Однажды я активно сотрудничал с высшим руководством, чтобы разработать электронное письмо, посвященное проблеме несвоевременной доставки. Когда мы только начинали, у нас было много идей о том, как подойти к проекту и какой тон голоса лучше всего подойдет нашей организации. Я начал читать и исследовать, чтобы найти то, что, по моему мнению, могло бы стать эффективной стратегией общения с нашей целевой аудиторией. Я обратился к экспертам по коммуникациям, и мы смогли составить план коммуникационной стратегии, который мы снова использовали для всех наших маркетинговых и коммуникационных инициатив. Итак, в этой статье я собрал советы, которые помогут вам создать идеальный план коммуникаций для успеха вашего бизнеса.
Что такое коммуникационный план?
План коммуникаций, часто известный как коммуникационная стратегия, — это инструмент, который помогает командам маркетинга или связей с общественностью синхронизировать свои коммуникации и создавать последовательные сообщения. Стратегия часто определяет план доставки сообщения целевой аудитории, а также определяет цель, задачи и ожидаемые коммерческие результаты сообщения.
Планы коммуникаций могут охватывать внутренние или внешние коммуникации, а также коммуникационную стратегию для конкретного проекта. Часто они служат основой общей маркетинговой стратегии организации. Реализация плана коммуникации может иметь ряд преимуществ, в том числе:
- Ясность: Наличие плана коммуникации может помочь организации получить ясность о том, как взаимодействовать друг с другом или с клиентами. Повышенная ясность может позволить сотрудникам более эффективно общаться с клиентами и потребителями, поскольку они лучше понимают основные цели обмена сообщениями и коммуникации.
- Управляемое общение: Вы можете использовать эту стратегию для управления маркетинговыми коммуникациями, например, при представлении нового продукта. Стратегия может определить целевую аудиторию, ключевые темы и другие факторы, имеющие решающее значение для успешной маркетинговой кампании.
- Консистенция: Коммуникационные методы могут помочь организации поддерживать согласованность внутренних и внешних коммуникаций. Это гарантирует, что оба способа общения передают последовательные и единые темы.
Основные выводы
- План коммуникаций помогает организации прояснить, как эффективно взаимодействовать как с внутренними, так и с внешними заинтересованными сторонами, гарантируя, что все сотрудники имеют полное понимание ключевых сообщений и целей коммуникации.
- План служит стратегическим руководством, особенно полезным во время таких инициатив, как запуск продукта или маркетинговые кампании, определяя целевую аудиторию, ключевые сообщения и другие важные элементы успеха.
- Предоставляя структурированный подход к распространению информации, план коммуникации обеспечивает согласованность всех форм коммуникации, согласовывая сообщения с целями организации и идентичностью бренда.
- В организациях со структурированной коммуникационной стратегией возникает значительно меньше недопониманий: отчеты указывают на снижение недопонимания на 70%, что особенно полезно во время сложных маркетинговых кампаний.
- Эффективные планы коммуникации должны включать подробную информацию о типах коммуникации, которые будут использоваться, определении целевой аудитории, частоте коммуникации, каналах распространения, а также процедурах документирования и архивирования.
Важность коммуникационного плана
По данным Business News Daily, организации с четкой коммуникационной стратегией сообщают о снижении недопонимания на 70%. Это большой выигрыш, особенно при работе со сложными маркетинговыми кампаниями с многочисленными движущимися элементами.
Компании нуждаются в коммуникационной стратегии по ряду причин:
- Они помогают держать всех на одной волне.
- Они могут предотвратить или смягчить последствия потенциальных катастроф.
- Они могут помочь повысить производительность и улучшить рабочие процессы.
- Планы коммуникации важны, поскольку они помогают фирмам работать легче и успешнее.
- A кризисное общение план может помочь предотвратить или уменьшить его воздействие.
Компоненты плана коммуникации
- План коммуникации определяет, кто должен получать конкретную информацию, когда она должна быть предоставлена, а также каналы, используемые для ее передачи.
- Хороший коммуникационный план предполагает, какую информацию следует донести до определенных сегментов аудитории.
- В плане также должно быть указано, кто имеет право передавать конфиденциальную или чувствительную информацию, а также способы ее распространения — по электронной почте, через веб-сайты, в печатных отчетах и/или презентациях на виртуальных или личных встречах.
- В плане также должно быть указано, какие методы коммуникации будут использовать заинтересованные стороны для получения обратной связи, а также как сообщения будут документироваться и архивироваться.
- План коммуникации обычно включает в себя следующие элементы: типы связи (например, объявления пейджинговой системы, автоматические текстовые сообщения, оповещения по электронной почте, заранее записанные телефонные звонки, встречи, социальные сети), кто кому какую информацию передает, частота общения и документация. процедуры архивирования.
- Наконец, план коммуникации должен быть адаптирован к конкретным потребностям бизнеса и вовлеченных людей, а также регулярно пересматриваться и обновляться, чтобы обеспечить его актуальность и эффективность.
Примеры коммуникационной стратегии
Просмотрите этот пример плана коммуникации, который поможет вам в разработке и реализации вашей стратегии.
Пожизненные аудиосистемы
Октябрь 1, 2023
Коммуникационная стратегия для внутренних коммуникаций
- Цели:
- Распространите информацию о бренде среди 125 сотрудников организации. Предоставьте внутренний документ, который работники смогут использовать для управления своими обсуждениями с потребителями.
- Поощряйте сотрудников смело говорить о посланиях бренда, чтобы повысить репутацию компании.
- Целевая аудитория:
- Целевая аудитория состоит из всех 125 сотрудников Lifetime Audio Systems, специализирующихся на продажах и обслуживании клиентов. Эти люди обладают глубоким знанием продуктов и клиентов компании.
- Ключевые сообщения:
- Lifetime Audio Systems стремится к 100% удовлетворению клиентов, предлагая товары высокого качества.
- Организация обязуется отвечать на запросы, запросы и проблемы клиентов в течение 24 часов.
- Организация предоставляет различные варианты планов оплаты, чтобы помочь клиентам найти недорогие способы совершать покупки.
- Тактика:
- Отдел маркетинга хочет ежемесячно публиковать внутренний информационный бюллетень для сотрудников. Электронное письмо может содержать информацию о предстоящих продажах или новых продуктах, которыми сотрудники могут поделиться с клиентами.
- Каналы связи:
- В первый день каждого месяца отдел маркетинга планирует доставлять информационный бюллетень по электронной почте.
- Команда также планирует выпустить одностраничный буклет с акцентом на важную информацию из информационного бюллетеня для зоны отдыха на рабочем месте.
Как написать план коммуникации
План коммуникации — ценный инструмент, но его довольно просто составить. Вы можете составить план общения в четыре этапа.
№1. Определите свою коммуникационную стратегию
Первым шагом в разработке плана коммуникации является принятие решения о том, где ваша команда будет общаться и о чем. Сюда входит, когда какие инструменты использовать и когда взаимодействовать синхронно, а когда асинхронно. Живое, синхронное общение — это общение, происходящее в реальном времени. Асинхронная связь — это когда вы передаете сообщение, не ожидая немедленного ответа. Мы все ежедневно используем асинхронную связь, даже не осознавая этого, особенно когда отправляем электронные письма.
Определите, для чего будет использоваться каждый инструмент, при разработке плана коммуникации. Например,
- Вы можете использовать электронную почту для связи с внешними заинтересованными сторонами.
- Slack позволяет одновременно общаться по поводу ежедневных обновлений и быстрых вопросов.
- Asana позволяет вам асинхронно обмениваться информацией о работе, например о деталях задач, обновлениях статуса проекта и основных документах проекта.
- Используйте Zoom или Google Meet для любых командных встреч, например мозгового штурма проекта или анализа результатов.
№2. Согласовывайтесь с ритмом общения
Теперь, когда вы знаете, где вы будете общаться, вы также должны определить, как часто вы будете общаться. Ваш ритм общения — это ваш план действий по информированию различных заинтересованных сторон о деталях проекта.
Например, вы можете запланировать:
- Еженедельные обновления о ходе проекта распространяются через Asana среди всех заинтересованных сторон и спонсоров проекта.
- Ежемесячные встречи команды проекта для разблокировки работы и планирования будущих шагов.
№3. Включите план управления заинтересованными сторонами
Получение поддержки и участия заинтересованных сторон часто имеет решающее значение для успеха проекта. Вы сделаете это на встрече, посвященной началу проекта, но также важно поддерживать поддержку заинтересованных сторон на протяжении всего проекта.
Разрабатывая план коммуникации, уделите время описанию того, когда и о чем вы будете общаться с каждым участником проекта. Некоторые люди, например члены вашей основной проектной команды, будут часто обсуждать проект — возможно, даже ежедневно. Других заинтересованных сторон проекта, возможно, потребуется уведомить только во время обновления информации о ходе проекта или при окончательном чтении.
Описывая, как вы планируете управлять общением с заинтересованными сторонами, вы можете гарантировать, что с ними свяжутся в подходящее время и по соответствующим темам. Коммуникации, которые получают клиенты, должны отвечать на их конкретные вопросы, одновременно фокусируясь на бизнес-результатах и более широких, высокоуровневых эффектах.
После того как вы разработали план коммуникации, пришло время обсудить его с командой проекта. Убедитесь, что ваш план коммуникации легко доступен в центральном хранилище информации вашего проекта. Мы рекомендуем использовать Asana для мониторинга всех коммуникаций и активности проекта, что позволит вам обсуждать работу во время работы.
Если что-то изменится в плане коммуникации вашего проекта, обязательно обновите его и сообщите об изменениях. Это гарантирует, что члены команды всегда будут иметь самую актуальную информацию.
Создание шаблона плана коммуникации: основные компоненты
В Интернете доступно множество шаблонов планов коммуникации, но хороший должен включать в себя следующие важные элементы:
- Цели и задачи кампании: Четко определите свои маркетинговые цели. Речь идет о повышении узнаваемости бренда, привлечении большего количества посетителей сайта или привлечении потенциальных клиентов?
- Целевая аудитория: Определите свой идеальный потребительский портрет, включая демографические данные, потребности и стили общения.
- Обмен сообщениями и ключевые темы для обсуждения: Создавайте последовательные сообщения, которые находят отклик у вашей целевой аудитории.
- Канал связи: Опишите каналы коммуникации, которые вы будете использовать для охвата своей целевой аудитории (например, социальные сети, маркетинг по электронной почте, сотрудничество с влиятельными лицами).
- Календарь содержания: Составьте график создания и распространения контента по нескольким носителям.
- Роли и обязанности в команде: Четко распределите роли и обязанности, чтобы все были на одной волне.
- Бюджет и ресурсы: Используйте ресурсы разумно для поддержки своей коммуникационной стратегии.
- Установите ключевые показатели эффективности (KPI) чтобы отслеживать успех вашего плана коммуникации и определять области для улучшения.
Помните, что план коммуникации — это живой документ. По мере продвижения вашей маркетинговой кампании изучайте и корректируйте ее, чтобы она отражала новые данные и показатели эффективности. Вы можете ознакомиться с нашим бесплатным шаблоном плана коммуникаций ниже.
Этот шаблон обеспечивает структурированный подход к планированию и реализации эффективных коммуникационных стратегий, гарантируя, что все соответствующие стороны информированы, вовлечены и соответствуют целям проекта.
Примеры коммуникационных планов
- План стратегических коммуникаций.
- План коммуникаций проекта
- План маркетинговых коммуникаций
- План корпоративных коммуникаций
- План кризисной коммуникации
Планы коммуникации, возможно, сложно составить, но эффективный план выдержит испытание временем. Приведенные ниже планы коммуникации включают анализ заинтересованных сторон, которым вы ответите, а также протоколы того, что должно быть включено в эти коммуникации.
№1. План стратегических коммуникаций
План коммуникации Bright Hub Project Management определяет, как, когда и почему происходит общение внутри компании.
Этот пример превосходен, поскольку описывает, как менеджеры по связям с общественностью пишут антикризисные планы, а также признает, что занятый маркетолог или менеджер проекта могут время от времени брать на себя эту роль.
№2. План коммуникации проекта
Вот пример проекта обновления биллинга Simpliable. В этом плане коммуникаций описываются все важные встречи и документы, необходимые для проекта. Как видите, он включает в себя необходимые части, такие как аудитория, цели, формат и DRI.
№3. План маркетинговых коммуникаций
План маркетинговых коммуникаций жизненно важен для взаимодействия с вашим целевым рынком, особенно при представлении новых продуктов или проектов. В этом примере Smartsheet показано, как планировать планы маркетинговых коммуникаций для клиентов, потенциальных клиентов, медиа-партнеров, внутренних заинтересованных сторон и мероприятий.
№4. План корпоративных коммуникаций
Планы корпоративных коммуникаций описывают, как фирмы общаются как внутри, так и снаружи. В этом примере Smartsheet показана дорожная карта из девяти шагов с разделами для формулировки миссии, резюме, анализа ситуации, обмена ключевыми сообщениями и т. д.
Заключение
Реализация четко определенного плана коммуникаций может гарантировать, что ваша маркетинговая деятельность будет последовательной, целенаправленной и измеримой. Это поощряет командное сотрудничество, а также передает четкое и последовательное послание вашей аудитории.
Итак, в следующий раз, когда вы планируете маркетинговую кампанию, не игнорируйте важность коммуникации. Хорошо продуманный коммуникационный план может стать тем скрытым элементом, который превратит ваши маркетинговые усилия из посредственных в успешные! Были ли у вас когда-нибудь на собственном опыте убедиться в преимуществах плана коммуникации? Поделитесь своими историями в разделе комментариев ниже!
- Взаимодействие с заинтересованными сторонами: как спланировать эффективную стратегию взаимодействия
- Управление заинтересованными сторонами: планирование и стратегии
- КТО ТАКОЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННАЯ СТОРОНА? Значение, типы и важность
- Картирование заинтересованных сторон: руководство по инструменту картирования для эффективного управления заинтересованными сторонами
- ТЕОРИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: определение, преимущества и проблемы
Рекомендации
