Leren hoe u een werknemer kunt ontslaan, is net zo belangrijk als het aannemen van uitzonderlijke werknemers. Als u niet weet hoe u iemand op de juiste manier moet ontslaan, kan uw organisatie in een kostbaar juridisch moeras terechtkomen. Hier leggen we uit waarom en hoe je een werknemer legaal kunt ontslaan, en beantwoorden we ook veelgestelde vragen.
Weten wanneer het gepast is om een werknemer te ontslaan
Ontslaan is zonder twijfel een van de minst gewenste aspecten van je baan als leider. Dit is iemand die je kiest uit een pool van sollicitaties, ingehuurd, opgeleid en tijd doorgebracht met. Hen laten gaan kan ernstige gevolgen hebben voor uw bedrijf.
Er zijn tal van redenen waarom u een werknemer zou moeten ontslaan: misschien is hun productiviteit aanzienlijk en regelmatig laag, misschien tast hun gedrag het moreel van de mensen om hen heen aan, of misschien ontvangt u klachten van andere werknemers of zelfs klanten.
Tenzij u om financiële redenen opzegt, moet u al een verslag hebben van de slechte prestaties of gedragsproblemen van een werknemer, evenals vastgelegde manieren waarop u hebt geprobeerd hen te helpen verbeteren. Onthoud dat een gesprek over gedrag of prestaties een kans voor u kan zijn om hen te helpen professioneel te groeien. Als u echter hardnekkig met die werknemer samenwerkte en geen verbetering ziet, of als u na een paar van deze vergaderingen wordt geconfronteerd met desinteresse, ontkenning of defensief gedrag, is het zeker tijd om die persoon te laten gaan.
Redenen om een werknemer te ontslaan
#1. Beëindiging wegens slechte prestaties.
Gedragsproblemen zijn een veelvoorkomende reden voor ontslag. Als het management heeft geprobeerd problematisch gedrag te verhelpen en dit heeft gedocumenteerd, maar de situatie aanhoudt of verergert, is het tijd om de medewerker te laten gaan. Slecht gedrag laten doorgaan ondanks waarschuwingen geeft een negatief voorbeeld en is schadelijk voor het moreel.
#2. Beëindiging op basis van prestatie.
Na een tweede kans te hebben gekregen, worden werknemers die de prestatiedoelstellingen niet halen vaak ontslagen. Als training en beoordelingen niet hebben gewerkt, kan dit zijn omdat ze zich in de verkeerde positie bevinden. Als u ze niet naar een andere locatie kunt overbrengen, is het tijd om te beëindigen.
#3. Beëindiging wegens slechte houding.
Beëindiging wegens een slechte houding kan juridisch moeilijk zijn. Als de werknemer naar believen werkt, kunt u beter geen reden opgeven. Als de werknemer geen wilskrachtige werknemer is en om een bepaalde reden moet worden ontslagen, moet u eerst specifieke voorbeelden van de houdingsproblemen documenteren.
#4. Beëindiging wegens ongehoorzaamheid.
Als een werknemer weigert werkgerelateerde activiteiten uit te voeren, weigert geldige en ethische managementinstructies op te volgen, of respectloos is tegenover een manager of supervisor, is het tijd om ontslag wegens insubordinatie te overwegen. U moet alle gevallen ervan zorgvuldig documenteren.
#5. Beëindiging van seksuele intimidatie.
Werkgevers die beschuldigingen van seksuele intimidatie niet serieus nemen, lopen het risico verantwoordelijk te worden gehouden voor het creëren van een vijandige werkomgeving. Documenteer elk specifiek bewijs grondig. Als een werknemer naar believen werkt en het bewijs dubbelzinnig is, is het misschien het beste om hem zonder uitleg te ontslaan.
#6. Beëindiging van deelname.
Als een werknemer regelmatig het bedrijfsbeleid schendt, kan het tijd zijn om hem of haar te ontslaan. Noteer elk geval en maak de werknemer bewust van de gevolgen van voortdurende afwezigheid of te laat komen.
#7. Ontslag wegens pesten.
Pesten of intimidatie op het werk in de vorm van ongewenst, agressief gedrag is vaak een reden voor ontslag. Documenteer alle klachten en omschrijf de sancties.
#8. Ontslag wegens veiligheidsovertredingen.
Het ontslag van een werknemer wegens veiligheidsovertredingen, zelfs indien gerechtvaardigd, kan problematisch zijn, aangezien dit kan worden geïnterpreteerd als vergelding tegen een werknemer voor het melden van veiligheidsrisico's. Als u overweegt iemand te ontslaan vanwege veiligheidsoverwegingen, dient u juridisch advies in te winnen.
Andere factoren die tot ontslag kunnen leiden, zijn onder meer een aanzienlijke schending van de gedragscode of wanneer een werknemer gewoon niet meer komt opdagen, in welk geval u een baanverlating heeft.
Hoe een werknemer te ontslaan?
Dit is een stapsgewijze benadering van het ontslaan van personeel.
#1. Communiceer vrij en eerlijk met de werknemer voorafgaand aan de beëindiging.
Als u een werknemer heeft die niet goed presteert, overweeg dan om privé en diplomatiek met hem over deze kwesties te praten, zonder disciplinaire maatregelen of ontslag voor te stellen. In sommige omstandigheden zal de werknemer het eens zijn met uw evaluaties en uit zichzelf stoppen.
#2. Bepaal een tijd, dag en locatie.
Spreek een tijd en dag af om de werknemer te ontmoeten op een rustige locatie, weg van andere werknemers. Bepaal een vergadertijd waarop de werknemer zijn spullen rustig en uit het zicht van andere werknemers kan verzamelen onmiddellijk na de vergadering.
#3. Plan van tevoren.
Maak een script van wat je wilt zeggen. Beschrijf uw redenen om ze te beëindigen, of het nu gaat om een enkele overtreding of een reeks langdurige overtredingen. Maar zorg ervoor dat de verklaringen niet bedoeld zijn voor gedrag waarvan u andere werknemers vrijspreekt. Uw scenario moet benadrukken dat uw beslissing definitief is en dat u op geen enkele manier van gedachten zult veranderen.
#4. Neem een collega mee.
Als de medewerker woedend of geïrriteerd raakt, dient er een zakenpartner, direct leidinggevende of HR-medewerker aanwezig te zijn om de rust te bewaren. Een andere persoon in de kamer is ook nuttig voor het geval de ontslagen werknemer juridische claims indient op basis van wat er tijdens het beëindigingsgesprek is besproken.
#5. Vermijd dingen persoonlijk te maken.
Wees genadig als een werknemer niet past bij de cultuur van uw bedrijf. Kleineer de werknemer niet; alleen omdat ze niet passen in uw organisatie, wil nog niet zeggen dat ze ergens anders niet passen. Evenzo, als een werknemer slecht presteert, ontslaat hem dan niet en kleineert zijn intelligentie niet. Vertel hen dat hun prestaties niet aan uw normen voldoen.
Maak van het ontslaan van een werknemer een persoonlijke aangelegenheid. Vermijd het beledigen of kleineren van een werknemer simpelweg omdat ze niet passen in uw bedrijfscultuur. Herinner hen er gewoon aan dat hun prestaties niet voldoen aan de normen van uw bedrijf en dat u hen veel succes wenst bij hun toekomstige inspanningen.
#6. Hou het kort.
Geef uw medewerker voldoende tijd om vragen te stellen en voor u om uw zaak over te brengen – in totaal waarschijnlijk niet meer dan 10 minuten. Als ze je een vraag stellen, houd je antwoorden dan kort en bondig.
#7. Verkrijg de bedrijfspapieren van de werknemer.
Wanneer u een werknemer ontslaat, moet u alle bedrijfsmaterialen terughalen die hij of zij in handen heeft. Dit omvat sleutels, ID-kaarten, werklaptops en andere items. Wijzig de wachtwoorden van alle bedrijfssoftware waartoe de medewerker toegang heeft.
#8. Verstrek ontslagvergoedingen, indien van toepassing, en leg deze uit.
Leg uit hoe de werknemer een ontslagvergoeding of COBRA-verzekering ontvangt als uw organisatie deze voordelen verstrekt aan ontslagen werknemers. Maak duidelijk wanneer de werknemer zijn definitieve vergoeding mag verwachten – u moet betalen voor al het geleverde werk, ook al is het van slechte kwaliteit. Als de werknemer geheimhoudingsovereenkomsten moet ondertekenen, laat hem deze dan ondertekenen voordat hij vertrekt.
Waar u op moet letten voordat u een werknemer ontslaat
#1. Jouw gevoelens
Je bent een leider, en hoewel je werk vooral gericht is op het ontwikkelen van andere geweldige leiders, betekent dit ook dat jij degene bent die iemand moet laten gaan als het, om welke reden dan ook, gewoon niet werkt.
Het kan een zware emotionele last zijn om te dragen, ondanks het adagium: "Het is niet persoonlijk, het is gewoon zakelijk." Zelfs als je weet dat dit de beste zet is voor jou en je bedrijf, is het moeilijk om je niet een beetje schuldig te voelen over wat je doet. Het kan veel moeilijker zijn om erachter te komen hoe je iemand kunt ontslaan die je echt waardeert.
Geef jezelf dus een boost voordat je een misdaad pleegt. Onthoud: de vergadering zal hoogstwaarschijnlijk ongemakkelijk zijn, maar hoe emotioneel het uiteenvallen van het bedrijf ook voor u is, u moet uw best doen om uw emoties tijdens het gesprek onder controle te houden. Het laatste wat je wilt, is dat de persoon die je verlaat je moet troosten omdat je zo van streek bent omdat je afscheid moet nemen. Dat is onrechtvaardig jegens hen en maakt de pijn alleen maar erger.
Zorg er in plaats daarvan voor dat een vertrouweling, zoals een partner, echtgeno(o)t(e) of vriend(in), een uitlaatklep is voor eventuele gevoelens die je daarna kunt hebben.
#2. Juridische implicaties
Misschien ben je de HR-afdeling van een klein bedrijf. Als dit het geval is, kan het geen kwaad om juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat u het ontslagproces correct en in overeenstemming met alle wettelijke vereisten afhandelt.
Als u echter een groter bedrijf bent met HR-mensen of een uitbested partnerschap, moet u hun advies vragen over de methode om ervoor te zorgen dat ontslag geen juridische kwestie wordt die u blijft achtervolgen.
U moet er absoluut voor zorgen dat u over alle bovengenoemde documenten beschikt over de prestaties en het gedrag van de werknemer om een papieren spoor te hebben. Dit moet prestatierapporten bevatten, eventuele waarschuwingen die u hen hebt gegeven en andere coachinginformatie. Stel vóór de vergadering een opzeggingsbrief op (goedgekeurd door de bovengenoemde advocaat) om naar de werknemer te sturen zodra het nieuws is bezorgd.
#3. Logistieke overwegingen
U moet ook alle logistiek van tevoren plannen: hoe verzamelt u bedrijfseigendommen in hun handen, zoals sleutels of computers? Wanneer en hoe geef je ze hun laatste salaris? Wat vertel je ze als ze zich afvragen waarom ze zijn ontslagen? Je moet voorbereid zijn op elke situatie, vooral als je geen gespecialiseerde HR-persoon hebt.
Na het evenement moet u weten hoe u eventuele resterende e-mails die naar hun adres worden verzonden, kunt beheren en hoe u eventuele zakelijke wachtwoorden die bij de werknemer bekend zijn, kunt wijzigen. Zorg ervoor dat je van tevoren een strategie hebt opgesteld, zodat je niets vergeet.
Redenen om een werknemer te ontslaan die illegaal zijn
Zorg ervoor dat u de wet niet overtreedt wanneer u wordt geconfronteerd met de beslissing om een werknemer te ontslaan. Raadpleeg bij twijfel een advocaat.
Zelfs in gevallen van tewerkstelling naar willekeur zijn er volkomen onwettige en ongepaste redenen om iemand te ontslaan.
- Discriminatie: als uw ontslagmethoden discriminerend zijn, overtreedt u de federale wetgeving. Lees meer over naleving van gelijke kansen op werk in dit artikel.
- Vergelding: Als een werknemer dreigt een rechtszaak aan te spannen wegens vermoedelijke discriminatie, veiligheidsproblemen op de werkplek of andere redenen, kunt u hem niet ontslaan. U kunt ook geen werknemers ontslaan die weigeren aan onwettige verzoeken te voldoen.
- Weigering om mee te doen aan leugendetectortesten: Uw medewerkers hebben in de meeste gevallen de vrijheid om leugendetectortesten te weigeren. Weigeren om deze tests af te leggen, is geen strafbaar feit.
- Immigratiestatus: u kunt een werknemer niet ontslaan vanwege zijn immigratiestatus zolang hij legaal in de Verenigde Staten mag werken.
Wat moet je tegen de rest van je team zeggen?
U kunt niet verhullen dat u een personeelslid hebt ontslagen. Uw personeel merkt het en begint zich af te vragen waarom u een medewerker laat gaan als het niet vanzelfsprekend was.
Mensen gaan speculeren en aannames doen. Ze kunnen zich zorgen maken over hun eigen werkzekerheid. Ze kunnen opgelucht of woedend zijn.
Bereid je van tevoren voor om de rest van je teamleden op de hoogte te brengen van het nieuws. Transparantie stelt uw collega's in staat te begrijpen hoe ze hun baan kunnen verbeteren en behouden.
Sommige teamleden maken zich misschien zorgen over hun prestaties, en dit kan een ideale gelegenheid zijn om feedback te geven en relaties te versterken.
En verder
Je inspanningen om iemand netjes te ontslaan zullen niet genegeerd worden. De rest van uw team zal zien dat u mensen voldoende waardeert om in dergelijke gevallen attent te zijn. Misschien merkt de persoon die je ontslaat het niet meteen, maar je doet je best om attent te zijn en te voorkomen dat je zijn gevoelens kwetst.
Probeer het gesprek op een positieve noot te beëindigen. Als ze een geweldig persoon waren, bied dan uw suggesties voor professionele ontwikkeling aan. Je zou hen helpen bij hun toekomstige zoektocht naar werk. Breng ook eventuele tips of professionele inzichten naar voren. Alle informatie die u kunt verstrekken, zal hen helpen bij het zoeken naar een nieuwe baan.
Dit zijn uitdagende beslissingen en gesprekken. U krijgt meer zelfvertrouwen en ontwikkelt nieuwe vaardigheden waar u en uw medewerkers in de toekomst profijt van zullen hebben. Het zal je helpen om op de lange termijn een completere baas en een beleefder persoon te worden.
Conclusie
Een van de moeilijkste dingen die je als manager moet doen, is iemand ontslaan. Alle managers zullen er echter op een bepaald moment in hun carrière mee te maken krijgen. Hoewel iemand ontslaan nooit prettig zal zijn, zijn er tal van dingen die je kunt doen om het proces voor alle betrokkenen minder pijnlijk te maken.
Dat gezegd hebbende, het meest cruciale voor een manager die van plan is iemand te ontslaan, is om van tevoren te plannen. Besteed dus, voordat u die vergadering belegt, de tijd en moeite die nodig is om u voor te bereiden, zodat alles zo goed mogelijk verloopt.
Gerelateerde artikelen
- HOE IEMAND TE ONTSLAGEN: Beste tips voor het ontslaan van een werknemer en wat u niet moet zeggen
- HOE JE IEMAND MOOI BRANDEN: Overwin de grootste angst van een manager
- HOE EEN WERKNEMER TE BEINDIGEN: Omgaan met de beëindiging van een werknemer
- Beëindigingsbrief: betekenis, hoe het te schrijven en wat u moet weten
- Top zes dingen die u moet weten over arbeidsrecht voor bedrijfseigenaren
Referenties
