Zakelijke communicatie: effectieve zakelijke communicatieve vaardigheden om in Nigeria in te ademen

We denken zelden na over hoe we met mensen communiceren, omdat het zo'n natuurlijk onderdeel is van wie we zijn. Dit geldt ook voor corporate communicatie. Organisaties zijn immers geen anonieme entiteiten, maar groepen echte individuen. Effectieve communicatie heeft een impact op procedures, efficiëntie en elk niveau van een bedrijf. Hier gaan we in op de basisvaardigheden die u nodig heeft voor effectieve communicatie in uw bedrijf, evenals al het andere dat u moet weten.

Wat is bedrijfscommunicatie?

Zakelijke communicatie is de uitwisseling van informatie tussen werknemers en mensen buiten het bedrijf. Medewerkers en management communiceren om organisatiedoelen te bereiken door middel van effectieve zakelijke communicatie. Het doel is om de organisatiemethoden te verbeteren en fouten te verminderen. Om effectieve zakelijke communicatie tot stand te brengen, moet u zowel uw communicatieve vaardigheden als uw communicatieprocessen verbeteren.

Het proces van zakelijke communicatie en uw communicatiestrategie liggen aan de basis van alle gestructureerde acties in een bedrijf. Dit kan variëren van administratieve communicatie tot technische communicatie van leveranciers.

Als de communicatie uitvalt, lopen de essentiële systemen van het bedrijf het risico te falen. Volgens data wordt interne communicatie niet gemeten door 60% van de interne communicatiespecialisten. Mogelijke oorzaken zijn onder meer niet begrijpen waar te beginnen, welke stappen vervolgens moeten worden genomen of hoe de ROI moet worden geëvalueerd.

Soorten zakelijke communicatie

Als het om zakelijke communicatie gaat, is dat mondeling of schriftelijk.

Communicatie kan verschillende vormen aannemen, waaronder mondelinge of schriftelijke communicatie, persoonlijke communicatie of communicatie op afstand, maar het is essentieel voor het plezier van uw personeel op het werk.

Geen van beide is op zichzelf beter of slechter voor uw organisatie; het hangt allemaal af van de omstandigheden.

Schriftelijke communicatie is uitstekend geschikt voor het bijhouden van een papieren spoor van keuzes en genomen activiteiten, maar ook voor het ontwikkelen van strategieën en plannen. Verbale communicatie zorgt voor de onmiddellijke productie van ideeën en een meer open stroom van gedachten.

Dit zijn de soorten zakelijke communicatie die van toepassing zijn op een of alle van de bovenstaande scenario's:

#1. Op internet gebaseerde communicatie

E-mails en instant messaging-apps (zoals Slack, Hangouts of zelfs Nextiva Chat) zijn voorbeelden van alledaagse communicatiekanalen.

De voordelen van e-mails en berichten zijn onder meer de mogelijkheid om privégesprekken te leiden in een hectische werkomgeving en tegelijkertijd een bericht te delen met een grote groep mensen (van enkele tot honderden).

#2. Conferentiegesprekken

Telefoons verminderden de geografische barrière voor het houden van effectieve, snelle vergaderingen. Het maakt een effectievere uitwisseling van ideeën mogelijk vanwege non-verbale communicatie (tone of voice) in tegenstelling tot tekstuele communicatie. Cloudtelefoonsystemen kunnen teamsamenwerking en onboarding verbeteren.

#3. Gebruik van videoconferenties

Dankzij uitstekende oplossingen voor videoconferenties kunnen mensen op verre locaties vergaderingen houden die zo dicht mogelijk bij persoonlijke vergaderingen liggen. Ze tillen telefonische vergaderingen naar een hoger niveau.

#4. Persoonlijke ontmoetingen

Persoonlijke gesprekken kunnen een bedrijf helpen om ideeën snel vooruit te helpen. Volgens onderzoek leveren persoonlijke ontmoetingen meer ideeën op dan virtuele.

Voor effectief vergaderen is echter een goede vergaderagenda vereist. 46% van de werknemers weet zelden of nooit wat ze moeten doen na een vergadering.

#5. Officiële documenten en rapporten

Een goed geolied bedrijfscommunicatiesysteem omvat de documentatie van activiteiten die andere personen en afdelingen raken.

De mogelijkheid om op elk moment naar een schriftelijk document te verwijzen, verkleint de kans op verwarring of onenigheid en voegt duidelijkheid toe aan de communicatie.

#6. publicaties

Vergaderingen met grotere groepen worden vaak gevoerd door middel van presentaties aangevuld met rapporten en PowerPoint-slides.

Deze zijn uitstekend geschikt om nieuwe ideeën over te brengen op een manier die vragen en uitleg mogelijk maakt.

#7. Discussieborden en veelgestelde vragen

Een interne locatie waar werknemers kunnen verwijzen naar veelgestelde vragen over verschillende afdelingsonderwerpen en nieuwe vragen kunnen stellen om hen productiever te maken en op de hoogte te houden van een onderwerp.

#8. Vragenlijsten

Interne enquêtes en klantonderzoeken zijn beide uitstekende benaderingen om input en beoordelingen te krijgen over cruciale onderwerpen. Enquêtes zorgen voor een gezonde cyclus van door feedback ondersteunde veranderingen en openen een contactkanaal op alle niveaus van een bedrijf.

#9. Klantenservice activiteiten

Dit kan elk type klantenserviceactie omvatten. Live chathulp, CRM-systemen (Customer Relationship Management), processen voor onboarding van klanten, klantbeoordelingen en andere services zijn voorbeelden.

Essentiële zakelijke communicatieve vaardigheden

Praktische zakelijke communicatieve vaardigheden zijn van vitaal belang voor het succes van uw carrière op elk gebied. Duidelijke communicatie kan een impact hebben op uw interacties met mensen en u helpen indruk te maken op het werk. Bovendien zal het verbeteren van uw zakelijke communicatieve vaardigheden u helpen vooruitgang te boeken in uw carrière.

Wat zijn zakelijke communicatieve vaardigheden?

Zakelijke communicatieve vaardigheden zijn kenmerken die professionals in staat stellen om informatie op de werkvloer te communiceren. Deze vaardigheden omvatten kernvormen van communicatie, zoals actief luisteren, evenals communicatiemethoden die nodig zijn om professionele relaties op te bouwen, zoals onderhandelings- en netwerkvaardigheden. Communicatieve vaardigheden zijn van cruciaal belang in het bedrijfsleven om teamsamenwerking te bevorderen, duidelijke feedback te geven en te ontvangen en creativiteit te stimuleren. Werkgevers kunnen zien hoe u met anderen omgaat, initiatieven start en doelen bereikt als u uw zakelijke communicatieve vaardigheden met succes gebruikt.

Voorbeelden van zakelijke communicatieve vaardigheden

Harde en zachte vaardigheden die professionals helpen slagen in de baan, kunnen worden opgenomen in zakelijke communicatieve vaardigheden. Hieronder volgen enkele voorbeelden van vaardigheden die nodig zijn voor effectieve zakelijke communicatie:

#1. Samenwerkingsvaardigheden

Samenwerken met collega's en ondersteuning bieden bij het behalen van de doelstellingen van uw organisatie vereist effectieve samenwerking. Dit deel van uw zakelijke communicatieve vaardigheden houdt in dat u vragen stelt tijdens teamvergaderingen, rekening houdt met de gedachten en meningen van anderen en de bijdragen van uw team promoot. Professionals met goede samenwerkingsvaardigheden kunnen succesvolle methoden ontwikkelen die hun organisaties helpen hun doelen te bereiken.

#2. Onderhandelingsvaardigheden

Onderhandelingsvaardigheden zijn nodig om verschillende alternatieven te evalueren, een verstandhouding met andere professionals tot stand te brengen en een compromis te bereiken. Deze vaardigheden worden door zakelijke professionals gebruikt bij een verscheidenheid aan activiteiten, waaronder verkooptransacties, het verkrijgen van nieuwe partners en het vinden van investeerders. Evenzo kunnen zowel werknemers als werkgevers vertrouwen op praktische onderhandelingsvaardigheden om lonen en beloningen te bepalen.

#3. Diplomatieke vaardigheden

Diplomatie is een vaardighedenpakket dat professionals kan helpen hun interacties met collega's, bazen, klanten en andere professionals te verbeteren. Diplomatie vereist tact en een bewustzijn van hoe effectief te communiceren in moeilijke situaties en tegenslagen. Bovendien kunnen uw diplomatieke vaardigheden u helpen overtuigender en krachtiger te zijn tijdens onderhandelingen, samenwerkingsinitiatieven en andere activiteiten.

#4. Geschreven communicatie

Schriftelijke communicatie is een basisvorm van communicatie die vereist is, ongeacht uw beroep. Dagelijkse zakelijke taken die grote schrijfvaardigheid vereisen, zijn onder meer het schriftelijk communiceren van informatie, het opstellen van rapporten, het verzenden van communicatie en het beoordelen van schriftelijke documenten. Schrijfvaardigheid omvat ook proeflezen en het bepalen van aanpassingen die geschreven items kunnen verbeteren.

#5. Presentatie vaardigheden

Het maken en geven van interessante presentaties aan een gevarieerd publiek is een andere belangrijke vaardigheid voor effectieve zakelijke communicatie. Presentatievaardigheden helpen professionals bij het organiseren van het raamwerk van een display, het ontwerpen van de wijze van levering en het communiceren van informatie aan teamgenoten, bedrijfsleiders en andere professionals. Een ander cruciaal onderdeel van uw presentatievaardigheden is het vermogen om informatie aan een publiek over te brengen met behulp van een verscheidenheid aan tactieken, zoals vocaal spreken, grafische weergaven en non-verbale interacties.

#6. Spreekvaardigheid in het openbaar

Spreken voor verschillende doelgroepen vereist soms veel werkposities. Bedrijven kunnen zich richten op netwerkprofessionals, mogelijke investeerders en gemeenschappen door een toespraak voor te bereiden en een publiek te betrekken. Spreken in het openbaar vereist ook contact met een publiek door een verhaal te presenteren, belangrijke informatie aan te bieden en mensen bewust te maken van actuele gebeurtenissen.

#7. Actief luisteren

Actief luisteren brengt een verscheidenheid aan kenmerken met zich mee die professionals helpen bij het verbeteren van begrip en het bevorderen van ondersteunende werkrelaties. Professionals die vragen stellen, wederzijds begrip zoeken en rekening houden met de gedachten en ideeën van anderen, hebben meer kans om nuttige professionele netwerken te ontwikkelen. Bovendien vereist actief luisteren aandacht voor detail om miscommunicatie te voorkomen en precieze feiten vast te houden tijdens gesprekken, vergaderingen en andere ontmoetingen op de werkvloer.

#8. Feedback en suggesties

Regelmatige feedback en input zijn vereist voor effectieve bedrijfscommunicatie. Constructieve feedback bevordert introspectief denken en groei. Feedback van leidinggevenden wordt door succesvolle professionals gebruikt om prestaties te verbeteren en doelen te bereiken. Evenzo is het geven van meningen en begeleiding op de werkplek essentieel voor het delen van ideeën en het inspireren van anderen.

#9. Delegatie vaardigheden

Delegatievaardigheden worden door managers en leiders in het bedrijf gebruikt om projecten en activiteiten te plannen, te leiden en te overzien. De capaciteit om de workflow van essentiële taken onder uw teamleden te identificeren en te beheren is vereist voor effectieve delegatie. Het stellen van verwachtingen en het geven van hulp en middelen zijn cruciale onderdelen van delegeren in bedrijfscommunicatie.

#10. Non-verbale communicatie

Het vermogen om te begrijpen wat mensen zeggen via hun lichaamstaal wordt non-verbale communicatieve vaardigheden genoemd. Oogcontact, houding en zelfs de houding van een persoon kunnen onthullen hoe ze zich voelen. Non-verbale communicatie is ook nuttig om effectief deel te nemen aan verschillende contexten, zoals het behouden van professionaliteit tijdens zakelijke bijeenkomsten.

#11. Conflictoplossing

Samen met anderen obstakels overwinnen en creatieve oplossingen bedenken voor problemen op de werkplek is essentieel voor effectieve bedrijfscommunicatie. Professionals met effectieve vaardigheden voor het oplossen van conflicten kunnen verschillende benaderingen verkennen, strategieën analyseren en concessies doen om positieve resultaten in moeilijke situaties te garanderen.

#12. Beslissingsvermogen

Het analyseren van elementen die de resultaten beïnvloeden en het beoordelen van verschillende methoden voor specifieke acties vereisen een goed beslissingsvermogen. Naarmate u vordert in uw beroep, krijgt u mogelijk kritieke taken toegewezen waarvoor u moeilijke beslissingen moet nemen, uw strategieën voor het bereiken van doelen moet evalueren en zinvolle beslissingen moet nemen die de groei en ontwikkeling van uw bedrijf bevorderen.

Hoe u uw zakelijke communicatieve vaardigheden kunt verbeteren

Overweeg de volgende strategieën om uw zakelijke communicatieve vaardigheden te verbeteren:

#1. Leer actief luisteren.

Verbeter uw actieve luistervaardigheden en zorg ervoor dat u de informatie begrijpt die u van collega's hoort. Voorkom miscommunicatie door bijvoorbeeld alles wat je niet begrijpt meteen duidelijk te maken. Moedig anderen aan om deel te nemen aan vergaderingen of teamsamenwerkingen door vragen te stellen, naar andere ideeën te luisteren en aantekeningen te maken om cruciale thema's bij te houden.

#2. Maak gebruik van samenwerkingstools.

Gebruik digitale bronnen om contact te houden met collega's, teamleiders en andere personeelsleden. Online communicatiesystemen stellen u bijvoorbeeld in staat om succesvol met uw team te communiceren zonder onderbrekingen. Deze materialen kunnen u helpen sneller en duidelijker met anderen te communiceren en de communicatie binnen het bedrijf te stroomlijnen.

#3. Verbeter je schrijfvaardigheid.

Experimenteer met uw schrijfvaardigheid en hoe u informatie schriftelijk overbrengt. Het maken van aantekeningen tijdens teamsamenwerkingen, het organiseren van projectmateriaal en het schrijven van instructiebronnen zijn allemaal goede manieren om uw schrijfvaardigheid te verbeteren. Ontdek wanneer het van vitaal belang is om uw schrijfstijl professioneel te houden en wanneer het gepast is om meer informele taal te gebruiken om uw berichten over te brengen.

#4. Stimuleer anderen op de werkvloer.

Motiveer uw personeel door gebruik te maken van positieve communicatiestrategieën. Maak contact met anderen op het werk door gemeenschappelijke interesses te delen, samen te werken en innovatie te bevorderen. Open communicatie bouwt gemeenschap en vertrouwen op, allemaal essentiële componenten voor het bevorderen van een prettige werkomgeving.

#5. Vraag feedback

Krijg feedback over uw zakelijke communicatie van collega's en bazen. Gebruik tijdens het werk bijvoorbeeld ideeën om gebieden als spreken in het openbaar, delegeren en presenteren te verbeteren. Observeer uitstekende zakelijke communicators aan het werk om inzicht te krijgen in hoe u bepaalde elementen van uw talenten kunt verbeteren waarvan u denkt dat ze verbeterd moeten worden.

Wat kan ik doen met een graad in bedrijfscommunicatie?

Verschillende universiteiten bieden bedrijfskundige opleidingen met communicatiespecialisaties. Studenten die geïnteresseerd zijn in het gebruik van communicatieve vaardigheden en tactieken om bedrijven en organisaties te helpen hun doelen en goederen te promoten, zijn mogelijk geïnteresseerd in deze programma's. Lees verder om meer te weten te komen over meer gespecialiseerde banen in de sector.

Bedrijfscommunicatie Degree-programma's

Een opleiding bedrijfscommunicatie moet studenten voorzien van goede schrijf-, spreek- en informatietechnologievaardigheden. Afgestudeerden kunnen hun capaciteiten inzetten in een reeks carrières. Ze moeten in staat zijn om informatie over te dragen tussen werknemers en werkgevers binnen een bedrijf, de doelstellingen van een bedrijf bekend te maken aan het publiek, informatie te communiceren tussen een bedrijf en zijn klanten, en nog veel meer.

Afgestudeerden van deze scholen voor bedrijfscommunicatie kunnen gaan werken op andere gebieden dan public relations, reclame en marketing. Volgens de International Association of Business Communicators (IABC) zijn houders van een diploma bedrijfscommunicatie bekwaam in het organiseren om projectdeadlines te halen, de voordelen van de koopwaar van een bedrijf aan het publiek te communiceren en te begrijpen hoe de markt werkt. Al deze vaardigheden stellen iemand in staat om adviseur te worden als hij geen gespecialiseerde carrière nastreeft, zoals een speechschrijver of inkoper.

Communicatieoplossingen voor kleine bedrijven

Ongeveer 95% van de klanten vindt dat de communicatie van hun bedrijf kan worden verbeterd. Slechts 26% van de bedrijven vindt hun communicatie uitstekend. Het is begrijpelijk dat dit een groot probleem is. Simpel gezegd, als u of uw personeel niet goed communiceert, verliest u klanten. Dit heeft op zijn beurt een directe invloed op uw bedrijfsresultaten.

Gelukkig zijn er tal van tools beschikbaar om u te helpen de efficiëntie en effectiviteit van uw communicatie te verbeteren. Hier zijn enkele van de beste zakelijke communicatieoplossingen die voor u beschikbaar zijn:

#1. Ultatel

Een betrouwbaar VoIP-telefoonsysteem is de ruggengraat van elke succesvolle en groeiende organisatie. Dit is waar ULTATEL om de hoek komt kijken. Het cloudgebaseerde telefoonsysteem integreert de manier waarop u communiceert met uw team en met uw klanten.

Het systeem is goedkoop, heeft een uptime-garantie van 99.999% en kan snel en goedkoop worden opgeschaald. Als gevolg hiervan kan het uw groeiende bedrijf effectief ondersteunen. Videoconferenties, automatische assistent, voicemail naar e-mail, integraties en andere mogelijkheden zijn ook beschikbaar.

#2. RingCentraal

RingCentral biedt een aantal oplossingen die chatten, videobellen en een telefoonsysteem in één tool integreren. App-integraties, videoconferenties, spraakoproepen en andere functies zijn beschikbaar voor bedrijven. Het biedt ook een uptime-garantie om betrouwbaarheid te garanderen.

RingCentral biedt talloze opties met verschillende functies die u kunt kiezen op basis van de eisen en het budget van uw bedrijf.

#3. Zoom

Zoom is een van de meest populaire platforms voor videoconferenties, met ongeveer 13 miljoen actieve maandelijkse gebruikers wereldwijd. Als u enkele van de voordelen ervan in overweging neemt, is het eenvoudig te begrijpen waarom. Zo deel je bijvoorbeeld snel en eenvoudig bestanden en documenten tijdens videogesprekken.

De site heeft ook een schermopnamefunctie en sommige van de prijsopties omvatten gratis transcriptie. Zoom biedt vier verschillende abonnementen, waaronder een gratis versie. Houd er rekening mee dat het gratis abonnement enkele limieten heeft, zoals een vergadertijdlimiet van 40 minuten.

#4. WebEx

Met meer dan 300 miljoen gebruikers is Cisco's WebEx een potentieel alternatief voor spraakconferenties, vooral gezien de beveiligingsproblemen van Zoom in het verleden. Scherm delen, telefoon- en video-oproepen, codering, integratie en andere platformonafhankelijke functies zijn beschikbaar.

WebEx biedt drie prijsniveaus om tegemoet te komen aan verschillende budgetten en behoeften. Het heeft ook een gratis abonnement, maar u bent beperkt tot één gebruiker en een vergaderduur van 50 minuten.

#5. Google Meet

Om Hangouts en Chat te vervangen, heeft Google Google Meet gebouwd, een tool voor videoconferenties. Het is nauw verbonden met de Google-productsuite en biedt daarom aanzienlijke communicatiemogelijkheden. Videoconferenties, videogesprekken, berichten, planning en andere functies zijn beschikbaar.

De basisversie van Meet is gratis en als u zich abonneert op Google Workspace, kunt u meer functies krijgen. Dit lidmaatschap omvat dan upgrades naar de andere apps van Google.

#6. slappe

Slack is een van de meest bekende samenwerkings- en communicatietoepassingen op de markt. De instant chat-berichtenfunctie vergemakkelijkt de communicatie. Het stelt je team bijvoorbeeld in staat om eigen themakanalen te ontwikkelen, wat resulteert in efficiëntere communicatie. Slack biedt ook een doorzoekbare chatgeschiedenis, video- en audiogesprekken, het delen en opslaan van bestanden en andere functies.

Het platform heeft veel prijsniveaus, waaronder een die gratis is. Houd er rekening mee dat het gratis abonnement niet alle mogelijkheden biedt, maar het is een fantastisch startpunt als uw budget beperkt is.

#7. Microsoft Teams

Microsoft Teams, een nieuwere nieuwkomer in de branche, heeft zijn Skype for Business-aanbod vervangen. Teams bevatten, net als veel van de andere platforms op deze lijst, een verscheidenheid aan functies die bedoeld zijn om samenwerking gemakkelijker te maken. Videobellen, chatten, berichten verzenden, bestanden delen, opslag en andere functies zijn beschikbaar.

Microsoft biedt vier verschillende prijsniveaus, waaronder een gratis alternatief. De premium Business Standard-editie van Teams bevat desktopversies van de Microsoft Office-suite, wat een aanzienlijk voordeel is.

Teams bevat ook de optie om telefoondiensten te integreren, zodat u rechtstreeks vanuit uw Teams-app kunt bellen en gebeld kunt worden. Deze interface, ook wel Direct Routing genoemd, stelt u in staat om bellers rechtstreeks aan een telefonische vergadering toe te voegen. Deze mogelijkheid is mogelijk met integratie zoals ULTATEL's Session Border Controller (SBC).

#8. GaNaarWebinar

GoToWebinar is een uitstekende keuze voor online webinarsoftware. Het platform is exclusief gemaakt voor bedrijven die hun producten willen promoten en verkopen via webinars.

Aanpasbare registratieformulieren, e-mailherinneringen en planning behoren tot de functies. Een belangrijk voordeel van de tool is dat u evenementen kunt organiseren met maximaal 3,000 personen. Het heeft, net als de meeste andere platforms, verschillende prijsniveaus om aan elk budget of elke vereiste te voldoen.

#9. Ga naar

GoTo biedt verschillende oplossingen om uw team te helpen succesvoller te communiceren. Veel eigenaren van kleine bedrijven zullen GoTo Meeting de ideale oplossing voor videoconferenties vinden. Cloudopname, transcripties, chat en berichten, scherm delen en verschillende connectoren zijn allemaal inbegrepen in dit platformonafhankelijke hulpprogramma.

GoTo Meeting heeft drie prijsniveaus om tegemoet te komen aan verschillende budgetten en vereisten. Hoewel er geen gratis optie is, biedt het platform wel een gratis proefperiode.

#10. maandag.com

Monday.com is, net als Slack, meer een applicatie voor projectbeheer. Het heeft echter een aantal eigenschappen die het tot een handig communicatiemiddel maken. Hierdoor kunnen jij en je team communiceren, waar je ook bent. Integraties, bestandsopslag, automatisering en samenwerkingstools zijn ook beschikbaar op het platform.

Monday.com heeft vier prijsniveaus, waarvan er één gratis is voor mensen. Net als bij veel andere programma's mist de gratis versie echter een deel van de functionaliteit die u zou willen.

In Conclusie

Laten we eerlijk zijn: uitstekende communicatie is tegenwoordig essentieel voor elk klein bedrijf. 86% van de werknemers is zelfs van mening dat een gebrek aan communicatie op de werkplek een van de belangrijkste oorzaken is van kantoorstoringen. Effectieve communicatie maakt bedrijven productiever en stelt hen in staat hun klanten beter van dienst te zijn. Gelukkig zijn er tal van communicatieoplossingen voor kleine bedrijven beschikbaar om u hierbij te helpen.