U heeft een specifiek product of specifieke dienst nodig om uw kleine bedrijf te runnen. U neemt dus contact op met uw leveranciers en legt uw wensen uit. Zij leveren het. Je moet ze ervoor betalen. Dat is het einde van het verhaal. Klinkt dat niet te simpel? Jazeker. Ja, het verkrijgen van goederen kan ingewikkelder zijn dan hierboven beschreven. Het op een vlotte en tijdige manier verkrijgen van diensten van vertrouwde leveranciers hoeft echter niet te mooi te zijn om waar te zijn. Het is mogelijk, en het gebruik van inkooporders kan helpen. In dit artikel zien we de verschillende soorten en voorbeelden van inkooporders, de processtroom en het juiste formaat voor een inkooporder.
Wat is een inkooporder?
Een inkooporder, ook wel een PO genoemd, is een juridisch document dat een koper naar een leverancier of verkoper stuurt om een aankoop te autoriseren. PO's specificeren wat de koper wil kopen en hoeveel hij ervan wil ontvangen. Deze overeenkomsten helpen bij de documentatie van de transacties van zowel de koper als de verkoper.
PO's komen zowel de koper als de verkoper ten goede. Kleine bedrijven kunnen beslissen welke producten en diensten ze van hun leveranciers nodig hebben en wanneer ze deze nodig hebben door inkooporders uit te geven.
Dit houdt de activiteiten van het kleine bedrijf succesvol en gecoördineerd. Het helpt de verkoper ook om ervoor te zorgen dat de benodigde goederen en diensten beschikbaar zijn voordat hij tot uitvoering overgaat, waardoor de koper flexibiliteit heeft om zich dienovereenkomstig voor te bereiden.
PO's zullen de koper en verkoper ook helpen bij het bijhouden van correcte, uitgebreide gegevens voor audits en financiële overzichten.
Hoe werkt een inkooporder?
Nu we hebben beschreven wat een inkooporder is, gaan we eens kijken hoe u er een kunt maken.
#1. De koper stemt ermee in om goederen van de verkoper te kopen.
Alvorens een bestelling te plaatsen, moet de koper een behoefte kunnen herkennen waarin het product of de dienst van de verkoper zal voorzien. Tijdens dit proces moet de koper bepalen welk product of dienst nodig is, hoeveel er nodig is (indien mogelijk) en wanneer het nodig is (nogmaals, indien mogelijk).
Als u bijvoorbeeld nieuwe dozen moet bestellen om uw productbestellingen naar klanten te verzenden, moet u uitzoeken hoeveel u er nodig heeft en wanneer u ze nodig heeft.
Als u een vakantiedrukte verwacht, kunt u de doosbestelling van vorig jaar bekijken en deze vermenigvuldigen met uw verwachte groei deze feestdagen om het juiste aantal te bestellen.
#2. De koper maakt een inkooporder aan en legt deze ter goedkeuring voor aan de verkoper.
Met de bovenstaande gegevens moet de koper een inkooporder opstellen en deze ter goedkeuring voorleggen aan de verkoper. Geef bij het indienen van een bestelling bij een leverancier op wanneer u goedkeuring nodig heeft om het proces op schema te houden.
Idealiter zou het antwoord ruim op tijd moeten zijn zodat de koper het product of de dienst op tijd kan verkrijgen. Anders zou het de koper voldoende tijd moeten geven om indien nodig bij een andere verkoper te kopen.
Als u doorgaat met het vorige voorbeeld, als u eenmaal een leverancier heeft gevonden die uw dozen kan leveren, weet hoeveel dozen u nodig heeft en wanneer u ze nodig heeft, kunt u deze informatie gebruiken om uw inkooporder op te stellen. Stuur naar uw vertegenwoordiger of contactpersoon.
#3. De verkoper controleert de inkooporder en bevestigt of hij aan het verzoek kan voldoen.
Als de verkoper de PO ontvangt, is het zijn verantwoordelijkheid om het verzoek te beoordelen en de voorraad of beschikbaarheid te verifiëren. Dit is om te bevestigen of het kan worden gehaald door de deadline van de koper.
In het geval van de pakketverzending heeft de verkoper uw bestelling gecontroleerd en vastgesteld dat ze aan uw verzoek kunnen voldoen na controle van hun voorraad en verzendmogelijkheden.
#4. Acceptatie van inkooporders.
Als de verkoper aan het verzoek van de koper kan voldoen, zal hij de BB accepteren, waardoor deze juridisch bindend is voor alle partijen.
Aangezien het boxbedrijf aan uw verzoek kan voldoen, hebben ze u een geautoriseerde kopie van de PO ter bevestiging gestuurd.
#5. Levering van producten of diensten.
Nadat de bestelling is goedgekeurd, is de verkoper verantwoordelijk voor het leveren van het overeengekomen product of de overeengekomen dienst. Ze kunnen in deze fase ook een factuur maken en indienen bij de koper voor het bedrag dat op de PO staat. De factuur moet een overzicht geven van de geleverde producten, de juiste hoeveelheid en het verschuldigde bedrag.
Nadat u bijvoorbeeld de verzending van dozen heeft goedgekeurd, moet u de voltooide bestelling ontvangen, evenals een factuur voor het verschuldigde bedrag. Deze leverancier accepteert netto 30 termijnen en verwacht betaling binnen 30 dagen na uitgifte van de factuur.
#6. Factuur is betaald
Tijdens dit laatste punt is de koper aansprakelijk voor het betalen van de factuur volgens de betalingsvoorwaarden van de verkoper.
Het is nu aan jou, de klant, om de factuur te betalen volgens de afgesproken betalingscondities.
Wat is het juiste inkooporderformaat?
Ben je klaar om je eigen inkooporder te maken? Dit zijn de gegevens die u moet verstrekken.
- Voorvoegsel — Geef informatie over uw bedrijf, zoals de bedrijfsnaam, het bedrijfsadres, de inkooporderdatum en het ordernummer.
- Gegevens leverancier — Geef aan wie de PO moet ontvangen. Hier vermeldt u de naam van het verkopende bedrijf, uw eigen contactnaam en het adres van het verkopende bedrijf.
- Verzenden naar — Geef aan waar de bestelling moet worden afgeleverd, het verzendproces, de verzendvoorwaarden en de verwachte leverdatum.
- Bestelspecificaties — Neem een regelitem op voor elk product in de bestelling met de productcode of SKU-nummer, de naam of beschrijving van het item, het aantal bestelde eenheden, de prijs per stuk en de leveringsdatum.
- Samenvatten — Rond de inkooporder af door een subtotaal, eventuele benodigde kortingen, toeslagen, verzendkosten en het totaal op te nemen.
Hier is een voorbeeld van een inkooporderformaat dat alle hierboven genoemde punten bevat:
Soorten inkooporders
Het is van cruciaal belang om te begrijpen dat u niet alle inkooporders gelijk maakt en dat hun formaat ook kan verschillen. Op dit moment denk je misschien: "Als je één PO hebt gezien, heb je ze allemaal gezien", maar dat is gewoon niet waar. Er zijn vier soorten inkooporders, die verschillen qua formaat en hoeveel informatie ze bevatten
#1. Standaard inkooporders
Standaard inkooporders zijn de meest voorkomende en bekende. In dit geval begrijpt de koper de details van de aankoop en kan hij het item of de dienst die wordt gekocht, de hoeveelheid, het leveringsschema en de betalingsvoorwaarden identificeren.
Een bedrijf dat bijna geen printercartridges meer heeft, kan bijvoorbeeld een standaard inkooporder plaatsen omdat ze precies weten hoeveel ze nodig hebben en wanneer ze het nodig hebben. Dit is een voorbeeld van een inkooporder.
Afhankelijk van de vereisten kunnen standaard PO's worden gemaakt voor een verscheidenheid aan verschillende functies. De bovenstaande sjabloon kan bijvoorbeeld worden gewijzigd om het volgende op te nemen:
- Te leveren diensten
- Uitbesteden
- Verkoop in consignatie
#2. Geplande inkooporders
Een klant die een geplande inkooporder plaatst, voorspelt de potentiële behoeften van zijn bedrijf aan het artikel in kwestie door van tevoren een bestelling te plaatsen. Details zoals het object, het gewicht en de betalingsvoorwaarden zijn in dit geval zichtbaar, maar de hoeveelheid is gebaseerd op een geïnformeerde schatting en de leveringsdatum is voorlopig.
Als hetzelfde bedrijf dat bijna geen printercartridges meer heeft, een geplande aankooporder plaatst, zal de verantwoordelijke koper inschatten hoeveel printercartridges hij nodig heeft voor een flexibeler leveringsschema. Dit is een voorbeeld van een geplande inkooporder.
#3. Algemene inkooporders
Kopers gebruiken een algemene inkooporder om meerdere bestellingen tegelijk te plaatsen om zo kortingsprijzen te bedingen.
Als hetzelfde bedrijf bijvoorbeeld een betere prijs kan krijgen door te besluiten meerdere bestellingen van printercartridges en papier bij één leverancier te plaatsen, kunnen ze overwegen om een algemene inkooporder te gebruiken om deze producten te krijgen. Hier is een voorbeeld van een inkooporder in dit geval.
#4. Contract inkooporders
De meest formele variant is een contract inkooporder. Totdat een PO wordt uitgegeven waarin naar het contract wordt verwezen, ondertekenen de koper en de verkoper een contract waarin de voorwaarden van de aankoop worden gespecificeerd. Deze vorm van inkooporder biedt de meeste juridische waarborgen voor alle betrokken partijen.
In het geval van printerbenodigdheden, als een bedrijf een contract tekent met zijn leverancier waarin de producten, de hoeveelheid, de prijs en leveringsschema van de beloofde artikelen, en vervolgens doorgaat met een reguliere PO, hebben deze bedrijven een contractkoopovereenkomst. Dit is een voorbeeld van een contractinkooporder.
Het hebben van een inkooporderproces zal het inkoopproces sneller laten verlopen en zowel kopers als verkopers ten goede komen.
Lees ook: 11+ BESTE AANKOOPORDERSYSTEEM VOOR KLEINE BEDRIJVEN 2023
Aankooporderproces
Het inkooporderproces omvat alles, van het schrijven tot het afleveren ervan. Het inkooporderproces is onderverdeeld in de volgende stappen.
#1. Verbeelding
U geeft de inkooporder uit nadat u de aanvraag tot inkoop heeft ingediend, meestal door het inkoopteam of een projectbeheerder.
#2. Aanvaarding
Als alle betrokkenen het eens zijn over de goederen, hoeveelheid, prijs en leveringsvoorwaarden, wordt het contract ondertekend door de verkoper die akkoord gaat met de voorwaarden.
#3. verzending
bij verzending stuurt u de bestelling naar de leverancier via het voorkeurskanaal. U kunt dit ook persoonlijk doen, op papier, per fax of e-mail, enzovoort.
#4. Verzend-en administratiekosten
De in de BB genoemde producten worden geleverd door de verkoper. Wanneer de staat van de producten bevredigend is, zoals geen gebreken of ontbrekende voorwerpen, worden ze geïnspecteerd en geaccepteerd. Op de werf wordt dit meestal gedaan door een beheerder of inkoopmanager.
#5. Afwerking
Als de bestelling compleet is, wordt een acceptatiefactuur ingediend bij financiering voor betalingsverwerking. De PO is gesloten totdat de betaling is ontvangen.
Stappen in het inkooporderproces
De stappen in het inkooporderproces zijn als volgt:
- Een inkooporder maken
- Een inkooporder goedkeuren
- Stuur een inkooporder naar de leverancier.
- PO is ontvangen
- Goederen- of servicebon
- Facturering
- Matchen in drie richtingen
- Betalingsautorisatie en planning
- Sluiting van PO
Waar is een PO voor?
Uw bedrijf geeft inkooporders uit aan verkopers (de verkoper). Kopers gebruiken ze om behoeften en prijzen te specificeren en bestelde goederen/diensten legaal te documenteren.
Wie maakt inkooporders?
De koper bestelt. Na goedkeuring maakt de inkoper of inkoopaanvrager een inkooporder aan. Voor een nauwkeurige uitvoering verzendt de klant de inkooporder naar de verkoper.
Hoe werkt PO?
Voordat goederen of diensten worden gekocht, bevestigt en specificeert het PO-proces de vereiste. Verwerk betalingen en auditbevindingen.
Wie ondertekent inkooporders?
Een inkooporder is bindend wanneer beide partijen deze ondertekenen. Voordat u de inkooporder naar de leverancier verzendt, moet u ervoor zorgen dat uw bedrijfsvertegenwoordiger deze heeft ondertekend.
Conclusie
Zeg vaarwel tegen onleesbaar handschrift, misplaatste inkooporders en urenlang gegevensinvoer. een cloudgebaseerde inkooporder zet bundels papierwerk om in gemakkelijk traceerbare digitale formaten die veilig in de cloud worden opgeslagen.
Hoewel het implementeren van een inkoopoplossing een snelle oplossing kan lijken voor al uw PO-gerelateerde problemen, is het proces in feite zeer complex. Daarom is het belangrijk om enkele best practices voor inkooporders te hanteren. Dit om ervoor te zorgen dat de inkooptool naar behoren werkt.
De juiste best practice voor inkoop zal uw kapotte inkooporderproces repareren, de prestaties verbeteren en de ROI verhogen. Hoewel de theorie van wat een inkooporder is misschien ingewikkeld lijkt, zal het kijken naar enkele van de meer populaire best practices voor eens en voor altijd ophelderen.
Veelgestelde vragen over inkooporders
Hoe maak ik een inkooporder?
Dit zijn de meest voorkomende processtappen voor inkooporders:
- Maak een inkooporder.
- Meerdere offerteaanvragen versturen (RFQ)
- Analyseer en selecteer een leverancier.
- Onderhandel over een contract en stuur PO.
- Ontvang goederen / diensten.
- Factuur ontvangen en controleren (3-Way Matching)
- Autoriseer de factuur en betaal de verkoper.
- Record houden.
Waarom heb je een inkooporder nodig?
Inkooporders zijn documenten die zijn uitgegeven door een koper (uw organisatie) aan een verkoper (de verkoper). Ze zijn een belangrijk hulpmiddel voor Kopers omdat ze eisen en prijzen formaliserenen dienen als juridisch bindende documentatie van de bestelde goederen/diensten
Wat is een inkooporder versus factuur?
Het belangrijkste verschil is dat een inkooporder wordt door kopers naar leveranciers gestuurd met de bedoeling het inkoopproces te volgen en te controleren. Aan de andere kant is een factuur een officieel betalingsverzoek dat door leveranciers naar kopers wordt gestuurd zodra hun bestelling is voltooid
Is een inkooporder een betaling?
Een inkooporder (PO) is een juridisch bindend document dat door een koper is gemaakt en aan een verkoper wordt gepresenteerd. ... Omdat de bestelling is voltooid voordat de koper zijn factuur ontvangt, geeft een inkooporder de verkoper een verzekering tegen niet--betaling
