La struttura organizzativa funzionale è solo un tipo di struttura di squadra, ma tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, necessitano di una sorta di struttura per operare con successo. Le aziende senza una struttura organizzativa definita hanno problemi ad attuare le politiche aziendali e ad operare in modo produttivo.
Una struttura organizzativa delinea il modo in cui determinate attività sono dirette al raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione. Inoltre, fornisce ruoli, routine e gradi chiari per i lavoratori, che aiutano a migliorare il coordinamento del team. Senza una struttura organizzativa formale, i tuoi dipendenti potrebbero avere difficoltà a sapere a chi dovrebbero riferire ufficialmente all'interno dell'azienda e quali manager sono responsabili di cosa.
Punti chiave
- Una struttura organizzativa funzionale organizza un'azienda in diversi dipartimenti in base a competenze, specialità, abilità o ruoli correlati.
- Un'organizzazione funzionale è tipicamente una gerarchia verticale, in cui i dipendenti fanno capo a un manager che supervisiona la loro funzione.
- Le aziende operano comunemente secondo una struttura funzionale perché raggruppa persone con conoscenze simili.
- Le grandi aziende sono le migliori per una struttura organizzativa funzionale, poiché sono composte da molte persone con le stesse competenze.
- Uno degli svantaggi più significativi di una struttura organizzativa funzionale è il potenziale isolamento dagli altri dipartimenti.
Cos'è la struttura organizzativa funzionale?
Una struttura organizzativa funzionale è un tipo comune di struttura aziendale che organizza un'azienda in diversi dipartimenti in base ad aree di competenza, raggruppando i dipendenti per specialità, abilità o ruoli correlati. Si basa su livelli gerarchici che comprendono diversi dipartimenti, sotto la direzione di leader designati.
In questo tipo di struttura organizzativa, le imprese sono organizzate in base ai loro ruoli e competenze in gruppi o dipartimenti più piccoli. Ciò può includere, ad esempio:
- vendite
- Marketing
- produzione
- IT
- finanziare
- operazioni
Individui, team e manager di linea sono raggruppati in dipartimenti specializzati dove riferiscono al capo del dipartimento, ad esempio al direttore delle vendite. Il top management dell'azienda è tipicamente composto da diversi capi funzionali, ad esempio il direttore finanziario, il direttore marketing o il responsabile delle operazioni.
Le aziende operano comunemente secondo una struttura funzionale perché raggruppa persone con conoscenze simili e, se utilizzate in un ambiente di squadra, aiuta le aziende a raggiungere i propri obiettivi. In genere funziona meglio per le aziende più grandi che impiegano più persone con ruoli simili. Quando i dipartimenti hanno dipendenti organizzati in base alle loro competenze e alla funzione corrispondente all'interno dell'azienda, gli imprenditori hanno più tempo per concentrarsi sui loro obiettivi generali mentre i capi dipartimento gestiscono gli obiettivi del loro team.
VEDERE: Una semplice ripartizione degli obiettivi rispetto agli obiettivi e come impostarli
Nelle aziende più piccole, potrebbero non esserci abbastanza dipendenti con competenze correlate per giustificare il loro raggruppamento in dipartimenti separati.
Comprendere la struttura organizzativa funzionale
Un'organizzazione funzionale è tipicamente una gerarchia verticale, in cui i dipendenti fanno capo a un manager che supervisiona la loro funzione. Quel manager può quindi riferire a un altro ruolo di leadership funzionale. Ad esempio, tutti i dipendenti responsabili delle vendite riportano al responsabile delle vendite, che a sua volta riporta al vicepresidente delle vendite. I dipartimenti funzionali operano solitamente in silos perché ogni gruppo ha la propria struttura di gestione verticale indipendente.
I dipendenti di ciascun reparto funzionale comunicano tra loro, invece di trattare con i dipendenti di altri dipartimenti funzionali. È un ruolo chiave del team di gestione coordinarsi con gli altri manager e far circolare le informazioni in tutta l'organizzazione. Ad esempio, il responsabile del servizio clienti comunica iniziative e risultati con i responsabili vendite, marketing e produzione.
Tali manager comunicano quindi tutte le informazioni rilevanti con i rispettivi team.
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Tutta l'autorità, come l'allocazione delle risorse, il processo decisionale, la definizione degli obiettivi e l'allocazione del budget, spetta al responsabile funzionale. Quando un dipendente affronta ostacoli o ha bisogno di guida, il primo passo è discutere i problemi con il proprio responsabile funzionale. Il manager può quindi scegliere di intensificare il problema.
Le aziende con una struttura organizzativa funzionale tendono a condividere le seguenti caratteristiche.
- C'è una struttura gerarchica dall'alto verso il basso. La maggior parte delle aziende strutturate in modo funzionale hanno un gruppo dirigente senior che supervisiona l’azienda nel suo insieme, ma quasi tutti gli altri dipendenti fanno parte di un dipartimento specifico e suddiviso in compartimenti stagni.
- I capi dipartimento riferiscono al senior management. Ogni dipartimento all'interno di un'azienda, che si tratti di vendite, prodotti o IT, ha un capo dipartimento che fa parte del top management o che fa capo direttamente ad esso.
- I dipendenti sono specializzati in determinati compiti. I dipendenti di aziende strutturate in modo funzionale vengono assunti per la loro esperienza in una particolare abilità. Raramente escono dal loro ruolo per aiutare con il lavoro di un altro dipartimento.
Quale tipologia di azienda è più adatta ad una struttura organizzativa funzionale?
Le grandi aziende sono le migliori per una struttura organizzativa funzionale, poiché sono composte da molte persone con le stesse competenze. Raggruppare i membri del team in base alle competenze semplifica e focalizza le aziende più grandi, mentre l'aspetto manageriale della struttura organizzativa funzionale significa che c'è qualcuno a cui i membri del team possono rivolgere le domande.
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Le aziende più piccole potrebbero trovare una struttura organizzativa funzionale troppo restrittiva e generalmente non necessaria. Tuttavia, puoi adottare una struttura organizzativa funzionale per la tua piccola impresa se:
- Produrre una quantità limitata di beni/servizi. Questo tipo di azienda ha un focus ristretto, quindi è logico che concentrino i propri dipendenti sulle proprie aree di competenza. Un'azienda che offre un'intera gamma di servizi/beni dovrebbe avere molti gruppi funzionali e questo può diventare opprimente, oltre che essere inefficiente a causa della mancanza di comunicazione tra i gruppi.
- Concentrarsi sulla fornitura di servizi esperti. Come accennato in precedenza, uno dei principali vantaggi di una struttura organizzativa funzionale è che concentra le competenze dei membri del team. Ciò è molto utile se offri servizi esperti poiché i tuoi clienti si preoccupano principalmente del livello di competenza che puoi offrire loro e avere il potere unito delle competenze di un gruppo funzionale ti darà un grande vantaggio.
Adottare una struttura organizzativa funzionale
Esempio di struttura organizzativa funzionale
Ecco un esempio immaginario di un'organizzazione che ha adottato una struttura organizzativa funzionale:
Arnis Inc., specializzata nello sviluppo di soluzioni software innovative per le imprese, ha adottato una struttura organizzativa funzionale per snellire le proprie operazioni e aumentare l'efficienza. Ecco come è organizzata la struttura:
- Ricerca
- Design
- Mercato
- Marketing
- Amministrazione
- HR
In Arnis Inc., ogni dipartimento è specializzato in un aspetto specifico del business, consentendo una maggiore efficienza e competenza in ciascuna area funzionale. A capo del dipartimento c'è un manager funzionale al quale riferiscono i membri del team. Questi manager funzionali poi riferiscono ai loro manager, che a loro volta riferiscono al CEO.
La struttura funzionale facilita chiare linee di comunicazione e responsabilità, rendendo più semplice la gestione di operazioni su larga scala.
Vantaggi dell'implementazione di una struttura organizzativa funzionale
Una struttura organizzativa funzionale è la più comune delle tre strutture organizzative adottate dalla maggior parte delle aziende. Le aziende sono organizzate dai dipendenti del gruppo funzione in base alle loro attività nell'organizzazione. I dipendenti delle risorse umane, ad esempio, hanno il proprio reparto risorse umane, così come i dipendenti che lavorano nei settori vendite, marketing, finanza e supporto tecnico.
VEDERE: SISTEMA DI GESTIONE DELLE RISORSE UMANE: Guida dettagliata all'uso delle risorse umane
Di seguito sono riportati i vantaggi di organizzare la propria azienda in questo modo:
Flessibilità e adattabilità
Il vantaggio principale di una struttura organizzativa funzionale è la sua flessibilità e adattabilità.
Poiché è basato su dipartimenti o funzioni, può essere facilmente modificato o adattato al mutare delle esigenze e delle circostanze senza grandi sforzi di ristrutturazione. Ciò lo rende perfetto per le aziende dinamiche che hanno bisogno di rimanere agili per rimanere competitive nel proprio settore. Consente inoltre alle aziende di rispondere rapidamente ai cambiamenti nelle richieste dei clienti, nelle condizioni di mercato, nella tecnologia, ecc. Ciò può essere estremamente vantaggioso quando si compete con organizzazioni più grandi con più risorse a disposizione.
Specializzazione
Un altro ovvio vantaggio di un’organizzazione funzionale è che raggruppare i dipendenti per specializzazione garantisce un livello affidabile di competenza dipartimentale. Ciò è particolarmente vero per le grandi organizzazioni che hanno diversi livelli funzionali all'interno di un dipartimento, ad esempio un particolare gruppo tecnologico che segue i problemi tecnici non risolti dal gruppo di supporto tecnico telefonico principale.
L'appartenenza a questo gruppo potrebbe richiedere una laurea in informatica, la raccomandazione di un manager e un numero minimo di anni di esperienza sul campo. Ciò garantisce che i problemi di supporto trasferiti al gruppo di follow-up siano gestiti da personale pienamente qualificato, il che aumenta la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente.
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EFFICIENZA
Un altro vantaggio chiave di una struttura organizzativa funzionale è la sua attenzione all’efficienza.
Organizzando la tua attività in dipartimenti in base a diverse funzioni, come vendite, marketing, finanza, ecc., puoi garantire che ogni dipartimento disponga delle risorse e del personale esatti necessari per svolgere in modo efficiente i propri compiti. Ciò aiuta a ridurre i costi poiché i dipendenti non devono perdere tempo nell'apprendimento di nuove competenze o nel cercare di capire come utilizzare al meglio le risorse limitate.
Inoltre, il fatto che ogni dipartimento si concentri su un compito specifico riduce la ridondanza e garantisce che tutti lavorino insieme verso un obiettivo comune invece di duplicare gli sforzi o lavorare per scopi incrociati tra loro.
Velocità operativa e chiarezza
Un vantaggio correlato di questo tipo di specializzazione organizzativa è la velocità operativa. In generale, un tecnico senior gestirà un problema di supporto più velocemente di qualcuno con meno esperienza. Probabilmente formeranno anche i nuovi membri del personale più velocemente.
La separazione della forza lavoro in base alla funzione chiarisce anche la responsabilità organizzativa e l'assegnazione dei compiti. Ciò tende ad eliminare la duplicazione degli incarichi che fanno sprecare tempo e fatica e rende più facile per la direzione indirizzare il lavoro ai dipendenti appropriati.
Assegnazione delle risorse
Infine, una struttura organizzativa funzionale facilita anche l’allocazione delle risorse poiché ogni dipartimento ha accesso esattamente alle risorse di cui ha bisogno quando ne ha bisogno.
Ciò elimina la necessità per manager o supervisori di microgestire i dipendenti garantendo che abbiano accesso solo a ciò di cui hanno bisogno nel momento in cui ne hanno bisogno, senza sprecare risorse preziose in attività che al momento non sono necessarie. La tua azienda funzionerà nel modo più efficiente possibile pur essendo in grado di adattarsi rapidamente se necessario a causa di fattori esterni come cambiamenti nella domanda dei clienti o nelle condizioni di mercato.
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Inconvenienti della struttura organizzativa funzionale
Segregazione
Uno degli svantaggi più significativi di una struttura organizzativa funzionale è il potenziale isolamento dagli altri dipartimenti.
Avere dipartimenti popolati da dipendenti specializzati in aree di lavoro specifiche significa che i team si trovano in silos. I dipendenti di team diversi non hanno l’opportunità di incontrarsi e condividere prospettive, il che può portare a una collaborazione limitata, a una mancanza di team building e a una disconnessione generale tra i reparti.
Potrebbe anche comportare una mancanza di comprensione riguardo al modo in cui ciascun dipartimento collabora per raggiungere obiettivi condivisi.
Indebolimento dei legami comuni
Avere uno scopo organizzativo comune migliora il morale e le prestazioni dei dipendenti ed è un importante predittore del successo organizzativo. Quando ciascun gruppo di specialisti in un’organizzazione funzionale è relativamente isolato, il legame comune che enfatizza un unico scopo organizzativo generale è quasi inevitabilmente più debole che in un’organizzazione in cui diversi tipi di dipendenti interagiscono regolarmente.
Difficoltà ad adattarsi al cambiamento
Un altro potenziale svantaggio di una struttura organizzativa funzionale è la sua difficoltà ad adattarsi al cambiamento.
Poiché ciascun reparto opera separatamente, apportare modifiche o implementare nuovi processi può essere difficile e dispendioso in termini di tempo poiché ciascun reparto deve essere consultato individualmente prima che qualsiasi cosa possa essere implementata a livello generale. Inoltre, se i team sono troppo concentrati su compiti individuali piuttosto che lavorare insieme nel loro insieme, potrebbero avere difficoltà di fronte a sfide inaspettate o cambiamenti di direzione da parte del management.
Mancanza di coordinamento
In un'organizzazione funzionale perfetta, i compiti di ciascun gruppo non richiederebbero input da altri gruppi funzionali, ma spesso non è così. Man mano che la comunicazione diventa sempre più dominante nelle organizzazioni, i gruppi isolati possono sottoperformare o addirittura fallire perché non hanno un modo riconosciuto istituzionalmente di comunicare bisogni e problemi ad altri gruppi funzionali che avrebbero potuto aiutare.
In alcuni casi, i manager di altri gruppi funzionali potrebbero non rispondere in modo utile o tempestivo perché “non è un nostro problema”. Nel momento in cui viene stabilita la necessità di cooperazione, il momento in cui la cooperazione sarebbe stata più efficace potrebbe essere già passato.
Mancanza di innovazione
Infine, la creatività e l’innovazione dei dipendenti possono soffrire in una struttura organizzativa funzionale a causa della sua natura rigida e focalizzata sulla specializzazione piuttosto che sulla collaborazione.
Senza esposizione a prospettive o idee diverse provenienti da altri reparti, i dipendenti potrebbero rimanere bloccati in una “strada di idee” in cui non c'è spazio per la crescita o nuovi approcci alla risoluzione dei problemi e al processo decisionale. Inoltre, senza accesso al feedback di altri dipartimenti o stakeholder, i team potrebbero avere difficoltà a identificare aree di miglioramento o a sviluppare soluzioni creative che potrebbero avvantaggiare l’organizzazione nel suo insieme.
Conflitti territoriali
Un ulteriore svantaggio di un'organizzazione funzionale strettamente correlato all'incapacità dei gruppi funzionali di cooperare tra loro è la possibilità di controversie territoriali. Queste controversie potrebbero avere a che fare con disaccordi sugli obiettivi, concorrenza di bilancio o qualsiasi altra questione che deriva da uno scontro di ego che si verifica quando ciascun dipartimento ha la propria struttura funzionale separata o dove manca un forte senso di uno scopo comune.
Altri tipi di strutture organizzative
Esistono altri tipi di strutture organizzative oltre alla struttura organizzativa funzionale. Diamo un'occhiata a loro:
Struttura basata sul prodotto o sul mercato
Insieme alla struttura funzionale, la struttura basata sul prodotto o sul mercato è gerarchica, verticale e centralizzata. Tuttavia, invece di essere strutturato attorno a ruoli e funzioni lavorative tipiche, è strutturato attorno ai prodotti o ai mercati dell'azienda. Questo tipo di struttura può avvantaggiare le aziende che hanno diverse linee di prodotti o mercati, ma può essere difficile da scalare.
Può anche favorire l’inefficienza se i team di prodotto o di mercato hanno funzioni simili. Inoltre, senza una buona comunicazione tra i team, le aziende corrono il rischio di incompatibilità tra i vari team di prodotto/mercato.
Struttura circolare
Similmente alla struttura funzionale e basata sul prodotto, anche una struttura circolare è centralizzata e gerarchica, ma invece di responsabilità e autorità decisionale che fluiscono verticalmente verso il basso, la responsabilità e l’autorità decisionale fluiscono dal centro.
Una struttura circolare può promuovere la comunicazione e la collaborazione ma può anche creare confusione, soprattutto per i nuovi dipendenti, perché non esiste una catena di comando chiara.
Struttura della matrice
Con una struttura organizzativa a matrice, vi sono molteplici obblighi di rendicontazione. Ad esempio, uno specialista di marketing può avere obblighi di reporting all'interno dei team di marketing e di prodotto. Una struttura a matrice offre flessibilità, consente la condivisione di risorse e favorisce la collaborazione all’interno dell’azienda.
Tuttavia, la struttura organizzativa può essere complessa, quindi può creare confusione nella responsabilità e nella comunicazione, soprattutto tra i nuovi dipendenti.
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Struttura basata sui processi
La struttura basata sui processi è strutturata in modo da seguire il ciclo di vita di un prodotto o servizio. È simile alla struttura funzionale.
Ad esempio, la struttura basata sui processi può essere suddivisa in ricerca e sviluppo, creazione del prodotto, evasione degli ordini, fatturazione e servizio clienti. Questa struttura può favorire l'efficienza, il lavoro di squadra e la specializzazione, ma può anche creare barriere tra i team se non viene data priorità alla comunicazione.
Struttura geografica
La struttura geografica è una buona opzione per le aziende con un’ampia presenza geografica in un settore in cui è essenziale essere vicini ai propri clienti e fornitori. La struttura geografica consente all'azienda di creare strutture organizzative su misura che si allineano alla cultura, alla lingua e ai sistemi professionali del luogo.
Da una prospettiva ampia, appare molto simile alla struttura basata sul prodotto.
Struttura organica
A differenza delle strutture verticali, questa struttura facilita la comunicazione tra tutto il personale. È il più complesso, ma può anche essere il più produttivo. Anche se può essere difficile sapere chi detiene l’autorità decisionale ultima, può anche favorire una cultura aziendale positiva perché i dipendenti non si sentono come se avessero dei “superiori”.
Questa struttura può anche essere più efficiente in termini di costi perché riduce la necessità di quadri intermedi.
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Perché avere una struttura organizzativa in primo luogo?
Ogni azienda ha bisogno di una struttura organizzativa, che se ne renda conto o meno. La struttura organizzativa è il modo in cui l'azienda delega ruoli, responsabilità, funzioni lavorative, responsabilità e autorità decisionale. Spesso mostra la “catena di comando” e il modo in cui le informazioni si muovono all’interno dell’azienda.
Avere una struttura organizzativa in linea con gli scopi e gli obiettivi della tua azienda è fondamentale per i seguenti motivi:
- I membri del team devono sapere chi è coinvolto in cosa e chi è responsabile di cosa, sapere con chi comunicare e a chi rivolgere le domande.
- Quando un’azienda è strutturata, gli individui sentono la responsabilità di svolgere bene il proprio lavoro perché c’è più responsabilità. Se non esiste una struttura ufficiale, i compiti possono cadere nel dimenticatoio perché nessun gruppo se ne sente responsabile.
- Ogni azienda ha bisogno di una sorta di gerarchia di autorità. Se tutti sono uguali, non è facile prendere decisioni o mettere in atto le politiche necessarie.
Tuttavia, non esiste una struttura organizzativa “giusta”. Quando decidi quale struttura funzionerà meglio per la tua azienda, considera quanto segue:
- Ruoli e team attuali all'interno dell'azienda. Come sono attualmente organizzate le funzioni lavorative? Favorisce la comunicazione e la produttività? Impedisce o incoraggia la crescita dei dipendenti?
- Il tuo piano strategico. Quali sono gli obiettivi della vostra azienda a breve e lungo termine?
- Feedback da parte dei dipendenti, della leadership e di altri stakeholder. Cosa dicono quelli all'interno della vostra azienda su come è strutturata l'azienda? Che feedback hai da altri stakeholder, come clienti e fornitori?
- Allineamento. Quale struttura supporterà al meglio i tuoi piani strategici e risponderà ai feedback ricevuti?
I dipendenti vogliono comprendere le proprie responsabilità lavorative, a chi riferiscono, quali decisioni possono e dovrebbero prendere e come interagiscono con altre persone e team all'interno dell'azienda. Una struttura organizzativa crea questo quadro.
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Riferimenti
