Certa vez, colaborei extensivamente com a liderança sênior para desenvolver um e-mail que abordasse atrasos na entrega. Quando começamos, tínhamos muitas ideias sobre como abordar o projeto e qual tom de voz funcionaria melhor para nossa organização. Comecei a ler e pesquisar para descobrir o que achei que seria uma estratégia eficaz de comunicação com nosso público-alvo. Entrei em contato com especialistas em comunicação e conseguimos construir um plano estratégico de comunicação que usamos novamente para todas as nossas iniciativas de marketing e comunicação. Por isso, neste artigo reuni algumas dicas que vão te ajudar a criar um plano de comunicação perfeito para o sucesso do seu negócio.
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação, muitas vezes conhecido como estratégia de comunicação, é uma ferramenta que ajuda as equipes de marketing ou relações públicas a sincronizar suas comunicações e criar mensagens consistentes. A estratégia muitas vezes especifica o plano para entregar uma mensagem a um público-alvo, bem como identifica o objetivo da mensagem, as tarefas e os resultados comerciais esperados.
Os planos de comunicação podem abranger comunicações internas ou externas, bem como a estratégia de comunicação para um projeto específico. Freqüentemente, eles servem como núcleo da estratégia geral de marketing de uma organização. A implementação de um plano de comunicação pode ter diversas vantagens, incluindo:
- Clareza: Ter um plano de comunicação pode ajudar uma organização a obter clareza sobre como interagir entre si ou com os clientes. Uma maior clareza pode permitir que os funcionários comuniquem com clientes e consumidores de forma mais eficaz, porque têm uma melhor compreensão das mensagens essenciais e dos objectivos de comunicação.
- Comunicações guiadas: Você pode usar essa estratégia para orientar as comunicações de marketing, como ao apresentar um novo produto. A estratégia pode definir o público-alvo, os temas principais e outros fatores críticos para uma campanha de marketing bem-sucedida.
- Consistência: As técnicas de comunicação podem ajudar uma organização a manter a consistência nas comunicações internas e externas. Garante que ambos os modos de comunicação transmitam temas consistentes e unificados.
Principais lições
- Um plano de comunicação ajuda uma organização a esclarecer como interagir eficazmente com as partes interessadas internas e externas, garantindo que todos os funcionários tenham uma compreensão abrangente das principais mensagens e dos objetivos de comunicação.
- O plano serve como um guia estratégico, particularmente útil durante iniciativas como lançamentos de produtos ou campanhas de marketing, especificando públicos-alvo, mensagens-chave e outros elementos críticos para o sucesso.
- Ao fornecer uma abordagem estruturada para a divulgação de informações, um plano de comunicação garante consistência em todas as formas de comunicação, alinhando as mensagens com os objetivos da organização e a identidade da marca.
- As organizações com uma estratégia de comunicação estruturada enfrentam significativamente menos mal-entendidos, com relatórios indicando uma redução de 70% nas falhas de comunicação, o que é particularmente benéfico durante campanhas de marketing complexas.
- Planos de comunicação eficazes devem incluir detalhes sobre os tipos de comunicação a utilizar, a identificação do público-alvo, a frequência da comunicação, os canais de divulgação e os procedimentos de documentação e arquivo.
A importância do plano de comunicação
De acordo com o Business News Daily, as organizações com estratégias de comunicação definidas relatam uma redução de 70% nas falhas de comunicação. Este é um grande ganho, especialmente quando se trabalha com campanhas de marketing sofisticadas com inúmeras peças móveis.
As empresas exigem estratégia de comunicação por vários motivos:
- Eles ajudam a manter todos na mesma página.
- Eles podem evitar ou diminuir os efeitos de catástrofes potenciais.
- Eles podem ajudar a aumentar a produtividade e aprimorar os fluxos de trabalho.
- Os planos de comunicação são importantes porque ajudam as empresas a operar com mais facilidade e sucesso.
- A comunicação de crise plano pode ajudar a prevenir ou diminuir o seu impacto.
Componentes de um plano de comunicação
- Um plano de comunicação especifica quem deve receber informações específicas, quando elas devem ser fornecidas e os canais utilizados para transmiti-las.
- Um bom plano de comunicação antecipa quais informações devem ser transmitidas a determinados segmentos de público.
- O plano também deve especificar quem tem autorização para transmitir informações confidenciais ou sensíveis, bem como a forma como as informações devem ser divulgadas – através de e-mail, websites, relatórios impressos e/ou apresentações em reuniões virtuais ou presenciais.
- O plano também deve especificar quais os métodos de comunicação que as partes interessadas utilizarão para solicitar feedback, bem como a forma como as comunicações serão documentadas e arquivadas.
- Um plano de comunicação normalmente inclui os seguintes elementos: tipos de comunicação (por exemplo, anúncios do sistema de paging, mensagens de texto automatizadas, alertas por e-mail, chamadas telefônicas pré-gravadas, reuniões, mídias sociais), quem comunica quais informações a quem, frequência da comunicação e documentação/ procedimentos de arquivamento.
- Por último, um plano de comunicação deve ser adaptado às necessidades específicas do negócio e das pessoas envolvidas, bem como revisto e atualizado regularmente para garantir a sua relevância e eficácia.
Exemplos de estratégia de comunicação
Revise este exemplo de plano de comunicação para ajudá-lo a desenvolver e implementar sua estratégia.
Sistemas de áudio vitalícios
Outubro 1, 2023
Estratégia de Comunicação para Comunicação Interna
- Objetivos:
- Compartilhe mensagens de marca entre os 125 funcionários da organização. Fornecer um documento interno que os trabalhadores possam usar para reger suas discussões com os consumidores.
- Incentive os funcionários a falar com ousadia sobre as mensagens da marca para aumentar a reputação da empresa.
- Público-alvo:
- O público-alvo é composto por todos os 125 colaboradores da Lifetime Audio Systems, com foco nas áreas de vendas e atendimento ao cliente. Esses indivíduos possuem um conhecimento profundo dos produtos e clientes da empresa.
- Mensagens-chave:
- A Lifetime Audio Systems busca 100% de satisfação do cliente, oferecendo produtos de alta qualidade.
- A organização se compromete a responder às dúvidas, solicitações e problemas dos clientes dentro de 24 horas.
- A organização oferece uma variedade de opções de planos de pagamento para ajudar os clientes a encontrar maneiras baratas de fazer compras.
- Táticas:
- O departamento de marketing deseja publicar um boletim informativo interno para os funcionários todos os meses. O e-mail pode conter informações sobre vendas iminentes ou novos produtos que os funcionários podem compartilhar com os clientes.
- Canais de comunicação:
- No primeiro dia de cada mês, o departamento de marketing pretende entregar a newsletter por email.
- A equipe também planeja produzir um folheto de uma página enfatizando informações essenciais do boletim informativo para a área de descanso do local de trabalho.
Como escrever um plano de comunicação
Um plano de comunicação é uma ferramenta valiosa, mas também bastante simples de construir. Você pode fazer um plano de comunicação em quatro etapas.
#1. Determine suas estratégias de comunicação
O primeiro passo no desenvolvimento de um plano de comunicação é decidir onde sua equipe se comunicará — e o quê. Isso inclui quando utilizar quais ferramentas e quando comunicar de forma síncrona ou assíncrona. A comunicação síncrona e ao vivo refere-se à comunicação que ocorre em tempo real. A comunicação assíncrona ocorre quando você transmite uma mensagem sem esperar uma resposta imediata. Todos nós utilizamos comunicação assíncrona diariamente sem reconhecê-la, principalmente quando enviamos e-mails.
Determine para que cada instrumento será usado ao projetar seu plano de comunicação. Por exemplo,
- Você pode utilizar o e-mail para se comunicar com partes interessadas externas.
- O Slack permite a comunicação simultânea sobre atualizações diárias e perguntas rápidas.
- A Asana permite que você se comunique de forma assíncrona sobre o trabalho, como detalhes de tarefas, atualizações de status de projetos e documentos essenciais do projeto.
- Use o Zoom ou o Google Meet para qualquer reunião de equipe, como brainstorming de projetos ou post-mortems.
#2. Alinhe-se com a cadência de comunicação
Agora que você sabe onde estará se comunicando, também deve determinar com que frequência você estará se comunicando. Sua cadência de comunicação é o seu plano de ação para manter as diferentes partes interessadas informadas sobre os detalhes do projeto.
Por exemplo, você pode optar por agendar:
- Atualizações semanais do progresso do projeto são distribuídas via Asana a todas as partes interessadas e patrocinadores do projeto.
- Reuniões mensais da equipe do projeto para desbloquear o trabalho e planejar etapas futuras.
#3. Incluir um plano para gestão das partes interessadas
Obter o apoio e a adesão das partes interessadas é muitas vezes fundamental para o sucesso de um projeto. Você conseguirá isso na reunião de início do projeto, mas também é vital manter o apoio das partes interessadas durante todo o projeto.
Ao desenvolver seu plano de comunicação, reserve um tempo para descrever quando e sobre o que você comunicará com cada parte interessada do projeto. Algumas pessoas, como os membros essenciais da equipe do projeto, comunicarão sobre o projeto com frequência – talvez até diariamente. Outras partes interessadas do projeto podem precisar apenas ser notificadas durante as atualizações do progresso do projeto ou na leitura final.
Ao descrever como você planeja gerenciar a comunicação com as partes interessadas, você pode garantir que elas serão contatadas no momento apropriado e sobre os tópicos apropriados. A comunicação que os clientes recebem deve abordar suas questões específicas e, ao mesmo tempo, focar nos resultados de negócios e nos efeitos mais amplos e de alto nível.
Depois de desenvolver seu plano de comunicação, é hora de discuti-lo com a equipe do projeto. Certifique-se de que seu plano de comunicação esteja facilmente acessível no repositório central de informações do seu projeto. Recomendamos utilizar a Asana para monitorar todas as comunicações e atividades do projeto, permitindo que você discuta o trabalho enquanto trabalha.
Se alguma coisa mudar no plano de comunicação do seu projeto, certifique-se de atualizá-lo e comunicar as alterações. Isso garante que os membros da equipe sempre tenham as informações mais atualizadas.
Elaborando seu modelo de plano de comunicação: componentes básicos
Existem muitos modelos de planos de comunicação disponíveis online, mas um bom modelo deve incluir os seguintes elementos críticos:
- Metas e objetivos da campanha: Estabeleça claramente seus objetivos de marketing. Trata-se de aumentar o conhecimento da marca, atrair mais visitantes para o site ou gerar leads?
- Público-alvo: Determine suas personas de consumo ideais, incluindo dados demográficos, necessidades e estilos de comunicação.
- Mensagens e principais pontos de discussão: Crie mensagens consistentes que ressoem com seu público-alvo.
- Canal de comunicação: Descreva os canais de comunicação que você utilizará para atingir seu público-alvo (por exemplo, mídia social, marketing por e-mail, colaborações com influenciadores).
- Calendário de conteúdo: Faça um cronograma para criação e distribuição de conteúdo em diversas mídias.
- Funções e responsabilidades da equipe: Atribua funções e deveres claros para que todos estejam na mesma página.
- Orçamento e Recursos: Use os recursos com sabedoria para apoiar sua estratégia de comunicação.
- Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o sucesso do seu plano de comunicação e identificar áreas de melhoria.
Lembre-se de que um plano de comunicação é um documento vivo. À medida que sua campanha de marketing avança, examine-a e ajuste-a para refletir novos dados e métricas de desempenho. Você pode verificar nosso modelo de plano de comunicação gratuito abaixo.
Este modelo fornece uma abordagem estruturada para planejar e executar estratégias de comunicação eficazes, garantindo que todas as partes relevantes estejam informadas, engajadas e alinhadas com os objetivos do projeto.
Exemplos de plano de comunicação
- Plano Estratégico de Comunicação.
- Plano de Comunicação do Projeto
- Plano de Comunicação de Marketing
- Plano de Comunicação Corporativa
- Plano de Comunicação de Crise
Os planos de comunicação podem ser difíceis de escrever, mas um plano eficaz resistirá ao teste do tempo. Os planos de comunicação abaixo incluem uma análise das partes interessadas às quais você responderia, bem como protocolos sobre o que deve ser incluído nessas comunicações.
#1. Plano Estratégico de Comunicação
O plano de comunicação do Bright Hub Project Management define como, quando e por que a comunicação ocorre dentro da empresa.
Este exemplo é excelente, pois descreve como os gerentes de comunicação elaboram planos de crise, ao mesmo tempo que reconhecem que o ocupado profissional de marketing ou gerente de projeto pode ocasionalmente assumir essa função.
#2. Plano de Comunicação do Projeto
Aqui está um exemplo do projeto de atualização de faturamento da Simplicable. Este plano de comunicação descreve todas as reuniões e documentos cruciais necessários para o projeto. Como você pode ver, compreende as partes necessárias como público, objetivos, formato e DRI.
#3. Plano de Comunicação de Marketing
Um plano de comunicação de marketing é vital para interagir com o seu mercado-alvo, principalmente na introdução de novos produtos ou projetos. Este exemplo do Smartsheet demonstra como planejar planos de comunicação de marketing para clientes, clientes potenciais de vendas, parceiros de mídia, partes interessadas internas e eventos.
#4. Plano de Comunicação Corporativa
Os planos de comunicação corporativa descrevem como as empresas se comunicam interna e externamente. Este exemplo do Smartsheet mostra um roteiro de nove etapas com seções para declaração de missão, resumo executivo, análise de situação, mensagens principais e muito mais.
Conclusão
A implementação de um plano de comunicação bem definido pode garantir que suas atividades de marketing sejam consistentes, focadas e mensuráveis. Ele incentiva a colaboração em equipe ao mesmo tempo que comunica uma mensagem clara e consistente ao seu público.
Portanto, da próxima vez que você planejar um esforço de marketing, não ignore a importância da comunicação. Um plano de comunicação bem elaborado pode ser o elemento oculto que eleva seus esforços de marketing da mediocridade ao sucesso! Você já teve experiência em primeira mão com os benefícios de um plano de comunicação? Compartilhe suas histórias na seção de comentários abaixo!
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Referências
