Performance management is geen gemakkelijk vakgebied om onder de knie te krijgen. Het evolueert voortdurend en vereist het gebruik van een effectief managementsysteem. Elk jaar duiken er nieuwe trends op het gebied van prestatiebeheer op, en maar al te vaak hebben human resources het bij het verkeerde eind. Medewerkers voelen zich leeggelopen, ongemotiveerd en niet betrokken, terwijl managers geïrriteerd raken door slechte team- en individuele prestaties van medewerkers. Gelukkig erkennen steeds meer bedrijven het belang (en de daaruit voortvloeiende voordelen) van een effectief prestatiemanagementsysteem en de cyclus. De eerste stap om uw bestaande prestatieproces nieuw leven in te blazen en te verbeteren, is begrijpen wat een effectief prestatiebeheersysteem is. Om dit te bereiken zullen we de volgende vragen beantwoorden;
Wat is prestatiemanagement?
Performance management is een tool voor bedrijfsbeheer die managers helpt bij het monitoren en evalueren van het werk van werknemers. Het doel van prestatiemanagement is het creëren van een sfeer waarin mensen naar beste kunnen presteren om zo efficiënt en effectief werk van de hoogste kwaliteit te leveren.
Een systematisch prestatiebeheerprogramma helpt managers en werknemers overeenstemming te bereiken over verwachtingen, doelen en loopbaanontwikkeling, evenals hoe het werk van individuen aansluit bij de bredere visie van het bedrijf. In het algemeen beschouwt prestatiebeheer individuen binnen de context van het grotere werkpleksysteem. In theorie wil je de absolute prestatienorm, maar deze wordt als onbereikbaar beschouwd.
Wat zijn de stadia van de Performance Management-cyclus?
De eerste fase van de prestatiebeheercyclus is de fase "Planning". De planning moet de volgende elementen bevatten:
- Afspraken maken over SMART doelstellingen
- Een persoonlijk ontwikkelplan
- Acties die de komende maanden moeten worden ondernomen
- Een overzicht van de functie-eisen van de werknemer, met een update van het rolprofiel indien nodig.
Historisch gezien zouden organisaties deze planningsstap één keer per jaar uitvoeren. Naarmate de zakelijke omgeving echter wendbaarder en sneller wordt, passen veel organisaties hun processen elke drie maanden aan om doelstellingen op korte termijn te creëren. De doelen en waarden van de organisatie moeten worden opgenomen in de prestatieplanning om ervoor te zorgen dat de individuele prestaties in lijn zijn met de algemene strategie van de organisatie. Specifiek moet elke SMART-doelstelling bijdragen aan het bereiken van een of meer doelstellingen van de organisatie.
Organisaties hebben veel nadruk gelegd op het gedeelte "Beoordeling" van de prestatiebeheercyclus - meestal omdat een prestatiebeoordeling noodzakelijk is voor beloningsdoeleinden. We hebben echter altijd geadviseerd dat de fasen "Act" en "Track" de belangrijkste zijn. Dit zijn de stadia waarin prestaties worden geleverd en resultaten worden verkregen. Individuen moeten worden aangemoedigd om regelmatig tijd vrij te maken om aan hun doelen en persoonlijke ontwikkelingsplannen te werken. Evenzo moeten managers regelmatig contact opnemen met hun werknemers. Ze moeten frequente, effectieve feedback en gebruik geven coaching vaardigheden om hun teamleden te helpen bij het overwinnen van uitdagingen en het identificeren van kansen voor leren en verbetering. Als dit tot het einde van het jaar wordt uitgesteld, is het te laat – doelstellingen en ontwikkelingsdoelen kunnen slechts gedeeltelijk worden gehaald.
Prestatiebeheercyclus
Er zijn geen pijlen tussen de vier fasen in de voorgaande prestatiemanagementcyclus. Dit komt omdat in werkelijkheid de fasen elkaar niet opvolgen. Act and Track moet het hele jaar door consequent worden uitgevoerd. Beoordelingen kunnen op elk moment plaatsvinden en de planning kan meerdere keren per jaar plaatsvinden, u kunt deze opnieuw bekijken als de behoeften van het bedrijf veranderen.
Hoe ziet de nieuwe cyclus voor continu prestatiebeheer eruit?
Deze filosofie van continu prestatiebeheer wordt sinds 2015 overgenomen door toonaangevende organisaties zoals Microsoft, Deloitte, Adobe en General Electric. Al deze huismerken hebben de traditionele prestatiebeoordelingen die eenmaal per jaar worden uitgevoerd, verlaten ten gunste van regelmatige "check-ins". en frequente (zelfs realtime) feedback.
Deze regelmatige functioneringsgesprekken zijn doorgaans ontwikkelings- en toekomstgericht. Ze bieden teamleden de kans om te onderzoeken wat er goed ging en hoe ze het succes opnieuw kunnen herhalen, welke uitdagingen ze tegenkomen en hoe ze kunnen worden overwonnen - en komen overeen welke maatregelen zowel het individu als de manager moeten nemen om het individu te ontwikkelen en verder te verbeteren hun optreden. Dergelijke check-ins zijn ook een geweldige manier om de ontwikkeling van medewerkers aan te pakken, terwijl ze ook opleidingsmogelijkheden bieden en de prestatieverwachtingen regelmatig versterken.
Wat zijn de basiselementen die nodig zijn voor een effectief prestatiebeheerproces?
Er zijn een paar basiselementen betrokken bij het creëren van een effectief prestatiebeheerproces, waaronder:
#1. Doelen stellen
Je moet de doelen correct stellen. Ze moeten betekenisvol en begrepen zijn. Werknemers moeten begrijpen waarom deze individuele doelen belangrijk zijn en hoe ze bijdragen aan de organisatiedoelen. Werknemers zullen aanzienlijk meer om hun verantwoordelijkheden geven en veel meer betrokken zijn als ze beseffen - en echt begrijpen - waarom hun werk belangrijk is.
Doelen stellen moet een samenwerkingsproces zijn. Terwijl doelen vroeger van hogerop in een organisatie naar beneden druppelden, richten moderne bedrijven doelen naar boven. Het stellen van doelen moet dus het ontmoeten van werknemers omvatten en open zijn over bedrijfsdoelen, richting en obstakels. Gewapend met deze informatie kunnen werknemers doelstellingen creëren die een aanvulling vormen op de organisatiedoelstellingen en dagelijkse beslissingen nemen om deze doelstellingen te verwezenlijken.
Bovendien, wanneer medewerkers aan het stuur worden gezet en hun eigen doelen mogen ontwikkelen (voordat ze toestemming krijgen van hun lijnmanager), voelen ze een groter gevoel van autonomie en eigenaarschap over hun werk. Dit leidt steevast tot betere prestaties van medewerkers.
#2. Transparante communicatie en samenwerking
Werknemers willen - en verdienen - dat hun managers en leiders te allen tijde eerlijk en authentiek zijn. Ze willen niet in het ongewisse blijven terwijl hun bedrijven het moeilijk hebben. Ze willen dus op de hoogte blijven van de actualiteit. Ze verlangen ook naar realtime communicatie en ontwikkelen gezonde relaties met hun collega's en managers. Dit vereist regelmatige feedback en open discussie, zelfs als dergelijke communicatie moeilijk of ongemakkelijk is.
#3. Erkenning van werknemers
Een effectief prestatiebeheersysteem moet prioriteit geven aan erkenning en beloning van werknemers. Werknemers moeten zich gewaardeerd en gewaardeerd voelen voor het werk dat ze doen en de moeite die ze erin steken. Als erkenning van werknemers geen topprioriteit is, zal dit hoogstwaarschijnlijk uw vrijwillig verloop schaden.
#4. Eerlijke en regelmatige feedback en beoordelingen
Hoe frequenter en nauwkeuriger de feedback, hoe beter de individuele prestaties. Zo simpel is het. Werknemers willen regelmatig inzicht in hun werk, en hoe beter werknemers geïnformeerd zijn over hun prestaties, hoe beter ze in staat zijn om te verbeteren en te gedijen.
#5. De ontwikkeling van medewerkers
Geen enkele ambitieuze toppresteerder wil langdurig bij een bedrijf blijven zonder vaardigheden aan te scherpen en te ontwikkelen. Vooruitgang en ontwikkeling zijn belangrijk voor werknemers - om nog maar te zwijgen van het feit dat bedrijven er baat bij hebben als werknemers vaardiger en capabeler zijn.
Wat is een effectief prestatiebeheer voor werknemers?
Het is van cruciaal belang dat alle elementen van de prestatiebeheercyclus aanwezig zijn, maar het is geen garantie voor effectief prestatiebeheer voor uw organisatie. Er zijn nog andere factoren aan het werk, waaronder:
- Buy-in verkrijgen van het leiderschap en het senior management voor prestatiebeheer
- Zorg ervoor dat de prestatiebeheercyclus continu is en geen jaarlijks proces
- Prestatiegesprekken en beoordelingen zinvol maken in plaats van "aanvinkvak"-oefeningen
- Het hebben van gebruiksvriendelijke software voor prestatiebeheer die effectief prestatiebeheer ondersteunt en inzicht biedt in prestatiebeheeractiviteiten.
- Het vermogen en de bereidheid van uw managers om dagelijks effectief prestatiebeheer te leveren.
Praktijkvoorbeelden van prestatiebeheer
Het begrijpen van de theorie van prestatiebeheer is één ding; het in de praktijk brengen in een echt bedrijf is iets heel anders. Laten we eens kijken naar enkele praktijkvoorbeelden van hoe het prestatiebeheerproces werkt:
#1. Cargill
Cargill, een in Minnesota gevestigde voedselproducent en distributeur met meer dan 150,000 werknemers, toont aan dat zelfs grote bedrijven omslachtige prestatiebeoordelingen kunnen laten varen en een nieuw systeem implementeren. Ze ontwikkelden hun 'Everyday Performance Management'-systeem in het proces naar het meest recente onderzoek naar de onvrede van het management met oude prestatiemanagementprocessen. Het systeem is bedoeld om continu te blijven, met dagelijkse activiteiten en feedback vermengd met gesprekken die problemen oplossen in plaats van eerdere activiteiten te herhalen.
Het Everyday Performance Management-systeem leverde overweldigend positieve resultaten op: 69 procent van de werknemers gaf aan nuttige feedback te hebben gekregen voor hun professionele ontwikkeling en 70 procent gaf aan dat ze zich gewaardeerd voelden als resultaat van voortdurende prestatiegesprekken met hun manager.
#2. Googlen
Het is geen verrassing dat Google zou verschijnen op een lijst van organisaties die een nieuwer, innovatiever beheersysteem gebruiken. Deze organisatie is altijd een voorloper geweest en de basis van het prestatiebeheerproces is gebaseerd op gegevens en analyse, en zorgt er ook voor dat hun managers de juiste training krijgen.
Bij het evalueren van hun prestatiebeheersysteem startte Google een project dat gericht was op het beoordelen van zijn managers, wat heeft geresulteerd in een gedetailleerde training en toekomstig ontwikkelingsproces dat managers, en dus werknemers, voorbereidt op succes.
Ze gebruiken ook een systeem voor het stellen van doelen dat zich over verschillende industrieën heeft verspreid. Ze herdefiniëren het proces van het stellen van doelen met behulp van hun Doelstellingen en Key Outcomes (OKR's) systeem, met uitstekende resultaten.
#3. Accentuur
Accenture is een grote onderneming met meer dan 330,000 werknemers, dus het upgraden van hun systemen vereist een aanzienlijke inspanning. Toen ze overstapten naar hun nieuwe systeem, elimineerden ze bijna 90% van het vorige proces. Ze maken nu gebruik van een vloeiender proces voor prestatiebeheer waarin medewerkers continue, onmiddellijke feedback van het management ontvangen. Dit ging gepaard met een hernieuwde nadruk op snelle ontwikkeling van medewerkers en de ontwikkeling van een interne app voor het communiceren van opmerkingen.
Al deze gevallen hebben enkele dingen gemeen. In plaats van een one-size-fits-all-strategie te gebruiken, heeft elke organisatie een systeem gecreëerd dat voor hen werkt. Wat voor het ene bedrijf werkt, werkt misschien niet voor het andere; het hangt allemaal af van de branche, de snelheid en het aanpassingsvermogen van de organisatie en het algemene doel van het systeem.
#4. Facebook
Facebook, een andere pionier op het gebied van internet, heeft een prestatiebeheerproces dat sterk de nadruk legt op peer-to-peer-feedback. Ze kunnen die feedback gebruiken in halfjaarlijkse beoordelingen om te zien hoe goed teams functioneren en om te bepalen waar samenwerking plaatsvindt - en waar niet. Ze hebben ook interne software gemaakt die continue, realtime invoer biedt. Dit helpt het personeel bij het oplossen van problemen voordat ze moeilijk worden.
#5. Adobe
Adobe ontdekte dat managers ongeveer 80,000 uur per jaar besteedden aan prestatiebeoordelingen, maar dat werknemers meldden dat ze depressief waren door de beoordelingen en dat daardoor de omzet toenam.
Toen Adobe een systeem zag dat alleen maar negatieve resultaten opleverde, nam het leiderschapsteam van Adobe een risico en implementeerde een prestatiebeheersysteem dat begon met het trainen van managers in het uitvoeren van frequentere check-ins en het bieden van bruikbare begeleiding, waarna het bedrijf managers de ruimte gaf die ze nodig hadden effectief te leiden.
Het management kreeg meer speelruimte in de manier waarop ze check-ins en personeelsbesprekingen organiseerden, evenals meer speelruimte bij beslissingen over salaris en promotie. Ze bellen hun medewerkers regelmatig voor 'pulsenquêtes', waarmee het leiderschapsteam ervoor kan zorgen dat individuele managers hun teams effectief aansturen. Een van de vele gunstige resultaten is een vermindering van 30% in onvrijwillig personeelsverloop als gevolg van een frequent check-in programma.
Wat is het verschil tussen prestatiebeheer en prestatiebeoordeling?
Met vergelijkbare titels en vaak overlappende doelen, is het geen verrassing dat sommige mensen het verschil niet kunnen zien tussen prestatiebeheer en prestatiebeoordelingen.
In werkelijkheid zijn prestatiebeoordelingen gewone onderdelen van het prestatiebeheerproces, maar sommige bedrijven vertrouwen nog steeds alleen op prestatiebeoordelingen.
Het verschil tussen beide is simpel: prestatiebeoordelingen zijn reactief, terwijl prestatiebeheer proactief is.
Een prestatie-evaluatie onderzoekt alle eerdere acties van de werknemer gedurende een bepaalde periode en beoordeelt hoe goed ze in hun rol hebben gepresteerd en hoeveel doelen ze hebben bereikt.
Prestatiemanagement houdt rekening met de huidige en toekomstige prestaties van de werknemer, evenals met wat ze kunnen doen om toekomstige prestaties te verbeteren en toekomstige doelen te bereiken. Performance management richt zich op de ontwikkeling en training van een werknemer en hoe dit zowel de werknemer als het bedrijf ten goede kan komen.
Een functioneringsgesprek is een formele, operationele opdracht die volgens strikte randvoorwaarden en op kwantitatieve wijze wordt uitgevoerd. HR is verantwoordelijk voor prestatie-evaluaties, met input van het management. Performance management is aanzienlijk informeler en strategischer, aangestuurd door het management met meer flexibele inbreng van medewerkers.
Veelgestelde vragen over prestatiebeheer
Wat is de eerste stap in het prestatiebeheerproces?
Planning is de eerste stap in het prestatiebeheerproces.
Wat is het belangrijkste doel van Performance Management?
Het doel van prestatiebeheer, dat in wezen communicatie is, is om uw prestaties te verbeteren. Wanneer individuen goed werk uitvoeren dat is afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen, verbeteren hun prestaties.
Wat zijn de twee soorten prestatiebeheersystemen?
Voor werknemers zijn er twee soorten prestatiebeheersystemen: doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR) en HR-beoordelingsgestuurde systemen.
- Productlevenscyclusstadia uitgelegd met praktijkvoorbeelden
- Kennisbeheer: processen, typen, voorbeelden en hulpmiddelen
- Beste 13+ OKR-software in 2021 en alles wat je nodig hebt (bijgewerkt)
- Managementrapporten: richtlijnen voor managementrapportage
- Wat is bedrijfscontinuïteitsbeheer? (Vergelijking van software voor bedrijfscontinuïteitsbeheer)
