Maandelijkse managementrapportages die overzichtelijk en ook consistent zijn, helpen om de strategie van uw organisatie op koers te houden. En hoewel het tijd en geduld kan kosten om veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van managementrapportages te overwinnen en het proces te perfectioneren, is het zeker de moeite waard.
Wat zijn managementrapportages?
Deze rapporten geven het type gegevens dat de managers van het bedrijf nodig hebben om het bedrijf succesvol te runnen. zij presenteren communicatie van het management van bedrijfsresultaten, risico's en ook uitdagingen voor het uitvoerend management, managers of bestuursorganen.
Managementrapportages zijn van cruciaal belang voor één organisatieplan, en over het algemeen begrijpt elke effectieve leider dit. Ze helpen hen controle en richting te krijgen over hun bedrijf, en ook om beter onderbouwde beslissingen te nemen.
Gegevens over significante Key Performance Indicators worden verzameld uit vele divisies binnen de organisatie en gepresenteerd in een beknopt, gemakkelijk te begrijpen formaat.
Managementrapporten onthullen ook operationele en financiële informatie, waardoor managers de waarde van hun bedrijf in de loop van de tijd kunnen beoordelen. Ze leveren de cruciale informatie voor besluitvormers om op de goede weg te blijven en verhogen de operationele efficiëntie door te vertellen hoe de organisatie presteert.
Het doel van deze vorm van rapporteren is dan ook:
- Zorg ervoor dat bepaalde sleutel prestatie-indicatoren (KPI's) en prestatiestatistieken worden bewaakt en gemeten.
- De status en gezondheid van een bedrijf begrijpen en aanbevelingen doen voor de toekomstige fasen;
- Opstellen van benchmarks;
- Leid de toekomstige bewegingen van de manager van het bedrijf;
- Verbeter de communicatie tussen leidinggevenden, collega's en belanghebbenden.
- Assisteren bij het opstellen van actieplannen;
- Controleer de prestaties regelmatig;
- Stimuleer voortdurende bedrijfsuitbreiding.
Geschiedenis en trends van Management Reporting
In het verleden werden legacy-systemen gebruikt om rapporten voor het management op te stellen - en in veel situaties zijn ze dat nog steeds. Deze systemen zijn veel waardevoller dan financiële rapporten, maar ze zijn niet zonder beperkingen. Legacy-systemen zijn vaak uiterst technisch in hun werking en interface, waardoor ze voor de meeste niet-IT-medewerkers moeilijk goed te bedienen zijn. Dit genereert een "vertragingstijd" tussen een lid van het management dat een rapport aanvraagt en ontvangt.
Deze problemen zijn in de moderne tijd alleen maar erger geworden, omdat de breedte en ook de diepte van de beschikbare gegevens met een verbazingwekkende snelheid zijn gegroeid. "Veel [CFO's] worden beperkt door legacy-technologieën die rapportageteams niet in staat stellen toekomstgerichte informatie te halen uit enorme, snel veranderende datasets", zegt Peter Wollmert, een wereldleider bij EY, in een commentaar bij een artikel van Financial Director.
Verder is volgens het artikel een onderzoek uitgevoerd door EY financiële boekhouding en adviesdiensten (FAAS) ontdekten dat 23% van de CFO's wereldwijd van mening is dat "het toenemende volume en tempo van gegevens van invloed is op hun vermogen om relevante inzichten aan besturen te geven." Moderne bedrijfsdashboards hebben duidelijk veel te bieden op het gebied van dit soort rapportages. Laten we eens kijken naar de best practices voor het voorbereiden en leveren ervan.
Waarom is het nodig om een managementrapportage te maken?
Rapporten zijn meer dan nuttig voor elke functie en in elk bedrijf; ze zijn cruciaal voor het welzijn van het bedrijf.
Rapportage is vooral cruciaal in het management, omdat er meer op het spel staat en de beslissingen complexer en interdisciplinair zijn. Rapporten zijn om verschillende redenen belangrijk voor het management, waaronder de volgende: ze meten strategische meetwaarden om de prestaties te beoordelen en te bewaken, ze stellen benchmarks voor die prestaties vast, ze stellen het bedrijf in staat om van zijn activiteiten te leren door een trackrecord achter te laten, en ze verbeteren communicatie. Hier is een lijst van enkele voordelen van managementrapportage:
#1. Strategische statistieken meten om de prestaties te analyseren en te bewaken
Inmiddels hebben we ons gerealiseerd dat als organisaties willen uitbreiden, ze een systeem moeten implementeren om hun prestaties niet alleen ten opzichte van concurrenten, maar ook ten opzichte van zichzelf te meten.
Opties zoals een balanced scorecard-systeem zijn een geweldige optie voor het volgen en verbeteren van de prestaties binnen een bedrijf, omdat u hiermee doelstellingen en perspectieven kunt bewaken, zodat u kunt zien hoe goed u uw algehele strategie uitvoert.
#2. U helpen uw positie te begrijpen
Een rapport in managementstijl kan u helpen uw positie te begrijpen door u de nodige gegevens te verstrekken om een glimp op te vangen van de gezondheid en evolutie van uw organisatie. Bovendien kunt u het gebruiken om uw aanpak te focussen of opnieuw af te stemmen door deze te vergelijken met die van uw concurrenten.
#3. Duidelijke prestatiebenchmarks instellen
Door je trackrecord heb je een consistente benchmark voor hoe je zowel operationeel als financieel presteert.
#4. Leren en repliceren
Benchmarks zijn een gids die u vertelt wat werkt en wat niet als het gaat om leren en repliceren - of niet. Het leert u de beste en slechtste praktijken die u moet vaststellen of vermijden.
#5. Communicatie Verbetering
Ze verbeteren de communicatie met partners, investeerders, consumenten en ook collega's. Rapporten van het type management verhogen de zichtbaarheid van verschillende acties tussen afdelingen en bevorderen de interne samenwerking.
#6. Samenwerking verbeteren
Rapporten op senior niveau verbeteren de samenwerking tussen afdelingen als een direct resultaat van verbeterde interne communicatie. Afdelingen kunnen gebruikmaken van ontdekkingen van managementrapportagegegevens om samen te werken aan specifieke projecten of initiatieven, wat leidt tot prestaties op een aantal kritieke gebieden, wanneer individuen samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.
#7. Betrokkenheid en motivatie vergroten
Een goed opgesteld rapport op managerniveau maakt vitale bedrijfsgegevens voor iedereen beschikbaar, waardoor de individuele prestaties worden verbeterd. Mensen worden meer betrokken, geïnspireerd en gemotiveerd wanneer ze op hun best functioneren en worden erkend voor hun inspanningen. Dit zal op zijn beurt de productiviteit in de hele organisatie verhogen.
#8. Bevorderen van continue bedrijfsgroei
Goede managementrapportage verhoogt de efficiëntie en verbetert ook de besluitvorming, wat consistentie en continue bedrijfsgroei bevordert. Als u in de loop van de tijd voortdurend uitbreidt, bent u verzekerd van succes op de lange termijn - het grootste voordeel van managementrapportage.
Welke informatie moeten managementrapporten bevatten?
Hier zijn enkele dingen om over na te denken bij het ontwikkelen van een sterk managementrapport:
- Strategische doelen en doelstellingen
Begin met het schrijven van het rapport met het einddoel voor ogen. Bedenk dus waarom u het nodig heeft, de belangrijkste drijfveren van uw bedrijf, uw definitie van succes en andere vragen over gegevensanalyse.
Zodra u de antwoorden heeft gekregen, begrijpt u hoe u prestatie-indicatoren kunt instellen om verschillende elementen van de prestatie te bewaken.
- De juiste KPI's
De KPI's die in uw rapporten moeten worden opgenomen, zijn gebaseerd op uw doelgroep. Denk dus eens na over de datagestuurde vragen die de lezers van het rapport graag beantwoord zouden willen hebben.
- Klanten feedback
Houd hier rekening mee bij het opstellen van uw rapport, omdat het u zal helpen om te zien wat u goed of fout doet.
Rapportage over bevindingen uit enquêtes naar consumentenfeedback helpt bij de ontwikkeling van een preciezere, datagestuurde strategie.
- Verhaal vertellen
Een van de beste managementstrategieën is storytelling, waarbij onbewerkte inhoud als een verhaal in uw rapport wordt gepresenteerd. Het vergemakkelijkt ook het begrip van mensen van harde gegevens en cijfers door gebruik te maken van context, inhoud en betekenis.
- Rapport dat visueel aantrekkelijk is
Bied de meest cruciale ruimtes in uw rapport aan kritische KPI's en ook secundaire of tertiaire posities aan andere indicatoren. Dit maakt het voor individuen gemakkelijker om uw melding te verwerken zonder overweldigd te worden.
- Maak het duidelijk, scanbaar en analyseerbaar
Zorg voor voldoende witruimte, contrasterende kleuren, een gegevensbereik dat naast de gegevens wordt weergegeven, algemene statistieken die iedereen begrijpt, enzovoort.
- Visueel uitgebalanceerd rapportformaat
Toon de meest essentiële KPI's beknopt, zodat beslissers de informatie kunnen opnemen zonder in de war te raken.
- Realtime inzichten
Realtime inzichten moeten worden afgestemd op uw doelen.
- Blijven verbeteren
Evalueer uw rapporten regelmatig en breng de nodige wijzigingen aan om ervoor te zorgen dat er geen verspillende of overbodige gegevens zijn.
Maandelijkse managementrapporten
Over het algemeen kunnen maandelijkse managementrapportages die georganiseerd en consistent zijn, ervoor zorgen dat de strategie van uw bedrijf op schema blijft. Hier is een lijst met dingen die de maandelijkse managementrapporten moeten bevatten:
- Een voorpagina met merknaam – om uw rapport er professioneler uit te laten zien, inclusief het logo of zegel van uw organisatie.
- Missie, visie en waarden — deze verklaringen verklaren en versterken de aanpak van uw bedrijf.
- Inhoudsopgave: Voeg aan het begin een inhoudsopgave toe om het voor iedereen gemakkelijker te maken om te vinden wat ze zoeken.
- Organisatorische scorekaarten– een gedetailleerd overzicht geven van de scorecard van uw afdeling of organisatie, gesorteerd in de volgorde waarin deze wordt gelezen.
- Gedetailleerde pagina's — Elk van uw strategische doelen of doelstellingen moet ten minste één gedetailleerde pagina hebben in uw maandelijkse managementrapport.
- Grafieken — gebruik ze om gegevens over KPI's te presenteren en uw statistieken te bespreken. Controleer of ze gemakkelijk te begrijpen zijn, duidelijke doelstellingen hebben en consistent zijn in het hele rapport.
- Projectoverzichten — In plaats van alle projecten te beoordelen, moet uw maandelijkse rapport alleen de projecten bevatten die uw strategie aandrijven.
- Een online versie — gebruik voor uw maandelijkse managementrapportages een cloudgebaseerde softwareoplossing.
- Een aangepaste voettekst met tijdstempel — u kunt de naam van het rapport, vertrouwelijkheidsverklaringen en copyrightinformatie in de voettekst plaatsen.
- De sectie voor het toevoegen van actie-items — hier legt u belangrijke beslissingen van vergaderingen vast.
Financiële rapportage versus managementrapportage
Laten we, voordat we deze twee cruciale rapporten die elk bedrijf nodig heeft, met elkaar vergelijken, begrijpen wat ze allemaal zijn. Over het algemeen bestaat financiële rapportage uit alle financiële rapporten die een bedrijf ontvangt over zijn financiële activiteiten. Dit omvat de winst- en verliesrekening, kasstroom, debiteuren, balans en crediteuren. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan de financiële rapportage wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of zelfs jaarlijks worden gepresenteerd. Het onthult ook de financiële gezondheid van het bedrijf. Terwijl financiële rapportage het type gegevens is dat de managers van het bedrijf nodig hebben om het bedrijf succesvol te runnen. Ze presenteren de communicatie van het management over bedrijfsresultaten, risico's en ook uitdagingen aan het uitvoerend management, managers of bestuursorganen.
Financiële rapportage versus managementrapportage: belangrijk verschil
Hieronder volgen de belangrijkste verschillen tussen financiële en managementrapportage.
| ALGEMENE VOORWAARDEN | FINANCIËLE RAPPORTAGE | MANAGEMENTRAPPORTAGE |
| Wie gebruikt het? | Financiële rapportage is nuttig voor externe belanghebbenden zoals investeerders, banken, enzovoort. | Managementrapportage is nuttig voor de interne belanghebbenden van een bedrijf. Dit omvat de manager, afdelingshoofden, Business CEO, enzovoort. |
| Regulatie | Bij het opstellen van een zakelijk financieel verslag zijn er bepaalde regels die naar behoren moeten worden gevolgd. Deze omvatten IRS, banken en andere financiële regelgeving. | Er zijn geen specifieke regels voor een bedrijfsmanagementrapportage. Het zijn echter handige hulpmiddelen bij het nemen van beslissingen. |
| Focus | Dit onthult de algehele prestaties van uw financiën | Hiermee kunt u elk aspect van uw bedrijf segmenteren |
| Record | Onthult de financiële gezondheid van het bedrijf door de jaren heen. | Kortom, gebruik bij het voorspellen van de uitkomst van de toekomst van een bedrijf. |
Samengevat
Tijdens onze reis hebben we nagedacht over de vraag: "Wat is managementrapportage?" Schetste de definitie van managementrapportage, bekeek voorbeelden van managementrapporten, besprak best practices en dook ook in de bedrijfsverhogende voordelen van dynamische digitale dashboards.
Bovendien is het duidelijk dat u door het adopteren en succesvol benutten van de overvloed aan digitale gegevens die voor uw bedrijf beschikbaar is, het soort managementbeslissingen kunt nemen dat uw organisatie met kracht vooruit zal stuwen en uw succes zal versnellen.
"Wanneer het wordt gebruikt als vervanging voor inzicht en kennis, kan een gezichtspunt een gevaarlijke luxe worden." –
Marshall McLuhan, een gerenommeerde Canadese communicatieprofessor
In een samenvatting moet u de voorbeelden van managementrapportage volgen door een klein aantal relevante KPI's met de hand te kiezen om te presenteren en uw gegevens ook gebruiken om een duidelijk verhaal over te brengen. Het is ook van cruciaal belang om samen te werken om een gezond ecosysteem van gegevensgestuurde innovatie op te bouwen waarmee iedereen in de organisatie kan profiteren van het ongeëvenaarde potentieel van rapportage in managementstijl. Kennis is zeker macht, en als u uw bedrijf opbouwt, zult u zowel nu als in de toekomst enorme voordelen behalen.
Veelgestelde vragen over managementrapporten
Hoe schrijf je een managementrapportage?
Voltooi de stappen voor het opstellen van een managementrapport
- Plan voordat je begint. …
- Investeer in geautomatiseerde tools. …
- Gebruik duidelijke en objectieve taal. …
- Vertel een verhaal om lezers te boeien. …
- Definieer de metrieken en KPI's die moeten worden gebruikt. …
- Stel een vergelijkingspunt vast.
Wat zijn de doelstellingen van managementrapportage?
Het primaire doel van managementrapportage is: het regelmatig verkrijgen van de benodigde informatie over de bedrijfsresultaten van de organisatie om deze te gebruiken voor verdere planning en beheersing.
Wat staat er in managementrapportages?
Over het algemeen bevatten managementrapporten: financiële en operationele rapporten op een klein deel van het bedrijf. Managementrapportages kunnen ook complexe en betrokken rapportages bevatten, zoals het P&L-document, de ouderdom van de debiteuren of het exploitatiebudget. Managementrapportages zijn een vorm van business intelligence.
Wat is een managementrapportage in de boekhouding?
Kortom, managementaccounts vormen een financieel rapport dat door bedrijfseigenaren en management wordt gebruikt voor dagelijkse en strategische besluitvorming. Ze worden meestal op maand- of kwartaalbasis geproduceerd en geven inzicht in de huidige financiële gezondheid van een bedrijf door verschillende key performance indicators te volgen.28 okt 2019
