Ti sei mai fermato a pensare a come il modo in cui è strutturata la tua azienda influisce sul potenziale di crescita della tua organizzazione? Bene, questo è esattamente ciò di cui parleremo oggi. Avendo avuto una discreta esperienza nel mondo della gestione aziendale, sono arrivato a capire quanto sia cruciale la struttura organizzativa per favorire l'efficienza e, in definitiva, promuovere la crescita aziendale.
Punti chiave
Una struttura organizzativa efficiente può semplificare le operazioni aziendali, responsabilizzare i dipendenti, migliorare il processo decisionale rapido, migliorare l’innovazione e la produttività sul posto di lavoro. Questa flessibilità e agilità porteranno a una crescita aziendale sostenibile
Comprendere la struttura organizzativa aziendale
Quando si tratta di struttura organizzativa, si tratta di come funziona la tua azienda nel suo insieme. Consideralo come la struttura che tiene tutto insieme. Le strutture organizzative determinano i ruoli e gli obiettivi dei dipendenti, a chi riferiscono e il modo in cui vengono prese tutte le decisioni.
La struttura organizzativa si riferisce anche al modo in cui un'azienda organizza le proprie risorse, ruoli e responsabilità per raggiungere i propri obiettivi aziendali. Una struttura efficiente è quella che allinea in modo ottimale le risorse, favorisce una comunicazione chiara e consente un rapido processo decisionale
Quando ho iniziato la mia attività, facevo parte di un piccolo team in cui tutti svolgevano più ruoli lavorativi. Ero così disorganizzato. Tuttavia, quando l'azienda iniziò a crescere, mi fu assegnato un unico ruolo lavorativo. È stato a questo punto che ho imparato che è importante per un'organizzazione definire i propri ruoli e responsabilità. Di conseguenza, l’azienda è diventata più efficiente e innovativa e anche la produttività complessiva è aumentata.
Proprio come sta cambiando il mondo degli affari, anche le strutture organizzative di un'azienda dovrebbero cambiare per diventare più flessibili. Affinché un’organizzazione possa sostenere la propria efficienza a lungo termine, deve prima essere sufficientemente flessibile da adattare e adattare la propria struttura organizzativa per adattarsi a questi cambiamenti senza dover ridurre le prestazioni principali.
Funzioni della struttura organizzativa
Un’organizzazione può diventare più efficiente e produttiva quando è strutturata correttamente. Di seguito sono riportati alcuni modi in cui la struttura e la funzione organizzativa possono migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda:
#1. Semplifica la comunicazione e il coordinamento
Affinché un’organizzazione sia efficiente, deve garantire che vi sia una comunicazione efficace. Ciò significa che tutti sanno a chi rivolgersi per cosa. Una comunicazione chiara riduce inutili avanti e indietro e garantisce che i progetti vengano completati senza intoppi.
#2. Adattabile al cambiamento
Un’organizzazione efficiente deve garantire che la sua struttura sia flessibile per adattarsi e resistere ai cambiamenti. Una struttura organizzativa efficiente consente alle aziende di adattarsi rapidamente quando si verifica un cambiamento nelle pratiche aziendali per garantire che rimangano rilevanti. Potrebbero essere i progressi tecnologici e altri fattori esterni
#3. Definire ruoli e responsabilità
Quando le organizzazioni avranno una struttura efficiente, i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder saranno chiaramente definiti, il che ridurrà la confusione o la duplicazione degli sforzi. Ogni membro del team può quindi concentrarsi sui propri compiti specifici. Ciò può migliorare ulteriormente la produttività all’interno dell’organizzazione
#4. Allocazione ottimale delle risorse
Strutture organizzative efficienti assicurano che un'organizzazione raggiunga un'allocazione ottimale delle risorse garantendo che le risorse disponibili vengano utilizzate per progetti strategici. In sostanza, le organizzazioni possono ridurre i costi non necessari e garantire che le risorse vengano incanalate verso progetti più significativi per gli obiettivi di business dell'azienda.
#5. Migliori processi decisionali
Con una struttura organizzativa chiara ed efficiente, l’organizzazione può avere un processo decisionale rapido. Non è necessario chiedere una serie di approvazioni a tutti i livelli di gestione prima di prendere una decisione.
Ricordo un periodo in cui c'erano una serie di discussioni sull'espansione in un nuovo mercato. Siamo stati in grado di decidere rapidamente dopo aver consultato le principali parti interessate, grazie alla nostra struttura organizzativa ben definita.
#6. Potenziamento dei dipendenti
Una struttura organizzativa efficace darà ai dipendenti l’autonomia di prendere decisioni nell’ambito dei ruoli definiti. Ciò migliora il coinvolgimento dei dipendenti, porta a una maggiore creatività e contribuisce al successo degli obiettivi aziendali.
L’impatto sulla crescita aziendale
#1. Semplifica le operazioni aziendali per la scalabilità
Le operazioni dell'azienda crescono man mano che si espande. Ma quando si dispone della giusta struttura organizzativa, diventa molto facile espandersi. Puoi adattarti rapidamente a questi cambiamenti e cogliere nuove opportunità senza troppi problemi.
Quando il colosso dell’e-commerce Amazon ha ampliato le sue operazioni commerciali, ha implementato una struttura organizzativa decentralizzata. In questo modo, è stata in grado di semplificare le proprie operazioni e di espandersi in vari mercati e categorie di prodotti. In conclusione, sono stati in grado di mantenere la loro posizione di leader nel settore della vendita al dettaglio, adattandosi al tempo stesso alle mutevoli esigenze dei consumatori
#2. Creare un quadro per l’innovazione e l’adattabilità
Nel mondo del business in continua evoluzione, l'innovazione è fondamentale per restare al passo con i tempi. Una struttura organizzativa flessibile incoraggia la creatività e consente alle aziende di adattarsi rapidamente. Un esempio di azienda innovativa e adattabile è Google.
Utilizzando la struttura organizzativa a matrice, incoraggia la collaborazione interfunzionale tra i vari team. Di conseguenza, Google ha continuato a essere innovativo, dal miglioramento degli algoritmi di ricerca alle auto a guida autonoma.
Inoltre, sono rimasti all’avanguardia nelle innovazioni tecnologiche e continuano a mantenere il loro vantaggio competitivo nel mercato globale.
#3. Sostenere gli sforzi di espansione e diversificazione
Che tu stia espandendoti in nuovi mercati o diversificando la tua offerta di prodotti, una struttura organizzativa efficiente fornirà alla tua azienda la stabilità di cui ha bisogno per assumersi rischi e perseguire opportunità di crescita con fiducia.
McDonald's è diventato uno dei marchi più riconoscibili e redditizi a livello mondiale. Sono un altro buon esempio di marchio che un’organizzazione ben strutturata supporta nei suoi sforzi di espansione e diversificazione. McDonald's ha implementato una struttura organizzativa gerarchica quando si è espansa in nuovi mercati e ha diversificato il proprio menu.
Con questa struttura, sono stati in grado di prendere decisioni efficienti e di adattare con successo il proprio modello di business alle preferenze locali mantenendo standard di qualità coerenti in tutta la loro rete globale di franchising.
Ora che conosci l'impatto di un organigramma efficiente, di seguito sono riportati alcuni modi in cui puoi valutare l'efficienza delle tue strutture esistenti:
Utilizzo dei grafici della struttura organizzativa
Ora parliamo degli organigrammi della struttura organizzativa. Questi sono quei fantastici diagrammi che mappano chi riferisce a chi e come le informazioni fluiscono all'interno di un'organizzazione. Gli organigrammi della struttura organizzativa funzionano come uno strumento essenziale che migliora l’efficienza all’interno di un’azienda.
Gli organigrammi della struttura organizzativa sono rappresentazioni visive della gerarchia di un'azienda e dei flussi di lavoro di reporting. Aiutano i dipendenti a capire dove si inseriscono nel quadro più ampio e a chi possono rivolgersi per supporto o guida. In sostanza, gli organigrammi della struttura organizzativa promuovono l'efficienza, la comunicazione, ecc. all'interno di un'organizzazione. Le aziende possono utilizzare efficacemente questi grafici per ottimizzare le proprie operazioni, massimizzare la produttività e promuovere una crescita sostenibile.
Vantaggi dell'utilizzo dei grafici della struttura organizzativa
#1. Chiarezza e trasparenza
Gli schemi della struttura organizzativa mostrano la gerarchia dell'azienda definendo rapporti di reporting, divisioni dipartimentali e composizioni dei team. Questa trasparenza garantisce inoltre che tutti i dipendenti comprendano i propri ruoli e responsabilità all'interno dell'organizzazione.
Quando ho iniziato a lavorare in un’agenzia di marketing, mi sentivo un po’ perso. Chi riferisce a chi? Chi gestisce cosa? Era tutto un po' confuso finché non ho studiato l'organigramma della struttura organizzativa. Quindi, ho potuto vedere il quadro generale e capire dove mi trovo all'interno dell'azienda. Ha reso più facile spostarsi in ufficio e la mia fiducia è aumentata perché sono diventato sicuro della mia posizione
#2. Facilitare la comunicazione
Delineando le linee di riporto e le strutture dei team, gli organigrammi possono facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i dipartimenti. I dipendenti possono facilmente identificare le principali parti interessate e i decisori. Ciò consentirà loro di comunicare in modo efficace e di chiedere assistenza quando necessario. Ciò riduce i ritardi e promuove la rapida trasmissione delle informazioni.
Una volta giocavamo al "tag e-mail" quando cercavamo approvazioni da diversi dipartimenti. È stato un mal di testa finché non abbiamo iniziato a utilizzare l'organigramma della struttura organizzativa. Ogni volta che non eravamo sicuri di chi avesse bisogno di approvare cosa, lo consultavamo durante le riunioni. All'improvviso, il avanti e indietro si è fermato e ottenere le approvazioni è diventato più facile
# 3. Allocazione efficiente delle risorse
Gli organigrammi della struttura organizzativa possono aiutare il top management ad allocare le risorse in modo efficace identificando le aree in cui tali risorse sono maggiormente necessarie, massimizzando così la produttività.
Il mio project manager una volta si è lamentato del destreggiarsi tra le risorse come parte del lavoro. Ma non era sempre facile sapere chi era disponibile per cosa. Poi, con l’organigramma della struttura organizzativa, siamo stati in grado di vedere quali squadre erano sommerse e quali no. È diventato più semplice assegnare i compiti e mantenere i progetti sulla buona strada.
#4. Identificazione dei colli di bottiglia e delle lacune
Utilizzando i grafici della struttura organizzativa, le aziende possono anche identificare potenziali colli di bottiglia e lacune nel proprio flusso di lavoro. Inoltre, può evidenziare aree di sovrapposizione o inefficienza e ciò aiuterà il management a implementare soluzioni mirate per snellire i processi e migliorare l’efficienza operativa.
Una volta, durante il frenetico lancio di un prodotto, ci siamo imbattuti in un blocco quando si è trattato di ottenere l'approvazione finale dal team legale. Sembrava che le nostre e-mail non arrivassero al canale appropriato. Tuttavia, quando abbiamo consultato l’organigramma, ci siamo resi conto che mancava un anello nella catena di comando. Con una rapida regolazione, siamo tornati in carreggiata in pochissimo tempo.
#5. Onboarding e formazione
Gli organigrammi della struttura organizzativa svolgono un ruolo cruciale nell’inserimento di nuovi dipendenti e nel facilitare la loro integrazione nell’azienda. Quando le aziende mostrano ai nuovi arrivati una tabella di marcia visiva della struttura dell'organizzazione, le organizzazioni possono accelerare il processo di onboarding e garantire che i nuovi assunti comprendano il loro posto all'interno dell'azienda. Inoltre, questi grafici rappresentano preziosi strumenti di formazione perché consentiranno ai dipendenti di familiarizzare con la struttura dell'organizzazione e mostreranno loro un modo rapido per navigare nei processi interni in modo più efficace.
Quando sono entrato in una società di marketing, l'organigramma era il mio migliore amico. Ho potuto vedere chi erano i "motori" e gli "agitatori", a chi rivolgersi per chiedere aiuto e dove mi inserisco nel grande schema delle cose. Mi ha fatto sentire parte della squadra fin dal primo giorno.
#6. Piani di successione
Mostrando la gerarchia della leadership e dei canali di talento, le aziende possono identificare e formare in modo proattivo i futuri leader. Ciò garantisce la continuità e la stabilità aziendale durante i periodi di transizione o cambiamento.
#7. Miglioramento continuo
Infine, quando le aziende rivedono e aggiornano regolarmente i propri organigrammi della struttura organizzativa per riflettere i cambiamenti nel personale, nelle strutture dipartimentali o nelle priorità strategiche, possono adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato, migliorando così l’efficienza operativa. Nella mia azienda attuale, conduciamo revisioni periodiche e aggiornamenti del nostro organigramma per individuare inefficienze e sovrapposizioni.
Come creare una struttura organizzativa efficiente
Come azienda, mantienilo semplice e facile da capire ogni volta che crei un organigramma della struttura organizzativa. Inoltre, sii conciso, utilizza etichette chiare e cerca di evitare di riempire il diagramma con dettagli non necessari. Dovresti anche aggiornarlo con il tempo
Durante la creazione di un organigramma efficiente della struttura organizzativa verranno eseguiti diversi passaggi. Ecco come farlo:
#1. Identificare i dipartimenti e i ruoli chiave
La prima cosa che devi fare quando crei un organigramma della struttura organizzativa è elencare i dipartimenti e i ruoli chiave all'interno dell'azienda. Ciò ti aiuterà ulteriormente a semplificare i rapporti di reporting e la gerarchia delle posizioni nell'organizzazione
#2. Definire le relazioni di reporting
Successivamente, dovresti definire chiaramente le relazioni di reporting tra i diversi dipartimenti. Definire chiaramente chi riporta a chi e includere relazioni dirette e indirette all'interno dell'organizzazione. Inoltre, ciò aiuterà a definire i principali stakeholder incaricati di prendere decisioni e comunicare all’interno dell’organizzazione
#3. Definire le Aree Funzionali e le Responsabilità
Ora elenca le responsabilità funzionali di ciascun dipartimento o team. Inoltre, dovresti definire l'ambito e le funzioni primarie di ciascun ruolo. Ciò aiuterà anche l'organizzazione a garantire che tutto sia chiaro e correttamente allineato.
#4. Scegli il formato giusto
Questo è un aspetto importante quando crei l'organigramma della struttura organizzativa. Dovresti scegliere un formato che copra le esigenze, le dimensioni e la complessità specifiche della tua organizzazione. Alcuni dei formati comuni tra cui scegliere sono gerarchici, a matrice, organigrammi piatti, ecc.
#5. Utilizza elementi di design chiari e coerenti
Assicurati che l'elemento che stai utilizzando per progettare il tuo grafico sia chiaro, conciso e coerente ovunque. Puoi anche distinguere i vari reparti e le altre funzioni tramite codifica a colori. Ciò garantirà che il grafico sia più facile da comprendere per tutti all'interno dell'organizzazione.
#6. Includi informazioni chiave
Non dimenticare di aggiungere le informazioni chiave all'organigramma della tua struttura organizzativa. Le informazioni chiave possono includere cose come titoli di lavoro, nomi di dipendenti, ecc. Ogni etichetta dovrebbe mostrare chiaramente ogni posizione o dipartimento per evitare confusione. Puoi anche decidere di aggiungere altre informazioni di base, come informazioni di contatto, ecc. se sono rilevanti per il tuo grafico.
#7. Cerca feedback
Dopo aver redatto l'organigramma della struttura organizzativa, chiedi input a manager, dipendenti e altre parti interessate chiave per garantire che l'organigramma rifletta accuratamente la struttura e le dinamiche dell'organizzazione.
#8. Aggiorna regolarmente
Il mondo degli affari è in continua evoluzione e, come tale, anche le strutture organizzative devono cambiare nel tempo per riflettere questi cambiamenti. Potrebbe trattarsi di crescita, ristrutturazione o cambiamenti di leadership. Quando aggiorni il tuo grafico di tanto in tanto, assicurerai che il grafico rimanga accurato e pertinente allo stato attuale dell'organizzazione.
Nuove tendenze nella struttura organizzativa
Le strutture gerarchiche tradizionali, pur offrendo una linea di autorità ben definita, a volte possono soffocare l’innovazione e l’agilità. Di seguito sono riportate alcune delle tendenze nuove ed emergenti nel 2024:
- Holacrazia: questa struttura organizzativa enfatizza l’autogestione e promuove l’autonomia e l’innovazione tra i dipendenti. Le aziende che utilizzano la struttura organizzativa dell’olocrazia sperimenteranno una creatività migliore e più rapida e un processo decisionale rapido. Tieni presente che questa struttura non è adatta a tutte le aziende
- Lavoro a distanza: la maggior parte delle organizzazioni sta ora adottando modelli di lavoro a distanza o ibridi, grazie ai progressi tecnologici. Questo tipo di struttura organizzativa promuove la massima flessibilità al suo apice
- Metodologia agile: inizialmente veniva utilizzata solo nello sviluppo di software, ma ora vari settori applicano principi agili al proprio flusso di lavoro, promuovendo così adattabilità, collaborazione ed efficienza.
- Organizzazioni di rete: le aziende possono abbracciare partenariati strategici e alleanze con stakeholder esterni. Ciò consentirà inoltre alle aziende di attingere a competenze e risorse diversificate pur rimanendo agili.
Esempi reali di marchi globali e come la loro struttura organizzativa ha portato alla crescita del business
#1. Olacrazia: valvola
Valve è una società di sviluppo di videogiochi che utilizza una struttura organizzativa unica chiamata Olocrazia. Questo tipo di struttura organizzativa non utilizza la gerarchia tradizionale; piuttosto, i dipendenti si auto-organizzano in vari team in base al progetto in questione. Questa struttura organizzativa promuove l’empowerment individuale e favorisce l’innovazione. Tuttavia, può essere difficile da implementare e mantenere nella maggior parte delle organizzazioni.
#2. Struttura decentralizzata: mercato degli alimenti integrali
Whole Foods è una delle aziende che utilizza una struttura decentralizzata. Qui l'azienda nelle sue varie sedi è autonoma. Questo perché il pubblico target di ogni negozio e sede ha le sue esigenze specifiche, la selezione della produzione, i prezzi e persino le attività promozionali. La loro capacità di rispondere alle esigenze specifiche di ogni luogo ha portato al loro successo.
#3. Struttura funzionale: Ford
Ford utilizza una struttura funzionale, che raggruppa i dipendenti in base alle varie funzioni che svolgono all'interno dell'organizzazione. Utilizzando questa struttura, la Ford Motor Company promuove competenza e specializzazione all'interno di ciascun reparto, portando così ad un'esecuzione efficiente del progetto. Un esempio di diagramma funzionale è
#4. Struttura organizzativa a matrice: Gruppo Lego
Ad un certo punto, il gruppo Lego ha dovuto affrontare un calo delle vendite quando la sua struttura organizzativa era rigida. Tuttavia, in seguito hanno implementato una struttura “a matrice”, che ha aumentato la collaborazione tra i vari reparti dell’azienda. La loro nuova struttura ha migliorato le loro innovazioni e li ha portati a sviluppare prodotti migliori che hanno successo oggi sul mercato
#5. Struttura gerarchica: l'esercito degli Stati Uniti
L’esercito degli Stati Uniti è il miglior esempio di organizzazione che utilizza una struttura gerarchica. Hanno protocolli rigorosi e una linea ben definita di struttura gerarchica per il comando e il controllo. Ciò ha portato a un processo decisionale più chiaro e migliore durante le operazioni.
#6. Struttura a matrice: NASA
La NASA realizza progetti complessi e ciò richiede la collaborazione tra diversi dipartimenti. L’utilizzo di questa struttura a matrice ha aiutato la NASA a sviluppare competenze specializzate garantendo allo stesso tempo un’allocazione efficiente delle risorse per il successo delle loro complesse missioni. Di seguito è riportato un esempio di organigramma a matrice
#7. Struttura ibrida: Spotify
Spotify utilizza una struttura ibrida, che combina elementi di gerarchia e team funzionali. Questa struttura ibrida consente loro di mantenere il controllo promuovendo al tempo stesso il lavoro di squadra e l'agilità all'interno dei team di sviluppo. Ciò ha portato al loro successo nel mondo dello streaming musicale.
Migliori pratiche per ottimizzare la struttura organizzativa per la crescita
#1. Valutazione e adeguamento regolari
Come organizzazione, dovresti valutare e adattare regolarmente la tua struttura per adattarla ai tempi che cambiano nel mondo degli affari e anche all'interno dell'organizzazione. Non utilizzare una struttura organizzativa e poi abbandonarla.
#2. Abbraccia flessibilità e agilità
Nel 2024, essere agili è della massima importanza. Non aver paura di provare nuovi modelli organizzativi per vedere cosa funziona meglio per il tuo team e la tua organizzazione.
#3. Dare priorità alla comunicazione e alla trasparenza
Avere una linea di comunicazione definita migliorerà la collaborazione. Farà anche in modo che tutti vengano portati avanti. Un’organizzazione dovrebbe anche praticare la trasparenza, poiché creerà fiducia e consentirà ai dipendenti di assumersi la responsabilità del proprio lavoro
#4. Processo decisionale basato sui dati
In questa età di analisi dei dati, le organizzazioni dovrebbero utilizzare i big data per identificare le aree di miglioramento. Inoltre, dovrebbero tenere traccia di parametri come time-to-market, coinvolgimento dei dipendenti, livelli di soddisfazione dei clienti, ecc. Inoltre, possono utilizzare queste informazioni per prendere decisioni strategiche quando adeguano ruoli e responsabilità.
Le organizzazioni possono anche utilizzare l'analisi delle risorse umane per identificare le lacune nelle competenze e la formazione di cui un'azienda ha bisogno per modificare la propria struttura organizzativa.
#5. Investire nello sviluppo delle competenze
Mentre si modifica la propria struttura, è altrettanto importante investire nello sviluppo delle competenze dei dipendenti. Ogni organizzazione dovrebbe assicurarsi che il proprio team abbia le competenze necessarie per prosperare. Possono anche collaborare con altre aziende per offrire opportunità di formazione e sviluppo ai propri dipendenti, soprattutto se le responsabilità cambiano a causa di una ristrutturazione.
Cos'è una struttura organizzativa?
Una struttura organizzativa definisce le relazioni all'interno di un'organizzazione, mostra chi risponde a chi, la gerarchia delle principali parti interessate, come sono divisi i compiti, ecc. E fornisce anche il quadro per il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi aziendali
In che modo la struttura dell'organizzazione influisce sul suo successo?
Definendo la comunicazione, l'allocazione delle risorse e i processi decisionali, la struttura di un'organizzazione influisce sul successo di qualsiasi organizzazione garantendo che l'organizzazione sia efficiente, innovativa e adattabile ai cambiamenti del mercato.
Conclusione
Beh, il gioco è fatto. Quando un'organizzazione ha una struttura organizzativa flessibile ed efficiente, può potenziare l'efficienza all'interno dell'azienda. Inoltre, sappi che la struttura organizzativa della tua azienda è fondamentale per promuovere l'efficienza, promuovere l'innovazione e, in definitiva, la crescita del business. Quindi, prenditi il tempo per verificare la tua struttura attuale, apportare le modifiche necessarie e osservare la crescita della tua attività e il raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi prefissati. Credetemi, ne vale la pena.
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Riferimenti
