интересен наш бизнес?
- Почему вас тянет на эту должность?
- Какими качествами должен обладать хороший ресепшн?
- Какой аспект офисной работы вас привлекает?
- Каковы ваши самые большие преимущества, когда дело доходит до офисной работы?
Каковы 4 обязанности администратора?
В задачи и обязанности администратора входит встреча гостей, помощь им в перемещении по офису и предоставление им напитков во время ожидания.
Как регистратору справиться с рассерженным клиентом?
Как обращаться с разъяренными клиентами:
- Сохранять спокойствие.
- Используйте методы активного слушания.
- Переформулируйте то, что сказали ваши потребители.
- Они довели это до вашего сведения, так что спасибо им за это.
- Необходимо описать шаги, которые вы предпримете для решения проблемы.
- Определите время, чтобы связаться с ними снова, если это необходимо.
- Будьте искренними.
Что должен носить ресепшн?
Администратор, несомненно, должен одеваться профессионально и небрежно. С леггинсами можно носить только платья. Поскольку наши администраторы представляют компанию, мы ожидаем, что они обеспечат безупречный имидж. Леггинсы неуместны в этой профессиональной атмосфере, которая требует профессиональной одежды.
Каковы две основные обязанности ресепшн?
Обслуживает гостей, тепло приветствуя их и направляя по мере необходимости. уведомляет сотрудников о приходе посетителей. обслуживает системы связи и безопасности. предоставляет информацию, отвечая на вопросы или направляя посетителей.
Похожие сообщения
- ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ АВТООТВЕТЧИКИ: лучшие варианты в 2023 году
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: лучшие бесплатные и платные варианты в 2022 году
- КВАЛИФИКАЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТА: что нужно знать, шаги, которым нужно следовать, и зарплата
- Как нанимать сотрудников для малого бизнеса и стартапов: подробное руководство
Рекомендации
