Wanneer uw bedrijfsactiviteiten het gebruik, de verzending en de opslag van gezondheids- en andere medische dossiers omvatten, moet uw organisatie doorgaans voldoen aan de vereisten voor naleving van de HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Per definitie verwijst HIPAA-naleving naar de naleving van bepaalde regelgevende normen voor het veilige en beveiligde gebruik en de openbaarmaking van beschermde gezondheidsinformatie door de gedekte entiteiten en zakenpartners.
Dus als uw bedrijf wordt beheerst door de HIPAA regels en beleid, moet u voldoen aan de genoemde federale regelgeving om uw organisatie te behoeden voor grote problemen. Kortom, u moet ervoor zorgen dat alle gezondheidsinformatie die uw bedrijf verwerkt, veilig is en beschermd is tegen cyberbeveiligingsrisico's.
Blijf dit artikel lezen om te leren hoe u ervoor kunt zorgen dat uw bedrijf HIPAA-compatibel blijft.
#1. Stel uw privacybeleid duidelijk in
Zoals vermeld, kan het overtreden van de HIPAA-regels en -voorschriften resulteren in de betaling van forse boetes en straffen. Niet alleen dat, het kan uw bedrijf ook in een kwaad daglicht stellen. Daarom is het van cruciaal belang om een duidelijk privacybeleid te ontwikkelen om naleving van de genoemde federale regelgeving te garanderen. U kunt bijvoorbeeld een beleid maken over het aan niemand verkopen van beschermde gezondheidsinformatie, ook niet aan derden, of het verbieden van: overdracht van vertrouwelijke informatie met behulp van een onbeveiligde bron.
Onthoud dat wanneer u een duidelijk privacybeleid heeft, u strikte naleving van uw werknemers kunt verwachten, wat ervoor zorgt dat u een HIPAA-conforme zakelijke entiteit in uw staat blijft.
#2. Informeer werknemers over HIPAA-compliance
Uw medewerkers hierover voorlichten kan ook een uitstekend idee zijn om naleving van HIPAA te garanderen. U kunt dit doen door jaarlijkse training te geven over: veiligheidsbewustzijn en andere veiligheidsgerelateerde onderwerpen voor al uw werknemers met toegang tot beschermde gezondheidsinformatie.
Wanneer u deze trainingssessies organiseert, kan uw organisatie ervoor zorgen dat uw werknemers eraan worden herinnerd hoe ze beschermde gezondheidsinformatie moeten gebruiken, delen en opslaan. Door training te geven, kunnen ze ook worden bijgewerkt met de nieuwe protocollen, processen en beleidsregels die kunnen worden gebruikt om te blijven voldoen aan de HIPAA-regels en -voorschriften.
#3. Gebruik de juiste software
Aangezien de meeste beschermde gezondheidsinformatie elektronisch wordt opgeslagen, moet uw bedrijf investeren in de juiste softwaretechnologie om HIPAA-compliant te blijven. Naleving van deze federale regelgeving betekent doorgaans dat alle gevoelige informatie vertrouwelijk en beschermd moet worden tegen cyberaanvallen en datalekken.
Als de informatie wordt bewaard zonder beveiligingsmaatregelen, bestaat er een verhoogd risico dat deze wordt gestolen door onbevoegde personen. Wanneer dit gebeurt, zou u uw bedrijf waarschijnlijk in groot gevaar brengen door boetes en andere straffen te betalen. Om deze reden kunt u het beste de juiste software gebruiken op basis van uw zakelijke behoeften. Of het nu een door HIPAA geaccrediteerd cloudprogramma is of een interne server, het gebruik ervan kan ervoor zorgen dat alle informatie veilig is en beveiligd tegen cyberbeveiligingsbedreigingen en andere ongeoorloofde toegang.
Bovendien, als uw bedrijf webgerichte applicaties gebruikt om beschermde gezondheidsinformatie te verwerken, moet u er ook voor zorgen dat degene die u kiest, wordt geleverd met geavanceerde beveiligingsfuncties. Controleer of het ontwerp, de ontwikkeling en de implementatie van de applicaties vrij zijn van kwetsbaarheden die uw veiligheid en naleving van het betrokken federale statuut kunnen bedreigen.
#4. Een intern auditproces implementeren
Uw organisatie moet ook een intern auditproces ontwikkelen en implementeren om HIPAA-naleving te garanderen. Wanneer u het effectiviteitsniveau van uw bestaande privacy- en beveiligingsbeleid kunt controleren, zult u ontdekken of er zwakke punten in uw systeem zijn en kunt u de nodige stappen ondernemen om deze aan te pakken. Het is ook ontworpen om u en uw bedrijf de nodige expertise, opleiding en ondersteuning te bieden die u nodig heeft om uw beschermde gezondheidsinformatie vertrouwelijk en veilig te houden. Daarbij moet u er echter voor zorgen dat alles wordt gedocumenteerd om aan de auditors en toezichthouders te bewijzen dat u aan de eisen voldoet.
Bovendien is het belangrijk om te onthouden dat het uitvoeren van een auditproces een integrale rol speelt om te blijven voldoen aan het genoemde federale statuut. Hoe meer u uw privacy- en beveiligingsbeleid controleert, hoe meer u er controle over heeft, zodat u zeker weet dat uw bedrijf te allen tijde aan de juiste normen voldoet.
#5. Werk met een team van professionals
Een andere manier waarop uw bedrijf aan de betreffende federale regelgeving kan blijven voldoen, is door te werken met een team van professionals. Tenzij u zelf een expert bent, heeft u waarschijnlijk hulp nodig van andere personen die ervaring hebben met netwerkbeveiliging en privacykwesties. Deze professionals kunnen zijn:
Beveiligingsteam:
U kunt een betrouwbaar beveiligingsteam inhuren dat datalekken en cyberbeveiligingsaanvallen weet te identificeren en protocollen te ontwikkelen als een inbreuk wordt gedetecteerd. Hoewel het oké lijkt om je strikt aan de HIPAA-richtlijnen te houden, kunnen de expertise en vaardigheden van een ervaren beveiligingsteam je gemoedsrust geven, wetende dat je mensen hebt die de netwerkbeveiliging en privacy van alle gevoelige informatie in je organisatie bewaken. Afgezien van de algemene strategieën voor gegevensbescherming die u kent, waaronder het gebruik van codering en gegevensback-up en -herstel, kunt u HIPAA-conformiteit garanderen door een beveiligingsteam in te huren dat gespecialiseerde beveiligingsfuncties biedt, zoals federatieve authenticatie.
Externe IT (Informatie Technologie) Auditor:
U kunt ook samenwerken met een externe IT-auditor om uw interne IT-afdeling te helpen bij de implementatie van initial risicoanalyse en andere aspecten van naleving van cyberbeveiliging, zoals beleid en procedures en kwetsbaarheidsscans.
Advocaat gespecialiseerd in HIPAA-compliance:
Uw bedrijf kan ook profiteren van het hebben van een advocaat die zaken over HIPAA-compliance behandelt. Zij kunnen u helpen door waardevol juridisch advies, controlebijstand en begeleiding te geven over mogelijke risico's en blootstellingen.
Conclusie
Inderdaad, gezien het toenemende aantal cyberdreigingen tegenwoordig, is het belangrijker geworden om uw organisatie veilig te houden met behulp van HIPAA-compliance. Als u echter denkt dat uw bedrijf het moeilijk vindt om HIPAA-compliant te blijven, houd dan de hierboven genoemde manieren in gedachten en u bent klaar om te gaan. Hoe meer u weet wat er nodig is om uw nalevingsinspanningen te optimaliseren, hoe meer u kunt voorkomen dat andere mensen en entiteiten uw bedrijf bedreigen. Onthoud dat het naleven van de regels en voorschriften van het genoemde statuut de reputatie van uw organisatie op de lange termijn kan helpen verbeteren
