Normalmente, os recepcionistas da recepção ou recepção servem como porteiros de um escritório. Eles fornecem serviços de atendimento de chamadas, serviços de transferência de chamadas, serviços de agendamento de consultas, atendimento ao cliente e orientação por mapa. Quem entra no prédio é recebido pela recepcionista da recepção. Uma recepcionista de recepção normalmente precisa de pelo menos um diploma do ensino médio, habilidades básicas de escritório e experiência em computador.
Continue lendo para saber mais sobre uma recepção, sua descrição de trabalho, deveres e qualificações.
Recepção Recepção
Em uma grande empresa ou escritório, a recepcionista serve como o primeiro ponto de contato. As responsabilidades e tarefas típicas de um recepcionista de recepção incluem check-in e registro de convidados, recebimento e classificação de correspondência, agendamento de reuniões e gerenciamento de atividades de escritório. Além disso, eles são responsáveis por operar uma central telefônica, receber chamadas e retransmitir mensagens para o pessoal do escritório. Além disso, possíveis tarefas para recepcionistas de recepção incluem atualização de calendários de compromissos, validação de tíquetes de estacionamento e arquivamento e trabalho de escritório.
A única educação formal necessária para trabalhar como recepcionista é normalmente um diploma do ensino médio ou GED. Os empregadores, no entanto, favorecem os candidatos que trabalharam como recepcionista, administrador de escritório ou representante de atendimento ao cliente. O Microsoft Office Suite e a proeza do software de agendamento podem dar aos candidatos uma vantagem sobre outros candidatos no processo de contratação. Os aspirantes a recepcionistas também devem ser proficientes em multitarefa, gerenciamento de tempo e comunicação.
Quais são os deveres e tarefas de uma recepção de recepção?
As responsabilidades de uma recepcionista incluem uma variedade de funções administrativas. Dependendo do tipo de negócio e setor em que você trabalha, suas funções como recepcionista de mesa podem mudar. Para manter seu trabalho como recepcionista interessante, você terá várias responsabilidades. Além disso, você será a primeira pessoa que os funcionários verão quando chegarem ao trabalho. Isso permite que você conheça seus colegas de trabalho, algo que alguns empregadores podem valorizar. Normalmente, suas obrigações e deveres serão os seguintes:
- Recebendo clientes
- Atender chamadas e transferi-las
- Recebendo mensagens
- Fazendo cópias
- Lidando com e-mails
- Fazendo arranjos de compromissos
- Aceitando pagamentos
- Digitalizando papelada
- Inserção de dados do cliente ou cliente
- Encomendar presentes para colegas de trabalho
- Planeje reuniões e eventos modestos para o escritório.
Deveres de uma recepção de recepção
#1. Recebendo Clientes com Calor
Receber os convidados é uma das responsabilidades fundamentais de uma recepção. Os visitantes de sua loja ou escritório podem interagir apenas com a recepcionista. Mesmo que esta seja uma posição de nível básico, uma recepcionista que consegue nela deve ser um forte administrador, bem como um grande comunicador, capaz de se relacionar com pessoas de todas as formações e profissões.
Quando os visitantes chegam, a recepcionista deve cumprimentá-los gentilmente, ocasionalmente pegando seus casacos, oferecendo lanches e respondendo a perguntas simples sobre a empresa, como horário de funcionamento. A recepção deve se esforçar para ter conhecimento suficiente para fornecer uma descrição sucinta dos produtos e serviços que sua empresa oferece.
#2. Atender e retornar ligações
Uma recepcionista da recepção é responsável por atender todas as chamadas recebidas, bem como receber os visitantes pessoalmente. Dependendo do tamanho da sua empresa, sua recepcionista deve estar familiarizada com o sistema telefônico para realizar essa tarefa. A recepcionista seleciona as chamadas conforme solicitado, direciona as chamadas para a parte apropriada e recebe e retransmite as mensagens conforme necessário.
#3. Enviando correspondência recebida
Em algumas empresas, o recepcionista da recepção pode supervisionar a distribuição da correspondência recebida e enviada. A recepcionista classifica a correspondência que chega, removendo o lixo eletrônico e separando os itens de maior prioridade. A correspondência é distribuída seguindo a política corporativa.
Um recepcionista da recepção pode entregar cada correspondência em mãos ao destinatário pretendido ou os pacotes podem ser colocados no slot de correio interno apropriado. À medida que os pacotes chegam, a recepcionista também assina as entregas noturnas ou prioritárias.
#4. Preparando correspondência de saída
A recepcionista da recepção prepara a correspondência do dia para que os correios ou o serviço de entrega noturna a peguem. O funcionário da recepção entra em contato com um mensageiro e dá todas as instruções necessárias caso uma pessoa ou empresa precise de documentos rapidamente.
#5. Tarefas Administrativas e Escriturárias
Uma recepcionista de recepção também pode realizar várias tarefas administrativas, como redigir cartas, criar planilhas financeiras e fazer apresentações. Em empresas de pequeno ou médio porte, o recepcionista também pode ser responsável por agendar reuniões de membros da equipe sênior e organizar viagens de negócios. Encomendar material de escritório, arquivar documentos, fazer cópias e enviar e receber faxes são outras tarefas que a recepcionista pode ser obrigada a realizar. O indivíduo sentado na frente ocasionalmente desempenha funções clericais.
Habilidades de uma recepção de recepção
- Experiência administrativa
- Habilidades bilíngues
- Habilidades de comunicação
- Alfabetização informática
- Conhecimentos de informática
- Atendimento ao cliente
- Entrada de dados
- Experiência em consultório odontológico
- Revisão da documentação
- Sistemas EMR
- Habilidades organizacionais
- Boa capacidade de resolver problemas
- Atenção aos detalhes
- Habilidades de gerenciamento de tempo
- Microsoft Office
- Google Docs
- Software de calendário
Como se tornar uma recepção de recepção
Mesmo que você tenha pouca ou nenhuma experiência anterior na área, ainda pode encontrar trabalho como recepcionista fazendo o seguinte:
#1. Obter um Diploma de Ensino Médio
Muitos empregadores não contratarão uma recepcionista, a menos que tenham o diploma do ensino médio. Sua experiência no ensino médio pode prepará-lo para trabalhos de recepcionista de várias maneiras, inclusive aprimorando sua capacidade de gerenciar seu tempo, manter-se organizado e colaborar com outras pessoas. Se você tem um diploma do ensino médio, os empregadores em potencial podem considerá-lo capaz, responsável e organizado - qualidades que podem torná-lo mais qualificado para cargos de recepcionista.
#2. Desenvolva suas habilidades interpessoais
Todos os dias, enquanto trabalha como recepcionista, você terá que se comunicar com uma ampla gama de pessoas. Recepcionistas com forte habilidades de comunicação interpessoal são frequentemente contratados pelos empregadores. Você estará mais qualificado para uma posição de recepcionista se tiver boas habilidades interpessoais, porque será visto pelos empregadores como carismático, profissional e bem-falante.
#3. Faça um currículo forte
Seu currículo está entre as melhores maneiras de demonstrar aos empregadores suas qualificações, proezas, honras e conquistas. Além disso, currículos bem escritos, organizados e apresentados profissionalmente têm maior probabilidade de transmitir aos empregadores a ideia de que você tem uma forte ética de trabalho.
#4. Melhore suas habilidades organizacionais
A manutenção da organização do escritório e do lobby é frequentemente responsabilidade das recepcionistas. O desenvolvimento de habilidades organizacionais é necessário para gerenciar compromissos, anotar recados e separar correspondências. Ao destacar suas habilidades organizacionais, como atenção aos detalhes e planejamento, você pode parecer mais qualificado em sua entrevista e mostrar ao gerente de contratação que você possui as habilidades de recepcionista necessárias, apesar de ter pouca ou nenhuma experiência de trabalho.
#5. Faça um esforço para se apresentar profissionalmente
Uma das principais qualificações para muitos cargos de recepcionista é a capacidade de se comportar profissionalmente ao interagir com outras pessoas no front office. Além disso, muitos empregadores procuram candidatos com fortes habilidades de comunicação que possam transmitir uma imagem pública favorável e acessível para a marca da empresa. Como as habilidades interpessoais são tão cruciais nesse tipo de trabalho, pode ser possível para um gerente de contratação avaliar seu potencial de sucesso como recepcionista com mais precisão se você puder mostrar essas qualidades durante a entrevista.
#6. Pratique suas habilidades de falar ao telefone
Como falar ao telefone costuma ser uma das principais funções de uma recepcionista, aprimorar sua voz ao falar ao telefone pode fazer com que você pareça mais articulado, profissional e carismático. Peça conselhos sobre como aprimorar suas habilidades de falar ao telefone e coloque sua prática em ação com seus entes queridos ou amigos.
Descrição do trabalho de recepção da recepção
Precisamos de uma recepção sociável para lidar com todas as tarefas administrativas e de recepcionista no balcão de nossa entrada principal. Porque você é a “cara” da empresa, você será aquele que todos os clientes verão. É você quem vai determinar como eles se sentem.
O candidato ideal será extremamente perspicaz e disciplinado, além de ter uma personalidade agradável e descontraída. Você deve ser capaz de lidar com reclamações e fornecer informações verdadeiras. Uma abordagem orientada para o cliente é essencial. O objetivo é fazer com que os visitantes e hóspedes se sintam bem-vindos e apreciados enquanto estiverem em nossa propriedade.
Responsabilidades:
- Receba os visitantes e trate-os com muita cortesia.
- Certifique-se de que a recepção esteja organizada, bem conservada e totalmente abastecida com todos os suprimentos necessários, como canetas, formulários e papel.
- Responda imediatamente a todas as chamadas de clientes e perguntas.
- Transfira as chamadas para o departamento apropriado e grave as mensagens.
- Aceite todas as cartas e pacotes e entregue-os ao departamento apropriado.
- Rastreie, organize e encaminhe e-mails.
- É necessário solicitar e gerenciar equipamentos e suprimentos de escritório.
- Manter documentos e arquivos atualizados.
- Fique de olho no orçamento do escritório.
Requisitos:
- Um diploma do ensino médio ou outra qualificação comparável.
- 2 anos ou mais em uma função similar com experiência documentada.
- Excelente conhecimento dos procedimentos padrão de contabilidade e gerenciamento de escritório.
- Excelentes habilidades de comunicação
- Muito bom em multitarefa e organização.
- Forte familiaridade com os programas do MS Office
A recepcionista da recepção é difícil?
Os recepcionistas da recepção precisam ser sociáveis, bem organizados e capazes de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Eles precisam de habilidades de comunicação. Uma boa recepcionista presta muita atenção aos detalhes e é especialista em lidar com vários projetos ao mesmo tempo. Nem todos devem trabalhar na recepção. Se você tiver as habilidades necessárias, realizar este trabalho básico não será difícil para você. Você deve ser muito paciente, cortês e capaz de direcionar visitantes e correspondências para o escritório apropriado. Você pode ocasionalmente achar monótono quando ninguém liga ou entra na sala; em outras ocasiões, sua mesa pode estar coberta de pilhas de papéis e as pessoas podem estar esperando para falar com você.
Quais são as funções de um recepcionista?
Dependendo do negócio, um representante da recepção pode ter uma variedade de funções. Todas as correspondências e pacotes recebidos e enviados devem ser recebidos e entregues por eles. Eles também são responsáveis por retornar ligações, marcar reuniões, coordenar as atividades do escritório e receber os visitantes.
O que faz um bom representante de recepção?
Como eles lidam com clientes, colegas de trabalho e fornecedores todos os dias, os representantes da recepção precisam ser excelentes comunicadores. Além disso, eles possuem fortes habilidades interpessoais que os permitem trabalhar juntos e oferecer e receber críticas de forma construtiva. Eles terão sucesso na posição se tiverem habilidades interpessoais, como simpatia e simpatia.
Quantas horas trabalha uma recepção?
A maioria dos funcionários da recepção está disponível durante a semana, das 8h às 5h. Normalmente, os turnos da recepcionista duram oito horas. Normalmente são utilizados três turnos para cobrir a recepção: o turno da manhã, que dura aproximadamente das 7h às 3h; o turno da tarde, que começa às 3h e termina às 11h; e o plantão noturno, também conhecido como plantão noturno de auditoria, que tem início às 11h e término às 7h.
O que uma recepcionista não deve fazer?
- Levante a voz sobre os clientes
- Sempre que alguém entrar na sala, evite olhar para cima e cumprimentá-lo.
- Não faça as pessoas esperarem muito tempo nas cadeiras
- Dê mais importância ao telefone do que à pessoa que está à sua frente
- Colocar chamadores em espera indefinidamente
- grosseria ao telefone
- Perda de confidencialidade
Conclusão
Seu diploma do ensino médio ou GED será necessário para trabalhar como recepcionista; um diploma universitário nem sempre é necessário. Muitos empregadores podem preferir se você tiver experiência anterior trabalhando como representante de atendimento ao cliente, recepcionista ou em outra função administrativa. Além disso, os empregadores podem ter qualificações específicas para a função em termos de habilidades. Você pode aumentar suas chances de conseguir um emprego tornando-se certificado em um determinado campo para aprender essas habilidades.
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Referências
