Além das funcionalidades básicas, as empresas devem avaliar e ajustar continuamente seu ecossistema Salesforce para permanecerem competitivas. Para esse efeito, reconhecer precocemente os sinais de desempenho abaixo do ideal é fundamental, pois permite uma intervenção proativa.
Além disso, quando as equipes decidem otimizar suas medidas, elas precisam fazer isso da maneira certa – somente munidas do conhecimento das melhores práticas poderão progredir no gerenciamento do Salesforce.
É por isso que, neste artigo, nossa equipe se baseará em anos de experiência em consultoria Salesforce para fornecer sinais reveladores da necessidade de otimização e um conjunto abrangente das melhores estratégias.
Introdução à otimização de implementações do Salesforce
A implementação sólida do Salesforce é mais do que apenas configurar a plataforma – depois disso, exige otimização contínua para garantir sua eficiência máxima. Mas como uma empresa pode saber se seu sistema está bem otimizado? Existem alguns sinais.
E ao reconhecer esses sinais desde o início, as equipes podem enfrentar proativamente vários desafios e garantir que estão usando seu Salesforce em todo o seu potencial. Nesta seção, investigamos esses sinais – desde problemas de qualidade de dados e processos ineficientes até má adoção pelos usuários e muito mais.
Sinais de que você precisa para otimizar sua implementação do Salesforce
De anos de nossa consultoria Salesforce experiência, podemos destacar oito sinais críticos de que seu manejo do Salesforce pode estar abaixo do ideal:
- Diminuição da adoção pelo usuário: Um dos sinais mais reveladores de que sua implementação do Salesforce pode precisar de otimização é um declínio na adoção dos usuários. Se os membros da sua equipe não estiverem usando o Salesforce ativamente ou de forma inconsistente, isso pode indicar que o sistema não está atendendo às necessidades deles ou é muito complexo para navegar com eficiência.
- Baixa qualidade dos dados: A Salesforce depende muito de dados precisos e atualizados para fornecer insights significativos. Se você notar inconsistências, duplicatas ou informações desatualizadas em seu banco de dados Salesforce, é uma indicação clara de que os processos de gerenciamento de dados precisam de melhorias.
- Falta de integração: Se sua instância do Salesforce operar isoladamente, sem integração com outras ferramentas críticas de negócios, você estará perdendo oportunidades valiosas de automação e ganhos de eficiência.
- Desempenho Lento: À medida que sua empresa cresce e o volume de dados aumenta, o desempenho lento do Salesforce pode se tornar um problema significativo. Longos tempos de carregamento, atrasos na geração de relatórios ou falhas no sistema podem prejudicar a produtividade e frustrar os usuários.
- Processos ineficientes: O Salesforce deve simplificar seus processos de negócios, e não complicá-los. Se você achar que seus fluxos de trabalho são complicados, redundantes ou excessivamente manuais no Salesforce, é um sinal de que a otimização do processo é necessária.
- Capacidades limitadas de relatórios: Relatórios e análises eficazes são essenciais para a tomada de decisões informadas – se você achar que seus recursos de relatórios são limitados, é uma indicação de que são necessários ajustes de personalização e configuração.
- Altos custos de manutenção: Com o tempo, o custo de manutenção da implementação do Salesforce pode começar a superar os benefícios. Se você estiver gastando uma parte significativa de seu orçamento em manutenção contínua, suporte ou desenvolvimento personalizado, talvez seja hora de reavaliar sua estratégia de implementação e procurar maneiras de otimizar custos.
- Recursos desatualizados: O Salesforce lança regularmente atualizações e novos recursos para melhorar a funcionalidade – se você ainda usa recursos desatualizados ou depende de personalizações que não atendem mais ao propósito pretendido, é um sinal de que sua implementação está atrasada para otimização.
Melhores práticas para otimizar a implementação do Salesforce
Agora vamos nos aprofundar em algumas das práticas recomendadas que escolhemos a dedo para ajudá-lo a extrair o máximo valor do seu investimento no Salesforce – desde a definição de objetivos de otimização claros até a implementação de medidas de segurança robustas.
Configure objetivos claros de otimização
É fundamental delinear claramente os objetivos de otimização – empregue métricas específicas, como aumentar a velocidade do pipeline de vendas em X% ou reduzir o tempo de resposta do atendimento ao cliente em Y%. Essas metas concretas servem como uma bússola para direcionar suas estratégias de otimização, garantindo que elas estejam alinhadas com os objetivos gerais de negócios. Revise e refine regularmente esses objetivos para permanecer responsivo às mudanças nas necessidades de negócios.
Além disso, comunique estes objetivos de forma transparente entre as equipas para um melhor alinhamento e responsabilização, pois isso criará uma compreensão coletiva dos resultados desejados.
Limpe e atualize seus dados completamente
Iniciar um processo abrangente de limpeza de dados envolve mais do que identificar e remover duplicatas. Certifique-se de abordar os problemas de qualidade dos dados na sua raiz – utilize ferramentas de criação de perfis de dados para identificar anomalias e inconsistências e, em seguida, implemente regras robustas de validação de dados para evitar a sua recorrência.
Além disso, estabeleça práticas de governação de dados para garantir a integridade contínua dos dados, tais como auditorias regulares de dados e procedimentos padronizados de introdução de dados. Isso aumentará a precisão dos seus dados e inspirará confiança em sua confiabilidade.
Simplifique seus processos com automação
A automação apresenta uma oportunidade para eliminar ineficiências manuais em áreas vitais como roteamento de leads, gerenciamento de oportunidades e aprovações de contratos – portanto, certifique-se de não perder oportunidades de economia de tempo em todos os aspectos do seu negócio. Além disso, permitirá que sua equipe se concentre mais em atividades de valor agregado e aumente sua produtividade.
Além disso, considere integrar o Salesforce a outros sistemas de negócios para automatizar a sincronização de dados e agilizar processos multifuncionais.
Personalize o Salesforce de acordo com suas necessidades de negócios
A flexibilidade do Salesforce permite ampla personalização para adaptar a plataforma às suas necessidades especiais; portanto, não hesite em obter feedback de todas as partes interessadas e incorporar suas contribuições no processo de personalização. Use as ferramentas declarativas do Salesforce, como Process Builder e Flow Builder, para implementar fluxos de trabalho personalizados e automação sem a necessidade de código complexo.
Além disso, explore o vasto ecossistema de aplicativos de terceiros no AppExchange para ampliar a funcionalidade do Salesforce e atender às necessidades de negócios de nicho.
Use análise de dados e relatórios a seu favor
Desenvolva uma estratégia de relatórios abrangente que englobe KPIs relevantes para seus objetivos de negócios que abordamos anteriormente. Com base nessa estratégia, use muitas das ferramentas de relatórios do Salesforce para criar relatórios e painéis personalizados que fornecerão uma visão holística do desempenho de sua equipe.
Aproveite também recursos de análise avançada, como análise preditiva e insights orientados por IA, para descobrir padrões e tendências ocultos em seus dados – dessa forma, você pode obter uma compreensão ainda mais profunda do desempenho de seu negócio para impulsionar a inovação.
Implementar processos de suporte contínuo
Fornecer suporte contínuo garante que as equipes tenham os recursos e a assistência necessários para um bom desempenho – implemente um sistema de suporte centralizado, como um helpdesk dedicado ou uma base de conhecimento, onde possam acessar recursos de autoatendimento e enviar solicitações de suporte.
Designe administradores treinados do Salesforce ou usuários avançados para atuar como agentes de suporte de linha de frente, equipados para solucionar problemas comuns e fornecer orientações importantes sobre as práticas recomendadas. E certifique-se de realizar sessões regulares de treinamento e workshops para manter os usuários informados sobre novos recursos e práticas recomendadas.
Implementar Medidas de Segurança
Segurança em primeiro lugar – adote uma abordagem proativa em relação à segurança, implementando medidas robustas, incluindo controles de acesso baseados em funções, criptografia e trilhas de auditoria. Revise regularmente as permissões dos usuários e os níveis de acesso para garantir que estejam alinhados aos requisitos de negócios e à confidencialidade dos dados. Conduza também avaliações de segurança e testes de penetração para identificar e resolver vulnerabilidades potenciais.
Atualize seus dados regularmente
Ao priorizar a qualidade dos dados, você garante que o Salesforce continue sendo uma fonte confiável de informações – estabeleça processos de governança de dados para controlar a criação, entrada e manutenção de dados. Audite regularmente seus dados quanto à precisão, integridade e consistência e implemente regras automatizadas de validação de dados para impor padrões rígidos de qualidade de dados.
E não hesite em aproveitar todos os serviços e integrações de enriquecimento de dados para aumentar seus dados do Salesforce com insights adicionais.
Documente tudo o que você faz
Por último, mas não menos importante, documentar mudanças e práticas recomendadas é fundamental para garantir continuidade, compartilhamento de conhecimento e conformidade em seu ambiente Salesforce. Mantenha documentação abrangente de todas as alterações de configuração, personalizações e fluxos de trabalho – inclua descrições detalhadas, justificativas e avaliações de impacto para fornecer contexto para referência futura.
Além disso, estabeleça mecanismos de controle de versão para rastrear alterações ao longo do tempo e facilitar procedimentos de reversão, se necessário.
Conclusão
Otimizar a implementação do Salesforce não é uma tarefa única; é uma jornada contínua que exige atenção aos detalhes e medidas proativas. Você deve ser capaz de reconhecer os sinais de desempenho abaixo do ideal, como a diminuição da adoção pelos usuários e recursos desatualizados desde o início – ou seja, identificar rapidamente áreas para melhoria.
Feito isso, defina objetivos claros de otimização, limpe e atualize seus dados completamente, personalize o Salesforce de acordo com suas necessidades de negócios, aproveite a análise de dados e documente tudo o que você faz, entre outras coisas.
E se tiver alguma dificuldade em fazer isso, pode sempre contar com a ajuda da OMI vasta experiência de otimização bem-sucedida do Salesforce – não hesite em entrar em contato conosco e nós realizaremos o trabalho.
