受付係は、その規模や業界に関係なく、ビジネスの運営に不可欠です。 フロント業務を担当するレセプショニストは、実質的に会社の顔であり、職場の効率を大幅に向上させます。 この分野で成功するために必要な定義、範囲、能力を理解することで、受付係として働くことが自分にとって完璧なキャリアであるかどうかを判断できます。 この投稿では、受付係の定義、スキルと職務内容、会社に受付係を持つことの重要性について見ていきます。
受付とは
受付係になることが自分にとって正しい仕事の選択であるかどうかを判断するには、まず、受付係が実際に何をするのかを理解する必要があります。 受付係は、企業や組織のフロントデスクを監督し、管理業務を遂行します。 また、管理アシスタントまたはフロント オフィスの事務員と呼ばれることもあります。 ビジネスの訪問者やクライアントの最初の連絡先であることが多く、組織の代表者であるため、丁寧な第一印象を与える役割を担っています。
受付担当者は、次のことから恩恵を受けることがよくあります。
- 休暇日数
- 健康保険
- 従業員割引
- 歯科保険
受付嬢に必要な資格とは？
受付係として働く方法を学ぶことに興味がある場合は、考慮すべき要件がいくつかあります。 応募するポジションのレベルによって異なります。 以下は、いくつかの典型的な仕様と資格情報のリストです。
#1 教育
必要な教育の量は、仕事の責任に基づいています。 初級レベルの受付係の雇用には通常、高校の卒業証書が必要ですが、他の職種では経営管理または密接に関連する分野の学士号が好まれます。
＃2。 トレーニング
いくつかの企業は、会社の特定のポリシーと手順に関する指示を含む実地訓練を受付係に提供しています。 仕事に必須ではないかもしれませんが、雇用主は、将来の受付係に以前の実務経験があることを望んでいることがよくあります。
＃3。 認定
受付係としての職に応募する際、企業は通常、応募者に追加の資格を要求しない場合があります。 それでも、フロント オフィス オペレーションの証明書のような専門的な証明書を取得することは、候補者の資格を証明し、その分野へのコミットメントを示し、才能を試し、実践的な知識を広げます。 また、ネットワーキングの素晴らしい機会も提供します。
受付係の平均給与
受付係の年収は平均 28,741 ドルです。 あなたのバックグラウンドと専門知識に応じて、それは異なります。 組織の種類、規模、場所はすべて給与に影響します。 ただし、アルバイトや契約社員として働くことも可能です。 ただし、受付係は通常フルタイムで働いています。
受付の仕事内容とは
多くの場合、受付係として知られるフロントデスクの受付係は、日常業務をサポートするためにオフィス環境で事務業務を担当します。 彼らの責任には、経営陣や販売スタッフとの会議のために到着したゲストへの挨拶、従業員へのメールの仕分けと配達、従業員への電話の応答と転送も含まれます。
受付の義務と責任
受付係の時間の大半は電話対応に費やされます。 それでも、受付係は次のことも担当する場合があります。
- スタッフ全員、または幹部などの特定の個人の予定を調整する
- 請求書を処理し、クライアントまたは消費者の請求に関する問い合わせを支援する
- 請求書、顧客、顧客の記録をファイルに整理するなど。
- ゲストを適切なオフィスに案内する
- お客様からのお問い合わせに対し、迅速・丁寧な対応を心がけています
受付係は職務内容で何をしますか?
多くの場合、受付係はさまざまな業界の企業で働き、クライアントとスタッフの両方を支援します。 彼らはオフィスの従業員と緊密に連携して、送信メールの準備、書類のコピーの作成、ファックス、および着信の通知を行います。 彼らは、クライアントの電話を受けたり、問い合わせに対応したり、ゲストを適切なオフィスに案内したりしながら、オフィスの運営を管理する必要があります。 また、受付係の職務記述書は、事務用品の在庫の在庫管理と適切な注文を担当することもできます。
受付のスキルと資格
受付で成功するために必要なスキルは次のとおりです。
- クライアント、サプライヤー、同僚と明確にやり取りするための、口頭および書面によるコミュニケーション スキル
- 正しい記録を維持し、重要な情報を迅速に見つけるための優れた組織能力を持つ
- XNUMX 日を通してさまざまなタスクに優先順位を付けて完了する能力。
- 適切に返信し、怒っている消費者と効果的にやり取りするには、忍耐力と傾聴力が必要です。
- 礼儀正しく気配りができるなど、すべてのお客様に楽しんでいただける対人能力
受付教育とトレーニングの前提条件
受付係の大部分は、高校の卒業証書または GED を持っている必要があり、大学教育の恩恵を受けるいくつかのポジションでは、実務経験の代替が可能になる場合があります。 候補者は、一部のコミュニティ機関や組織から受付証明書を取得して、習熟度を示すことができます。 あなたのビジネスを効果的に表現し、クライアントや顧客を必要な場所に常に案内できるようにするために、有能な受付係はカリスマ性と知性を備えている必要があります。
受付経験要件
受付係は新入社員として採用されることが多く、これは経験年数が XNUMX 年以下であることを示しています。 幹部や大規模または洗練された企業で働く受付係に必要な経験と資格のレベルは高くなる可能性があります。
受付スキル
受付係の組織化とマルチタスキングのスキルは、従業員が目標を達成し、会社の効率を維持するのに役立ちます。 採用マネージャーは、履歴書に最も需要のある受付能力を記載すると、あなたがその仕事の強力な候補であると認識する可能性が高くなります. 受付の仕事で求められることが多いのは、次のXNUMXつの能力です。
＃1。 コミュニケーション
受付係は、電話、電子メール、または対面でクライアントと頻繁にやり取りします。 この担当者は、顧客、従業員、および多数の部門と日常的に連絡を取り合っています。 受付係はメッセージを録音し、会話の当事者間の連絡役を頻繁に務めます。 メッセージを中継する際のエラーは、受付係の評判に悪影響を及ぼし、他のオフィス ワーカーを困惑させます。 口頭でも書面でも、明確かつ効果的にコミュニケーションをとる能力は、生産性を向上させるため、受付係にとって非常に重要です。
＃2。 組織
受付係はよく整理されている必要があります。 同僚、雇用主、およびオフィスの担当者とやり取りする他のすべての人は、この能力を高く評価しています。 これらの専門家は、連絡先や書類を整理し、ソフトウェアが更新されていることを確認し、効果的なファイル システムを構築します。 優れた受付係は、電話番号、書類、その他の情報にすばやくアクセスできます。 受付係の目標は、ワークスペースを整理することです。 たとえば、弁護士は、法務受付や秘書の組織化スキルに大きく依存しています。彼らがいなければ、予約スケジュール、クライアントの連絡先情報、法廷の日付を覚えておくのに苦労するからです。
＃3。 マルチタスク
特に多忙な職場では、受付係にとってマルチタスク能力が不可欠です。 ドアを通り抜けたばかりの人に対処し、おそらく一度に多くの電話を処理することに加えて、熟練した受付係は頻繁に個人を保留にします。 プレッシャーの下では、うまくやっても平静を保つことができると信じられています。 受付係は通常、その日が終わる前にやるべきことがたくさんあります。 彼らは、最も重要なものに優先順位を付け、それぞれに適切な量の注意を払う責任があります。
＃4。 テクニカル
受付係は頻繁に電子メールでやり取りし、コンピューター アプリケーションを使用します。 これらの専門家にとって、Microsoft Word と Excel のほか、コピー機と電話システムに習熟していることが実質的に必要条件となります。 潜在的な雇用主にアピールするには、技術力とコンピューター能力を強調してください。 必要な知識がない場合は、近くのコミュニティ カレッジのコースにサインアップしてみてください。 最新のソフトウェア開発に遅れずについていき、業界で採用されている特定のツールについて知識を深めてください。
＃5。 消費者サービス
多くの場合、顧客の最初の連絡先は受付係です。 顧客との受付係のやり取りは、ビジネス全体を表しています。 不快な受付係は、クライアントまたは顧客がビジネスに対して否定的な意見を持つ原因となる可能性があります. 場合によっては、その行為が否定的なレビューにつながる可能性があります。 受付係は、親切で、親切で、注意深い必要があります。 場合によっては、笑顔と適切な応答を行う能力だけが必要な場合があります。 顧客を満足させ、リピートしてもらうためには、優れた顧客サービスが不可欠です。 カスタマー サポート チームが配送の問題を解決しなければ、お気に入りのアパレル小売業者と二度と取引を行うことはないでしょう。
受付の重要性
クライアントまたは訪問者があなたのビジネスに電話をかけると、受付係から第一印象を受けます。 それが優れたものであることを確認してください！ 受付係は、電話に出るだけではありません。 それはあなたのプロフェッショナリズムを表し、ビジネスの延長として機能します。 以下は、あなたの会社に受付係を持つことの重要性です：
＃1。 生産性
あなたの会社の規模に関係なく、受付係を雇うことはあなたとあなたのスタッフの両方の生産性を向上させます. 受付係は、チーム全体のプロジェクトに優先順位を付け、メッセージを伝えることができる必要があります。さらに、電話の呼び出し音の絶え間ない中断を管理して、何も見過ごされないようにする必要があります。
＃2。 プロフェッショナリズム
教育を受けた受付係は、貴社の特定の用語や手順について知識があり、理解することができます。 受付係の重要性は、クライアント、従業員、および他の発信者と、慌てたり不確かな印象を与えることなく話すことができるようにすることです。
＃3。 費用対効果
受付係を雇うのは高すぎると考えてください。 大部分の中小企業にとって主なコストの XNUMX つは、人員の採用です。 給与、福利厚生、備品、およびその他の関連費用は、合計するとかなりの年間支出になる可能性があります。 通話量によっては、ライブ応答サービスの使用を検討することをお勧めします。これにより、特定の業界の知識を持つ専門のオフサイト受付係にアクセスできます.
＃4。 組織
事業主としてやるべきことはたくさんあります。 普段の仕事と受付の仕事を両立させるのは大変です。 受付係は、遭遇したすべての出会いの整理された要約を提供し、電話に優先順位を付け、電話の割り込みを停止する場合があります.
＃5。 第一印象
あなたのビジネスの受付係は、クライアントとの最初の接触を頻繁に行うため、重要です。 顧客があなたの会社の電話番号に電話をかけるとき、それは少し威圧的であり、自分で電話に出るとあなたの業務が非常に小規模であることを暗示している可能性があります. 受付嬢は、よく油を塗った機械のような印象を与えます。
受付係のタイプは何ですか?
さまざまなフロント オフィスの仕事と義務
- 人事重視の受付係。
- エグゼクティブアシスタントレセプショニスト
- カスタマーサービスベースの受付係.
- ビジター中心の受付。 …
- オフィスマネージャーの受付係
- モラルブースターとしての受付..
- 受付嬢不在。
- ソーシャル メディア マーケティングの受付係
レセプショニストにどのようにインタビューしますか?
一般的なお問い合わせ：
- あなたの元雇用主はあなたについて何と言いますか?
- なぜ私たちのビジネスに興味があるのですか？
- なぜこのポジションに惹かれるのですか？
- 優れた受付係にはどのような資質が必要ですか?
- 事務職のどんなところに魅力を感じますか。
- オフィスワークに関して、あなたの最大の利点は何ですか?
受付の4つの仕事とは？
受付係のタスクと義務には、ゲストを歓迎し、オフィスでの移動を支援し、待っている間に飲み物を提供することが含まれます。
受付係は怒っているクライアントにどのように対処できますか?
猛烈なクライアントを処理する方法:
- 落ち着け。
- アクティブ リスニング テクニックを使用します。
- あなたの消費者が言ったことをもう一度述べてください。
- 彼らはそれをあなたに通知したので、彼らに感謝します.
- 問題を解決するための手順を説明する必要があります。
- 必要に応じて再度連絡する時間を決めてください。
- 本物である。
受付の服装は？
受付係は間違いなく、プロフェッショナルでカジュアルな服装をする必要があります. レギンスと一緒に着用できるのはドレスのみです。 受付は会社を代表する存在なので、洗練されたイメージを期待しています。 レギンスは、プロの服装を必要とするこのプロの雰囲気には適していません.
受付のXNUMX大仕事とは？
必要に応じて温かい挨拶や指示を与えることで、ゲストにサービスを提供します。 訪問者の到着をスタッフに通知します。 通信およびセキュリティシステムを維持します。 質問に答えたり、訪問者を案内したりして情報を提供します。
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参考文献
