Het ontslag van een werknemer is een typische gebeurtenis in het bedrijfsleven. Hoewel het zelden een prettige procedure is, is het vaak vereist. Als u merkt dat u iemand moet ontslaan als HR-manager of zelfs als verhuurder, wilt u ervoor zorgen dat u dit op een professionele en legale manier doet. Dit artikel is een gids voor het schrijven van een opzegbrief voor een werknemerscontract en een opzegbrief voor een huurovereenkomst, met een gedetailleerd sjabloon.
Wat is een opzeggingsbrief aan een werknemer?
Een ontslagbrief is een document dat door een werkgever wordt gebruikt om werknemers te informeren dat ze zijn ontslagen, en het is een belangrijk stuk documentatie voor zowel HR- als juridische teams.
Wangedrag van werknemers, zoals het overtreden van bedrijfsvoorschriften of de wet, is de meest voorkomende reden voor opzeggingsbrieven.
Hoewel ontslagbrieven doorgaans door werkgevers aan werknemers worden afgegeven, kunnen ze ook worden geschreven door personen die ervoor kiezen het bedrijf vrijwillig te verlaten (dwz ontslagbrieven).
Wat is de betekenis van een opzeggingsbrief?
Een ontslagbrief is een schriftelijke vastlegging van het ontslag van een werknemer, met daarin de reden voor het ontslag en eventuele andere relevante gegevens.
Deze brief is belangrijk omdat het bewijst dat uw organisatie een werknemer op een eerlijke en rechtmatige manier heeft beëindigd.
Maar er is meer aan de hand dan dat.
Beëindigingsbrieven zijn vaak de laatste stap in een proces.
Ze kunnen de cirkel rondmaken en laten zien dat een medewerker alle kansen heeft gekregen om aan de verwachtingen te voldoen en de prestaties te verbeteren voordat hij werd ontslagen.
Dit is ook een van de laatste stukjes papierwerk die een ontslagen werknemer van uw bedrijf ontvangt.
Vanuit dat oogpunt kan een beëindigingsbrief de beëindigingsprocedures van uw bedrijf verduidelijken en inzicht geven in wat er daarna gebeurt.
Beëindigingsbrieven, met name bij het ontslaan van hoger personeel, kunnen ook dienen als een vriendelijke herinnering aan de NDA van de werknemer, niet-concurrentievoorwaarden en beperking van handelsovereenkomsten.
Als deze boetes contractueel verplicht zijn, moet u mogelijk ook een aandelenoverdracht of verkoop regelen met belanghebbenden.
Het is tenslotte gezegd en gedaan, deze brieven moeten in het dossier worden bewaard voor toekomstige toegang door zowel HR als juridische afdelingen.
Wat zijn de vier redenen voor beëindiging?
Een werkgever kan om verschillende redenen werknemers ontslaan. In de meeste gevallen moet de werkgever bepaalde stappen of criteria volgen om ervoor te zorgen dat het ontslag eerlijk is, anders kan het worden aangevochten bij een rechtbank.
#1. Het niet uitvoeren van taken
De meest voor de hand liggende (en waarschijnlijk eerlijkste) verklaring is dat een werknemer zijn taken niet correct uitvoert. Slechte prestaties kunnen worden veroorzaakt door verschillende factoren, waaronder het onvermogen om een bepaald vaardigheidsniveau te bereiken of zelfs het niet kunnen opschieten met collega's en managers. Of ze nu het gevoel hebben dat de slechte prestatie opzettelijk is of niet, de werkgever moet altijd een eerlijke waarschuwing geven en een redelijke kans om te verbeteren voordat hij de werknemer ontslaat.
#2. Wangedrag van de werknemer
Wangedrag is een andere typische reden voor ontslag. Dit kan het consequent te laat komen op het werk zijn of het niet effectief volgen van de procedures op de werkplek. In dergelijke omstandigheden is de werkgever normaal gesproken verplicht om vroegtijdig te waarschuwen en de mogelijkheid te bieden om te verbeteren. Alleen als het wangedrag voortduurt, kunnen ze de werknemer ontslaan. De enige uitzondering is buitensporig wangedrag, zoals diefstal, aanranding of onwettige activiteiten, die kunnen leiden tot ontslag op staande voet.
#3. Langdurige ziekte
Langdurige ziekte kan een geldige reden voor ontslag zijn, maar alleen als er geen sprake is van een arbeidsongeschiktheid en pas nadat u redelijke aanpassingen heeft gedaan om de werknemer aan het werk te houden.
#4. Ontslag
Ontslag kan ook plaatsvinden als gevolg van boventalligheid, waarbij het bedrijf moet snijden in het personeelsbestand. Er zijn bepaalde normen voor ontslagprocedures.
Hoe schrijf je een opzeggingsbrief
Het opstellen van een opzeggingsbrief kan een uitdaging zijn, maar het is een essentieel onderdeel van het proces van het beëindigen van een arbeidsrelatie.
Uw organisatie is verantwoordelijk voor het naleven van alle arbeidsvoorschriften en wettelijke vereisten in uw specifieke gebied, hoewel deze verantwoordelijkheden kunnen verschillen afhankelijk van de lokale wetgeving en de reden voor de beëindiging. Hier vind je alles wat je moet weten om een goede opzeggingsbrief te schrijven.
#1. Kies je toon met aandacht.
Beëindigingsbrieven zijn een essentieel onderdeel van de levenscyclus van de werknemer.
Of werknemers nu worden ontslagen of ontslagen vanwege wangedrag, het is van cruciaal belang om tijdens formeel contact professioneel en hoffelijk te blijven.
Houd er rekening mee dat als de beëindiging onverwacht is, u het loon, de ziektekostenverzekering en andere levensbehoeften van een werknemer verlaagt, terwijl u ze ook in een onzekere positie brengt.
Hoewel het antwoord van het bedrijf op het welzijn van een werknemer uiteindelijk niet het antwoord van het bedrijf is, moet u zich bewust zijn van deze omstandigheden voordat u de dialoog aangaat en zo nodig medeleven tonen.
Uw beëindigingsbrief moet ook dienen om een deel van deze verwarring te verminderen door duidelijke en concrete toekomstige acties op te stellen, indien van toepassing.
#2. Verzamel alle relevante informatie
Voordat u begint met het schrijven van een opzeggingsbrief, verzamelt u alle basisfeiten die u nodig hebt om de taak te voltooien.
Deze informatie is afhankelijk van hoe lang iemand bij de organisatie is en welke verantwoordelijkheden hij heeft.
In sommige gevallen heb je misschien niet alles nodig.
Als u een freelancer of ingehuurde werknemer ontslaat, kan het zo simpel zijn als een opzegging van de laatste werkdag en de aannemer extra tijd geven om het resterende werk af te ronden.
#3. Begin met de basis.
Voordat u begint met het opstellen van uw opzeggingsbrief, moet u beginnen met de basis, zoals de naam van de werknemer en de functie bij de organisatie.
Als uw bedrijf groot genoeg is, moet u mogelijk bovendien de ID van de werknemer, de afdeling en de naam van de manager of supervisor vermelden.
Deze gegevens kunnen worden weergegeven in een lijst bovenaan de pagina.
Om de beoogde ontvanger van deze informatie duidelijk te identificeren, moet deze zichtbaar, expliciet en duidelijk zijn.
#4. Informeer de werknemer over de datum van beëindiging.
Een van de meest cruciale informatie is de ingangsdatum van de beëindiging.
Dit moet vroeg in de brief worden opgenomen om duidelijke grenzen vast te stellen voor toekomstige bedrijfsactiviteiten.
Wanneer iemand om een dringende reden wordt ontslagen, kan de beëindigingsdatum dezelfde dag zijn als de brief, met onmiddellijke ingang.
Soms, met name tijdens ontslagen en andere situaties waarin er geen reden is om iemand te ontslaan, kunt u ruim van tevoren (vaak maanden) een effectieve einddatum afgeven om het personeel tijd te geven zich voor te bereiden.
#5. Leg de reden(en) van de beëindiging uit.
De reden voor ontslag is potentieel het belangrijkste aspect van het hele proces vanuit het perspectief van de werknemer, omdat het hen informeert waarom ze legaal zijn ontslagen.
Dit gedeelte moet duidelijk, eerlijk en direct zijn.
Als werknemers om reden worden ontslagen, kunt u wijzen op eerdere schriftelijke waarschuwingen of maandenlang papierwerk waaruit slechte prestaties blijken.
Ernstigere zaken, zoals mishandeling of diefstal, kunnen ook als legitieme redenen voor beëindiging worden aangemerkt.
Wat de reden voor beëindiging ook is, wees eerlijk en direct in het beschrijven van deze moeilijkheden, zodat de werknemer begrijpt waarom ze zijn ontslagen.
Als de beëindiging is gebaseerd op een enkele of terugkerende gebeurtenis (zoals chronische te laat komen), geef dan nauwkeurige details over dat incident.
Wees bereid om deze punten met uw vertrekkende teamlid te bespreken wanneer u deze brief uitgeeft (als u dit persoonlijk doet), maar houd er rekening mee dat de beslissing al is genomen.
Hoe de werknemer zich ook gedraagt, u moet plannen om het dienstverband te beëindigen.
#6. Beschrijf toekomstige vergoedingen en voordelen.
Ook als u een werknemer om dringende reden ontslaat, heeft hij toch recht op bepaalde voordelen, die u in uw opzegbrief moet vermelden.
Bedrijven kunnen naast een roze slip ook een ontslagvergoeding aanbieden.
Ze zijn soms situationeel of afhankelijk van een vorm van geheimhoudingsverklaring. U moet bereid zijn om deze onderwerpen te bespreken als ze zich voordoen.
Tegelijkertijd, als een werknemer betaalde vrije tijd (PTO) of ziekteverlof heeft opgebouwd die in aanmerking komt voor uitbetaling, vermeld dit dan in dit gebied.
Als uw bedrijf COBRA of vergelijkbare ziektekostenverzekeringen aanbiedt die de dekking buiten de arbeidsovereenkomst voor ziektekostenverzekering en gezondheidsgerelateerde voordelen uitbreiden, kunt u dergelijke voordelen hier ook uitleggen.
Het is ook vermeldenswaard dat veel van deze voordelen, evenals informatie daarover, gebruikelijke onderdelen zijn van elke beëindigingsbrief.
Met dit in gedachten, wilt u misschien een aangepaste sectie in een documentsjabloon maken met behulp van variabelen om snel exacte en relevante informatie te berekenen en op te nemen.
#7. Beschrijf de volgende stappen en eventuele disclaimers.
Afhankelijk van de omstandigheden van de beëindiging moet u mogelijk aanwijzingen geven over wat er vervolgens moet gebeuren.
Bij een abrupte, onvrijwillige beëindiging kan de beveiliging paraat staan om een ontevreden medewerker uit het gebouw te verwijderen.
Misschien wilt u een schema geven om werknemers in staat te stellen lopende contracten af te ronden, taken over te dragen aan andere teamleden en te vertrekken met minimale teamonderbrekingen voor beëindigingen die in de loop van de tijd zijn uitgewerkt.
Human resources kan een beleid hebben waarin de processen en procedures worden beschreven die moeten worden gevolgd bij het vaststellen van deadlines voor vertrekkende werknemers, onderzoek daarom het huidige beleid voordat u dit gedeelte ontwikkelt.
#8. Voltooi gegevens en contactgegevens
Het kan nodig zijn dat een bedrijf na de beëindigingsdatum contact opneemt met een werknemer.
Dit kan gebeuren wanneer werknemers weigeren bedrijfseigendommen terug te geven of wanneer het bedrijf een definitieve vertrekcontrole, belastingpapieren of andere soortgelijke communicatie wil sturen.
Verstrek alle belangrijke contactgegevens (gsm, huisadres, enz.) van uw werknemer als onderdeel van het beëindigingsproces en vraag hen om te controleren of alles correct is voordat ze vertrekken.
Hierdoor kan het bedrijf contact met u opnemen als er onopgeloste problemen zijn.
Zorg er tegelijkertijd voor dat u informatie opneemt over met wie uw werknemer contact moet opnemen als er zich zorgen voordoen.
Houd er rekening mee dat standaard hotlines voor werknemers mogelijk niet toegankelijk zijn voor voormalige werknemers en dat lokale nummers in de toekomst misschien niet de beste contactpunten zijn.
Wat is een huurbeëindigingsbrief?
Een huurbeëindigingsbrief, ook wel einde-huurbrief genoemd, is een bericht dat de verhuurder aan de huurder stuurt om hem te informeren dat de huurovereenkomst niet wordt verlengd na de opgegeven einddatum.
Naarmate het einde van uw huurperiode nadert, hebben u en uw huurder de mogelijkheid om te verlengen voor een nieuwe termijn of om de huurovereenkomst te beëindigen. Als u van plan bent uw huurovereenkomst met uw huurder te beëindigen, is de gebruikelijke manier van opzegging een huuropzeggingsbrief.
Wat schrijft u in een huurbeëindigingsbrief?
Een typische huurbeëindigingsbrief bevat:
- De vervaldatum van het huurcontract
- De reden van ontslag (indien van toepassing)
- Een duplicaat van het huurcontract
- Een verzoek om het nieuwe adres van de huurder (voor het doorsturen van de borgsom)
- Instructies voor het voltooien van het verhuisproces
- Een duplicaat van de intrekchecklist (indien van toepassing)
- Datums en uren voorgesteld voor een laatste doorloopinspectie
Wat is het formaat voor een huurbeëindigingsbrief?
Een brief die een huurovereenkomst van een verhuurder beëindigt, moet duidelijk en in overeenstemming met de lokale verhuurder-huurder- en eerlijke huisvestingswetgeving zijn geschreven. Raadpleeg een lokale advocaat voordat u een huurbeëindigingsbrief indient.
#1 Begin met het plaatsen van de datum, uw naam en contactgegevens in de rechterbovenhoek van de brief.
#2: Stuur de brief naar je huisbaas (of huurders, als er meerdere mensen op de huurovereenkomst staan).
# 3: Vermeld het adres van de huurwoning, de begin- en einddatum van de huurovereenkomst en de reden voor de brief in de eerste alinea.
# 4: Herinner uw huurder in de tweede alinea aan de eerste doorloop die is uitgevoerd bij het intrekken en voeg een kopie van de doorloop toe.
# 5: Stel de huurder vervolgens op de hoogte dat u een laatste doorloop wilt houden voordat u vertrekt. Bied een paar keer aan die voor jou werken en nodig ze uit om er een te kiezen. Controleer met uw lokale regels, aangezien voor sommige locaties de huurder aanwezig moet zijn en de walkthrough binnen een bepaald tijdsbestek moet plaatsvinden.
#6: Verkrijg een doorstuuradres van de huurder voor toekomstige correspondentie, zoals het retourneren van de borg.
#7: Sluit af met een slotzin en je handtekening.
Wanneer moet een huurbeëindigingsbrief worden gegeven?
Normaal gesproken moet u een huurder een opzegtermijn van ten minste 30 dagen aanbieden bij het beëindigen van een huurovereenkomst van maand tot maand. Afhankelijk van de voorwaarden van de huurovereenkomst en de lokale wetgeving, kan het zijn dat u verplicht bent om een opzegtermijn van 30, 60 of 90 dagen in te dienen bij een huurovereenkomst voor bepaalde tijd. Ook kan het voorkomen dat een verhuurder in bepaalde gevallen een huurovereenkomst niet kan opzeggen. Lees uw huurovereenkomst en spreek met een lokale advocaat om vast te stellen hoeveel opzegtermijn u moet geven.
Een contractbeëindigingsbrief schrijven
Een contractbeëindigingsbrief is een officiële brief waarin een werknemer wordt meegedeeld dat zijn of haar baan wordt beëindigd. Volgens het contract van een werknemer definieert het vaak de oorzaak van het verloop, beschrijft het de volgende stappen die deze werknemer kan nemen en legt het eventuele extraatjes of beloningen uit die ze als gevolg hiervan kunnen ontvangen. Stafmedewerkers kunnen bijvoorbeeld in aanmerking komen voor een ontslagvergoeding als ze daarvoor minimaal twee jaar in functie zijn geweest. Een opzeggingsbrief kan ook worden gebruikt om een rechtsverhouding met een ander bedrijf te beëindigen en eventuele definitieve transacties tussen hen te schetsen.
Wanneer gebruiken werknemers contractbeëindigingsbrieven?
Wanneer zich specifieke gebeurtenissen voordoen die leiden tot de beëindiging van het contract van een werknemer, kan een bedrijf dit soort brief gebruiken. Volgens de Arbeidswet kunnen bedrijven ervoor kiezen om deze melding te doen of alleen de salarissen te administreren in de tijd voordat een contract wettelijk eindigt. Soms zijn beide partijen het op voorhand eens over de beëindiging, terwijl in andere omstandigheden het ontslag gedwongen wordt. Volgens de Contracts (Rights of Third Parties) Act kunnen bedrijven een contract om verschillende redenen beëindigen en kunnen ze tijdens het proces een brief gebruiken om de bepalingen van de beëindigingsclausule van een contract opnieuw te bevestigen.
Dit zijn enkele voorbeelden van wanneer een werkgever dit type brief zou kunnen gebruiken:
- Proeftijd: sommige werknemers kunnen drie tot zes maanden tijdelijk werk verrichten voordat ze voltijds gaan werken, gedurende welke tijd het management hun baan kan beëindigen.
- Werknemers kunnen worden ontslagen wegens contractbreuk als ze het werk meer dan twee dagen zonder opzegtermijn missen of hun contract op enigerlei wijze schenden.
- Wangedrag van werknemers: een werkgever heeft de bevoegdheid om het contract van een personeelslid te beëindigen als hun gedrag in strijd is met de gedragscode van een bedrijf of als ze op de een of andere manier een verkeerde voorstelling van zaken geven over hun werkplek.
- Bezuinigingen: Wanneer een bedrijf wordt geconfronteerd met externe omstandigheden, zoals een dalend jaarinkomen, kan het het contract van een werknemer beëindigen, met name dat van zijn leidinggevenden, om de kosten te minimaliseren of te herstructureren.
Waarom is een contractbeëindigingsbrief belangrijk?
Overweeg de volgende argumenten voor het belang van dit type brief:
- Een geweldige reputatie behouden: het versturen van een opzeggingsbericht kan een bedrijf helpen zijn professionele imago te verbeteren, omdat het meestal een beleefdheid is in plaats van een wettelijke vereiste.
- Het dient als een officieel document: als er later een juridisch meningsverschil ontstaat, kan een schriftelijke kennisgeving van beëindiging een waardevol hulpmiddel zijn.
- Helpt bij de overgang van een persoon: door werknemers een opzeggingsbrief te sturen, kunnen ze wat tijd krijgen om een nieuwe baan te zoeken of om te gaan met externe omstandigheden.
- Onderhoudt de relatie van een bedrijf: Het uiten van respect en dankbaarheid door middel van een opzeggingsbrief kan de kans op een toekomstige relatie tussen twee bedrijven vergroten.
Beëindigingsbrief sjabloon
De onderstaande sjabloon kan u helpen uw gedachten te ordenen en aan de slag te gaan met het schrijven van een ontslagbrief voor werknemers:
Geachte [naam medewerker],
Ik vind het vervelend u te moeten vertellen dat uw dienstverband bij [bedrijfsnaam] is geëindigd / zal eindigen op [beëindigingsdatum]. Zoals eerder aangegeven beëindigen wij het dienstverband omdat [korte motivering toevoegen].
U heeft vanaf [beëindigingsdatum] geen recht meer op compensatie of voordelen in verband met deze functie. Retourneer a.u.b. [vermeld alle bedrijfseigendommen die moeten worden geretourneerd] naar [naam en adres waar materialen kunnen worden afgeleverd of gepost] vóór [deadlinedatum].
Je krijgt betaald tot [einddatum — indien van toepassing] en hebt recht op je opgebouwde vakantiedagen. U ontvangt ook [bedrag en voorwaarden, indien van toepassing] aan een ontslagvergoeding.
Houd er rekening mee dat u akkoord bent gegaan met een geheimhoudings-, niet-sollicitatie- en niet-concurrentiebeding [indien van toepassing]. U moet onmiddellijk alle privé-informatie over ons bedrijf die u op uw persoonlijke apparaten of papieren exemplaren heeft, vernietigen.
Als je vragen hebt, neem dan binnen [aantal] werkdagen na je laatste werkdag contact met me op.
Wij wensen u veel succes bij uw toekomstige bezigheden.
[Uw handtekening en naam]Hoewel dit voorbeeld kan dienen als een handige gids terwijl u uw eigen brief opstelt, is het altijd een goed idee om elke beëindigingsbrief met een arbeidsrechtprofessional te onderzoeken om ervoor te zorgen dat uw brief aan uw doelstellingen voldoet en tegelijkertijd het juridische risico van uw bedrijf beperkt.
Wat is beter, beëindiging of ontslag?
Het is beter voor uw reputatie als u ontslag neemt omdat blijkt dat de keuze door u is gemaakt en niet door uw organisatie. Maar als u vrijwillig vertrekt, heeft u mogelijk geen recht op dezelfde vorm van werkloosheidsuitkering als bij ontslag.
Hoe beëindigt u een werknemer op respectvolle wijze?
- Voorzie tijdig verbetermogelijkheden.
- Neem HR als getuige.
- Oog in oog ontmoeten.
- Houd het simpel, kort en professioneel.
- Breng uw team op de hoogte voordat de medewerker het gebouw verlaat.
- Maak plannen voor de toekomst.
Ten slotte,
Een ontslagbrief informeert een werknemer dat hij of zij is ontslagen, schetst de volgende stappen die hij of zij moet nemen en beschrijft de vergoedingen of vergoedingen waarop hij of zij recht heeft. Een roze slip, opzeggingsbrief, contractbeëindigingsbrief, scheidingsbrief en opzegging van het dienstverband zijn allemaal termen die worden gebruikt om beëindigingsbrieven te beschrijven.
Gerelateerde artikelen
- BEINDIGINGSBRIEF: definitie, hoe er een te schrijven en voorbeelden
- HOE EEN WERKNEMER TE BEINDIGEN: Omgaan met de beëindiging van een werknemer
- VROEGTIJDIGE BEËINDIGING VAN DE HUUROVEREENKOMST IN DE VS
- WAT IS ONVRIJWILLIGE BEINDIGING? Gevolgen in de Verenigde Staten
Referenties
