Het aannemen van een effectief type bedrijfscommunicatie is een van de eenvoudigste manieren om de inkomsten en het moreel te stimuleren. Helaas is het niet zo eenvoudig als het lijkt.
Als gevolg van de huidige technologie verandert de zakelijke communicatie. Hoewel het niet zo formeel is als het ooit was, is het onderhouden van een professionele toon is nog steeds cruciaal voor het uitstralen van het juiste imago van uw bedrijf. Het gaat ook om het bevorderen van open en productieve communicatie binnen de organisatie.
De juiste vorm van communicatie kan de productiviteit van het personeel verhogen, processen stroomlijnen en het algemene moreel in een organisatie stimuleren. Dit artikel biedt een spoedcursus over het ontwikkelen van goede verbale en non-verbale communicatie in uw bedrijf om contact te maken met klanten en productievere interne discussies te bevorderen. We zullen ook kijken naar de verschillende soorten en methoden van zakelijke communicatie voor effectieve communicatie.
Wat is zakelijke communicatie?
Zakelijke communicatie verwijst naar de uitwisseling van informatie tussen medewerkers zowel binnen als buiten een organisatie.
Effectieve bedrijfscommunicatie verwijst naar hoe medewerkers en management met elkaar in contact komen om te bereiken organisatiedoelen en meer afgestemd raken op de fundamentele bedrijfswaarden. Het primaire doel is dus om organisatorische praktijken te verbeteren, silo's te verwijderen, mensen op de hoogte te houden en fouten te verminderen.
Het succes en de groei van elke organisatie zijn afhankelijk van effectieve zakelijke communicatie. Zakelijke communicatie is, in tegenstelling tot de dagelijkse communicatie, meestal doelgericht.
Desondanks blijkt uit onderzoek dat 60% van de interne communicatieprofessionals de interne communicatie niet volgt.
Om een onderneming succesvol te laten zijn, moeten alle bedrijfsregels, kernwaarden, voorschriften en beleid moeten worden overgebracht aan werknemers zowel binnen als buiten de organisatie.
Soorten zakelijke communicatie
Zakelijke communicatie wordt ingedeeld in vier typen.
#1. Interne opwaartse communicatie
Interne opwaartse zakelijke communicatie vindt plaats wanneer een ondergeschikte communiceert met het management of een persoon hoger in de organisatiestructuur. Om het functioneren van het bedrijf echt te begrijpen, moet elke leider informatie naar boven laten stromen.
Enquêtes, feedback, formulieren en rapporten zijn dus veelvoorkomende vormen van interne opwaartse zakelijke communicatie die werknemers aan hun managers of teamleiders verstrekken.
Een marketingrapport kan bijvoorbeeld informatie bevatten zoals het totale websiteverkeer, sociale media-interactie of het totale aantal gecreëerde leads.
#2. Interne neerwaartse communicatie
Interne neerwaartse communicatie vindt plaats wanneer een meerdere communiceert met een of meer ondergeschikten. Dit type zakelijke communicatie kan de vorm aannemen van een brief, een memo of een gesproken opdracht.
Als leidinggevenden met werknemers praten, moeten ze een professionele en directe toon aanhouden. Een memo over een nieuw vast bedrijfsproces, zoals veiligheidseisen en nieuwe regelgeving, is een voorbeeld van deze vorm van communicatie.
#3. Interne laterale communicatie
Interne laterale zakelijke communicatie vindt plaats op de werkplek tussen werknemers. Werknemers kunnen tegenwoordig dus op verschillende manieren verbinding maken, waaronder chats, sms'en, e-mail en softwareoplossingen voor werknemerscommunicatie.
Dit type communicatie kan plaatsvinden binnen of tussen afdelingen en komt vaker voor dan andere soorten zakelijke communicatie. Bovendien is frequente communicatie tussen medewerkers essentieel voor de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers.
#4. Externe communicatie
Externe zakelijke communicatie verwijst naar elke interactie met externe entiteiten zoals klanten, prospects, leveranciers of partners.
Dit type zakelijke communicatie komt minder vaak voor dan alle andere soorten interne bedrijfscommunicatie.
Zakelijke communicatiemethoden
Als het gaat om bedrijfscommunicatie, is het vocaal of schriftelijk. Bovendien vindt communicatie persoonlijk/face-to-face of op afstand plaats. Geen van beide is op zichzelf beter of slechter voor uw organisatie; het hangt allemaal af van de omstandigheden.
Schriftelijke communicatie is uitstekend geschikt voor het bijhouden van een papieren spoor van genomen beslissingen en activiteiten, en voor het ontwikkelen van strategieën en plannen. Verbale ontmoetingen zorgen voor de onmiddellijke productie van ideeën en een meer open stroom van gedachten.
Sommige bedrijven hebben één vestiging. Sommige hebben kantoren in verschillende tijdzones. Ondertussen zijn anderen volledig afgelegen en missen ze ook een fysieke plek (Buffer en Zapier zijn geweldige voorbeelden van locatieonafhankelijke bedrijven). Dit zijn de benaderingen voor bedrijfscommunicatie die van toepassing zijn op een of alle van de hierboven genoemde scenario's:
#1. Op internet gebaseerde communicatie
Dit omvat algemene zakelijke communicatiekanalen zoals e-mails en instant messaging-apps (zoals Slack, Hangouts of zelfs Nextiva Chat).
De voordelen van e-mails en berichten zijn onder meer de mogelijkheid om privégesprekken te leiden in een hectische werkomgeving en tegelijkertijd een bericht te delen met een grote groep mensen (van enkele tot honderden).
#2. Conferentiegesprekken
Telefoons verminderden de geografische barrière voor het houden van effectieve, snelle vergaderingen. Het zorgt voor een effectievere uitwisseling van ideeën vanwege non-verbale communicatie (tone of voice) in tegenstelling tot tekstuele communicatie. Cloudtelefoonsystemen hebben het potentieel om de onboarding en de algehele teamsamenwerking te verbeteren.
#3. Video Teleconferentie
Uitstekende videoconferentieoplossingen stellen mensen in verre gebieden in staat om vergaderingen te houden die zo dicht mogelijk bij persoonlijke vergaderingen liggen. Ze tillen ook telefonische vergaderingen naar een hoger niveau.
#4. Persoonlijke ontmoetingen
Persoonlijke gesprekken kunnen een bedrijf helpen om ideeën snel vooruit te helpen. Volgens onderzoek leveren persoonlijke ontmoetingen meer ideeën op dan virtuele.
Een goed geplande vergaderagenda is daarentegen cruciaal voor productieve vergaderingen. 46 procent van de werknemers verlaat zelden of nooit een vergadering en weet wat ze moeten doen.
#5. Officiële documenten en rapporten
Het documenteren van activiteiten die invloed hebben op andere personen en afdelingen is een essentieel onderdeel van een goed geolied bedrijfscommunicatiesysteem.
De mogelijkheid om op elk moment naar een geschreven document te verwijzen, verkleint dus de kans op verwarring of geschil en voegt duidelijkheid toe aan de communicatie.
#6. publicaties
Vergaderingen met grotere groepen worden vaak gevoerd door middel van presentaties aangevuld met rapporten en PowerPoint-slides.
Deze zijn dus uitstekend geschikt voor het presenteren van nieuwe ideeën op een manier die vragen en uitleg mogelijk maakt.
#7. Discussieborden en veelgestelde vragen
Een interne locatie waar medewerkers kunnen verwijzen naar veelgestelde vragen over verschillende afdelingsonderwerpen en nieuwe vragen kunnen stellen die hen zullen helpen productiever te zijn en ook op de hoogte te zijn van een onderwerp.
#8. Vragenlijsten
Interne en klantonderzoeken zijn beide uitstekende manieren om input en beoordelingen te krijgen over cruciale onderwerpen. Enquêtes bieden een gezonde cyclus van door feedback ondersteunde veranderingen en openen ook een contactkanaal op alle niveaus van een bedrijf.
#9. Klantenservice activiteiten
Dit kan elk type klantenserviceactie omvatten. Live chathulp, CRM-systemen (Customer Relationship Management), het onboardingproces van de klant, feedback van klanten en andere diensten zijn voorbeelden.
Dus je volgende logische vraag is waarschijnlijk:
Welke effectieve zakelijke communicatiemethoden heeft mijn bedrijf nodig?
Het antwoord wordt meestal bepaald door de grootte en ook door de wensen van uw bedrijf. Er bestaat niet zoiets als een pasklaar antwoord. Eén ding is zeker: u bent klaar voor succes als u alleen effectieve zakelijke communicatiestrategieën toepast die u nodig heeft en wilt gebruiken.
Als voorbeeld:
U wilt een forumbord, dus u en uw team besteden weken aan het onderzoeken en opzetten ervan.
Na een tijdje realiseer je je dat niemand het gebruikt omdat hun team of documenten hen sneller van antwoorden voorzien. Onnodige oplossingen hebben u zowel tijd als geld gekost.
Of u investeert in hoogwaardige videoconferentieapparatuur terwijl u alleen maar een betrouwbaar bedrijfstelefoonsysteem nodig heeft om uw vergaderingen op afstand af te handelen.
Webgebaseerde communicatie zal door alle bedrijven worden gebruikt. Alle andere manieren, aan de andere kant, zullen worden bepaald door de unieke omstandigheden van elke organisatie. Neem de tijd om het belang van elk voor uw eigen scenario te analyseren.
Lees ook: Bedrijfscontinuïteitsplan: waarom is het belangrijk?
Waarom is effectieve zakelijke communicatie belangrijk?
Dit zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijfscommunicatie cruciaal is voor het succes van elk bedrijf:
#1. Het vergroot de betrokkenheid van medewerkers.
Volgens Ragan's onderzoek naar medewerkersbetrokkenheid, de belangrijkste interne communicatiecomponent die statistisch correleert met hoe betrokken mensen zijn in leiderschapscommunicatie. Interne communicatieteams spelen een belangrijke rol bij het ondersteunen, coachen en herinneren van leiders aan de noodzaak van communicatie.
#2. Vermindert overbelasting van e-mail
E-mail wordt in bedrijven voor verschillende doeleinden gebruikt, waaronder informatieverzoeken, communicatie met werknemers en feedback, statusrapporten, taaktoewijzingen, communicatie met klanten en leveranciers, uitnodigingen voor vergaderingen, documentdistributie, HR-kennisgevingen over verschillende teamactiviteiten, voordelen en verjaardag wensen.
Volgens Radicati besteedt de gemiddelde werknemer in een bedrijf 25% van zijn werkdag aan e-mailgerelateerde klusjes.
Slechts een klein percentage van de e-mails die in onze inbox binnenkomen, heeft echter onze onmiddellijke aandacht nodig. We scheiden de belangrijke e-mails op basis van de afzender of het onderwerp. Bovendien zijn veel van de e-mails die we ontvangen volledig irrelevant voor ons
#3. Verhoogt de productiviteit van medewerkers
Vier op de vijf werknemers zijn van mening dat efficiënte interne bedrijfscommunicatie hun werkprestaties verbetert.
Vanwege een overdaad aan informatie verspillen werknemers vaak tijd aan het zoeken naar inhoud die ze nodig hebben om hun werk te voltooien.
Bovendien besteedt de gemiddelde werknemer dagelijks 2.5 uur aan het zoeken naar informatie. Dit resulteert dus in een hele week tijdverlies per maand om iets te ontdekken dat binnen handbereik van de medewerkers zou moeten zijn.
#4. Verbetert de communicatie tussen afdelingen
Het is buitengewoon moeilijk om effectieve interdepartementale communicatie binnen bedrijven te onderhouden zonder een goede communicatiestrategie.
Medewerkers moeten gemakkelijk kunnen communiceren en samenwerken om productiever te zijn.
Uw onderzoeksafdeling moet bijvoorbeeld communiceren met uw marketingteam en uw bedrijfsbureau moet communiceren met de IT-afdeling.
#5. Verbetert de communicatie met externe medewerkers
Remote teams zijn de weg van de toekomst. Volgens de Global Mobile Workforce Forecast Update zal in 40 meer dan 2023% van de werkende wereldbevolking mobiel zijn. Bovendien kunnen de cijfers in welvarende landen zoals de Verenigde Staten uiteindelijk de 75% overschrijden.
Dit vraagt om een nieuwe benadering van communicatie, leiderschap en management. Teams op afstand worden geconfronteerd met communicatieproblemen zoals coördinatie over tijdzones, informatiesilo's en het overwinnen van taal- en culturele obstakels. Bovendien maakt de afstand het moeilijk voor teamleden om het gevoel te hebben deel uit te maken van een team.
#6. Verlaagt het personeelsverloop
Het personeelsverloop is aanzienlijk lager in bedrijven waar werknemers meer betrokken en tevreden zijn. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun werknemers worden geïnformeerd over wat belangrijk is voor hun baan om millennials en jongere generaties op de werkplek aan te trekken en te behouden.
Aan de andere kant veroorzaakt te veel irrelevante informatie vaak stress, terugtrekking en ontevredenheid, wat resulteert in een lager personeelsbehoud.
Een van de belangrijkste doelen van bedrijven die zich bezighouden met interne communicatie is het bevorderen van best practices voor het delen van informatie.
Werkgevers moeten het delen van informatie binnen hun bedrijf dus gemakkelijker maken in een wereld waarin werknemers voortdurend groeien en nieuwe dingen leren.
Kennisuitwisseling en organisatorische kennis lijden bij het ontbreken van een goed gedefinieerd intern zakelijk communicatieplan.
Lees ook: Kennisbeheer: processen, typen, voorbeelden en hulpmiddelen
#8. Verhoogt de belangenbehartiging van werknemers
Werkgevers die begrijpen hoe ze succesvol contact kunnen maken met hun werknemers, zijn veel succesvoller in het omzetten van hun personeel in merkambassadeurs.
Merkambassadeurschap is niet zo moeilijk te verkrijgen als veel bedrijven zich voorstellen. Tevreden medewerkers zouden zelfs graag willen deelnemen aan merkambassadeursprogramma's.
#9. Verhoogt klantbehoud en tevredenheid
Een betere bedrijfscommunicatie leidt tot een hogere klanttevredenheid. Wanneer er een storing is in de communicatie binnen een bedrijf, gebeuren er zaken in Zakelijke Communicatie in termen van klantenservice en tevredenheid.
Ten eerste zal het personeel in klantgerichte rollen niet over de nodige informatie beschikken. Ten tweede zullen klanten het lage moreel van de werknemers opmerken en als resultaat een negatieve ervaring hebben.
Volgens een onderzoek heeft de houding van medewerkers een aanzienlijke invloed op de klanttevredenheid, wat leidt tot een stijging van het inkomen.
Wat is interculturele zakelijke communicatie?
Cross-culturele zakelijke communicatie verwijst naar de uitwisseling van informatie, ideeën, meningen en berichten tussen individuen of groepen met verschillende culturele achtergronden.
Wat is interculturele bedrijfscommunicatie?
Interculturele zakelijke communicatie verwijst naar de uitwisseling van informatie, ideeën, meningen en berichten tussen individuen of groepen uit verschillende culturen.
Wat zijn de uitdagingen van interculturele zakelijke communicatie?
De uitdagingen van interculturele zakelijke communicatie omvatten taalbarrières, culturele verschillen, miscommunicatie en gebrek aan begrip.
Wat is het verschil tussen interne en externe bedrijfscommunicatie?
Interne bedrijfscommunicatie verwijst naar communicatie binnen een organisatie, terwijl externe bedrijfscommunicatie verwijst naar communicatie tussen een organisatie en externe belanghebbenden.
Wat is het belang van actief luisteren in zakelijke communicatie?
Actief luisteren is belangrijk in zakelijke communicatie omdat het begrip bevordert, misverstanden vermindert en helpt bij het opbouwen van relaties.
Veelgestelde vragen over zakelijke communicatie
Hoe kan een bedrijf beter communiceren?
Effectieve bedrijfscommunicatie: 8 stappen naar een betere...
- Elimineer aannames. …
- Zoek een goede plek en tijd voor alle betrokkenen om te praten. …
- Luister eerst om gehoord te worden. …
- Vragen stellen. …
- Het uiten van emoties is belangrijk, maar wees altijd respectvol.
Wat zijn de 4 soorten communicatie?
Elke persoon heeft een unieke communicatiestijl, een manier waarop ze communiceren en ook informatie uitwisselen met anderen. Er zijn vier basiscommunicatiestijlen: passief, agressief, passief-agressief en assertief. Het is belangrijk om elke communicatiestijl te begrijpen en waarom individuen ze gebruiken.
Zakelijke communicatie heeft altijd gespecialiseerde inhoud, een specifiek publiek, een specifiek doel, een specifiek tijdstip en een specifieke plaats. Het volgende belangrijke kenmerk van zakelijke communicatie is duidelijkheid. De Chinese filosoof Confucius merkte terecht op 'In taal is duidelijkheid alles'
Hoe kan een bedrijf beter communiceren?
Effectieve bedrijfscommunicatie: 8 stappen naar een betere...
- Elimineer aannames. …
- Zoek een goede plek en tijd voor alle betrokkenen om te praten. …
- Luister eerst om gehoord te worden. …
- Vragen stellen. …
- Het uiten van emoties is belangrijk, maar wees altijd respectvol. …
- Besteed aandacht aan non-verbale berichten.
- CONSUMENTENMARKT: een stapsgewijze handleiding (alles wat u moet weten)
- CHANGE AGENTS: hoe u change agents in elke organisatie kunt identificeren
- INTERNE MARKETINGSTRATEGIEN: Hoe creëer je een effectief marketingmerk?
- Marketingcommunicatie: alles wat u moet weten (gedetailleerde gids)
- SOORTEN LUISTEREN: In verband met zakelijke communicatie
- Virtuele assistent-banen: een complete gids voor 2021 (+topkeuze)
- NEERWAARTSE COMMUNICATIE: betekenis, voorbeelden en voordelen
