Het idee achter dataminimalisatie is simpelweg het verzamelen van de minimale hoeveelheid informatie die nodig is om een doel te bereiken. Wanneer een bedrijf gegevensminimalisatie toepast, verwerken (analyseren) ze alleen de minimale hoeveelheid gegevens die nodig is om waardevol inzicht te verschaffen. Bovendien mag er zonder toestemming van de betrokkene (de persoon van wie de informatie is verkregen) geen ander gebruik worden gemaakt van de verzamelde gegevens. Vanwege het feit dat gegevens soms voor onbepaalde tijd worden verzameld en opgeslagen, worden bedrijven door de AVG aangemoedigd om zich te houden aan de principes voor gegevensbescherming, waaronder gegevensminimalisering. Om gegevensminimalisatie toe te passen op uw bedrijf, moet u dit principe goed begrijpen en begrijpen waarom uw bedrijf dit nodig heeft.
Wat is gegevensminimalisatie?
Gegevensminimalisering, volgens de International Association of Privacy Professionals (IAPP), is de praktijk van bedrijven om "alleen die persoonlijke gegevens te verzamelen en te bewaren die nodig zijn".
Het beschrijft het proces waarbij alleen de minimale hoeveelheid persoonlijke gegevens wordt verzameld die nodig is om een doel te bereiken. Hoe minder data uw bedrijf opslaat en onderhoudt, hoe lager het risico op een datalek
Dataminimalisatie is echter meer dan alleen het verminderen van de gegevensverzameling. Het beperkt ook het gebruik van gebruikersinformatie door uw bedrijf. Bedrijven moeten bijvoorbeeld alleen gegevens verzamelen wanneer ze nodig zijn, ze veilig bewaren totdat ze nodig zijn en ze vervolgens verwijderen. Het minimaliseringsprincipe moedigt bedrijven aan om de privacy van consumenten grondiger en bewuster aan te pakken.
Er was een tijd dat de neiging was om alles voor onbepaalde tijd op te potten. Naarmate het internet der dingen zich ontwikkelt, worden bedrijven echter geconfronteerd met een toenemend aantal mogelijkheden om gegevens te verzamelen, met name persoonlijke, persoonlijk identificeerbare informatie.
Sommige bedrijven bewaren de gegevens misschien in de hoop dat ze in de toekomst nuttig kunnen zijn, maar de risico's van het oppotten van gegevens zijn analoog aan die van fysiek oppotten: stapels nutteloze rotzooi die het moeilijker maken om te ontdekken wat we nodig hebben wanneer we nodig hebben. Het is niet alleen onhandig en riskant, maar ook duur.
Daarom stappen slimme gegevensbeheerders af van een "alles redden"-mentaliteit en nemen ze in plaats daarvan een gegevensminimalisatiefilosofie aan, waarbij alleen de meest essentiële gegevens worden bewaard.
Principe van gegevensminimalisering
Hoewel het principe van gegevensminimalisatie eenvoudig lijkt, vereist het in de praktijk een verschuiving in de manier waarop organisaties omgaan met het verzamelen, verwerken, opslaan, bewaren en verwijderen van gegevens. Bedrijven waren niet zo op hun hoede voor welke gegevens ze verkregen, waar ze deze opsloegen of hoe lang ze deze bewaarden voordat de privacy van gebruikers een belangrijk punt van zorg werd. Bedrijven moeten nu meer dan ooit gebruikersgegevens beheren op een manier die zowel klanten als het bedrijf zelf beschermt tegen schade.
Simpel gezegd, het aannemen van het principe van gegevensminimalisatie is een geweldige manier om privacykwesties aan te pakken. Als uw bedrijf geen gegevens heeft, hoeft u niets verkeerd te doen. Om onnodige gegevens te elimineren, moet u echter eerst vertrouwd raken met de beschikbare informatie. Door deze richtlijnen te volgen, kan uw team dataminimalisatie serieus nemen.
Lees ook: DATA WAREHOUSING: definitie, typen, voorbeelden en tools
The Little Blue Book of Privacy Design Strategies somt de volgende vier praktische acties op als uitgangspunt bij het starten met dataminimalisatie:
#1. Selecteer
Dataminimalisatie sluit uw bedrijf niet uit om data te verzamelen. In plaats daarvan moet uw organisatie gegevens verzamelen voor belangrijke zakelijke behoeften. In Europa is het verzamelen van gegevens bijvoorbeeld alleen toegestaan als er een AVG-conforme wettelijke basis voor verwerking is. Er zijn in totaal zes wettelijke rechtvaardigingen voor gegevensverwerking onder de AVG:
- Toestemming.
- Wettelijke vereiste.
- Legitieme interesse
- Uitvoering van een overeenkomst.
- Publiek belang.
- Vitale interesse.
Bovendien mag uw bedrijf die informatie niet gebruiken voor andere doeleinden waarvoor klanten geen toestemming hebben gegeven, inclusief gerichte advertenties. Gebruikers moeten redelijkerwijs kunnen voorzien dat uw bedrijf hun gegevens op een bepaalde manier zal gebruiken. Door alleen de informatie te kiezen die echt nodig is, voorkomt uw bedrijf dat er meer gegevens worden verzameld dan het aankan en dat deze voor geheime doeleinden worden gebruikt.
#2. Uitsluiten
Door de hoeveelheid gegevens die uw bedrijf verzamelt te beperken, voorkomt u ook dat het meer gegevens verzamelt dan het aankan. Big Tech-bedrijven beginnen te begrijpen hoe uitdagend het is om met het verzamelen van enorme hoeveelheden gegevens om te gaan met behoud van de privacy van de klant. Daarom is het voor bedrijven van cruciaal belang om de minimale hoeveelheid informatie te verzamelen die nodig is om een bepaald doel te bereiken.
U moet bijvoorbeeld de adressen van de consumenten weten als uw bedrijf dingen aan hen distribueert. U hoeft echter niet om hun sofinummer te vragen. Dit lijkt misschien een eenvoudig voorbeeld, maar het benadrukt hoe cruciaal het is om te bepalen welke soorten gegevens relevant zijn voor uw bedrijf, welke niet, en waarom.
Uw bedrijf en klanten worden beschermd tegen privacyschendingen als u alleen de gegevens verzamelt die absoluut noodzakelijk zijn.
#3. Strip
Het is mogelijk dat sommige gegevensstukken nog steeds niet verder stroomafwaarts in de gegevensstructuur hoeven te worden geduwd na het kiezen van de gegevenscategorieën die moeten worden verzameld en het verwijderen van irrelevante gegevens uit de verzameling.
Creditcardverwerkers hebben bijvoorbeeld vaak alleen de postcode van een adres nodig om het eigendom van de kaart te bevestigen. In een dergelijke situatie kunnen privacy-experts ernaar streven om alle informatie die kan worden gebruikt om de gebruiker te identificeren te verwijderen uit de adresgegevens die naar de backend worden verzonden, zodat alleen de postcode overblijft.
In Europa zijn specifieke AVG-boetes opgelegd wegens "niet-naleving van de principes van gegevensminimalisatie". Gegevensminimalisatie is nog steeds een geweldige zakelijke praktijk om ervoor te zorgen dat de gegevensverwerking van een bedrijf gestroomlijnd, efficiënt en met een laag risico is, ook al zijn er nog geen vergelijkbare straffen onder de Californische CCPA of andere Amerikaanse privacywetten.
#4. Vernietigen
Een cruciaal onderdeel van gegevensminimalisatie is het verwijderen van gegevens (gegevens wissen). De AVG schrijft voor dat bedrijven "alleen de persoonlijke gegevens mogen verzamelen die ze echt nodig hebben en deze niet langer mogen bewaren dan nodig is." Dit betekent dat bedrijven grondig moeten zijn bij het bepalen van de bewaartermijnen voor klantgegevens.
De gegevens moeten op de juiste manier worden verwijderd zodra het beoogde zakelijke gebruik is bereikt, aangezien het einde van de levenscyclus is bereikt. Hoewel het efficiënt wissen van gegevens vaak moeilijker is dan alleen het wissen van celwaarden, moet uw bedrijf het niet bewaren als het de informatie niet langer nodig heeft. Dit geldt ook voor reservekopieën; zelfs als ze aan het einde van een bepaalde bewaartermijn moeten worden opgeruimd.
Door deze principes voor gegevensminimalisatie te volgen, kan uw bedrijf in overeenstemming blijven met internationale wetten.
Wat zijn de 3 punten van gegevensminimalisatie?
- Voldoende – genoeg om uw gestelde doel te bereiken;
- Relevant – logisch verband houdt met dat doel; En,
- Beperkt tot alleen wat nodig is, – U bewaart alleen wat nodig is voor het gegeven doel.
Wat is het voordeel van gegevensminimalisatie?
Om het verzamelen van gegevens tot een minimum te beperken, moeten organisaties zorgvuldig overwegen welke informatie ze nodig hebben en waarom ze die nodig hebben. Uw datasystemen blijven compliant en overzichtelijk en de geloofwaardigheid van uw bedrijf neemt hierdoor toe. Aan de andere kant hebben gebruikers nu meer zeggenschap over hun informatie en bescherming onder de nieuwe privacyregels.
De belangrijkste voordelen van het toepassen van gegevensminimalisatie in een bedrijf zijn onder meer;
- Verlaagt de kosten voor het opslaan van gegevens
- Verbetert de staat van gegevensbeveiliging
- Versterkt de bescherming van gegevensprivacy
- Vereenvoudigt bedrijfsprocessen
- Handhaaft de naleving van gegevensregelgeving
Wat is gegevensminimalisatie versus anonimisering?
Dataminimalisatie is de praktijk van het verzamelen of bewaren van zo min mogelijk gegevens. Anonimisering verwijst daarentegen naar de wijziging van gegevens die een bedrijf heeft met als doel heridentificatie onwaarschijnlijk te maken.
Wat is de beste methode om gegevensverlies te voorkomen?
Hieronder staan enkele van de beste manieren om gegevensverlies te voorkomen;
- Maak een back-up van uw bestanden of gegevens
- Bescherm uw hardware
- Zorg voor een ordelijke computer
- Informeer uw personeel over de gevaren van informatielekken
- Gebruik software voor antivirus- en antimalwarebescherming
- Creëer een sterk beveiligingsbeleid voor eindpunten en apparaten
- Zorg ervoor dat u alle persoonlijke of belangrijke informatie versleutelt
- Werk uw programma regelmatig bij.
Wat is het verschil tussen doelbinding en gegevensminimalisatie?
Doelbinding: gebruik persoonlijke informatie alleen voor de beoogde reden waarvoor deze is verkregen of voor aanvullende, compatibele doeleinden. Gegevensminimalisatie betekent het verwerken van alleen de persoonlijke gegevens die nodig, relevant en voldoende zijn voor de doeleinden die u hebt aangevraagd.
Hoe u gegevensminimalisatie toepast op uw bedrijf
#1. Beperkte gegevensverzameling
U moet eerst beslissen welke informatie uw bedrijf nodig heeft om perfect te werken. Als u ondertussen alleen de meest relevante gegevens wilt analyseren, hoe u dat ook definieert, moet u uw gegevensverzamelingsmethoden verfijnen. Het is essentieel om de toegang tot gevoelige informatie in de gegevens die u wel opslaat te beperken. De informatie waartoe een secretaresse toegang heeft over een klant is anders dan die van een verkoper of klantenservicemedewerker. Dus, beperk het. Zorg ervoor dat elke gebruiker alleen toegang krijgt tot de informatie die hij nodig heeft om zijn taken uit te voeren.
#2. Verificatie en controle van gebruikers
Bij de meeste procedures voor het verzamelen van bulkgegevens wordt ervan uitgegaan dat gebruikers nuttige, relevante gegevens in grote aantallen indienen. Dit is niet het geval. Veel bedrijven, van kleine startups tot gigantische multinationals, verzamelen onbewust veel schadelijke data. Door eenvoudigweg op bedrijfssystemen te staan, kunnen de gegevens die u bewaart nep of onvoorwaardelijk zijn, wat een risico vormt voor alle partijen.
Om onnodige informatie te elimineren, implementeren betrouwbare strategieën voor gegevensminimalisering gebruikersverificatie- en screeningprocedures. Als een ridesharing-service dergelijke maatregelen had getroffen, zouden ze een sollicitant met een geschiedenis van gewelddadige misdaden kunnen opmerken die een valse identiteit probeert te gebruiken.
Met deze basisbeoordelingsprocedures krijgen bedrijven alleen informatie uit betrouwbare bronnen die echt nuttig is.
#3. Progressief gegevensbeheer
Veel bedrijven zien over het hoofd dat gebruikersgegevens na verloop van tijd verouderd raken. Dit leidt ertoe dat databases worden opgeblazen met nutteloze of valse gegevens. Dit zet uw IT-systemen onder druk en vertekent de bevindingen van elke bedrijfsanalyse die u met de informatie uitvoert.
Plannen voor gegevensminimalisatie die progressieve beoordelingsprocessen bevatten, helpen gebruikers de nauwkeurigheid en actualiteit van gegevens te behouden, waardoor dit probleem wordt vermeden. Deze methode vereenvoudigt de ontwikkeling van rapportdatabases door ze beter te laten reageren op gebruikersinvoer. Naarmate de hoeveelheid klantgegevens toeneemt, helpt dit het bedrijf op de lange termijn geld en moeite te besparen en tegelijkertijd de risico's te verminderen.
#4. Strategisch wissen
Gegevensminimalisatie is sterk afhankelijk van de praktijk van selectieve verwijdering voor strategische doeleinden. In de moderne, constant evoluerende digitale markt is het nut van elk stukje consumentendata snel voorbij. Om het nut en de veiligheid van hun gegevens te behouden, moeten bedrijven routinematig oude records van hun servers verwijderen. Verwijderingsprocessen zijn een essentieel onderdeel van elke strategie voor gegevensminimalisatie.
Bij het maken van zakelijke keuzes moet altijd rekening worden gehouden met de identificatie van nieuwe gegevenstypen die het bedrijf nodig heeft en het verwijderen van gegevenstypen die niet langer nuttig zijn voor het bedrijf.
Wanneer u de informatie bewaart, zet u de deur open voor inbreuken op de beveiliging, niet-geverifieerde informatie en andere bedreigingen. Die gevaren kun je niet helemaal vermijden. Desalniettemin kunnen bedrijven die effectieve maatregelen nemen om gegevens te minimaliseren de efficiëntie van gegevensverzamelingsprocessen verbeteren, meer bruikbare informatie verzamelen en de blootstelling aan risico's verminderen.
Wat zijn voorbeelden van gegevensminimalisatie?
Het dataminimaliseringsbeginsel bepaalt ook dat deze verzameling van gegevens noodzakelijk moet zijn om aan het verwerkingsdoel te voldoen. Het doel van het verzamelen van biometrische informatie als onderdeel van een vingerafdrukcontrole aan de deur van een gebouw is bijvoorbeeld om te voorkomen dat onbevoegden binnenkomen.
Gegevensbeschermingsprincipes
Er is een direct verband tussen de basisprincipes van de AVG en de talrijke gegevensbeschermings- en privacyregels. Een beter begrip van de principes voor gegevensbescherming zal u helpen bij uw inspanningen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een set regels voor hoe persoonsgegevens mogen en moeten worden verwerkt, gebaseerd op zeven privacyprincipes. Grip krijgen op de zeven leidende principes van de AVG is de eerste stap om de wet- en regelgeving onder de knie te krijgen.
De 7 gegevensbeschermingsprincipes;
- Rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie
- Doelbeperking
- Gegevensminimalisatie
- Nauwkeurigheid
- Opslagbeperkingen
- Integriteit en vertrouwelijkheid
- Verantwoording
Tot slot
Organisaties moeten alleen de gegevens verzamelen en bewaren die ze echt nodig hebben, en de rest wissen. De waarde van gegevens neemt snel af, daarom is het een riskante zaak om ze 'voor het geval dat' te bewaren.
Gegevensminimalisatie is een fundamenteel principe voor privacybescherming dat nuttig kan zijn om ervoor te zorgen dat processen voor het verzamelen, opslaan en wissen van gegevens opzettelijk en legaal zijn. Door deze procedure in alle aspecten van uw gegevensverwerking op te nemen, kunt u niet alleen de privacy van uw consumenten beschermen, maar ook mogelijke risico's en hoge boetes voor uw bedrijf verminderen.
Gerelateerde artikelen
- DATA COMPLIANCE: Nalevingsnormen voor organisaties
- RETAIL DATA ANALYTICS: Alles wat u moet weten
- GOVERNANCE RISICO EN NALEVING: Wat is GRC?
- GEGEVENSTRANSFORMATIE: definitie, soorten en voordelen
- GEGEVENSPRIVACY: belang en best practices voor organisaties
Referentie
